信息化环境下企业货币资金的内部控制

信息化环境下企业货币资金的内部控制【摘要】科学技术的进步，使企业的管理处于信息化的环境中。信息化的环境能推进企业资金核算的高效化和精准化，使企业资金内部控制具有新的特点，同时，也必然影响到企业资金的内部控制各要素，因此需要分析信息化环境对企业货币资金内部控制产生的具体影响，发挥优势，完善不足，使货币资金内部控制达到更好的效果。【关键词】信息化环境；资金内部控制；新特点；影响；完善措施一、引言企业所处的信息化环境狭义上可以指在网络环境中，企业目前普遍运用计算机以及相配套的软件（如SAP、ERP等）进行企业管理。企业货币资金具有高度的流动性，是企业运行的“血液”。货币资金按其存放地点和用途的不同分为现金、银行存款和其他货币资金等。由于货币资金是企业中最容易被贪污、偷窃或挪用的资产，因此，加强货币资金的内部控制，对于保障企业资产的安全完整，提高货币资金周转速度和使用效益，具有重要意义（季士贤，2012）。信息化的环境，不仅使企业通过网络技术和管理软件，建立信息化管理系统，对资金管理进行规划、筹措、调度、结算和考核，从资金的筹措、投放和调配到资金收益产生的全过程进行信息化的内部控制；还使企业资金管理面临安全、技术和人为操作的风险等。研究如何在信息化环境下，完善货币资金的内部控制措施，具有十分重要的意义。二、信息化环境下资金内部控制新特点（一）实现了动态的货币资金控制企业利用计算机技术和管理软件，能实现财务与采购、销售、生产和物流等系统的信息共享和数据传递，使企业能掌握动态的资金运动情况，随时查询企业货币资金的账户余额，有利于企业控制现金流量，进行投资和融资决策。对于集团公司，还能够查询子公司资金流向，便于资金的集中统一管理。（二）实现了高效的货币资金控制信息化的控制环境，大部分财务数据能实现自动上传，可以避免传统手工填制报表的弊端，人为差错减少，保证数据的及时更新，从而可以保障财务会计信息传递的效率和质量，提高货币资金控制的效率。（三）实现了全面的货币资金控制信息化集成系统，如ERP系统融合了财务模块、采购模块、销售模块和其他管理模块，依托成本会计、管理会计等管理思想，多方位对货币资金进行控制。三、信息化环境对资金内部控制的影响信息技术的运用，使货币资金的内部控制具有动态、高效和全面的特点，同时会影响到企业资金内部控制的各个要素。（一）内部控制环境信息化环境下，信息流和资金流的共享性和统一性使组织机构趋于扁平化，且控制层次减少。每个岗位上的业务人员可能减少，还可能会有一人兼具多职的现象，使得内部牵制制度减弱，对资金使用的控制力度不到位。内部审计机构应重点关注职能部门和业务单元的执行力问题、岗位责任制履行情况等（王清刚，2012）。信息化的管理环境，对企业人员素质要求较高，需要企业人员具有较高的专业技能、职业操守和计算机技术。同时，企业文化的构建也需要更多地从人本角度、社会责任角度出发。（二）内部控制风险信息化的管理环境在为企业资金内部控制带来便捷的同时，也产生了一些风险。1.安全风险网络信息的开放性和技术上的可操作性，使得企业外部人员可以通过某些方法获取企业的资金流信息。如果有不法分子违规操作或者病毒侵扰造成资金流信息外泄，将会破坏企业的财务数据的完整性，严重影响资金流内部控制的效果和质量。2.技术风险企业集成的信息系统，通常按照标准程序设计，按部就班使资金流控制缺乏灵活性。如果存在程序设计纰漏等问题，将会严重影响企业资金控制的准确性。企业信息系统的财务模块和其他模块之间的数据传输和衔接，也将会影响到资金流信息的完整性。技术风险是货币资金内部控制在信息化环境中必须面对的。3.人为风险信息化的环境为资金内部控制提供了一个便捷、模式化的输入数据、分析数据到输出结果的平台。但是，进行筹资、投资及资金调度的决策还是需要靠“人”。因此，人为风险在资金内部控制中的风险最值得注意。如果仅仅依靠系统输出的结果进行决策，还会产生以下风险：筹资不当，可能使企业筹资成本过高或债务危机；投资失误，可能使资金链断裂或使用效益低下；资金调度不合理、营运不畅，可能使企业陷入财务困境或资金冗余；资金管控不严，人为的操纵系统可能使资金被挪用、侵占或遭受欺诈。但是，信息系统的实施，将一些新的方法和理念融入到资金内部控制风险评价，继而可以提升企业风险分析和风险评价的能力。财务信息系统不但可以监督和追踪资金风险，还能处理可能发生的风险。（三）控制过程企业实施信息化系统之后，主要是利用计算机技术和网络技术等，通过对资金流信息进行采集、输入、处理和输出的流程，构建一体化的资金管理模式。该流程普遍将事件作为业务重组的基础，某一涉及到资金交易的事件发生时，各业务子系统之间会按照一定的规则生成会计凭证，并将这些结果自动上传到共享的数据库当中。这样，涉及到企业资金流的所有信息都被存放在同一数据库中，企业各部门人员都可以利用驱动报告工具自动输出所需的结果，如财会人员根据管理需求，驱动报告工具，可以将资金流信息转化为财务语言，获得所需的信息。信息化集成系统将资金内部控制和每个部门结合起来，使企业资金内部控制制度的执行模式化、规范化，监督常态化、动态化。（四）信息沟通方式信息化环境下，企业各部门通过网络连接起来，从资金流信息的输入到输出的信息传递过程，也形成了企业内部人员沟通和交流的渠道。数据的共享性使得资金内部控制的信息交流和沟通的效率大为提高。但是，如果企业的信息系统遭受破坏，会影响资金流信息传递的效率和质量，信息沟通的效果将大打折扣。（五）内部监督由于是以信息技术为平台的，在资金内部控制中进行日常监督时时必须提高对数据完整性的监督，加强对涉及资金流信息相关人员（如出纳）的专项监督，防止利用信息系统进行财务舞弊等损害企业资金流控制的现象发生。四、信息化环境下资金内控的完善措施信息化的平台使货币资金内部控制的要素等各方面发生了巨大的变化，既实现了全面、动态、高效的货币资金内部控制，又带来了新的风险和问题，可以从以下方面入手完善货币资金的内部控制，有效地应对信息化环境下的新风险和新问题。（一）提高员工的素质企业货币资金管理人员综合素质的高低，很大程度上决定着企业货币资金内部控制工作的好坏。企业管理者与员工的素质包括其专业技能、职业操守、道德观和价值观等各个方面。信息化环境下货币资金内部控制面对的风险中尤为突出的是人为风险，而企业对员工的社会责任能够降低企业人力资源的风险。企业要选择和培养一批社会责任感强、职业道德修养高和专业胜任能力强的员工。特别要强调企业高层管理者的重要性，因为他们决定了企业的投资、融资决策及资金调度，影响企业资金活动的战略层面。同时，也要谨慎选择和培养涉及到资金活动具体实施层面的其他员工，尤其是涉及到资金收付的会计人员，为此，企业不仅要培训员工的专业技能，还要帮助其树立正确的价值观和良好的职业操守；要关心人，还要发展人。这样，不仅可以提高管理者和员工的素质，还能增强企业的凝聚力，从而改善企业货币资金内部控制环境。（二）培育良好的企业文化企业文化的重要性是无形的，能通过一种价值观和理念把大家融合起来。企业货币资金内部控制要“以人为本”，形成一种诚实守信、廉洁自律的企业文化，使货币资金的内部控制行为由“他律”变为“自律”。在企业文化建设中，董事、经理和其他高级管理人员应当发挥领导和示范作用，秉持高尚的职业操守和良好的职业道德，共同营造廉洁自律的企业文化。企业文化建设还应当融入到生产经营的全过程，增强员工的责任感和使命感，从而保证货币资金内部控制的有效实施。同时，还必须对董事、经理和其他高级管理人员在企业文化建设中的责任履行情况、全体员工对企业价值观的认同等方面进行企业文化评估，便于及时发现问题，采取措施进行改正。（三）提升管理信息系统企业根据自身实力，选择合适的管理软件（如SAP、ERP等），定期升级维护，可以在一定程度上减少财务漏洞，有效避免企业信息系统被非法侵入、数据被恶意篡改等不良现象，有效防范由于信息化的快速发展带来的企业货币资金内部控制的安全风险和技术风险。完善的企业财务管理信息系统至少应包括融资管、预算管理、报账中心管理（成本管理和应收应付管理等）、银行管理等模块。要保证各模块之间的协同性和数据传输的正确性，全程跟进资金的流程。同时，财务管理信息系统要与企业整体管理信息系统实现有效的对接和信息共享，加快企业内部资金流、信息流的交换速度，增强信息沟通。为提高资金管理的信息化水平，企业可以实施资金管理评价系统，实时分析、预测、监控资金的运用情况，变静态的体系为动态的系统，发挥信息化的优势（梁敏杰等，2012）。（四）建立科学的资金控制体系企业采用先进的管理信息系统，一定程度上能够提高资金管理的效益，但是如果没有建立健全的货币资金内控体系，货币资金的内部控制将会流于形式。因此，建立科学的货币资金控制体系是信息化环境下资金内部控制的保障。1.风险防范货币资金内部控制制度的建设设立组织机构和向各岗位人员分配工作时，要进行职能分割，形成严格的分工体系，实施岗位责任制。设立包括资金预算、计划、授权审批、资金集中管理、资金支付等货币资金内部控制制度（刘侠，2012）。尤其是要注意加强货币资金的预算控制制度的建设和执行。实行货币资金预算，能有效避免货币资金不足和过剩现象的发生，提高资金使用效率，防范风险。货币资金预算可采取自下而上进行编制，由下级单位根据业务需要和货币资金的预算制度开始编制，逐级上报，经财务部门审核，最后由管理层批准编制资金预算，并制定企业全年投资、筹资计划。2.事中控制信息化操作与实际相结合在信息化环境下，企业资金流信息内部控制的关键在于资金流信息流动的过程。在资金流信息的收集、输入阶段要注意加强不相容职务分离控制、授权审批控制，数据处理阶段要注意会计系统控制，结果输出时要结合预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。3.效果评估分析、激励和改进企业结束每个会计期间、每项重大经济活动时，各职能部门要将本部门在该会计期间或经济活动之后的货币资金变动的信息及时地汇总给财务部门，财务部门要核对资金的筹集与需求量是否一致，投资是否与使用量一致，资金的调度是否符合计划等。内部审计监督部门应严格的按照资金内部控制制度，审计经济业务活动，及时发现资金内部控制的漏洞和薄弱环节。将各部门的资金管理状况作为衡量部门业绩的一个指标，使资金内部控制的责、权、利相结合，调动职工参与资金内部控制的积极性。对发现的问题，应结合实际情况，提出改进措施，更好地进行资金管理。五、结束语货币资金内部控制是企业内部控制中一项重要的工作。信息化环境下，不断完善企业货币资金的内部控制，不仅能够提高企业资金的使用效率