新品上市新闻发布会活动策划方案详解版.doc

新品上市新闻发布会活动策划方案详解版 YOUR LOGO新品发布会活动策划方案目录会议议程安排11二、场地布置布展.参会应邀人员四、新品发布会提供给媒体的资料.五、发布会组织.-1六、发布会资料袋内容七、发布会筹备八、新品发布会所需人员、物料及使用位置九、产品发布会邀请人员清单(略)十、产品发布会费用预算十一、预期效果评估“发布后丽仪式”,D融技新产品、会议议程安排特邀嘉宾、来宾、媒体签到(赠送礼物)引导特邀嘉宾、来宾、媒体就座(进场背景音乐)播放企业宣传片主持人宣布新品发布会开始并介绍公司领导特邀嘉宾、来宾与媒体董事长致辞欢迎主持人串场(其中主持人均需暂短串场)记者来宾提问,市场营销负责人、项目负责人、公司领导作来宾自由讨论(成交环节)。会议结束,安排来宾退场,指引转至用餐区,请媒体记者稍侯研究所领导和市场营销负责人和媒体详细交流与媒体交流结束,安排媒体退场,指引转至用餐区共进晚餐欢送来宾场地布置布展酒店正门大堂内,接待人员佩带单位绶带迎宾,设标明新品发布会场,就餐区,签到地点的指示牌。宾客接待台,设接待人员三至五名,登记来宾和发放会议标准资料袋和参会证企业画册,并配二名礼仪向导酒店门口和会仪厅门口各摆放X展架多个。巨型喷绘做主会场背景墙,采访区背景墙舞台一旁区域为产品展架区、新闻采访区,演讲台正面贴公司名、L0GO,上面摆笔记本电脑、麦克风、鲜会场演讲台两侧摆放花篮各两个,走廊前台两旁X展架。主席台放嘉宾名片座,桌上摆茶杯和纯净水,文件夹D封尾页,贵宾名签。企业宣传片或纪录片以及产品宣传幻灯片等视听材料。调试好音响设备,指定好录像人员三、参会应邀人员邀请嘉宾:政府官员、银行高管各行业来宾人数。每家企业限制12人参加邀请媒体:网络、报社、电视、杂志等主流媒体。总人数共20人。四、新品发布会提供给媒体的资料新闻媒体单位报道时既发放资料,包括会议时间项目安排流程、新闻通稿、演讲发言稿、发言人的背景资料介绍、公司宣传册、产品宣传资料、有关图片、纪念品礼品领用券、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)和空白信笺、笔(方便记者记录)等。五、发布会组织1、总指挥(负责整个活动与酒店协调)2、场内外指挥两人(协调员由研究所营销部门组成,负责各小组的工作协3、领导小组下分各个项目组分别为a会场接待(6人负责来宾登记、礼品发送、资料袋的发放及各种接待等b与媒体联系(媒体发稿、媒体接洽礼品费用支付)4、场务维护及服务(负责现场、设备能够正常使用排除外界干扰)5、广告宣传(由策划公司与市场部组成)主要负责a主题背景墙设计制作及安装b宣传DM、X展架、海报、礼品赠送手提袋、企业新品画册的设计制作c媒体所需文章内容及主题、软文撰写、新闻通稿撰写d领导、来宾演讲稿撰写和新品阐述资料的撰写6、就餐(主要负责来宾、经销商的餐饮服务安排)7、主持人(主要负责各个环节串词及开场主持)8、演讲助理(主要协助嘉宾PPT演讲)六、发布会资料袋内容1、会议手册2、新品文字资料3、相关图片、笔、信笺七、发布会筹备发布会策划方案定稿。初步落实会议场地、来宾人数企业宣传片、宣传单、宣传册、台卡、背板、邀请函、新品展示资料图片、风格设计方案确定。上述材料印刷品交货相关新闻稿及软文撰写完毕,交由相关媒体发布预热确定参会领导、经销商及媒体人员名单。同时,发邀请将发布会策划方案交由会议主持方,以便其提前排练联系酒店方,会议所需物品到位,礼品、签到本、签到笔、台卡、背板等展示资料准备布展最终确定场地布置,餐饮地点住宿房间、物料运送、气氛、背景、设备调试、桌椅安排(来宾位置)等物品检査、人员检査、资料检査、礼品检査、会场检査全程摄影摄像协调落实,签到开始、赠送资料袋、嘉宾媒体佩带胸花、来宾卡、会场资料发放、会场引导,分别入座主持人宣布新品发布会开始。将新闻稿和媒体软文继续发布八、新品发布会所需人员、物料及使用位置礼仪小姐(6人;会场门口)主持人(2人:会场)摄影师及摄像设备(1人1套;场内)数码相机(3人3部;场内)鲜花(8篮:主席台)嘉宾名片卡(张;嘉宾座位)签到本2本,名片盒2个(接待台:会场门口)笔记本电脑(2部;演讲台,后台)主会场大型喷绘背景(1张)采访区喷绘背景(1张)新品展示台(1张)X展架(6个;大堂和会场)产品展示架(2个;展台)赠送礼品(100份;来宾赠送)产品I会标(1块;演讲台)资料袋、笔、信筏(各100份:应邀来宾)请柬(120份;邀请来宾)指示牌(6张:会场门口、大堂)招待烟(10条:宾客接待)矿泉水(10箱:宾客接待)苹果、香蕉、葡萄(各5箱:来宾招待)企业宣传片幻灯片、新产品讲解幻灯片(各1段:介绍)来宾证(100个;来宾识别)新品海报(20份;会场布置胸花(20份;部分来宾)九、产品发布会邀请人员清单(略十、产品发布会费用预算序号项目数量金额备注包括所有相关展示物平面物质资设计印刷等。礼仪主持等礼品每人一份百元礼品招待品香烟、纯净水等酒店选择价格会有不会议场所租金同宾馆选择及就餐人数晚宴变化而定其他费用文具纸笔胸花等机动费用意外及临时性费用预期效果评估0全套完整活动执行流程详细表活动策划执行流程图(一)接洽流程(二)策划流程(三)管控流程(四)标准管控工具:甘特图表活动策划执行详细方案(一)前期准备(1)前期准备的宣传类(2)前期准备的物品类(3)前期准备的其他(二)活动现场三、后期工作总结流程、活动策划执行流程图(一)接洽流程任务分工准备工作主要工作要求及内客说明、洽谈重点参与人员联系方式完成时间备注了解项目规模、场地及其可操作性公司宣传册及相关资料了解合作方关键人物、组织机构本公司自有优势资源、活动经验合作意向,资金条件了解对方的想法和建议:自有资源、案例介绍PPT文档体要求及意见细节治谈(多次)项目初步策划案框架(包括:活动主,获知项目的着重点及难点形式、主要内容建议:执行流程安排:大体根据客户意见修改后的策划案包含策划执行方案、宣传策划案:详细预算准备用仪、手提电、方案项日江2、项目汇报合同条款认定策划文案打印、装订成册汇报流程安排:开场人员,主要讲述人员(二)策划流程任务分工参与部门讨论重点会后工作项目背景、需求:初次策划会议联络人,活动策划、执行统筹、话动部负弧是否值得继续跟进报策划总监与分管副总活动概念和形式客户意见策划案大体框架撰写策划执行方案初稿(含策谈判后联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责划方案、宣传方案、预算方案)人:制作统筹、设计师、信息专员、媒介负形式和内容设计:协调会议方案由设计师进行精包装项目基本成本宣传炒作重点客户意见撰写策划执行方案定稿(包括活动内容、执行流程,人员分工内容、执行细节确定宣传计划及预算)细节谈判后联络人、活动策划、执行统筹、活动部负责现场效果图人:制作统筹、设计师、信息专员、媒介负拟定合作协议:协调会议责人、部门总监宣传方案确定:确定需外包工作并开始联络物料方案演艺、制作、场地等)预算方案(成本/报价)确定执行工作组合同签后执行工作组成员大项目分解及完成时图表(甘特图)*项日正式立项协调会议落实各项资源、外包安排各项工作(三)管控流程管控环节主要工作要求及内容说明、治谈重点参与人员联系方式完成时时间管控时间安排表和节点控制。活动进行的时间是不可更改的,时间管理必须根据活动进行的时间来倒推。共应管控要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理。对外包服务的管理。比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光,音响、舞台、服装、道具、特技、录制等这些对专业活动运营公司大都采取外包的模式,那就需要对外包的供应商进行有效管人力管控活动现场负责人,团队的人员配置和管理,甚至包括现场志愿者的管理(四)标准管控工具:甘特图表把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动对每一个任务设置一个时间段(需要考虑的因素是开始和结束的时间)优先顺序设定任务的优先顺序。为此表是用来监控活动的进展情况的,所以对于那些特别重要的任务要指定为节点,并在图表中标记出来每一个任务对应参与的人员,节点处找第一负责人二、活动策划具体执行详细方案前期准备任务分工主要工作要求及内容说明贵人联系方式完成时闻备注(一)前期准备的宜传类要筹备一次活动我们都会先有初步的计划,这样我们就需要先做一份比较完整的1、活动策划书话动策划书,这样比较方便接下来话动的开展,更重要的是要让上级认可这份策划书,策划书最主要的是目的意义、话动内容方式及经费预算等次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合,这样就少不了一份2、正式发文正式的发文,这也是一个很好的宣传方式。发文要规范,如文号、主题词、抄送单位等3、悬挂条幅、张贴海报、要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的,首先这些宣传形式的文字内容都设置气拱门、电子屏要由上级确认,并通过相关部门的审查,然后在校园内宣传目前的活动一般都有背录幕布,我们需要事先量好尺寸大小在经过设计,最后悬4、幕布挂。如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米,高3米,学生活动中心条幅长9米,高0.8米等5、借用展板展板是用于活动的宣传,张贴海报等场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场,这样我们先制作好要6、制作邀请函和节目单邀请函并进行派发。现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单,并卷成园筒形绑细绸带红色M或B大小的纸张,这样做一来可融入创意二来也还美观,三来节约(这点特别让许多领导肯定)现在越来越多的活动需要用到多媒体,PT就是其中一项,例如座谈会、讲座等之7、演示文稿(PT类的这些活动都会经常用上,所以演示文稿我们要事先准备好,当然还有投影仪和电脑,这点要注意的一是要有组织的标志:二是要考虑到现场播放出来的效果就是说背景颜色与文字的对比要比较明显:三是内容的规范。要做到三化:联系常规化:经过多次与一个记者联系,就会建立感情,以后报道就容易了:接待程序化:如要到宣传部审批入校手续,由专门的工作人员进行接联系校内外媒体将准备相关材料:新闻通格式化:给媒体的新间共三段,第一段写时间地点主题参与人员,第二段写活动过程,形式,第三段写意义,同学反应,这样写可以减轻我们的压力,也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言,有我们的具体活动还不是十分了解,所以我们最好先准备好一份领9、领导及嘉宾发言稿稿.以备不时之需。领导发言是一个活动的灵魂,因为对话动的义对青年学生提出的希望都要由领导讲出来。当然了,这个发个组织的最高指导者定稿10、主持稿为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接,为了让所有工作人员对整个活动具体流程都了解,提前把主持稿写出来是很必要的11、准备拍摄相机、摄影这个环节每个组织都会强调,但我有儿个建议:一是如果很重要的活动,最好邀请专业的人士:二是如果场面很大,最好准备广角照像机:三是要同时准备多台12、奖状设计及制作要注意规范、美观和时尚。13、热气球、彩旗有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氯,这样热气球与彩旗就是最好的选择,不但可以营造气氯还可以扩大宣传,当然,这个视活动的经费而定了二)前期准备的物品类无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领地毯无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的,现在很多的活动我们都需要铺上地见在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响,而这些设备通常我们都3、灯光、音响等设备没有,所以要先去租借,一个原则,够用就可以了,不要增加一些花样,没有什么大作用4、准备签到本、中性笔、现在的许多活动都有签到这一环节,特别是会议这种类型的,所以我们事先要准备好签到表和签到笔,如果是画展则需要准备好签到本与毛笔午多活动的场景布置都需要用到鲜花,:例如:会议桌上、致词台上、茶几上,还有就是上台献的花环或是花束。这些花都要技照不同场合提前准备好。多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮,所以在举办这些活动时我们要准备好,同时要安排好放礼花炮的人员。当然了,这个也是能省则省,7、水果盘、水果见在的社会越来越人性化,所以许多活动的桌上我们都会摆放水果,不一定要贵,但一定要对,如新鲜、易食用等。这个环节也要注意摆放抽式纸巾许多的活动都需要用到桌椅,特别是室外的一些活动,这些桌椅我们都要事先借8、桌椅好摆放好,条件允许还要增加桌布,感觉更正式9、观众座位安排表制作事先就要划分好区域,在座位贴上座位表及张贴10、领导座位签牌)正式会议的桌前,晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好断位签(牌)一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷,主要用于音响11、帐篷灯光和工作人员的避雨12、预定工作餐重大活动和长时间的活动要提供工作餐,因为实在是太辛苦了。当然,这只是组织的一种心意,不用吃得好,但要吃得饱。有部分的活动需要观众的服装的统一的,我们要按照活动的需求事前制作或是租13、观众服装14、哨子、荧光棒如果是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光棒,活动之前分发给观众,小商品批发市场可以用很便宜的价钱买到。15、小礼品如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节,我们自然还要准备些小礼品送给积极参与的观众6、提示板若是访谈这一类型的活动,我们为了保持随时和主持人的联系还应该准备好提示17、借用礼仪服,鞋子、许多的活动现场都需要用到礼仪,比如座谈会或是颁奖典礼等活动,我们则需要礼仪盘联系好礼仪队,并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等三)前期准备的其他1、确定到场的领导及嘉活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾,这样我们方能准确的做好座位签(牌)宾安排好座位2、邀请评委如果是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委所有的活动在开始之前我们都要先与主持人沟通,商量好一些细节的东西。主持3、确定主持人人的选择要很慎重,性质不同的话动就要选择风格不同的主持人无论是室内还是室外的活动,都需要活动场地,为了保证活动能够如期开展我们4、活动场地借用一定要之前就审批好场地。会议、座谈会、颁奖仪式、讲座之类的我们一般要先准备好管弦乐队和背景音乐5、管弦乐队、背景音乐以营造现场气氛6、特殊用电活动基本都需要用电,特别是室外的活动,我们都要事前提出中请,审批好电如果需要电线,则要提前联系好。7、摆放节目单、矿泉水在许多时候,领导会要求我们把节目单与矿泉水摆放规范,如横竖都成一条线等8、话动前现场卫生清扫话动开始之前要把卫生清扫一遍,重点包括洗手间、抽展等果活动包含颁奖仪式我们则需要提前确定礼仪的颁奖顺序,这样方能更好的保9确定礼仪及领奖顺序证会议的顺利进行,对于这一点,只有经过彩排才能保证质量,在许多时候,彩排了还是不能很好的完成,因为变数实在太多了,如领导、临时调整等因素10、安排基本观众午多的活动到场的观众是不能保证人数的,为了活动的需要有时我们需观众。要强调的一点是最好能找到喜欢这种活动的人来参加,否则他们出去就会四处进行活动的负面宣传化化暴是外的如合,藏会这些的在你动场地之时数们一妆人员、化妆物品起准备好更衣室与化牧间,当然化牧人员和化妆物品也自然不可少。听说这点有许多化妆公司都喜欢帮忙2、后勤人员安排、现场晚会、游园会等这些活动的现场一般会比较的混乱,所以在之前我们要先安排好秩序维护人员、催场人员后勤人员、现场秩序维护人员和催场人员在讲座、访谈和座谈会议上一般会有互动提问环节,我们为了确保场面不冷场还13、互动环节发问的问题应该提前准备好相关的问题,如果实在是没有人提问,那就由我们安排好的人来及发问人员的准备如果我们活动的现场比较不容易找到或是有邀请校外的嘉宾我们还需要事先做好14、路标制作及摆放路标,方便大家到场的时间,如果是重大活动,就需要一些有明显服装标志的志愿者站在重要地点,如学校大门口、转弯处等举着指示牌来引导、活动现场如若活动是比较大型的,我们还要与保卫处取得联系,准备好停车场地,安排好1、现场停车位安排停车引导人员2、贵宾室校园相对简单,但许多时候,领导来早了,总要有地方让他先体息一下吧,这就是贵宾室。我们的布置不一定很高档,但水、水果、纸巾、讲究卫生等还是少不3、现场全程拍摄为了做好后期工作的宣传和总结我们要安排人员全程拍摄签到、礼仪迎接领导当领导和嘉宾到来时我们要让礼仪进行迎接、献花,如果有需要我们还要合影留作纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席5、司掌员为了保证现场的气氛我们最好先前安排好司掌员。6、维持现场秩序(安全为了保持整场话动的秩序,我们要让负责安全人员在现场维持秩序,最主要的是确保在突发情况下,现场不慌乱。一般情况下,安全员主要负责不要让观众在领导前面不停的走动。所有人员均从后排走动,包括拍照、摄像,要适可而止现场话筒传递当到了互动环节需要观众发言时,我们要事先安排