业务自揽货操作流程.doc

自揽货操作流程 一、接受货主询价 1、 海运费询价： 销售需熟练掌握发货港至各大洲，各大航线港口价格； 销售及操作都应了解主要船公司及船期信息； 销售报价时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等，报价完毕后应请顾客留下电话、姓氏等联络要素并留存书面报价记录备查。2、 陆运询价：（人民币费用） 销售及操作都需掌握各港港区装箱价格、D/D拖费价格、报关费、商检、动植检、订舱费、文件费等收费标准。 3、 不能及时提供的，务必在最短的时间内回复货主。二、接单（接受货主委托）1、 美线：接受货主委托后需明确的重点信息：1、和销售核实货主确认运费是否正确2、驳船船期、目的港、中转港（区分MLB和AW）及预配二程船期3、箱型、箱量各箱型最大体积、长*宽*高、可装重量 120GP=31CBM 5.9*2.35*2.39m 17MT140GP=67CBM 12.03*2.35*2.38M25MT 140HC=76CBM 12.03*2.35*2.69M 145GP=86CBM 13.556*2.352*2.698M4、 毛重(是否超重)、件数、体积5、服务条款（区分O/O,O/R及O/D）及付费条款（预付或到付）6、做箱情况，门到门还是内装 7、完成公司内部货运程序初步录入8、及时督促货主按船公司要求提供AMS信息2、其它航线：接受货主委托后需明确的重点信息：1、和销售核实货主确认运费是否正确2、驳船船期、目的港、中转港及预配二程船期3、箱型、箱量4、毛重(是否超重)、件数、体积5、提单是出MB/L 还是出我司HB/L（一般情况下，运费到付只能出HB/L）6、服务条款（区分CY/CY、CY/DOOR、CY/FO等条款）及付费条款（预付或到付）7、做箱情况，门到门还是内装8、完成公司内部货运程序初步录入三、订舱1、美线：1、缮制我司委托书向驳船公司订舱（发货人为我司，收货人及通知人为我司美国代理，注意区分美西和美东代理）；制单时应标明我司约号（如有）同时保证数据的正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。2、取得驳船公司提供的配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息加入货运程序。2、其它航线：1、如货主要求出MB/L，直接根据其提供的原始单据.缮制委托书向驳船公司订舱；如货主要求出HB/L,则需缮制我司委托书向驳船公司订舱（发货人为我司，收货人及通知人为我司目的港代理，代理详细资料可在我司网站上查询）。制单时应标明我司约号（如有）同时保证数据的正确、相符性，以减少后续工作中的频繁更改。2、取得驳船公司提供的配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息加入货运程序。四、做箱1、 门到门：取得船公司放箱纸后，及时填妥装箱计划联系车队做箱，务必在计划中明确做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）12天排好车班，确保重箱准时返回堆场。2、内装：取得驳船公司进仓通知后，及时书面传真货主并跟进货物进仓情况，督促货物于截关日（船期前两天）前送进指定仓库。3、取得两种做箱方法所得的装箱单。五、报关1、 了解出口货物报关所需资料，取得货主报关资料后及时审核，发现缺少文件及时通知货主补齐，确保驳船公司报关员或报关行在截关日（船期前一天）前1-2天拿到全部报关资料。2、 跟踪清关情况，确保配载上船。六、提单确认和修改1、美线：1、美线只能签发我司HB/L。2、问明货主提单的发放形式： 电放： 需顾客提供正本“电放保函”（留底）， 预借：原则上不预借提单，个别货主除外（如APP）,需货主提供正本“预借保函”（留底）。 倒签(3天以内)：需货主提供正本“倒签保函”（留底）。3、依据货主提供原始资料制单，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。4、运费为到付时，提单上应显示到付金额。5、缮制提单时尽量遵照“MB/L 和 HB/L一致”原则。2、其它航线：1、签发MB/L：驳船公司按照船公司制单要求，参照货主提供明细单直接缮制海单传我司确认，我司再给货主确认并取得货主确认回传。 问明货主“提单”的发放形式 电放：需货主提供正本“电放保函”交船公司 预借(如可行)：需货主提供正本“预借保函”交船公司 倒签（如可行）：需货主提供正本“倒签保函”交船公司2、签发HB/L:问明货主提单的发放形式：电放： 需货主提供正本“电放保函”（留底）。 预借：需货主提供正本“预借保函”（留底）。 倒签(3天以内)：需货主提供正本“倒签保函”（留底）。依据货主提供原始资料制单，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。运费为到付时，提单上应显示到付金额。缮制提单时遵照“MB/L 和 HB/L一致”原则。七、HB/L签单1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。2、 交操作主管逐份手签。八、费用结算1、海运费1、全预付：货一经确定上船，操作就应及时缮制“COVER SHEET”交财务打印发票，没有协议的客户实行付款交单，有协议的客户按照协议规定执行。操作同时应将DEBIT NOTE并给财务一份用于做帐。2、全到付：我司提单一经签发，就及时将DEBIT NOTE（付代理操作费并收代理运费差额部分）随全部正本海单、HB/L复印件交由海外代理，同时交一份DEBIT NOTE给财务做帐。3、部分到付、部分预付：货一经确定上船，操作就应及时缮制“COVER SHEET”交财务打印发票收取预付部分费用；我司提单一经签发，就及时将DEBIT NOTE（付代理操作费并收取运费差额萡分）随全部正本海单、HB/L复印件交由海外代理，同时交一份DEBIT NOTE给财务做帐。2、当地人民币费用： 货一经确定上船，操作就应及时缮制“COVER SHEET”交财务打印发票，没有协议的客户实行付款交单，有协议的客户按照协议规定执行。九、提单、发票发放（提单样本）1、没有收到货主正本MB/L的一律不准放单（电放单除外）,付款买单的没有付清费用一律不准放单。2、货主自来取件的,需签收。3、通过EMS和快递送达的,应在名址单上标明诸如:提单号、发票号等要素以备日后查证。十、应在一个月内督促费用的清算并及时返还货主核销退税单1、操作根据财务提供的运费催收清单督促相关货主及时付清运费、觉察货主付费有问题应第一时间反馈