中小企业内部控制存在的问题与对策建议——以深圳市正阳文化传播有限公司为例

西 昌 学 院 毕 业 文 毕 业 论 文 题题 目 目 中小企业内部控制存在的问题中小企业内部控制存在的问题 与对策建议与对策建议 以深圳市正阳以深圳市正阳 文化传播有限公司为例文化传播有限公司为例 二二 级级 学学 院 院 经济与管理学院经济与管理学院 年级 年级 专业 专业 2009 级财务管理级财务管理 学学 生生 姓姓 名 名 李李 诤诤 学学 号 号 0916020006 指指 导导 教教 师 师 董洪清 教授 董洪清 教授 西 昌 学 院 毕 业 文 完完 成成 时时 间 间 2013 05 20 西 昌 学 院 毕 业 文 目目 录录一 引言 4 二 深圳市正阳文化传播有限公司的现状 4 三 中小企业内部控制存在的问题及原因分析 5 一 家族制管理色彩较强 任人唯亲 5 二 财务结构简单 7 三 岗位设置不健全 8 四 人员综合素质不高 风险意识薄弱 9 五 中小企业内部控制治理对策 10 一 淡化家族制管理模式对公司的影响 10 二 丰富财务组织结构 建立内部审计部门 11 三 加人加岗 落实不相容职责相分离 11 四 开展定期培训 提高人员综合素质 12 六 结束语 13 参考文献 14 致 谢 词 15 独 撰 声 明 16 西 昌 学 院 毕 业 文 中小企业内部控制存在的问题与对策建议 以深圳市正阳文化传播有限公司为例 李诤 指导老师 董洪清 经济与管理学院 2009 级财务管理专业 摘 要 我国的中小企业内部控制的问题已成为影响和制约企业发展的突出问题 本 文以深圳市正阳文化传播有限公司为例 对公司内部控制制度存在的问题进行分析并对其 实施提出一些建议或意见 关键词 关键词 中小企业 内部控制 问题 对策 西 昌 学 院 毕 业 文 一一 引言引言 我国的中小企业已随着社会主义市场经济体制的演进和完善 逐步建立了以民营经济为主的多元化 范围广 以资本为纽带的现 代企业制度 成为国民经济重要的单位组成部分 但还是有一些中 小企业效益差 因为缺乏严格的内部控制或是内部控制执行不力而 导致财务 生产管理混乱的情况也显现出来 因此 以保护中小企 业财产物资的安全 完整和会计信息真实 促使贯彻企业的发展方 针和提高经营效率 建立风险控制系统 强化风险管理以确保各项 业务活动健康运行为目标的内部控制越来越为人们所重视 因此 在这样的宏观背景影响之下 研究中小企业的内部控制 存在的问题对中小企业内部制度的完善和落实具有重要的指导意义 本文以深圳一家中小企业中内部控制的情况为例 对国内中小企业 内部控制中同样存在的问题进行分析和提出对策 以期达到识别内 部控制失控所产生的表现形式 并找到防范和内控失效的一些措施 降低公司的经营管理成本 使中小企业健康的发展 二二 深圳市正阳文化传播有限公司的现状深圳市正阳文化传播有限公司的现状 深圳市正扬文化传播有限公司成立于 2011 年 位于深圳市福田 区 是一支从事广告设计 画册设计 产品包装推广设计 DM 单 设计 在线门户网站开发与运营为一体的设计团队 截止 2012 年该 公司共有员工 20 余人 其中管理层 3 人 财务人员 2 人 行政人员 3 人 余下皆为采编人员 西 昌 学 院 毕 业 文 该公司具有经营灵活 规模较小 业务专一 效率较高的优点 与大企业相比 具备较好的经营弹性 但也正因为这些特点 所有 者与经营者为同一人 员工人数较少 资金来源单一等多方面受到 局限 也就造成了内部控制混乱的局面 三三 中小企业内部控制存在的问题及原因分中小企业内部控制存在的问题及原因分 析析 目前许多中小企业内部控制比较薄弱 内部控制功效表现紊乱 机制失衡 从而引发的经济犯罪和经营失误屡见不鲜 内部控制的 薄弱已影响到中小企业的生存与发展 企业内部控制关系重大 其 建立 健全及不断完善的必要性刻不容缓 这其中固然有制度的原 因 但对中小企业来说更多的是受到人为因素的影响 一一 家族制管理色彩较强 任人唯亲家族制管理色彩较强 任人唯亲 中小企业与家族制联系密切 虽然股份公司已经成为时下主导 性的企业制度 但我国大多数中小企业仍然采用了家族制的管理形 式 从企业制度供给方面看 我国缺乏现代公司制的运作条件 尽 管政府部门有出台如 内部控制配套指引 这样的针对内部控制的 法律法规 但其指向对象则是境内外同时上市的公司等规模 实力 雄厚的企业 中小企业缺少相应法律法规 内部控制制度的建立多 以大企业为参考 实施效果受到影响 也不利于企业发展 从制度 需求来看 一方面由于长期以来我国的社会信用受到极大破坏 缺 西 昌 学 院 毕 业 文 乏经济合作的基础 故大都选择以血缘 家族为基础的合作方式 另一方面 受我国传统儒家思想和家族文化的影响 企业在选择创 业合作伙伴时 首选对象往往也是家族成员 正阳公司所有者与经营者为同一人 采取家族制管理 所有权 与经营权的分离程度不大 所有者的意志在公司中被放大 即使有 相关的管理制度也会被忽视 缺少了必要的约束 许多事关重大的 决策往往由其一人做出决定 家族式管理特点使公司缺乏现代企业 制度下的两权分离和内部控制结构 员工往往是公司所有者的亲戚 或与之来往密切的朋友 这种情况在当下中小企业中是非常的普遍 显而易见的是 这种经营模式的确有利于管理沟通 但亦会造成任 人唯亲的现象 正阳公司的员工中就有 20 的家族成员 这样的现 象会造成奖惩不明确 打击非家族员工的积极性等现象 不利于公 司内部的团结和人员的管理 1 部分家族人员会凭借其身份逾越公司规章制度 不按章办事 走正规审批程序 易使会计信息失真 失效 管理者也大都听之任 之 与其他大企业相比 正阳公司所有者对公司的管理是粗放型的 会造成管理混乱 2 正阳公司中的家族成员往往缺乏相关专业背景支持 甚至许 多专业岗为非专业人员担任 其所在岗位并未发挥出应有的作用 未能给企业带来经济效益 3 正阳公司中并非所有员工都是家族成员 那么家族员工在公 司中对公司缺乏认同感 也就会造成劳资关系不融洽 员工之间缺 西 昌 学 院 毕 业 文 乏信任 支持和沟通 间接导致人员流动性增大 阻碍了公司规模 的扩大 二 财务结构简单 二 财务结构简单 我国中小企业财务活动涉及时空范围狭窄 资金流量和存量都 不大 因此财务的组织结构也相对较小 较简单 同时受到家族制 的影响 所有者为了保证对财务的控制权 一般会设置控制幅度较 宽 组织层次较少的财务结构 在这样的财务结构构架下 企业财 务人员大多受制于领导层 相当一部分管理者把严格的财务程序看 做是一堆文件 手册和制度 在实际操作过程中 以灵活性 时效 性为由而不按规定程序办理 尽量压缩 简化财务结构 同时 没 有设立相应的检查 考核内部会计控制制度实施情况的独立机构 从而也就削弱了员工执行内部会计控制制度的自觉性和警觉性 正阳公司的财务结构单一 也不具备相应的内部审计部门 在 正规的内部控制中 财务管理的结构应是审计 会计部门相互依存 审计工作是建立在会计工作结果的基础之上的 而会计部门依赖于 审计部门来保证会计信息的真实性和权威性 二者是互为前提的 正阳公司这种一体化财务会计组织形式关系过于简明 使会计核算 职能与审计的监督职能没有明确划分 而且公司内部往往以会计核 算职能为轴心来划分内部职责 根本没有健全的财务管理机构 1 正阳公司的授权审批程序不规范 在报销各项费用时 费用 报销单上的签名不齐全 一般只有经办人员的签名 而正规的审批 西 昌 学 院 毕 业 文 程序要求报销单上必须同时具备证明人和审批人的签名 2 正阳公司部分经济业务缺少原始凭证 发票 造成记账凭证 和原始凭证上的金额不相符的情况 甚至会有一些发票台头并非本 单位名称 却在本单位报销费用 3 正阳公司财务人员或所有者随意支取现金长期不结算 存有 白条抵库的情况 大部分借款金额 时间跨度期间较大 且借款手 续不规范 缺少主管领导的签字 同时借款原因不明确 未能及时 补办手续 三 岗位设置不健全 三 岗位设置不健全 作为个体的员工对于企业来说是最重要的资源 也是重要的内 部控制因素 中小企业规模小 人数少 人员配置不能像大企业那 样做到专业对口 各尽其职 很难按照内部控制制度的要求进行职 责分工 兼职的现象较多 经常出现出勤考核与工资造表 工资发 放由一个部门甚至一个人经手 出纳与会计 记账与核对 总账和 明细账 验收与保管等不相容职务均由一个人承担的状况 造成岗 位设置缺乏牵制性 提供了经济犯罪的可能性 由于公司规模不大 出于经营成本的限制 正阳公司员工人数 较少 财会工作只有两人承担 分别为会计人员和出纳人员 工作 难以细分 容易出现一人分担几个职务的情况 权责不明晰 不符 合会计的职务分离原则 正阳公司各项业务的不相容岗位未能做到 相互分离 制约和监督 一般来讲 会计人员与出纳人员的分工要 西 昌 学 院 毕 业 文 明确 授权批准 执行 会计记录和盘点等方面都要有明确的分工 不得由同一个人或同一个部门负责以上任何两项或两项以上的工作 由于公司的组织结构也相应较为粗糙 简单 职工与岗位的分配比 例易失衡 直接致使企业内部控制制度流于形式 1 出纳人员在管理现金 登记银行存款日记账和现金日记账的 同时兼任了会计档案保管 收入 费用 债权债务明细账的登记工 作 未能实现钱账分离 2 会计人员在实践过程同时负担了稽核工作 未能发挥稽核的 实际作用 四 人员综合素质不高 风险意识薄弱 四 人员综合素质不高 风险意识薄弱 中小企业人员的业务素质和实际操作水平在一定程度上决定了 内部控制能否有效发挥 现实情况确是多数员工的综合素质不高 甚至发生员工串通舞弊的现象 特别是是一些尚未完善控制措施的 业务环节 员工不能自觉地站在企业的角度来合理处理 并严格按 照内部控制要求来执行 再加上有的中小企业管理层对内部控制管 理理念不了解 风险意识薄弱 员工业务技能不高等因素都使得公 司在执行内部控制上大打折扣 管理层在企业管理上没有真正建立 优胜劣汰的机制等原因 使当前企业内部控制制度的实施效果不显 著 自然造成内部控制混乱的局面 正阳公司人员整体水平不高 认识不到内部控制在企业管理中 的重要地位 存在未按照内部控制要求来办理经济业务 西 昌 学 院 毕 业 文 1 正阳公司管理层 3 人均为大专文凭 且年龄较大 受传统经 营思维限制 且知识未能及时更新 忽略了内部控制的重要性 对 内部控制的概念知之甚少 甚至没有内部控制的概念 这也直接影 响了管理的实施效果 2 正阳公司财务部门员工非科班出身 只持有会计从业资格证 不具有丰厚的会计知识储备 对会计职业道德规范没有给予应有的 重视 在工作中过于听从领导决策 未能坚持原则 缺少防范风险 的意识 3 有的编辑员工为家族成员 并不具备相关专业水平 只因裙 带关系进入公司 在公司中没有发挥作用 成为冗余人员 无形中 增加了公司经营成本 五 中小企业内部控制治理对策五 中小企业内部控制治理对策 一 淡化家族制管理模式对公司的影响 一 淡化家族制管理模式对公司的影响 虽然正阳公司处于初创阶段 有着种种不完善的内部控制制度 但从长期发展的角度来看 公司正在不断的克服问题并扩大自己的 规模 在这样的情况下公司内原有的家族成员将无法适应这一变化 家族制的组织结构 管理体制已经成了公司发展的内在障碍 为了 保证公司的长远发展 公司管理层应开始着手去家族化的实践 正阳公司管理层应充分重视内部控制的建立于完善 必须走出 家族制 转型为现代企业制度 在保证公司平稳运营的前提下 将 绝对家族化 过度为 相对家族化 并最终实现所有权与经营权 西 昌 学 院 毕 业 文 的分离 二 丰富财务组织结构 建立内部审计部门 二 丰富财务组织结构 建立内部审计部门 建立健全正阳公司内部审计制度 即要求正阳公司建立内部审 计部门 建立规范的会计资料的审计方法和程序 使审计人员在实 行内部审计时有据可依 有章可循 内部审计部门应对企业的各种 财务资料的可靠性和完整性 企业资产运用的经济有效性等进行审 核 同时为保证内部审计能有效地发挥监督作用 要求积极开展经 常性的财务收支审计 经济责任审计和经济效益审计 抓好内部控 制制度的评审 及时查漏补缺 才能促进公司自我约束和自我完善 对不符合规定的操作明确指出 并上报公司领导进行严肃处理 保 持审计工作的独立性 严格做好公司内部控制工作 做好资金预算 管理 费用控制 强化内部监督 通过监督 约束公司管理层的经济行为与会计 人员的规范操作 确定其是否符合相关法律规范的要求 建立审计 部门并充分调整其与会计部门的关系 发挥各自的职能 使制衡关 系更加协调 三 加人加岗 落实不相容职责相分离 三 加人加岗 落实不相容职责相分离 会计准则中明确要求不相容职务应相互分离 1 出纳职务与收 入 支出 费用的核算职务 与债权债务的核算职务 与稽核职务 与会计档案的保管职务等均属于不相容职务 应当予以分离 2 会 西 昌 学 院 毕 业 文 计核算职务与相应的稽核检查职务属于不相容职务 应予分离 3 总分类账的登记职务与相关明细分类账的登记职务属于不相容职务 应当分离 4 开展会计电算化的企业 电算化会计岗位中的软件操 作职务 审核记账职务 电算审查职务 档案保管职务等互为不相 容职务 均应当予以分离 结合正阳公司实际情况分析 介于公司规模较小 无法实现上 述完善的职务设置 但应设立最基本的不兼容的岗位 因此还需增 设一名明细账会计负责与总账会计进行账面金额的核对与确定 一 名稽核人员负责对一般会计工作的审计工作 保证会计信息的准确 无误 另外可由非财务部人员兼任档案管理员以保证历年财务数据 的真实性和可靠性 四 开展定期培训 提高人员综合素质 四 开展定期培训 提高人员综合素质 一是要提高管理层的管理素质 多参加培训 讲座 利用闲暇 时间学习专业 掌握现代管理的基本原理和方法 正确认识内部控 制实施的重要性 全面分析并正确处理管理活动中的各种问题 增 强组织能力 应变能力和协调能力 提高管理效能 二是提高财会人员素质 企业必须有针对性地定情开展学习培 训 努力建设高素质的财务管理者队伍 同时提高员工整体素质 加强继续教育 并不断吸取新的知识 才能适应经济发展的要求 一方面 在学习财务管理知识的同时 拓宽知识面 掌握多学科知 识 立足本职 努力钻研与本职工作相关的多方面的业务技能 不 西 昌 学 院 毕 业 文 断提高工作效率和质量 另一方面 提高会计道德素质 加强道德 建设 牢固树立正确的价值观 遵守职业道德规范 努力做到敬业 乐业 勤业 精业 三是对可用的家族成员进行教育和培训 使其认识到自身的不 足 并积极参与到对自身能力的提升上来 将其纳入企业的正常管 理范畴 真正适应企业的发展 对不能产生经济效益的家族冗余成 员进行请离 以减少企业不必要的开支 六 结束语六 结束语 在日益激烈的市场竞争环境下 公司要想做大做强 一个完善 的内部控制制度是必不可少的 深圳市正阳文化传播有限公司由于 创立时间不长 内部控制制度不完善 存在较多问题 在未来的公 司发展中 管理者应了解内部控制的重要性 建立健全的内部控制 制度 并使其有效地实施 通过各个环节之间相互牵制 将内控制 度发挥到最大功效 使公司健康 高速地发展 西 昌 学 院 毕 业 文 参考文献参考文献 1 朱荣恩 内部控制评价 M 中国时代经济出版社 2002 9 180 2 李明辉 浅谈中小企业内部控制 J 上海会计 2002 3 23 24 3 王曙光 浅谈中小企业内部控制框架的构建 J 软科学 2002 4 12 15 4 和丽芬 中小企业内部控制体系的构建 J 经济经纬 2006 3 45 46 5 张彬 构建中小企业内部控制框架的思考 J 内蒙古电大学刊 2