DXTL-ZJB-01文件编写规则.doc

青岛德鑫汽车涂料有限公司 DXC-WD-ZJB01 文 件 编 写 规 则编制： 王 敏 审核： 侯玉民、王敏 批准： 武 德 法 版本号：A 发放范围：总经理 管理者代表营销总监销售服务部技术服务部 修补漆部项目部出口部事业部总工程师研发部 品管部生产部（3份） 调色部行政人事部采购部财务部 分发部门: 受控编号： 补发状态：非补发 补发 补发编号：0受控状态： 受控 作废 作废留存发布日期：2012.6.11 生效日期：2012.6.11青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：1/13制定&修订履历序号版本号修订号具体制定&修订情况1A0制定/修订原因为规范工作流程，新制定本文件制定/修订页码及内容全文制定/修订人王敏制定/修订日期2012.6.11审核人侯玉民、王敏审核日期2012.6.11批准人武德法批准日期2012.6.11生效日期作废日期制定/修订原因制定/修订页码及内容制定/修订人制定/修订日期审核人审核日期批准人批准日期生效日期作废日期制定/修订原因制定/修订页码及内容制定/修订人制定/修订日期审核人审核日期批准人批准日期生效日期作废日期制定/修订原因制定/修订页码及内容制定/修订人制定/修订日期审核人审核日期批准人批准日期生效日期作废日期青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：2/131 目的为统一公司体系文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订本文件。2 范围本管理规则涵盖所有一、二、三、四级文件的格式标准。包括：封页、首页、正文、文件结构、章节、章节段、字体、字号等。3 术语定义3.1本规定引用ISO9001:2008、ISO/TS16949:2009、ISO14001:2004及AQ/T9006-2010相关术语和定义。4 管理职责 各部门需严格按照本编写规则编写公司的一、二、三和四级文件。5 过程流程图 无。6 规则内容6.1 文件编排格式：见下表文件编排格式明细表文件编排格式明细表文件等级文件类型文件名称文件编排格式文件正文格式架构一级纲领文件质量手册ISO16949的排版及编写格式TS16949标准章节格式二级流程文件程序文件封面、首页及内页（见附则1、2、3）九章结构三级作业文件管理办法、规定封面、首页及内页（见附则1、2、3）九章结构操作说明、作业流程/规程、规范及规则等作业标准/指导、检验标准/指导、包装标准/指导、图纸采用附则4依德鑫公司具体要求具体制订本公司与顾客签订的协议/合同不规定具体格式依专业特征，个别制订四级记录表单记录采用附则5依实际需要确定报告不规定具体格式依实际需要确定凭证不规定具体格式依实际需要确定6.2 文件正文格式架构说明：青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：3/13 6.2.1 九章结构的文件，具体结构及章节段如下：a)具体章节结构：章节结构1 目的 明确此文件的功能和用途。2 范围 明确此文件涉及的领域（产品、场所、人员和过程）。3 术语和定义 本文件引用的相关术语和定义。4 管理职责 主要及相关部门的职责。5 过程流程图 明确此文件所描述的过程顺序。过程流程图涵盖文件的过程号（文件内容的章节号）、流程、责任部门、输出表单。文件的流程以流程图方式表达，各图表内容为文件内容的章节标题。过程流程图的主要图形/符号见附则6，过程流程图范例见附则7。6 程序/管理办法/管理规定/操作说明/作业流程/规程/规范/规则内容。a）文件的核心部分，文件过程流程图的详细描述。依据逻辑的先后次序，以章节段落方式详细叙述文件要求。b）清楚叙述每项工作完成步骤，说明前后步骤的关联性。明确出每个步骤由谁做、什么时间做、使用什么资源和方法、工作完毕应形成何种记录。每个章节应有标题，以便详细了解文件的作业要求。c）编写内容应注意：简洁、完整、明确。文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。7 引用/相关文件。8 输出记录。9 附则。若章节没有资料可写，则在该章节内容处写“无”。但仅允许 “3、5（程序文件不可删除该章节）、7、8、9”章节写“无”， 其他章节不可填“无”。 b)章节段：章节段章 节 章 节 段 落备注1a) 每个章节及章节段如有两个段落（含两个）以上，各个段落的首行需空两个字符。 1.1a)1.1.1a)1.1.1.1.a)1.1.1.1.1a)2.6.3 文件页码的确定程序文件及设封面的三级文件页码及页数编写要求为：若总页为6页，则首页为1/6，依次类推。不设封面的三级文件及四级文件（如有要求时）页码、页数编写要求为：在页脚的右边插入页码及页数。青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：4/136.4 文件修订号的确定修订号：按照阿拉伯数字0，1，2，3，4，5，6，7编写。每一份文件的任何一页或总合计修订7次以上则文件改版。如果文件一次性更改内容较多，可以看情况考虑换版。6.5 文件版本号的确定文件的版本号以英文字母A、B、C依序编制，使用至Z版后，应按照英文字母组合的方式编制序号，编写要求为AA-AZ、BA-BZ、CA-CZ，依次类推。6.5.1 文件及表单编号规定a) 编号格式按以下规定：文件等级文件类型文件名称编号规定及含义 (-)一级纲领文件质量手册DXCQM文件编写年份二级流程文件程序文件DXCPD部门代码（见附则8）+顺序号(01-n)三级作业文件管理办法、规定DXCWD部门代码（见附则8）+顺序号(01-n) 操作说明、作业流程/规程、规范及规则等作业标准/指导、检验标准/指导、包装标准/指导、图纸本公司与顾客签订的协议/合同随产品项目管理，依专业特征，个别制订四级记录表单记录DXC QR（PD/WD+部门代码+顺序号）顺序号(01-n)报告凭证b) 编码范例： 一级文件（质量手册）: DXC-QM-2012。二级文件（程序文件）：文件控制程序DXC-PD-ZJB01。三级文件（作业文件）: 文件编写规则DXC-WD-ZJB01。青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：5/13四级文件（记录表单）：1、程序文件输出的记录表单范例:文件申请建立变更表DXCQR(PD-ZJB01)01。2、作业文件输出的记录表单：DXCQR(WD-ZJB01)01。注：如同一名称的记录表单有不同类别时则在表单编号的后面加（01n）标识区分。c) 部门代码及受控编号见附则的”附则8”。6.5.2 文件编制时内容填写要求a)文件在编制时文件编制人除“受控状态、补发编号、受控编号、发布日期、生效日期、制定/修订日期、审核日期、批准日期无需填写外，其它内容均需填写完整；b)文件发放范围为所有管理及使用的相关部门；c)文件的补发编号以“1-n”填写；d)如同一个部门需发放多份文件，则在发放范围的该部门后写上份数，受控编号则在受控编号后以01-n来区分。7 引用/相关文件 文件控制程序 8 输出记录 无9 附则附则1：文件封面编排格式；附则2：文件首页编排格式；附则3：文件内页编排格式；附则4：不设封面的三级文件编排格式；附则5：记录表单编排格式；附则6：过程流程图的主要图形/符号；附则7：过程流程图范例；附则8：部门代码及受控编号。注：附则中未标注字体“字符间距”的，按照实际情况适当调整。已标注的按照已标注实施。青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：6/13附则1：文件封面的格式 纸张：A4 版式：竖版或横版。装订线（竖版在左侧；横版在上面）为1.5cm。文件放大张贴时，字体可相应放大。图片尺寸（高度：1.14cm宽度：1.98cm）楷体，17号，加粗，居中，行距最小值。上下边距：1.50cm格式为：靠右，楷体，10号，行距最小值。 青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号楷体，25号，加粗，居中，行距最小值线条：实线，线粗1.5磅。 格式为：靠左，楷体，12号 ，行距最小值；线条：实线，线粗1.5磅。位置：右页脚处。楷体10号，行距最小值。距边界1cm文 件 名 称楷体，16号，加粗，居中，行距最小值编制： 审核： 批准： 版本号： 发放范围：分发部门: 受控编号： 补发状态： 非补发 补发 补发编号：受控状态： 受控 作废 作废留存发布日期： 生效日期： 本文件为非打印受控文件 加盖红色“受控”印章有效左边距：1.8cm右边距：1.8cm青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：7/13附则2：文件首页编排格式纸张：A4 版式：竖版或横版。装订线（竖版在左侧；横版在上面）为1.5cm。文件放大张贴时，字体可相应放大。18号，楷体，加粗，居中，行距最小值10号，楷体，不加粗，靠左，行距最小值14号楷体，加粗，居中，行距最小值图片尺寸（高度：1.14cm宽度：1.98cm） 上下边距1.5cm 青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：生效日期： 文件名称版本号： 修订号： 页码： 空一行1 正文制定&修订履历序号版本号修订号具体制定&修订情况制定/修订原因制定/修订页码及内容制定/修订人制定/修订日期审核人审核日期批准人批准日期生效日期作废日期本文件为非打印受控文件 加盖红色“受控”印章有效 上下边距 1.30章节及章节段落为顶格、加粗；字号10-14号，原则上为12号；楷体；靠左；行距最小值。字号10-14号，原则上为12号；楷体；行距最小值。此行位置：右页脚处。楷体10号，行距最小值。距边界1cm。左边距：1.8cm右边距：1.8cm青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：8/13附则3：文件内页编排格式10号，楷体，不加粗，靠左，行距最小值14号楷体，加粗，居中，行距最小值纸张：A4 版式：竖版或横版。装订线（竖版在左侧；横版在上面）为1.5cm。文件放大张贴时，字体可相应放大。如文件当中有图表则可遵循整体美观、图表醒目的原则建立。18号，楷体，加粗，居中，行距最小值图片尺寸（高度：1.14cm宽度：1.98cm）上下边距：1.5cm青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：生效日期： 文件名称版号： 修订号：页码： 空一行1 （正文.1.1. （正文）本文件为非打印受控文件 加盖红色“受控”印章有效 上下边距 1.30章节及章节段落为顶格、加粗；字号10-14号，原则上为12号；楷体；靠左；行距最小值。 位置：右页脚处。楷体10号，行距最小值。距边界1cm。左边距：1.8；右边距：1.8青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：9/13附则4：不设封面的三级文件编排格式纸张：A4 版式：竖版或横版。装订线（竖版在左侧；横版在上面）为1.5cm。文件放大张贴时，字体可相应放大。如文件当中有图表则可遵循整体美观、图表醒目的原则建立。格式为：靠右，楷体，10号，行距最小值。图片尺寸（高度：1.14cm宽度：1.98cm）18号，楷体，加粗，居中，行距最小值 上、下边距：1.5cm14号楷体，加粗，居中，行距最小值 青岛德鑫汽车涂料有限公司 文件名称 文件编号章节及章节段号为顶格、加粗；字号10-12号，原则上为10号；楷体；靠左；行距最小值。空一行1 （正文） 此表格：末页显示内容，字号10-14号，原则上为12号；楷体；行距最小值。1.1 （正文） 制定&修订履历序号版本号修订号具体制定&修订情况制定/修订原因制定/修订页码及内容制定/修订人制定/修订日期审核人审核日期批准人批准日期生效日期作废日期此表格内：宋体10号，字符间距89%，行距最小值，每页页脚显示内容。本文件状态版本号： 修订号：发放范围：编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期：分发部门: 受控编号： 补发状态： 非补发 补发 补发编号：受控状态： 受控 作废 作废留存发布日期： 生效日期： 本文件为非打印受控文件 加盖红色“受控”印章有效 页次/页码左边距：1.8；右边距：1.8青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：10/13附则5：记录表单编排格式纸张：A4 版式：竖版或横版 上下、左右边距：原则依据该标准.可根据实际情况适当调整。表单的保存期限原则上为三年，可视实际情况适当延长保存期限。文件放大张贴时，字体可相应放大。图片尺寸（高度：1.14cm宽度：1.98cm）位置：左页眉，6号楷体，行距最小值，页眉距边界：1cm位置：右页眉；10号楷体；行距最小值；页眉距边界：1cm 上、下边距：1.5cm 15号楷体，加粗，居中，行距1.5倍版本号： 保存期限： 表单编号 表单名称 记录编号： 正文 页码： 位置：靠右；10号楷体；行距1.5倍；正文格式为：两端对齐，楷体，12号-9号之间，原则为10号，行距最小值。 需要时（位置：右页脚，10号楷体，行距最小值，页脚距边界：0.8cm）。左、右边距：1.5；青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：11/13附则6：过程流程图的主要图形/符号图示符号表示说明椭圆起点 / 终点表示流程之起点或最终点均用此符号。矩形处理/操作流程图到此阶段所进行的操作、处理等工作。菱形决策或判定指检验、判定、审核、确认、签章、核准所使用的符号。 箭条流向线流程和方向的标示。连线关联线作业与作业之间为非直接相关，为间接协助或辅助性的标示。正圆转接点表示本页结束(连接下页)，续页开始(承接上页)。青岛德鑫汽车涂料有限公司文件编号：DXC-WD-ZJB01生效日期：2012.6.11文件编写规则版号： A 修订号：0页码：12/13附则7：过程流程图范例过程号流程责任部门