档案管理培训课件

档案管理管理培训课件 第一部分 档案概述 档案起源 档案的产生与文字有密切关系 它是人类社会发展到一定阶段的必然产物 档案演变 古老型载体档案 甲骨 金石 简牍 缣帛档案 传统型载体档案 纸质档案 新型载体档案 感光材料与磁性材料形成的档案 如影片 照片 磁带 磁盘 光盘等 档案定义 档案含义 档案是国家机构 社会组织和个人在社会活动中直接形成的 保存备查的文字 图表 声像及其它各种方式和载体的历史记录 档案的来源 国家机构 社会组织和个人 社会活动 档案的条件 保存备查的历史文件 第二部分 文书档案管理 档案的收集档案的整理 归档范围 凡是反映本机关工作 生产活动 有查考利用价值的文件材料 均属归档范围 本单位文件是归档的主体 归档时间 一般在次年上半年向档案部门移交 国家档案局 机关档案工作条例 1983 一 档案的收集 归档手续 案卷目录的移交 交接双方签字 归档案卷的质量要求 遵循文件的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 一 档案的收集 档案的整理应该充分利用原有的整理基础 保持文件之间的历史联系 便于保管和利用 整理原则 二 档案的整理 年度分类法 组织机构分类法 问题分类法 常用的档案分类法 二 档案的整理 立卷立卷工作的内容 组卷 拟写案卷标题 卷内文件的排列与编号 填写卷内文件目录与备考表 案卷封面的编目与案卷的装封 立卷六特征 问题 作者 文种 名称 时间 地区 收发文机关 二 档案的整理 二 档案的整理 整理方法装订 按件装订分类 年度 机构 问题 保管期限编号 文件首页上端加盖归档章 全宗号 年度 保管期限 件号 编目 逐件编目装盒 按件号顺序装盒 第三部分 企业档案管理 企业档案 是指企业在生产 经营 管理等各项活动中形成的对国家 社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录 建立档案工作体制制定档案工作管理制度配备档案管理基础设施档案业务工作 一 建立档案工作体制 一 建立档案工作体制 二 制定档案工作管理制度要求 1 制定本企业档案工作的各项规章制度不能有悖于国家 本系统 本地区关于档案工作的有关规定 同时内容即要全面又要有针对性 2 要了解本企业管理及档案形成的特点 充分征求企业内部有关部门的意见 与他们密切配合 使制定的规章制度及内容更加切合本单位的工作实际 二 制定档案工作管理制度 内容 工作规章 包括企业档案工作规定 内容要包括三纳入 四参加 四同步制度 档案工作责任追究制度 档案管理应急预案 管理制度 包括文件材料归档制度 档案鉴定销毁制度 档案保密制度 档案利用制度 档案移交制度 电子文件管理制度 科技档案补充更新制度 档案保管制度 档案统计制度 档案管理系统操作制度 库房管理制度 业务标准规范 包括档案整理规则 档案分类标准 档案归档范围 档案保管限期表 各门类档案管理标准长远规划 二 制定档案工作管理制度 企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步 检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步 验收 鉴定项目成果与验收 鉴定项目文件材料归档情况同步 项目总结与项目文件材料完成归档同步 二 制定档案工作管理制度 三纳入 将档案工作纳入企业领导工作议事日程 纳入企业规章制度及工作流程 纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制 四参加 四同步 企业档案部门或档案人员参加产品鉴定 科研课题审定 基建项目验收 设备开箱验收或引进项目接收 负责检查归档的文件材料齐全 完整 准确 系统 三 配备档案管理基础设施档案管理的基础设施主要包括 档案库房 档案 人员办公室 档案查阅室 档案柜架 档案装具用品 卷皮 卷盒 各种目录 备考表 登记表 装订线 装订机 夹子 锥子 铅笔等 档案库房内要配备 防盗 防尘 防潮 防光 防虫 防鼠 防高温 防有害气体等 八防 设施 三 配备档案管理基础设施 四 档案业务工作 档案收集 档案整理 四 档案业务工作 一 档案收集 四 档案业务工作 收集的定义 档案的收集就是档案室按照有关规定 通过例行的接收制度和专门的征集办法 将分散在各机关 部门 个人手中和散失在其他地方的档案 有组织 有计划地集中保存的工作 1 管理类档案收集工作的要求归档的文件材料应当齐全完整 并符合长期保管的质量要求 归档的文件材料应当精炼准确 并能反映企业的业务活动 要加强收集工作的调查 四 档案业务工作 收集工作的要求 2 科技档案收集工作的要求要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则 要遵循科技档案的自然形成规律 要保证科技档案的完整 准确 收集工作的要求 四 档案业务工作 管理性档案的收集方法 严格按照本单位归档制度的有关规定进行收集 建立相关制度 加强对零散文件的收集 明确具体人员职责 保证归档文件齐全完整 四 档案业务工作 收集的方法 科技档案的收集方法 按照归档制度的规定接收科技文件归档 纳入计划管理 实行多种方式结合的收集 会计档案 人力资源档案 荣誉实物档案会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照 会计档案管理办法 的规定收集 整理 归档 人事档案由主管人事的人员按照 企业职工档案管理工作规定 的要求随时收集 整理 归档 企业荣获的奖杯 奖牌 锦旗 证书等荣誉实物档案应由档案人员随时收集 随时归档 四 档案业务工作 企业可以实行多种方式相结合来收集档案正常收集和现场收集相结合随时收集和集中收集相结合对内收集和对外收集相结合确定和疏通科技档案收集渠道 定向 定内容收集抓住的重要环节和关键的阶段进行收集 四 档案业务工作 二 档案整理档案整理就是按文件材料在来源 内容 形式等方面的历史联系 对档案进行系统分类 组合 排列 编目的工作 四 档案业务工作 档案分类制定企业档案保管限期表归档文件的整理基本建设 设备仪器档案整理方法声像档案 1 档案分类档案分类就是要制定分类方案即分类大纲 分类大纲 是指用文字或图表的形式表示某一单位内档案分类体系的一种指导性文件 它是进行档案分类 整理和排架工作的依据 是档案分类工作的一项重要内容 也是业务建设的一项重要工作 企业档案一般设置党群工作 行政管理 经营管理 生产技术管理 产品 科学技术研究 基本建设 设备仪器 会计 干部职工 声像 荣誉实物和电子档案等13个一级类目 可根据实际情况合并 每个一级类目下设若干二级类目 二级类目以下的类目可根据企业实际情况增减 四 档案业务工作 2 制定企业档案保管限期表 四 档案业务工作 党群工作 行政管理 经营管理 生产技术管理档案保管期限 永久 定期 30年和10年 产品 科学技术研究 基本建设 设备仪器 实物档案 永久 长期 16年以上至50年 含50年 短期 15年以下 含15年 声像档案 永久 定期 30年和10年 会计档案 永久 25年 15年 5年 3年 人事档案的保管期限按照国家有相关规定执行 四 档案业务工作 3 归档文件的整理归档文件 指立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 归档文件的整理 指对归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编制目录 装盒 使之有序化一个的过程 归档文件的整理原则 遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 四 档案业务工作 归档文件的整理单位 以件为整理单位进行文件级整理 就是将归档文件整理的基本单位还原到文件本身 从而达到简化概念 简化操作的目的 整理单位一般应为 自然件 即单份文件为一 件 四 档案业务工作 1 文件正本与定稿应作为一件 2