茶山迎宾馆庆典活动方案定稿.doc

“共青茶山迎宾馆开业庆典”活动方案 提案名称：“共青茶山迎宾馆开业庆典”活动方案提案时间：2009年12月22日提案部门：共青茶山迎宾馆市场营销部目 录第一部分：共青茶山迎宾馆开业庆典活动目的及主题3第二部分：共青茶山迎宾馆开业庆典会活动规划4第三部分：共青茶山迎宾馆开业庆典活动分工及执行10第四部分：共青茶山迎宾馆开业庆典活动现场布置方案17第五部分：共青茶山迎宾馆开业庆典会活动费用预算17第六部分：应急措施：17第一部分：共青茶山迎宾馆开业庆典活动目的及主题一：活动背景共青茶山迎宾馆是由江西中航共青实业有限公司在江西九江共青城投资的具有贵宾接待能力、集政府接待、商务会议、休闲度假、娱乐消遣为一体的园林式四星级商务及度假酒店。酒店以南昌市、共青城及周边区域为主要目标市场，酒店经过全面装修改造后将于2010年1月23日开业。为答谢给予酒店支持和厚爱的各级政府领导、亲密客户及合作伙伴；为将酒店崭新面貌展示于众，期望在短时间内取得市场认可，形成口碑宣传，特此举办此次开业庆典活动。二：活动目的l 通过此次活动，扩大酒店的影响力及企业品牌的知名度和美誉度，让社会更加关注和了解酒店；l 通过此次活动，展示茶山迎宾馆产品形象，加大酒店的市场宣传、创造营销机会；l 通过此次活动将酒店产品展示于众，塑造与竞争对手的产品差异性；l 增进与目标客户的交流及沟通，树立目标客户心目中的品牌形象；l 在较小的投入下，利用开业庆典的时机与目标客户的口碑传颂，进一步培育潜在客户市场；l 通过此次活动答谢给予酒店支持和厚爱的各级政府及中航领导、合作伙伴；l 通过活动，向外界展示中航集团的企业文化及企业实力，传播中航集团的发展战略，让政府及客户更清楚地看到中航人服务 理念的贯彻和精益求精的工作风范，达到企业专业值得信赖的目的；三：活动主题 自然园林风光 精品星级服务l 主题思考 活动主题应符合酒店的企业理念以及未来的发展方向，并通过主旨精神的传递，使得该次庆典活动的各项活动内容能够形成一个统一的整体。主题提炼：“自然园林风光 精品星级服务” 共青茶山迎宾馆开业庆典第二部分：共青茶山迎宾馆开业庆典会活动规划一、前期筹备 本次开业庆典活动在整个酒店营销活动中是重头戏，计划时间在2010年1月23日（周六）。在活动前期需周密布置，以确保活动的水到渠成，不因前期工作的仓促准备而影响既定的实施效果。 具体内容： 提前5天获取开业当天的天气情况资料。 落实出席庆典活动的嘉宾名单，提前一周发放邀请函，并征集祝贺单位（非共青来宾邀请函要在活动前10天寄出，并予以确认。）； 邀请新闻媒体参与开业庆典活动，拟定新闻通稿； 确定各位领导讲话稿，主持人的主持稿，以及仪式议程； 确定酒店产品展示PPT稿，产品展示预演； 落实现场行车路线及停车位； 落实电源位置并调试及其他相关事宜； 落实活动的应急措施； 确定庆典活动宣传标语、宣传喷绘等的设计内容，需提前7天交由广告公司制作。 确定参加试业典礼的领导、嘉宾及讲话稿，并发出邀请函征集祝贺单位； 确定主题，喷绘、条幅等宣传设计，并交付广告公司制作；二、活动邀请嘉宾：中航系统领导（23名），南昌中航兄弟单位（11人）；九江、共青政府领导（16名）；共青各局机关、企事业单位、重点客户（50人）；南昌市重点客户（50人）；邀请媒体：江西电视台、江南都市报、信息日报、九江电视台、德安电视台、庐山旅游频道、共青电视台（共14人）。邀请人数：180人左右预定目标：对外传达茶山迎宾馆开业的信息、扩大酒店的社会知名度和美誉度，体现共青茶山迎宾馆的美好前景，为促进销售提供能量，与此同时进行中航共青企业宣传，树立中航共青积极良好的社会形象，并融合企业与地方关系；三、庆典活动流程庆典会流程：舞狮采青剪彩仪式 格兰厅午宴 中航迎宾杯高尔夫赛中航共青总结表彰暨迎新晚会焰火四、庆典活动具体日程安排1、 仪式准备 时间: 7:0010:00 07：00 仪式筹备组成员准时到场，检验现场静态元素布设状况，协调现场动态元素布设，做好最后整体协调，做到万无一失 广告公司完成活动所需物品的前期制作工作，至此广告公司与宾馆确定的前期准备工作应全部完成； 礼仪小姐、胸花、签字台、鞭炮、音响、升空气球、彩焰等物料到位； 8：30：对现场布置进行完善，并彻底清理现场布置产生的垃圾 9：00主持人到位，进行最后的串稿2、 嘉宾签到时间：10：00-10：19地点：主楼前左侧负责人：接待组、后勤保障组负责； 10：00开始，播放迎宾音乐，礼仪队门口处迎宾，礼仪小姐引领签到，为领导佩戴胸花，引导嘉宾参观客房或直接入休息室；休息室备好茶歇、产品宣传资料，并告知10：20在主楼前举行剪彩仪式； 10：15 引导嘉宾陆续就坐3、 剪彩仪式（开业典礼）时间：10：2011：00地点：主楼前广场参加人员：中航领导、新闻媒体记者、所有嘉宾；负责人：总策划吴玥蓉、项目外包单位；活动流程：1） 10：1910：25主持人登场，宣布开业庆典开幕（放礼炮），介绍嘉宾； 2） 10：2510：30共青茶山迎宾馆董事长许雄斌先生致欢迎辞；3） 10：3010：35共青城开放开发区管委会主任夏兴先生致辞；4） 10：3510：40中航国际副总经理、深圳中航集团总经理吴光权先生致辞；5） 10：4010：45深圳格兰云天酒店管理有限公司总经理张振山先生致辞；6） 10：4510：55主持人邀请嘉宾剪彩（放鞭炮、礼炮）；7) 10：5511：00 仪式结束，主持人介绍后续活动安排4、 格兰厅午宴时间：11：3013：30地点：格兰多功能宴会厅参加人员：政府领导、中航领导、所有嘉宾及媒体负责人：餐饮部总监章征义活动流程：1） 11：30前工作人员摆好桌牌并检查现场卫生及午餐准备情况，并搭建香槟塔；工程部确保音响设备准备完好；2） 11：30嘉宾陆续入坐；3） 12：00酒店总经理向嘉宾致谢，开香槟酒以示庆贺；4） 12: 0012: 10 酒店总经理致午宴词；5） 12：10-12：15 小提琴表演；6） 12：15-12：25 近景魔术表演；7） 12：25-12：35 萨克斯表演；8） 12：35-12:40 小提琴表演；9） 午餐后休息（13:3014：30）5、 “中航迎宾杯”高尔夫赛安排：时间：14：3017：00地点：高尔夫球场邀请赛参加人员：部分嘉宾（赛加比赛名单提前确认）负责人：高尔夫球会、接待组活动流程：1） 接待组事先向负责人提交到场嘉宾人数（邀请赛及体验赛）； 2） 14：30前往高尔夫球场；3） 17：00回酒店休息；6、 中航共青总结表彰暨迎新晚会：时间：18：0020：00地点：格兰厅参加人员：中航共青全体员工及宾客（接待组必须在下午2点前做好剩余嘉宾的统计交餐饮部）负责人：后勤保障部、餐饮部活动流程：1） 17：00前工程部确保多媒体设备安装完毕，并播放喜庆的音乐，欢迎嘉宾的到来；2）17：20礼仪小姐引领嘉宾进场；3）17：30主持人宣布嘉奖会开始，及先进工作人员表彰；4）18：30晚宴及迎新晚会开始；5）18：30上菜并做好服务工作；6） 19：20员工参与互动小游戏、抽奖活动；7） 20：00 燃放焰火，活动圆满结束；接待组负责安排：1） 嘉宾的送别；2） 需要住宿的嘉宾接待组负责做好安排，客房部配合；五、活动现场布置：现场布置以实际效果为准，但会按照区域不同分别划分；主席台：外场活动庆典舞台设在主楼前广场东侧空地，内场舞台设在格兰厅内，舞台台左侧为嘉宾致辞专用司仪台，右侧为主持人用立式麦可风，台面铺有红色地毯，台前方有绿化；礼品发放区：格兰厅门廊；贵宾休息区：分三区，西餐VIP房（可容纳10人）为九江市领导及共青主要领导休息区；国宾厅（可容纳20人）为中航领导及共青其它领导休息区；西餐大堂（可容纳60人）为共青各局机关及企事业单位休息区；休息区可设置茶水、矿泉水、水果、糖果、纸巾、鲜花、销售套件；第三部分：共青茶山迎宾馆开业庆典活动分工及执行一：庆典活动筹委会为使整个活动能够有计划、有组织、有秩序的完成，特成立庆典活动筹委会，并成立活动领导小组，对活动方案的制订与执行负责，监督与落实各项工作。活动筹委会： 总指挥：总经理黄建华 总策划及协调：市场营销总监吴玥蓉 总指挥职责：全面统筹安排庆典的各项准备工作，组织协调各项工作安排。 总策划及协调职责：及时传达落实领导小组安排的各项工作，起到上传下达的作用。负责各小组各项工作环节的协调工作。审核并决定会议方案、预决算案、工作与人员分配方案等；全程工作的协调与指挥；对接广告公司及策划公司所分管工作项目。 分设四个小组及一个项目外包单位: 各小组认真做好各自分管的具体工作，抓好每项工作的落实，做好与其各小组的沟通协调，确保工作人员分工明确，事事有分工。1）、宣传组：由市场营销总监吴玥蓉总负责，小组成员：公关宣传部、预订部。职责：1、活动方案的制定；2、活动宣传； 4、新闻通稿的撰写；5、活动物品资料的设计； 8、领导发言稿、主持词文字材料、文印准备工作；9、产品推介PPT； 10、负责广告公司协调；11、活动当天摄影摄像；12、活动当天媒体接待、发放新闻通稿； 工作事项： 预订部-剪彩嘉宾名单； 公关宣传部-活动方案制定、文印准备工作； 公关宣传部-主持人串词、公司领导演讲稿及发言材料撰写审定，其它领导演讲稿件的配合工作； 公关宣传部-广告公司协调，庆典活动平面稿件的设计及审核（导示水牌（礼品领取区 休息区两块 通往格兰厅指向）、舞台背景板、酒店形象展板（正反两个画面）、邀请函（嘉宾，政府领导，媒体）、升空气球画面及条幅文字、工作证、司仪台画面、彩虹门文字等）及物料制作； 公关宣传部-活动当天摄影摄像（外援，开发区宣传部）； 公关宣传部-补充资料的撰写及发放； 公关宣传部-相关媒体邀请； 公关宣传部-新闻通稿制定、发放及媒体记者接待、发放红包；2)、接待组：由销售部副总监饶伟丽负责，小组成员：行政部、前厅部、客房部、餐饮部、销售部；职责、邀请人员名单及媒体的确定；邀请函的发送、嘉宾接机、送机及交通安排；2、嘉宾的食宿的接待；3、礼品的确定与发放；4、高尔夫球赛的筹备组织；5、集团领导的接机安排及车辆调度；6、各自区域内环境的布置；7、嘉宾签到；工作事项： 销售部拟定邀请名单； 销售部-所有邀请函送达，确认参加中航迎宾杯高尔夫球赛嘉宾名单； 销售部-中航迎宾杯赛事安排及接待； 行政部-深圳、北京嘉宾交通安排； 行政部-深圳、北京领导接机送达； 餐饮部-中餐及晚餐、晚会准备及服务； 餐饮部-餐厅内布置； 客房部-客房内布置、嘉宾住宿安排； 前厅部-活动当天嘉宾签到； 前厅部-前厅环境布置； 前厅部-午宴后嘉宾礼品发放（凭邀请函领取）； 高尔夫支援-嘉宾邀请赛接待；3）、后勤保障组：由后勤部经理汪远林总负责，小组成员：后勤保障部、工程部等部门经理及高尔夫球会支援； 职责： 1、物料的监制、准备与把控；2、邀请嘉宾突发事件的处理；3、各部门经理负责当天本部门突发事件的处理，保证活动有序进行；4、每个活动现场人员及物料的配置等；5、保障庆典会期间水电的顺畅；6、现场的治安及来去车辆的畅通；7、现场人员的把控；8、突发事件的处理；9、监督落实外包项目每一个细节的执行；工作事项： 工程部-活动物料的准备与把控； 工程部-活动会场水电的畅通； 保安部-停车区域设置及活动当天车辆引导、看护； 保安部-活动现场秩序维护；4）物资采购组：由财务部经理王海波总负责，小组成员：财务部职 责：负责经费的申请，支付，核算、礼品采购； 工作事项： 财务部-为活动相关费用提供支持； 财务部-现场礼品采购、嘉宾礼品采购； 财务部-活动费用管控；5 ) 策划执行组（外包单位）： 职 责：负责庆典活动议程及活动计划的执行；活动现场环境布置，演出活动的策划与安排；舞台搭建、维护等，以及活动结束后的场地清理等与活动方案中相关的事务； 工作事项： 庆典活动流程及活动计划的执行； 活动现场环境布置； 格兰厅布置； 休息室（西餐VIP房、国宾厅、大堂吧）布置； 场地规划及布置； 舞台搭建及维护； 演出活动执行； 活动结束后场地清理；二、活动执行时控表完成时间工作项执行组负责人完成情况备注12月25日广告公司协调，开业平面稿件的设计、审核及确定宣传组吴玥蓉1月17日开业庆典活动流程及活动计划宣传组吴玥蓉中航领导，南昌中航兄弟单位；九江、共青政府领导；南昌共青各局机关、企事业单位邀请名单接待组饶伟丽1月19日相关媒体邀请宣传组吴玥蓉彩旗、指示牌、彩虹门、舞台背景、格兰厅舞台背景设计稿定稿交付活动公司宣传组吴玥蓉欢迎水牌制作（4块）宣传组吴玥蓉大门口、格兰厅、前厅、签到台1月20日单位祝贺条幅（1月20日安装完毕）接待组饶伟丽酒店董事长发言稿、深圳中航领导发言稿、酒店管理公司发言稿、酒店总经理午宴致辞宣传组吴玥蓉剪彩嘉宾名单、嘉宾名单（按职务顺序）确定提供给活动公司宣传组吴玥蓉高尔夫嘉宾邀请赛名单接待组饶伟丽请柬送达接待组饶伟丽1月21日主持人串词宣传组吴玥蓉新闻通稿撰写宣传组吴玥蓉庆典活动礼品采购物资采购组王海波1月22日停车区域设置（机动车与非机动车）后勤保障组汪远林场地规划及布置、活动现场环境布置后勤保障组汪远林舞台搭建、酒店内彩旗、升空气球、彩虹门、高速路口指示牌布置策划执行组贵宾区椅子摆放策划执行组格兰厅舞台布置策划执行组签到台、礼品发放区布置策划执行组新闻通稿及软文撰写宣传组吴玥蓉负责休息室布置准备（茶点、纸巾、销售套件、鲜花）接待组饶伟丽（餐饮及前厅）1月23日九江银行至酒店彩旗策划执行组所有地毯铺放（主楼前及格兰厅前）策划执行组主持人、礼仪小姐到场策划执行组