印章管理规定.doc

第五章 印章管理规定第一节 总则第一条 为维护集团印章刻制、保管及使用的合法性、严肃性和安全性，避免印章管理出现不规范行为，有效维护集团利益，特制订本管理规定。第二条 凡以集团或集团所属公司名义增制、刻制印章或以集团名义行文使用各类印章的行为，均适用本规定。第三条 印章管理包括印章的刻制、备案、发放、保管、使用、封存、销毁等内容。第二节 印章种类及管理第四条 各类印章均需在集团董事长的授权范围内管理和使用。第五条 集团行政公章由集团董事长授权行政管理中心管理使用；子集团/子公司、各公司印章由集团董事长授权相关子集团/子公司、各公司负责人管理使用，子集团/子公司、各公司负责人有权向下授权管理使用。所有再授权须经原授权人批准。第六条 印章的种类及负责保管、使用的部门或单位1、集团公司行政公章（建和投资集团有限公司）：授权给执行董事负责管理；2、集团公司合同专用章（建和投资集团有限公司合同专用章）：由执行董事指定专人负责保管及使用；3、集团公司财务专用章、发票专用章（建和投资集团有限公司财务专用章、建和投资集团限公司财务专用章（1）：由集团资本财务中心专人负责保管及使用，涉及有关的银行印鉴应由财务人员分开保管；4、集团所属各部门或单位行政章（不具备法律效力的印章）：由各部门及所属各单位第一负责人授权专人负责保管及使用；5、集团下属子集团/子公司、各公司设有党委的，党委章由党支部或行政管理部门负责保管及使用；6、其他专用章：由有专项使用用途的部门或单位专人负责保管和使用，如法人代表名章、总裁名章由集团资本财务中心专人负责保管及使用，子集团/子公司、各公司法人代表名章、负责人名章由子集团/子公司、各公司资本财务中心专人负责保管及使用。第三节 印章的刻制第七条 印章的刻制，由用印部门负责人根据工作需要向行政管理中心提出刻制印章的申请（因机构变动需刻制新印章时，更换旧印章须凭旧印章原样），由经办部门提出、主管副总裁审批，报集团执行董事或总裁批准后，由行政管理中心负责办理。第八条 印章刻制完成后，行政管理中心须将印章与增制印章审批单中印章设计图样相对照，核对无误并留存清晰新章印模后，方可签发。第九条 印章启用事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。第四节 印章的领取和保管第十条 集团各类印章由被授权人领取，并由各部门/单位印章负责人妥善保管。印章授权的相关文件由行政管理中心统一保存。各部门/单位需指定印章管理的责任人、保管人和使用人。印章的责任人、保管人（由责任人授权）、使用人须与集团分别签订印章授权保管合同、印章授权使用合同（其中印章保管人、使用人需经过印章责任人的再次授权）。第十一条 具有法律效力的印章需存放在保险柜、保险箱等不易被偷盗、损毁的地方。严禁将重要印章随意放置在办公桌、普通文件柜内。同时，保险箱密码由使用人、钥匙由保管人实行分离管理，不得由同一人掌握。第十二条 集团各类印章的使用必须严格执行本办法规定的印章使用审批程序，未经审批任何人不得私自用印。第十三条 印章保管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章保管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。第十四条 印章保管人员印章管理情况须作为员工离职移交工作的一部分。印章保管人员离职时，须办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。第五节 印章的使用第十五条 以集团公司名义对内或对外行文需加盖集团行政公章的，须由使用部门填写XXX集团印章使用审批单，由经办人、部门负责人、行政管理中心负责人、主管副总裁、集团总裁审批后，交由行政管理中心行政秘书盖章。第十六条 集团总部工作人员因在本市或去外埠联系工作，需在介绍信上使用印章的，须由经办人所在部门负责人在存根上签字确认，由集团行政管理中心专人负责加盖印章，介绍信存根应写明内容。集团所属子集团/子公司、各公司因公需开具集团介绍信的，须由经办人填写XXX集团印章使用审批单，经子集团/子公司、各公司负责人、集团法务经理、集团行政管理中心负责人签字后方可开具。印章使用审批单应附于存根后备查。第十七条 集团行政公章的使用与保管实行分离管理原则，即保管人为行政专员，使用人为行政秘书，行政秘书凭用印部门提交的审批单领取公章，行政专员在盖章后将公章回收、保存，并将审批单存档备查。除特殊情况外，行政专员、行政秘书不得单独用印（携章外出使用时除外）。第十八条 集团合同专用章的使用流程参照集团行政公章使用流程。第十九条 集团财务专用章、法人代表名章，由集团资本财务中心按照以下规定执行：1、集团财务专用章只用于日常结算，各部门如有函、单等需要加盖财务专用章的，需由财务人员审核，资本财务中心负责人同意并签批后方可盖章；2、涉及应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等资金业务的函证、证明需加盖集团财务专用章的，应填写XXX集团印章使用审批单，由财务人员审核，经资本财务中心负责人同意，主管副总裁签字批准后，方可加盖。要求加盖公章的，按照集团行政公章使用流程进行。第二十条 各职能部门行政章由各部门专人负责保管，用于内部行文、通知或其他文函往来，不得对外使用。第二十一条 集团各类公章均不得带出公司使用，特殊情况须填写XXX集团印章借用审批单，由经办人、部门负责人、主管副总裁签字确认后，由印章保管人员协同外出使用。第二十二条 印章保管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。印章管理人员发现需盖章内容有不符合国家及公司规定的、未按批准权限用印或用印文件内容有误的，印章保管人员有权拒绝用印；经办人拒绝印章保管人员审核用印内容的，印章保管人员可拒绝用印并报告领导处理。在被授权人出差期间，用印事项应由印章保管人员电话请示被授权人同意，并在XXX集团印章使用审批单上做好记录后方可用印。第二十三条 加盖印章时，应遵循以下要求：1、用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖，不多盖；2、介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章；3、对外签署的合同或协议、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司各类印章的文本等，须在合缝处加盖印章；4、印章保管人员严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等文本上加盖印章，亦不得擅自用印，一经发