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编写高校年鉴应注意的四个问题 年鉴，编年史的一种，是系统汇集上一年度重要的文献信息，逐年编纂连续出版的资料性工具书。它具有存史、资政、信息交流等方面的功能和作用。在高校年鉴的编写过程中，除了要充分认识年鉴的概念和功能外，还需要注意以下四个方面的问题。一是资料的准确性。资料的翔实系统、准确可靠是树立年鉴权威性的基础。年鉴中所涉及的各种资料和数据都是由学校各部门年度内产生的第一手材料，并需要各部门有关领导审核。因此，数据的形成部门要本着严谨的精神，认真核实数据，减少失误，从而提高年鉴总体质量。二是语言的规范性。要开门见山，直述其事，用朴实的语言将事实交代清楚，不需要用修饰性的文字，也不要场景描述或妄下评语；叙述要言而有据，不能一味地用“影响深远”、“意义重大”等笼统性语言来概括；要反映实质性的内容，切忌空乏议论或老生常谈。三是立目的科学性。写好条目是年鉴的关键，条目质量的高低，是评价年鉴质量的主要标准。根据条目内容的不同，年鉴条目可分为综合性条目和单独性条目。综合性条目一般使用“综述”、“概述”、“概况”等词，放在各分条目之前，意在对各部门年度工作作总体性的概括说明。综合性条目，要求将基本情况、基本数据交代清楚，以保持资料的连续性；其条目文字不长，但内容上有相当的深度，要有对本部门工作有一个全局性把握，不能仅停留在学习各种文件及会议精神上而忽略实质性内容的概括。单独性条目立目原则是“大事不漏、小事不凑”；要选择年度工作中起重大变化的大事、要事、可供借鉴之事立目。四是出版的及时性。年鉴的一个突出特点就是要反映及时，这样才能发挥年鉴信息的时效性和利用率。必须将缩短出版周期、增强时效性作为提高年鉴质量的一个重要方面。年鉴信息密集，但如果出版不及时，势必降低年鉴的利用价值，也部分丧失年鉴的功能。大学年鉴编撰以规范信息资源为基础2008-10-24 13:56:41【字号大中 小 】【打印】【关闭】 近十年，各种年鉴应运而生，许多大学从资政、存史的角度也开始编撰年鉴，因而，有关年鉴编纂的探讨也广泛展开，如年鉴的定义、性质、结构、选材、质量等。笔者结合自身编撰大学年鉴的经历，有些浅显之见，以作各位专家探讨之用。笔者认为提高大学年鉴编撰质量，可从大学年鉴需求、大学年鉴编撰现状、提高大学年鉴编撰质量的措施三个方面谈起。一、大学年鉴的需求大学年鉴作为一种精神产品，决定和衡量其客观效能者不只在于编辑，更也在于读者。因为，读者作为年鉴的消费者使用年鉴的同时，也就无可争议地具有对年鉴各种角度内容衡量的权威性。所以，加强对读者的研究，无疑对提高年鉴编撰质量具有很强的针对性。大学年鉴的读者可分为四大类：教育行业的领导、高等教育研究学者、高校管理人员、社会读者。年鉴的读者层次不同，对于年鉴的具体使用目的便有差异。（一）教育行业领导者，借助年鉴了解情况，为决策提供依据。高校管理中，任何一项正确决策，都离不开对学校各方面情况的充分了解和掌握准确、可靠的数据、资料。离不开对学校过去的研究与分析。年鉴可以帮助领导充分了解和掌握高校的运行情况，并为其科学决策、制订规划提供准确、可靠的数据、资料。所以，他们要求年鉴的内容主要是具有权威性的文献，简明扼要、准确无误的概述及图表等。（二）高等教育研究学者，借助年鉴进行理论研究。年鉴为高等教育研究工作者，开展高等教育研究、校史编写提供详实的史料。年鉴集中、系统地反映该校各专业近年来的进展情况和研究成果，有利于使他们选择和确立新颖、先进的科研课题并寻找相应的资料。（三）高校管理人员，借助年鉴获取情报。所以，他们要求年鉴具有丰富、新颖、明确的信息等。年鉴作为校情发布的一个重要渠道。校情发布有利于教职工参与学校管理。有利于管理部门制订或调整工作决策，有利于加强领导者与被领导者之间的沟通、信任，有利于增进部门间的相互了解，密切部门间的互相合作。年鉴可以成为档案的一种拓宽与补充。档案都是各职能部，按部门职能工作分类归档的，大多数档案都是以原件、原物形式完整保存的。因此，在高校档案中出现个别数据错误和部门间统计数据不协调的情况也是在所难免的。而高校年鉴在编写过程中，编者要对所有数据进行收集、整理和统计，使之准确、可靠，同时，还要对部门间统计数据进行协调，以便根据需要进行横向(高校间)和纵向(本校历年)的分析与比较。年鉴发布的校情，具有信息量大、综合性强，并且准确，具有权威性，有利管理人员及普通教职工获取各种情报。（四）社会读者。主要进行一般性浏览，了解学校情况。年鉴是社会了解大学的一个窗口。目前大学已从原有的封闭式办学模式转变为开放式办学模式。大学以各种形式与社会合作办学，社会与大学横向联合也日益密切。在新形势下，高校迫切需要了解社会，社会也急需了解高校。由于高校年鉴全面反映了高校发展的轨迹以及综合实力，因而高校年鉴已成为高校向社会展示实力，扩大影响、提高知名度的重要工具。通过对以上四个读者层次的排列分析，我们发现两个共同点，一是多数读者的文化素养偏高，二是目的明确，以图解决问题的读者多于一般浏览的读者。显然，以上四类读者对年鉴的需求，对年鉴的编撰提出了明确而实际的要求:提高年鉴的编撰质量。二、大学年鉴编撰现状笔者结合参加年鉴的编写的经历，谈谈大学年鉴编撰的现状的认识，敬请大家指正。绝大多数大学年鉴在内容质量(包括框架设计、选材取舍、条目撰写、索引编制等)、装帧设计、印刷发行等方面有长足的进步，但不可否认的是，大学年鉴与地方专业年鉴还有一定差距，还需要下较大的功夫加以改进。主要存在以下几个方面问题：一是字数越来越多。很多已超过80万字;部头越来越大，页码往往超过300页;定价越来越高。然而，年鉴的信息量并没有随着部头字数的膨胀而同步增加，由于实用性不强，致使发行量越来越少。二是数据资料汇集显示不明确，表格不足。年鉴全是文字，看不到几份表格。三是反映领导视察剪彩等活动的照片过多。这都反映了年鉴编纂指导思想上的偏差。四是专文特载的精炼不足。不少年鉴基本上收录的都是领导讲话，大报告不作任何加工，全文搬上年鉴，有的仅这一个栏目就要占近百页篇幅。五是装帧设计华而不实。六是二次文献、附录和索引利用价值不高。三、提高大学年鉴编撰质量的措施分析出现上述现象的原因是多方面的，要提高年鉴的质量，多出精品，最根本的还是指导思想的问题。要真正树立起年鉴是重要的信息资源、向读者提供准确可靠的信息是年鉴的生存之本的观念，把功夫下在信息的收集、整理、加工、浓缩、传播上，自然会有更多的形式内容兼美的精品问世。（一）编写要规范、注重内涵、简化装帧年鉴编写应具备年度性，即年鉴记载和反映的事实，必须是上年度内发生的，其统计截止时间均至上年度末，年鉴编写体系应有规律，以便使用者查阅;年鉴编写的基本栏目应相对固定，以供使用者进行分析与比较;四是年鉴编写要有统一的统计口径，数据协调性要好。越来越多的年鉴都有护封，而且毫无例外，都是用高档胶印纸彩色精印。图书馆在采编部加工时，首先要把各类书的护封统统丢掉，再把书标、索书号贴在书脊、封底上。年鉴是严肃的资料性工具，封面设计不宜过于花哨，以朴素大方为好。（二）栏目设计要科学、文字材料要精炼年鉴的栏目构成了年鉴的基本框架，而年鉴的栏目则是由若干年鉴条目组成的。年鉴的框架一且确定之后，年鉴内容的广度和深度就基本确定。所以，年鉴的栏目设计是非常重要的。 年鉴栏目设计要突出高校的特点，要能反映高校运行的状态。高校年鉴栏目大体可分为两大类，即综合性栏目和专题性栏目。年鉴的专文最好是权威人士(不只是领导，也可以是专家学者)专门撰写的特稿，篇幅要短，内容要精，是通过对大量事实、文献和数据资料进行分析研究后概括出的高度浓缩的专文。（三）统计数据要权威、数据资料表格化在实际工作中，个别高校及其下属部门，出于自身利益的需要，随意修改统计数据，导致统计数据混乱、自相矛盾。年鉴中的统计数据要具有权威性，否则，年鉴就失去工具书的本质属性，年鉴的编写也就毫无意义。统计数据要具有权威性，主要体现在三个方面，即统计数据全、统计数据准和统计数据协调。统计数据全，指反映职能部门某一项工作的统计数据全面，而且具有代表性，统计数据准，是指收集、整理的统计数据都经过认真甄别，有可靠性和准确性;统计数据协调，是指统计数据的统计口径一致。有的年鉴全是文字，看不到几份表格。可几个部门的同类资料，重复量大，用文字表述十分罗嗦，如列成表格，不但一目了然、会节省不少篇幅，而且纵鉴横比的功能更加突出。（四）提高二次文献、附录和索引利用价值关于二次文献、附录和索引，这三个栏目都有很重要的意义。书目、文摘、题录等二次文献可将大量分散的报告、文件、法规、文章进行加工、整理、浓缩、提炼并排出顺序，具有密集性、汇总性、系统性和可检索性，尤其适合教学、科研人员需要。附录是与年鉴