管理工作制度.doc

某某市某某建筑工程有限公司合肥分公司文件管理工作制度发布日期：2008年7月25日文件管理制度第一章 总则第一条 为进一步加强文件管理，使集团公司内部文件管理工作更加标准化、制度化、规范化、提高文件的严肃性及权威性。特制定本管理制度。 第二条 本制度含企业常用文件的种类、文件的撰写、文件的格式、文件的签发及编号、文件的收发、文件的传阅、文件的主题词、文件的利用和管理。 第二章 文件的种类第三条 上行文：即下级机关、组织向上级机关、组织的行文。通常有逐级上行文、多级同时 上行文和越级上行文三种形式。需注意的是：“向上级机关的行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。” 第四条 下行文：即上级机关向所属下级机关、单位的行文。一般采用逐级下行文和多级下行文的方式。需特别注意的是：1、按职权范围行文，“党委和行政和各部门必须在各自职权范围内可以向下级党委（总支、支部）和行政的相关工作部门行文，但不得对下级党委（总支、支部）和行政单位行文。党委办公室或总裁办公室根据授权，可以向下级党政组织行文”。 包括传达党政指示，答复下级单位请示等。2、部门之间对同一问题未取得一致意见时，不得各自向下行文。以避免公文“撞车”，使下级无所适从。3、向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接向上级机关 （主要指关系全局的重大决策，工作安排等）。第五条 平行文：即同级机关或不相隶属机关之间的行文，一般用函或通知。 第六条 请示：即下级机关、组织向上级机关、组织请求答复的行文，也是上行文中最常用的公言语。需注意的一是文种勿混用。即“请示”与“报告”。二是请示勿必一文一事，一事一报。三是在非请示公文中不得加带请示事项或越级请示。四是请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商取得一致意见后上报。五是请示件要报送上级机关党、政办公室及秘书部门按程序办理，除领导同志有特殊交代的，一般不许直接送领导者个人。 第七条 对不符合行文规则的上报公文、办公室及秘书部门可提示重报或直接退回下级呈拟机关和单位。 第三章 文件的起草与签发第八条：公文（以下称为公文）起草的原则：1、要符合党和国家的大政方针及法律法规；2、要符合上级党委和政府的有关指示精神；3、要符合并同现行有关政策相衔接；4、要完整、准确地体现发文机关的意图；5、要全面、准确地反映客观实际情况；6、提出的政策、措施要切实可行；7、表述要准确严密，即“观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨、表达准确”；8、文字要精确简练，即“开门见山、文字精炼、用语准确、篇幅简短、文风端正”；9、文种要恰当。公文必须正确地使用文种，原则是使用什么文种，要根据行文的目的、行文关系和公文内容等不同情况而确定；10、公文格式要规范。 第九条 公文起草基本要求：1、凡需以集团公司名义行文的均由主办部门起草文稿。2、凡需联合行文的，除由主办部门负责文稿的起草外，还需相关部门进行会签。3、核稿：由主办部门负责人审核把关并签字。4、签发：文稿经起草、会签、核稿完毕，即由主管领导或法定代表人审定签发。5、编号：主办部门到办公室进行发文登记编号。凡联合行文的均编主办部门字号；党政联合行文的均编党委字号。6、凡需印发正式版头（红头）公文，必须使用分公司统一印制的“发文稿纸”，正文使用方格稿纸或计算机打印纸。 7、起草文件必须使用钢笔、毛笔或计算机打印。禁止使用圆珠笔和铅笔及复写。8、凡不符合上述行文规范要求的，办公室及文印部门一律退回制发部门重新行文。 第十条 文件格式要求：制式（红头）文件首页应标明：发文单位名称、文件主题、文种、发文字号、年份、主送机关，如属企业保密文件，应在左上角加印“内部秘密”字样。文件末页应标明：主题词、抄送机关、制发部门、文印时间、印发份数及签发人，正文落款应注明发文单位、发文时间及签章，党委制式文件可不加盖印章。 第四章 通用公文主题词第十一条 公文标注主题词是为了适应办公自动化的需要，方便公文检索和信息处理。按上级文件要求，在正式行文时，在文件末页必须标注主题词。 第十二条 公文主题词排序原则是：反映公文中心内容的主题词在前、反映公文形式的主题词在中、反映公文文种的主题词在后。 第十三条 标注主题词时要认真阅读、理 解文件主题思想、确定文种后再标注，不得随意编注。 第五章 文件的办理第十四条 公文（以下称谓公文）办理的特点和原则：1、特点：系统性、实践性、服务性、严肃性。2、原则：准确、及时、保密、安全。 第十五条 收文办理：主要是指接收到的外部送达本机关的公文和材料。其收文来源有上级党政机关、同机机关、下级机关、不相隶属机关等四个方面。各级办公室均可按照文件的不同来源和种类，分门别类进行办理。 第十六条 收文分为“阅件”和“ 办件”两大类，即：送领导及有关部门阅知的公文为阅件；需要办理并答复的公文为办件。“办件”又划分为“上级领导机关交办的文件”和“本机关部门及下属单位上报的请示件”两类。 第十七条 阅件办理的程序为：编号、登记（收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、份数、收文顺序号等）阅批、传阅、督办、归档。 第十八条 办件办理的程序为：登记、编号、阅批（请办）、传阅、督（查）办、批复、呈报、反馈、注销（办结）。 第十九条 凡收到的各类文件进行登记时，必须使用分公司统一印制的“公文处理纸”。 第二十条 发文办理。公文经起草、校核、领导签发、印制后即转入发文办理。发文办理包括：登记、核发、签收等程序。 第二十一条 发文应建立健全发文登记薄，专人负责，并认真做到：准确、及时、规范、安全、保密。 第五章 公文管理第二十二条 公文管理的原则是：既要方便工作，又要利于保密。其基本原则有三：一是统一渠道、集中管理。凡发送到分公司的“中央、中办；国务院、国办；建设部；省委、省委办；省政府、省府办；市委、市委办；市政府、市府办”等的文件均由办公室负责接收、拆封、登记处理和保管；凡属各业务系统的外来文件均由系统主管部（室）负责接收、拆封、登记、处理和保管。二是凡以分公司或以党委名义上报下发的“红头”文件，无论由哪个部门制发，均到办公室进行登记编号；文件印制完毕，要将正文（2份）及领导签发的原始底稿一并交归办公室存档。三是凡是上级如开会议所发的文件资料（符合本条一款的）与会人员必交归办公室进行登统和处理；任何部门个人不得自留文件。 第二十三条 科学管理，方便使用。各业务部门外来和自产生的文件资料，应分门别类存放在文件资料盒内，目录清单一目了然；内勤人员对文件的保管要认真负责，切忌文件资料存放杂乱无章；存放文件的原则是：保管妥善、查找方便、有条有理、保密不泄密。 第二十四条 文件的归档：要认真执行档案管理制度，年终岁首，要将所保管的有历史 指导意义而又有价值的文件资料，统一上交档案室存档。凡属国家、省、市级文件要清理清楚，年终上缴市机要局。 第二十五条 分公司文件下发一级，在集团公司内不得使用复印的文件。市级以上外部文 件复印，必须事先争得文件制发机关的批准，否则不得复印。凡标注秘密级以上的文件绝不允许复印和翻印， 第二十六条 文件的清理和销毁。必须填报“文件销毁登记表