主管如何给下属分配工作.ppt

主管如何给下属分配工作 空杯心态 手机开振动 说在前面 成都家教 成都家教网 主要分享内容 一 工作分配的三大要素二 工作分配的五项原则三 工作分配的基本程序四 过程的无为而治和控制五 使下属高效完成工作的方法 成都家教 成都家教网 一 工作分配的三大要素 1 团队建设 2 协作的体现 3 授权和尊重他人 1 团队建设 A 任务 分发给部属让他能够全力发挥的工作 由于尝试到新的经历 因而感到欣悦 由于承办的是非常困难的事务 因此激起好好表现以炫耀自我才能的欲望 好吧 我这就把它完成 且让大家对我刮目相看 B 成就 让部属了解工作的重要性及贡献度 我所承办的事项将会给公司带来莫大的收益 我对公司的贡献相当可观呢 这是一件相当重要的事 我可不能搞砸了 成都家教 成都家教网 2 协作的体现 承担的工作是价值链的重要一环下一道工序是我的客户100条小舢板敌不过一艘航母 给下属说清楚工作的意义比分配工作更重要 3 授权和尊重他人 相对监督下的充分授权你的下属首先是你的上帝尊重下属的专业 付出和成就 下属也是我们的上帝 顾客是我们的上帝 二 工作分配的五项原则 1 尽可能单一的工作内容 2 确定的接受者 3 具体的完成时限 4 完成所需要的支持背景 5 对能力的准确把握 成都家教 成都家教网 1 尽可能单一的工作内容 每次分配工作只能有一个主题如果有多项工作 分清轻重缓急帮助下属排除干扰 排除干扰 非诚勿扰 2 确定的接受者 似是而非的接受者 没有能力完成工作的人不愿意完成工作的人不具备完成工作客观条件的人不理解工作内容和工作意义的人 成都家教 成都家教网 2 确定的接受者 真正的接受者 认同该项工作的人有能力完成工作的人清晰该工作流程和要求的人确定的两个要素 谁 口头还是书面确定 案例 马谡为什么掉脑袋 3 具体的完成时限 确定的时间节点是工作的主要要求包括 起讫时间 阶段性时间验收时间 可延或不可延时限的原则 提前布置 准时验收争取每次有缩短 杜绝延误 成都家教 成都家教网 4 完成工作所需要的支持 物质的支持团队的支持精神的支持 思路 方法 技能 信心 激励 5 对能力的准确把握 这是容易忽视的问题 你的下属有哪些能力 什么是你下属的核心能力 你的下属缺少哪些能力 5 对能力的准确把握 这是容易忽视的问题 这项工作将使用下属的什么能力 如缺少怎么弥补 能力分析的工具 swot 三 工作分配的基本程序 1 清晰下属现在的实际工作状况 2 向下属阐述工作内容 3 明细管理者需要的结果 4 预估可能出现的问题 5 给予能够提供的支持 6 要求下属制订工作计划 7 明确完成的时间节点和品质 8 准备应急预案 重要的工作 成都家教 成都家教网 1 清晰下属现在的实际工作状况 他现在在做什么 做的怎样 谁在帮助他 谁在拖延他 他能做什么 他为什么能做 他不能做什么 他为什么不能做 应该做出什么评价 应该如何帮助他 2 向下属阐述工作内容 工作内容的要点 3 明细管理者需要的结果 你需要的阶段性结果是什么 你需要的最终结果是什么 数量 品质 影响 成都家教 成都家教网 4 预估可能出现的问题 一般要预估三个可能出现的问题 可能出现的最严重的问题是什么 有什么解决办法 5 给予能够提供的支持 物质的支持 物料 财务 工具团队的支持 氛围 人员 协作精神的支持 思路 方法 技能 信心 激励 6 要求下属制订工作计划 按形式分的工作计划 表格式 文件式 表格文件结合式按时间分的工作计划 周计划 月度计划 年度计划按内容分的工作计划 工作计划 项目计划所有计划的重点是 具体进程 步骤 时间分配 方式 资源 成都家教 成都家教网 7 明确完成的时间节点和品质 时间是成本 是税赋时间更是效率 也是效益根据工作质和量的要求确定时间的节点在做正确的事情的前提下正确的做事不准时 不能原谅的错误建立超越优秀的卓越品质观念 8 准备应急预案 重要的工作 什么情况下可能出错 什么时间段容易出错 补救的举措有哪些 谁承担责任 四 过程的无为而治和控制 1 一旦确定 大胆放手 2 有限度的关注 3 分阶段简报制度 4 及时激励和纠偏 5 表单化检查与控制 1 一旦确定 大胆放手 小心确定和大胆放手大胆放手的四大绝招 以充分信任为前提 以详细计划为依据 以明确要求为重点 以及时沟通为监控 成都家教 成都家教网 2 有限度的关注 切忌全程跟踪 只做有限关注关注影响结果的关键节点设定若干里程碑进行关注以简报代替检查的柔性关注 3 分阶段简报制度 以里程碑设定为简报时间简报的九个要求 阶段性工作汇报 重点工作汇报 难题汇报设置请求内容和征询意见 简短扼要 不超过十分钟有关人员参与 尽可能表格式 做好记录 4 及时激励和纠偏 过程激励的方式 物质的和精神的关心式和参与式单独激励和公开激励发现偏差 迅速纠正 纠偏和批评的区别纠偏的范围纠偏的方式 成都家教 成都家教网 5 表单化管理下属 下属人力资源表单 职业生涯规划表自我评估练习模板一般管理人员能力评分表各类人员素质能力指标员工素质能力表日常工作表单 主要 每日工作汇报表 工作联系单交办工作表单项目表单 五 使下属高效完成工作的方法 1 分析工作内容四象限法 2 帮下属分析能力的构成 3 工作内容的分解 4 整合团队资源随时支持 5 下属工作潜能的激发 6 及时鼓励 阶段性的成就感 7 预先设定的激励 8 进度的监控 成都家教 成都家教网 1 分析工作内容四象限法 急 重 轻 缓 2 帮下属分析能力的构成 A 创新能力1 健康的个性和独立性 2 强烈的创新意识和多维的创新思维 3 科学的批判精神和探索精神 B 思维能力1 信息收集扩展 2 谋略锻炼 3 社会实践 4 围绕公司和部门所关注的重大问题进行思维5 大局意识 全局高度 观察 分析 处理问题 C 八大工作能力组织能力 做到召之即来 协调能力 善于平衡关系 应变能力 做到随机应变 鉴别能力 做到敏锐善断 创新能力 善于开拓创新 持续能力 善于持续作战 化解能力 善于解决问题 思考能力 善于深谋远虑 3 工作内容的分解 根据下属的特点分解 德才情况 根据项目的要求分解根据时间段分解 成都家教 成都家教网 4 整合团队资源随时支持 哪些属于团队资源 人力资源 团队权利工作环境 工具 资金如何支持 向一线倾斜 向重点倾斜 向难点倾斜 5 下属工作潜能的激发 下属缺乏活力的九大原因 目标错乱 决策模式不良 授权模糊角色不定 沟通不足 领导失误前景不明 不良氛围 丧失信任唤起下属潜能的方法 成都家教 成都家教网 6 及时鼓励 阶段性的成就感 发自内心的赞美下属及时鼓励适当的物质激励分享