参观营销费用管理办法.doc

2009年参观营销费用管理办法（初稿）双N湖北省区09年的参观营销活动在进入五月份以后即将全面展开，从08年参观营销活动开展的情况来看，在营销活动开展的过程中业务活动管理流程还有待明确，资金使用的有效性及报销单据的取得和填制还需要加强规范。现对09年湖北省区参观营销活动财务报销流程提出如下工作要求：一 活动费用的申请参观营销活动的费用责任部门是双N湖北省区，对湖北省区范围内营销活动费用的申请，使用，报销和控制负责，每月由湖北省区做营销活动费用预算，报公司审批。双N湖北省区要安排专人负责活动统一管理，要求钱帐分开，由两人分别管理，对费用结算，报销记帐等工作责任到人。二 活动过程中的资金使用要求1营销活动的支付方式；营销活动的各项费用除租车费以外的其它所有费用由各办先行代垫支出，然后到省区办报销，车辆租赁费用由车辆到校区后，由省区专人直接结算支付。2参观营销业务活动的资金使用范围；从办事处到武汉校区参观的车辆租赁费用，与活动有关的食品，饮用水，干粮，晕车药，讲座等，办事处的日常正常开支要和参观营销费用区分开，严禁办事处的日常费用夹杂在营销费用中报销。3参观活动使用的车辆由各办事处负责联系，对活动使用车辆必须要签订合同，合同要注明租车公司名称（或个人），租车车号，车型，车辆手续保险是否齐全，必须注明行车基本路线及租车基本费用，对备用车辆也要有签订合同，合同要在省区及财务备案。4办事处实际发生租车时由办事处组织联系，根据合同支付租车订金，办事处跟车人员填写“租车明细单”，对单据所有要求内容要填写完整，不得遗漏。5租车费用在到达校区后，由跟车办事处人员执司机签字确认后的“租车明细单”到省区指定调度员处结算租车费用。6除车辆租赁费用外的其它参观费用（如：与活动有关的食品，饮用水，干粮，晕车药，讲座等），由办事处在发生时垫付采购，每月统一到省区报销。三 活动费用报销的要求1 湖北省区要及时整理当月的参观营销活动费用，及时报销，及时记帐，及时到财务冲帐。2 办事处每次活动结束后，要及时整理本次活动除租车外的费用单据，办事处在完整填写的报销单据上只需要注明报销办事处，不用编写单据号，单据号由省区汇总后统一编号。3 活动开展需要租车时，由办事处主管及安排的跟车人填写“租车明细单”的相关栏目，到达武汉校区后，凭租车明细单到调度员处结算租车费用，“租车明细单”填写不完整的，调度员不得付款结算。4 每个月25号由办事处派专人把当月汇总的营销费用（除租车费用外）拿到省区由省区会计初审合格后交省区出纳员统一编号报销。5 调度员只负责各办事处租车费用的当场审核结算，月底25号后将当月的“租车明细单”按办事处分类汇总后，到省区出纳处审核报帐。6 省区出纳在月底报销工作完毕后把营销活动的费用单据按时间顺序和费用类别整理编号，并按编号登记台帐，每月30号把营销活动单据交财务冲帐报销。本管理办法至营销费用发生之日起生效。 2009415附件1参观营销租车单 租车合同号： 年 月 日 编号：租车部门发车时间到达时间车号事由及乘车人数单程： 往返：行车路线出发地： 经： 经： 经：