13(前台PMS系统)停电应急预案.doc

职位任务（前台PMS系统）停电应急预案说明：1. 酒店根据PMS系统打印单据模版，打印足够数量的备用单据，裁剪后留存在前台指定地方应急时使用；2. 备用单据：临时住宿登记单、预收款收据、杂项转帐单、房间变更单和客帐单。项目-Item 步骤-Steps 提示-Tips1. 通知工程l 前台通知工程查找原因 查看是否为酒店外围原因2. 打印报表、准备单据l 打印在店客人余额表（二）、在店客报表A4、房态表和前台收银员交款报告l 取出前台备用单据 若UPS供应时间比较长，前台可打印当天离店客人的帐单、制作VC房的房卡备用3. 办理入住l 向客人说明停电情况，征得客人同意后，为客人办理入住手续l 前台填写备用临时住宿登记单l 收取客人预付款，开具备用预收款收据l 在临时住宿登记单空白处注明预付款金额l 请客人在临时住宿登记单上签字l 查看房态表为客人排房l 将预收款收据递交给客人，并安排人员为客人开门l 将临时住宿登记单摆放在指定地方 或将预先制作的房卡递交给客人（前台PMS系统）停电应急预案（续）项目-Item 步骤-Steps 提示-Tips4. 挂账处理l 核对客人身份l 查看在店客人余额表（二）客人的余额是否充足l 填写备用杂项转帐单，请客人签字l 将杂项转帐单摆放在指定地方 请客人出示证件与在店客报表核对 若余额不足，请客人支付现金 若是餐厅挂帐，前台就不需要再填写杂项转帐单 现金支付，不需要客人在杂项转帐单上签字5. 离店结帐l 收取客人的房卡与预收款收据红联l 与客人核对房号l 通知客房查房l 根据客帐袋内的单据，填写备用客帐单l 请客人在结帐单上签字确认l 询问客人是否需要发票l 递交发票和零钱l 整理单据，与客帐单合订 预收款收据上的房号、姓名与在店客报表信息是否一致 若客帐单已打印，就不需要填写备用客帐单6. 换房处理l 核对客人身份l 了解换房原因，并向客人致歉l 查看房态表，按客人要求安排房间l 填写备用房间变更单，请客人签字确认l 收取客人的房卡，安排人员为客人开门l 通知客人查房l 原客帐袋内的资料放入新的客帐袋内l 房间变更单放在指定地方 请客人出示证件与在店客报表核对7. 掌握停电情况l 前台随时掌握停电情况，并向客人做好解释工作（前台PMS系统）停电应急预案（续）项目-Item 步骤-Steps 提示-Tips8. 恢复供电l 停止使用备用单据l 制作房卡，送至客人房间l 将手工填写的单据，录入到PMS系统，并打印相关单据：A、 输入入住客人登记信息和预收款金额后，打印临时住宿登记单和预收款收据B、 客人消费入帐，并打印杂项转帐单C、 按照手工填写的房间变更单，在PMS系统中完成换房操作,并打印D、 将离店结帐的房间在PMS系统中作结帐处理l 值班经理按规定补充足够数量的备用单据 手工填写的临时住宿登记单与打印的临时住宿登记单的红联合订，放入客帐袋内 预收款收据的红联放入客帐袋内，退房后与收回的手工填写预收款收据合订入封包交财务 手工填写的杂项转帐单与打印的杂项转账单的红联合订放入客帐袋内 将手工填写的与打印的房间变更单红联合订后，放入客帐袋内 客帐单不需要补