六、东莞供电局项目档案管理补充规定.doc

东莞供电局建设项目档案管理补充规定1总则东莞供电局建设项目档案的管理执行广东电网公司建设项目档案实施细则和广东电网公司建设项目档案业务规范(以下简称业务规范)，并根据本单位实际，提出以下补充规定。2适用范围本制度适用于东莞供电局建设的项目档案管理。3相关文件3.1广东电网公司建设项目档案实施细则3.2广东电网公司建设项目档案业务规范3.3东莞供电局声像档案管理实施细则4内容4.1项目档案资料的组卷及编制要求4.11组卷。各参建单位参照业务规范分类表所列的案卷内容分别组卷，一个卷盒放不下同一案卷内容的可组成若干卷，题名可写成（一），（二）等。4.12卷内文件及案卷的排列4.121归档文件材料应以原件归档，不使用复印件。如原材料的合格证、质量证明是复印件的，需加盖生产商或供应商的公章（红印），才能归档。4.122卷内文件的排列。管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。卷内文件的排序及录入：工程联系单、设计变更单应按文件的编号顺序排列，逐份录入。设备卷内文件的排序：一个案卷有多个设备厂家的，应当把重大的设备排在前面，同一厂家和同一型号设备按说明书、合格证、厂家试验报告、厂家图纸、装箱单的先后顺序排列。说明书的版本、型号、厂家责任者一定要录入（如果说明书没有日期可按同一设备型号合格证或试验报告的日期录入）。竣工图纸要将工程图纸目录作为卷内第一份文件录入，竣工图的图号、设计日期、责任者必须录入。4.123案卷的排列。项目的土建、电气部分由不同施工单位承建的，在产生相同分类号资料的情况下，如土建、电气均产生8403、8406、8407类的资料，在组卷时，施工单位之间要互相沟通，确定案卷的流水号的排列，即在一个项目下，同一个分类号只能形成一个案卷流水号。施工单位在参照业务规范中的分类表组卷时，对某些同一个分类号又同一个保管期限的资料，在资料很少的情况下，可将多个案卷资料组成一个案卷，但拟写案卷标题要详细清晰，体现卷内资料内容。承建技改项目的施工单位，在整理资料时，应先与我局档案室联系，确定案卷的流水号。4.13土建部分的资料的整理。要求按项目的单位工程进行组卷，其中单位工程质量评定记录表用色彩纸按单位分部工程间隔。4.14案卷的装订要求管理性文件及施工文件要求整卷装订，设备文件（厂家资料）单份装订组卷，竣工图不装订。厂家资料的合格证、试验报告的装订要求：小于标准的应用A4尺寸的白纸裱衬，裱衬时，必须用白乳胶，不可使用浆糊或胶水，不可将文字图表和数据盖没，如合格证应把有数据的面朝上裱贴。大于A4标准的应折成A4纸大小。合格证、试验报告装订成册后没有封面的，要用A4纸拟写标题（如：XX型XX设备合格证）并打印成封面，然后再装订成册。对封面光滑难以书写清晰字迹的文件材料，要求用白乳胶将档号章大小的白纸贴在封面左上角，将档案章盖在白纸上。4.15文件材料页码的打印要求4.151整卷装订的卷内文件要求打印页码，一个案卷打印一个总流水号（页码从1流水号打下去），从第一份卷内文件开始打印，有书写内容的页面均应打印页码，页码打印位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。软封面、卷内目录、备考表不打印页码。卷内每份文件之间用同色彩纸隔开，彩纸上打印该份文件的序号（在卷内目录中的排序）及题名，彩纸应计入卷内文件页数并打印页码。4.152按单份文件装订组卷的，应在每份文件首页左上方使用红色印泥加盖档号章，并填写档号章内容，其中“序号”栏按卷内文件顺序填写，单份装订的文件印刷成册已有页码的不必再打印页码。对于没有印刷页码的如主变说明书、厂家白图、试验报告及自行装订成册的厂家合格证等应打印页码。4.16 卷内目录的打印。东莞供电局的案卷卷内文件, 整卷装订的案卷选择打印显示“页次”栏的卷内目录，由单份文件装订组卷的案卷选择打印显示“页数”栏的卷内目录。除放入卷盒内（1套）及附在移交书后的卷内目录(2套)外，参建单位需再打印1套完整的卷内目录移交档案部门，即需打印卷内目录共4套。卷内目录需彩色打印或套红打印。4.17拟写立卷说明。参建单位移交项目档案时需提供一份立卷说明，立卷说明的内容按广东电网公司建设项目档案业务规范第“5.3.3.3项中的(3.1)”点要求执行。4.18工程档案资料编制份数4.181工程前期文件、初设部分资料、监理资料、工程竣工决算报告1套；4.182其他文件资料：(1)变电站工程（含技改工程）：电气工程施工文件（专指电气设备安装及试验报告文件材料）4套；其他施工文件1套；厂家资料3套；手改竣工图按合同约定份数移交（确定不重新出图的，要求编制4套手改竣工图）；声像档案1套。设计单位重新出版竣工图4套。(2)线路工程（含技改工程）：施工文件2套；手改竣工图按合同约定份数移交（确定不重新出图的，要求编制2套手改竣工图）；声像档案1套。设计单位重新出版竣工图2套。(3)自身基建及小型基建工程：施工文件1套；手改竣工图1套；声像档案1套。4.2声像档案的整理4.21声像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等。4.22声像类资料应有反映工程基地原貌、奠基或开工仪式、竣工落成典礼和竣工工程实体及其施工过程中反映重要部位、隐蔽工程、使用新材料、新工艺以及其他重要问题的内容。4.23凡归档的声像材料要用文字说明，包括主题内容（如反映其一部位的要说明具体部位）、拍摄者或录制者、拍摄或录制日期等。4.24照片的整理。照片要求冲印4R规格，其中感光照片每张附上底片，数码相片要求冲印一套实体，并制作一套光盘。每张照片附上文字说明（格式见附录1），对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录，每张照片背面粘贴一张粘胶纸，著录该张照片的照片号，装入东莞供电局档案室统发的照片档案相本，并要求打印1套照片目录（格式见附录2）。照片文字说明及照片目录要求彩打或套红打印。5附则5.1本规定自发文之日起执行。5.2本规定由东莞供电局办公室负责解释。6附录6.1附录1: 照片档案文字说明格式6.2附录2: 照片档案目录格式附录1: 照片档案文字说明格式： 题名：工程内容