会计档案管理办法.doc

郑州世纪精信机械制造有限公司管理标准 QG/GB05.14-01财务管理标准会计档案管理办法（试行）201108-15发布 201108-15实施QG会计档案管理办法1 目的和适用范围本标准规定了会计档案的保管、借阅、销毁的程序。旨在加强公司财务档案管理，充分利用财务档案这一信息资源，发挥财务档案为会计工作服务的作用，使财务档案管理更加规范化、制度化，并符合财政部、国家档案局会计档案管理办法的规定。本标准适用于公司所有会计档案。2 术语和定义2.1 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映财务业务的重要史料和证据。2.2企业的会计档案范围，包括:2.2.1.会计凭证类（含电子档案）：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；2.2.2.会计账簿类（含电子档案）：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿；2.2.3.会计报告类（含电子档案）：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附注、附注及文字说明、其他财务报告；2.2.4.纳税申报类（含电子档案）：月度、季度、年度税务申报资料。2.2.5.其它类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、其他应当保存的会计核算专业资料。查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件：如合同、章程、董事会等各种资料；3 职责3.1财务部3.1.1负责会计档案的保管和销毁工作；3.2会计档案借阅部门3.2.1按照严格的借阅程序借阅会计档案4 管理要点和流程4.1会计档案的保存财务部指定专人负责保管会计档案，定期将归档的财务会计资料，按顺序整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，形成会计档案目录。会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类，定期保存期限：注：电子档案必须每年刻录成光盘保存。4.2会计档案的借阅4.2.1.财务人员因工作需要借阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须先办理会计档案借阅登记手续。4.2.2.各单位需查阅会计档案时，必须书面申请并经财务部负责人同意，方能由档案管理人员接待查阅。4.2.3.外单位人员因公需查阅会计档案时，应持有单位介绍信，本公司财务负责人同意，并在财务经办人员的陪同下，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人员的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。4.2.4.会计档案原则上不得借出，如有特殊情况需带出复印的，需经财务负责人同意，由财务人员提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。同时要详细登记被调阅的档案名称、日期、调阅人的单位、姓名、调阅理由和归还时间。4.3会计档案的销毁4.3.1.会计档案保管期满需要销毁时，由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。4.3.2.公司总经理以及董事长在对会计档案销毁清册签署意见，报集团公司财务总监批准。4.3.3.档案销毁时，应由集团公司财务审计部和财务部共同派员监销。销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告集团公司财务总监。4.3.4.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项之原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。4.3.5.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。4.4会计机构的变化4.4.1.单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的财务部代管，待手续办理完毕后将所有相关资料移交档案室保管。4.4.2.单位分立原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案室代管，各方可查阅与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由承担该项业务的一方保存，并按规定办理交接手续。4.4.3.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍由原各单位保管。4.4.4.单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计交接手续。5引用文件无6记录序号记录编号记录名称填写部门保存部门保存期限1GB05.14-01-01会计档案借阅登记簿查阅部门财务部三年2GB05.14-01-02会计档案目录财务部门财务部三年3GB05.14-01-03会计档案销毁清册财务部门财务部三年7检查与考核7.1本标准由财务部负责组织监督和检查7.2会计档案整理、保管过程中有下列情形之一，公司对经办人员给予警告并限期整改，情节严重的给予处罚50元/次。7.2.1未按规定将会计资料整理、装订成册及时归档；7.2.2未按规定办理借阅登记手续；7.2.3未按规定经财务负责人同意；7.2.4未到保管期限销毁会计档案的.附加说明：本标准由财务部起草并负责解释。本标准由管理部归口管理。本标准起草人：李杰本标准审核人：本标准批准人：本标准首次发布日期：2011-08-15附件一：郑州世纪精信机械制造有限公司会计档案借阅登记簿 GB05.14-01-01借阅日期会计档案名称原附凭证号码凭证附件的详细名称借 阅 理 由借阅人签章会计主管签章备 注年月日附件二：郑州世纪精信机械制造有限