HXL-SOP09采购控制程序.doc

恒鑫隆印刷有限公司文件名称：采购控制程序 版本：0 / A文件编号：HXL-SOP-09页码：4 / 41. 目的 对采购过程及供方进行控制，确保所采购的物资符合规定的要求。2. 适用范围 适用于外购材料、外发加工产品的订购以及运输服务等供方的选择、评定和控制。3. 职责3.1 采购部负责组织各部门进行供方选择评定， 3.2 采购部负责依据采购物资技术标准，对材料重要性分类和HXL-QR-069-O/A供方评定表。3.3品管部负责对进厂物资进行检验；负责在新供方评定时，进行小批量试用测试。3.4 生产技术部负责提供有关产品的技术要求及负责对样品的试用等。3.5 仓管员对进厂物资进行验证。3.6 总经理负责批准“HXL-QR-040-O/A合格供方名册”。4. 工作程序4.1 采购分类4.1.1 物料采购：生产所用的物料采购。采购部依据采购物资及技术标准， 4.1.2 外发采购：某工序本企业无法加工，或者由于繁忙没有时间加工的工序，需要外发生产，详见“HXL-QR-025-O/A外发加工单”。4.1.3 服务采购：运输等服务项目的采购。4.2 采购供方的评定4.2.1 物料采购供方的评定：采购部根据采购物资技术标准和企业发展的需要,在确保适当品质前提下进行采购工作的询价、比价、议价作业，初定候选供方的名单，并将有关资料填入“HXL-QR-069-O/A供方评定表”。a.必要时进行实地考查，并进行样品测试及小批量试用:生产部或品质部向候选供方提供相应的技术标准或其它资料，要求其提供适量的样品；采购部将样品以及“HXL-QR-069-O/A供方评定表”送生产部门进行测试，测试不合格时，允许供方重新送样品；测试合格，采购部通知供方小批量送货，经检验合格后，在生产部门试用，试用后由品管部在“HXL-QR-069-O/A供方评定表”上记录试用效果；样品测试和小批量试用均合格的供方经总经理批准后，列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名册”。b.对于一般物资，需要经过样品测试（或试用）。经样品测试或试用合格后，由总经理批准，即可将其列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名册”。c.已经有业务往来半年的供方，由采购部组织对其供货业绩进行评定，合格的情况下，可经总经理批准后，列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名册”。4.2.2 外发供方的评定：对于外发加工的烫金、胶片、胶装、贴纸等外协加工单位，由有外发主管将其质量保证能力情况填入“HXL-QR-069-O/A供方评定表”，交总经理审批后列入“HXL-QR-40合格供方名册”。4.2.3 对运输服务的供方，外发主管评价其服务质量保证能力，填写“HXL-QR-69供方评定表”列入“HXL-QR-040-O/A合格供方名册”。4.2.4 由采购部负责建立并及时更新“HXL-QR-040-O/A合格供方名册”，发放生产部、品管部及仓库等。4.3 采购4.3.1 采购申请：a.仓库物料采购：仓库管理员依据存料情况上报生产经理，并根据库存情况，填写“HXL-QR-027-O/A物料申购单”,交生产经理批准进行采购申请，然后凭据批准后的“HXL-QR-027-O/A物料申购单”交到采购部； b.纸张、坑纸及部分双灰的采购：采购部只需按照跟单员所开出的“HXL-QR-023-O/A工程单”的要求进行纸张、坑纸或双灰采购。c.其他部门需采购物品或零星采购物料用“HXL-QR-027-O/A物料申购单”交给主管批准申请购料；所有的“HXL-QR-027-O/A物料申购单”经过主管或经理、总经理批准后，方可交到采购部，通知采购部进行采购；4.3.2 采购的执行a.采购部根据“HXL-QR-027-O/A采购申购单”，按照采购物资技术标准及“HXL-QR-040-O/A合格供方名册”采购；b.采购部根据“HXL-QR-027-O/A采购申购单”，填写“HXL-QR-028-O/A采购合同”，明确产品名称、规格型号、单价、质量、技术要求、验收条件、包装等相关内容；外发采购则填写“HXL-QR-032-O/A外发加工检验报告”；c.采购部向供方提供相应的技术标准或文件；d.“HXL-QR-028-O/A采购合同”和“HXL-QR-025-O/A外发加工单”准备好后，向供方发出，进行采购；e.采购前，需核实此前提供给供应商的标准或文件等是否有效，才进行采购；f.采购单发出后，采购员将“HXL-QR-028-O/A采购合同”复印一份给仓库，作为仓库收货的依据；g.在紧急情况下，由总经理批准，可向未认可合格供方处购货，但必须在一个月内补办供方评定手续。4.4 采购物资的验证4.4.1 采购物资的验证按合同的规定进行，如需要在供方货源处对采购物资进行验证时，应在采购合同中规定验证的具体事项，以及产品放行的方式。4.4.2 当营业合同有规定时，顾客或其代表人有权在供方处或本企业对供方的产品进验证，顾客的验证不能免除企业提供合格产品的责任，以及其后顾客的拒收。4.4.3 采购物资到厂后由QC按“HXL-QCI”检验规范进行检验，合格后应通知仓库入仓及通知生产部安排领料生产。4.4.4 对外发加工的物料的质量控制按HXL-QCI检验规范进行。4.4.5 对于非生产所用物资如文具、卫生用品等由仓库按名称、规格、数量、外观按“HXL-QR-028-O/A采购合同”验收后，在帐本上登记便可。4.5 供方的质量控制4.5.1 品管部负责在物料检验中记录供方每批供货质量状况及是否准时交货，填写“HXL-QR-058-O/A供方供货记录表”，提供给采购部。4.5.2 采购部每一年组织品管部、生产部等部门进行一次对已纳入“HXL-QR-040-O/A合格供方名册”的供方进行业绩评估，合格的批准为第二年的合格方，不合格的取消供方资格。4.5.3 供方进货发生一次批量不合格，由品管部追查原因，填写“HXL-QR-029-O/A品管进货检验报告或HXL-QR-032-O/A外发加工检验报告”，经品管部、采购部生产经理等审核后，确实需要退货，采购部将“HXL-QR-029-O/A品管进货检验报告、HXL-QR-032-O/A外发加工检验报告及HXL-QR-033-O/A不合格品处理单”传真给供方，要求供方分析原因，采取措施改善质量，对供方的回复，品管部在下批进货时验证整改效果，采购部跟踪整改情况，质量无明显改善的或连续三次批量不合格，则报请总经理批准后，取消其合格供方资格。详见HXL-SOP-07不合格品控制程序。5. 相关文件5.1 HXL-SOP-07不合格品控制程序5.2 HXL-SOP-11 产品的监视和测量程序6. 记录6.1 HXL-QR-025-O/A 外发加工单6.2 HXL-QR-069-O/A 供方评定表6.3 HXL-QR-040-O/A 合格供方名册6.4 HXL-QR-027-O/A 物料申购单6.5 HXL-QR-023-O/A 生产工程单6.6 HXL-QR-058-O/A 供方供货记录表6.7 HXL-QR-032-O/A 外发加工检验报告6.8 HXL-QR-028-O/A 采购合同6.9 HXL-QR-029-0/A 品管进货检验报告6.10 HXL-QR-033-O/A 不合格品处理单