工程文件编制与分类整理归档PPT课件

1 工程文件编制与分类整理归档 讲解人 米彪 2 工程文件编制与分类整理归档 1工程文件的编制2竣工图的编制3工程文件的收集及分类整理归档4归档移交手续 3 1工程文件的编制 1 1工程文件制作材料要求1 1 1纸质工程文件 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 工程文件的文字材料统一为A4纸 297mm 210mm 对大于A4版面的要端正折叠成A4幅面 但要留足装订边界 对小于A4版面的文件应依次排列粘贴在A4纸上 但不能覆盖原文上的文字 且粘贴时要留足装订边界 图纸采用国家标准图幅 工程文件必须字迹清楚 图像 样 清晰 图表整洁 签字认可手续完备 应采用耐久性强的书写材料 如碳素墨水 蓝黑墨水 禁止使用易褪色的书写材料 包括拟写 修改 补充 注释或签名 如 红色墨 4 1工程文件的编制 水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 若行业规定与此规定不符的 可作特殊情况对待 但必须在编制说明和备考表中说明 凡为易退色材料 如复写 热敏质等 形成的并需要永久和长期保存的文件 应及时进行复印 并由责任单位在该复印件上签字盖章 所有工程文件形成时必须预留足够的装订边界 纵向排版的文件在排版时必须保留左边的装订边界不小于25mm 横向排版的文件在排版时必须保留上边的装订边界不小于25mm 1 1 2电子文件应以只读光盘为长期储存介质 1 1 3复印 打印文件及照片的字迹 线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求 5 1工程文件的编制 1 2工程文件的内容要求工程文件的内容必须真实 准确 与工程实际相符合 绝不允许伪造或与实际不符 其深度必须符合国家有关工程勘测 设计 施工 监理等方面的技术规范 标准和规程 1 3工程文件填写规则1 3 1单元 工序 工程完工后 应及时评定其质量等级 并按现场检验结果 如实填写验收记录和质量评定表 现场检验应遵守随机取样原则 1 3 2文字 应按国务院颁布的简化汉字书写 字迹应工整 清晰 1 3 3数字和单位 数字使用阿拉伯数字 1 2 3 9 0 单位使用国家法定计量单位 并以规定的符号表示 如 MPa m m3 t等 6 1工程文件的编制 1 3 4合格率 用百分数表示 小数点后保留一位 如果恰为整数 则小数点后以0表示 例如 95 0 1 3 5改错 将错误用斜线划掉 再在其右上方填写正确的文字 或数字 禁止使用改正液 贴纸重写 橡皮擦 刀片刮或用墨水涂黑等方法 如 表面有裂缝纹 抗压强度25 323 3MPa 1 3 6表头填写 单位工程 分部工程名称 按项目划分表确定的名称填写 单元工程名称 部位 填写该单元工程名称 部位用桩号 高程等表示 承包人 填写与发包人签订承包合同的承包人全称或通用简称 单元工程量 填写本单元主要工程量 检验 评定 日期 年 填写4位数 月 填写实际月份 1 12月 日 填写实际日期 1 31日 7 1工程文件的编制 1 3 7质量标准中 凡有 符合设计要求 者 应注明设计具体要求 如内容较多 可附页说明 凡有 符合规范要求 者 应标出所执行的规范名称或编号和条款号 1 3 8检验记录 文字记录应真实 准确 简练 数字记录应准确 可靠 小数点后保留位数应符合有关规定 1 3 9设计值按施工图填写 实测值填写实际检测数据 而不是偏差值 当实测数据多时 可填写实测组数 实测值范围 最小值 最大值 合格数 但实测值应作表格附件备查 1 3 10在记录 试验报告 验收签证及评定表中列出的某些项目 如实际工程无该项内容 应在相应检验栏内用斜线 表示 1 3 11所有的数据均由承包人经 三检 合格后填写 监理人员复核质量等级时 如对承包人填写的质量检验数据 记录 有不同意见 应在相应的栏目中填写相应的质量检验数据 记录 8 1工程文件的编制 1 3 12单元 工序 工程验收 评定表尾填写 1 承包人由负责终检的人员签字 如果该工程由分包单位施工 则单元 工序 工程表尾由分包施工单位的终验人员签字 重要隐蔽工程 关键部位的单元工程 当分包单位自检合格后 总包单位应参加联合小组核定其质量等级 2 由负责该项目的监理人员复核质量等级并签字 1 4签字盖章要求1 4 1工程文件有责任人签字部位必须由责任人本人按照身份证上的姓名签字 不得使用化名 严禁代签或用印章代替签名 签名时应注明日期 1 4 2工程文件有要求责任单位签字盖章的必须由责任单位现场负责人签字 并加盖该单位的现场派出机构的公章 9 1工程文件的编制 1 5合同 协议书一律归正本 承包商 监理单位向管理局归档移交的可以是副本 并且附件必须齐全 特殊情况若不能达到上述要求 可使用复印件 但每份必须加盖公章 1 6工程文件必须至少保证有一套原件归档 但正式成果 报告及图纸必须保证归档的三套全部为原件 对于有多方签章的文件 应保证每方的盖章为红章 对于没有原件的项目文件 应经编制责任单位 监理单位和管理局相应部门等签章认可 对字迹不清或破损的重要文件 应进行修复 1 7所有的工程文件必须有相应的电子文件 并保存在只读光盘上 10 1工程文件的编制 1 8图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件 1 9所有竣工图均应加盖竣工图章 并按 技术制图复制图的折叠方法 GB 10609 3 89 GB T10609 3要求对不同幅面的竣工图纸应统一折叠成A4幅面 297mm 2l0mm 图标栏露在外面 11 2竣工图的编制 2 1竣工图编制要求2 1 1所有合同工程项目 在工程完工 或竣工 时必须编制竣工图 工程竣工图应由承包商 包括总包和分包单位 负责编制 监理单位负责审核 承包商委托设计单位编制竣工图的 承包商和监理单位负有审核和签证责任 2 1 2竣工图必须按工程实际情况进行编制 包括设计变更 现场商洽 材料代用 质量事故处理等均应在竣工图上反映 原则上应使用CAD成图 应做到准确 完整 清晰 规范 修改到位 技术数据可靠 真实反映工程竣工验收时的实际情况 各项签字手续完备 并用红色印泥逐张加盖竣工图章 其深度必须符合国家有关工程勘测 设计 施工 监理等方面的技术规范 标准和规程 如 图1 12 2竣工图的编制 2 1 3凡按施工图施工没有变动的 直接在原施工图 须是新图 上用红色印泥加盖并签署竣工图章 2 1 4只有一般性设计变更和材料代用及符合杠改或划改要求的 可在原图 须是新图 上修改 注明修改依据 设计变更通知单 监理通知单 商洽记录等文件编号 用红色印泥加盖并签署竣工图章 2 1 5凡涉及结构形式 工艺 平面布置 项目等重大变更或图面变更面积超过35 的 应重新绘制竣工图 重绘图仍按原图编号 末尾加注 竣 字 或在新图图标内注明 竣工阶段 用红色印泥加盖并签署竣工图章 2 1 6同一建筑物 构筑物重复的标准图 通用图可不编入竣工图中 但必须在图纸目录中列出图号 指明该图所在位置并在编制说明中注明 不同建筑物 构筑物应分别编制竣工图 13 2竣工图的编制 2 1 7对无原图的 新增加的图纸 应根据工程的施工实际情况和相应的规范进行编制 其图号可根据实际情况自行编制并在尾加注 竣 字 在新图图标内注明 竣工阶段 用红色印泥加盖并签署竣工图章 2 1 8编制竣工图时 应包括编制相应的项目总平面图 综合管线图 2 1 9竣工图按单位工程 装置或专业编制 并配有详细编制说明和目录 2 1 10竣工图编制完毕后 编制单位应按单位工程或装置 专业 编制竣工图的编制说明 叙述竣工图编制依据 编制原则及各专业的编制情况 包括修改内容 原因及提出单位 等 14 2竣工图的编制 2 2竣工图的更改方法2 2 1凡涉及结构形式 工艺 平面布置 项目等重大变更或图面变更面积超过35 的 须重新绘制竣工图的 重新绘制竣工图原则上应使用CAD成图 必须晒出蓝图或用计算机直接打印 绝不允许用复印件作为竣工图 在重新绘制时 必须以原施工图为基础 将所有涉及到该张图的变更情况 包括设计 监理等提出并已实施的所有的变更情况 均应如实地修改到位 并在图纸的说明中必须将更改的依据 日期和更改的内容陈述清楚 即 根据 年 月 日 字第 号设计变更通知的第 条对 进行了更改 同时对未发生变更的地方 包括说明 都必须如实地保留 对修改部位凡能在标题栏上方或左边的文字说明中能准确描述更改位置和内容的在图上可以不做标识 否则应作出 15 2竣工图的编制 必要的标识 用 x 标识 重新绘制竣工图其图幅 比例和文字的大小以及字体应与原图一致 其图号也必须与原图的图号相同 只需在原图的图号末尾加注 竣 字 并在新图图标内注明 竣工阶段 和用红色印泥加盖竣工图章及签字 如 图2 2 2 2利用在原施工图 必须是新蓝图或计算机直接绘制的 绝不允许使用拼接的图作为竣工图 上更改 在修改时 不能进行刮改或使用涂改液更改 也不能使用打补丁的方式修改 不得使用圆珠笔等易褪色的书写材料绘图及书写文字 必须使用绘图工具进行更改 必须在相应的修改部位注明更改依据文件的名称 编号 日期和条款号 或在更改处作出标识 用 x 标识 并在标题栏上方或左边的文字说明中 将更改的依据 日期和更改的内容陈述清楚 即 根据 年 月 16 2竣工图的编制 日2005设 C4 1 字第045号的第 条对 进行了更改 其文字的大小 字体应与原图一致 其竣工图的图号为在原图的图号末尾加注 竣 字 如 图3 2 2 3文字 数字更改一般用杠改 线条更改一般用划改 局部图形可以圈出更改部分 在原图空白处重新绘制 2 2 4无法在图纸上表达清楚的 应在标题栏上方或左边用文字加以说明 2 2 5图上各种引出说明应与图框平行 引出线不交叉 不遮盖其他线条 2 2 6有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的 应在修改变更处进行杠改 当更改内容较多时 可采用注记说明 17 2竣工图的编制 2 2 7新增加的文字说明 应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更 2 2 8更改应符合各专业的要求 2 2 9更改应用蓝黑墨水或碳素墨水 2 3竣工图章的使用2 3 1竣工图章的尺寸为80mm 50mm 内容有 竣工图 字样 编制单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 现场监理 总监 式样见下图 18 2竣工图的编制 19 2竣工图的编制 2 3 2所有竣工图均应由编制单位使用不易褪色的红色印泥将竣工图章逐张加盖在图标栏附近空白处 并签署竣工图章 竣工图章中的内容填写应齐全 清楚 各项签字手续完备 不得由他人代签或以个人印章代替签字 2 3 3竣工图章中的编制单位和监理单位名称建议分别刻成60mm 7mm长方形无边框图章直接加盖 2 4竣工图的审核内容及要求2 4 1竣工图编制完成后 监理单位应督促竣工图编制单位检查其竣工图编制情况 发现不准确或短缺时要及时进行修改和补齐 并对符合要求的竣工图审核签证 20 2竣工图的编制 2 4 2竣工图内容应与施工图 设计变更 商洽 材料变更 施工及质检记录等内容相符合 反映工程竣工时的实际情况 2 4 3竣工图应使用新的或干净的施工图 应保证图面整洁 线条文字清晰 纸张无破损 无不相干的文字 线条 并按要求加盖并签署竣工图章 2 4 4竣工图按单位工程 装置或专业编制 并配有详细的编制说明和目录 2 4 5国外引进项目 引进技术或由外方承包的建设项目 外方提供的竣工图应由外方签字确认 21 3工程文件的收集及分类整理归档 3 1工程文件的收集及分类整理要求3 1 1各参建单位在所承担的工程项目完工验收前 应根据工程实际情况和行业规定以及合同规定的要求 对在工程建设过程中形成的工程文件均应进行收集及分类整理 3 1 2凡竣工文件未满足合同或协议规定份数的 应按要求复制补齐 3 1 3编制责任单位应对工程文件内容的准确性和更改情况进行核实 并按要求修改或补充标注到相应的文件上 3 1 4竣工图编制责任单位对所有涉及工程变更的文件必须进行逐条标识 在已执行或部分执行的条款末尾用红色印泥加盖已执行或部分执行章 样章见附件6 7 且将涉及被修改图纸的竣工图图号一一列出 在未实施 22 3工程文件的收集及分类整理归档 的条款末尾用红色印泥加盖章 见附件8 如2 3 1 5监理单位和管理局相应部门管理人员应对编制好的工程文文件的真实性 完整性和准确性进行审核 发现不准确 遗漏或短缺时 应根据工程文件归档范围及建设项目实际情况 督促编制责任单位进一步收集所缺少的重要文件和及时修改 补充完善 1 凡是反映与锦屏一级水电站工程建设有关的重要活动 记载工程建设主要过程和现状 具有查考 保存价值的各种载体的工程文件 图纸 照片 录音 录像 光盘等 都应归档保存 2 已被工程 科研 所采用的外来资料 如 厂家资料 均应作为工程文件的一部分进行收集及分类整理归档 未执行 23 3工程文件的收集及分类整理归档 3 国家 省 部 级领导及行业主管部门的领导视察 检查锦屏一级水电站时的录音 录像带及照片 4 反映锦屏一级水电站工程建设的重大活动 如 招投标仪式 开工典礼 截流 第一台机组发电 工程竣工典礼等形成的录音 录像带及照片 5 记录锦屏一级水电站工程建设项目重大事故 自然灾害及异常现象的录音 录像带及照片 6 工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片 7 所有临建设施的归档范围为 施工图 竣工图 原件 招标书 询价书 投标书 报价书 中标通知 图纸会审纪要 施工合同 含补充协议 原件 结算书 含工程量计算书 工程隐蔽资料 基 24 3工程文件的收集及分类整理归档 础验收 桩基验收 岩锚验收 预应力锚索验收 仓面验收等 甲方供应材料文件或清单 工程施工签证 设计变更通知书 工程施工监理合同 施工组织设计 竣工验收报告 施工日志及验收鉴定书 8 所有的工程文件必须有相应的电子文件 与纸质文件一并归档 3 1 6凡为易褪色书写材料 如复写纸 热敏纸等 并需要永久和长期保存的文件 应附一份复印件 3 2工程文件的整理3 2 1工程项目所形成的全部工程文件在归档前必须按档案管理的要求 由文件形成单位 建设 勘察 设计 施工及监理等 进行整理 25 3工程文件的收集及分类整理归档 3 2 2锦屏级建设管理局各部门形成或收到的有关工程建设项目的前期文件 工程管理文件 设备技术文件 竣工试运行文件及竣工验收文件等 应根据文件的性质 内容 分别按年度 项目的单项或单位工程 或形成单位等整理 3 2 3勘察 设计单位形成的基础材料和项目设计文件 施工图除外 应按项目或专业整理 3 2 4施工技术文件及监理文件应按单位 单项 工程的分部 分项 工程和专业及阶段整理 检查验收记录 质量评定按单位工程的分部 分项 单元工程整理 3 2 5设备 技术 工艺 专利及商检索赔文件应由承办单位整理 现场使用的译文及安装 调试形成的非标准图 竣工图 设计变更 试运行及维护中形成的文件 工程事故处理文件由承包商整理 26 3工程文件的收集及分类整理归档 3 2 6电子文件必须无病毒 其格式应符合表1的要求 格式不符合的 应按要求转换 表1 电子文件格式 27 3工程文件的收集及分类整理归档 3 2 7电子文件其内容必须与相对应的纸质文件完全一致 并按照已经整理完毕的纸质版文件目录 编制与纸质版文件完全对应的电子版机读文件目录和总目录 其电子文件夹和夹内文件排序也必须与纸质文件完全一致 3 2 8对以银盐感光材料制作的照片和底片或数码相机制成的照片应附相应的文字说明 其内容包括 事由 时间 地点 人物 作者等 数码相机制成的照片还必须使用专用相纸打印一套纸质文件 3 2 9只有纸质版文件但尚无对应的电子文件 应通过扫描等方式按规定的格式要求进行制作 3 2 10汇集电子文件应按照已经整理完毕的纸质版案卷及其卷内文件的排列顺序建立对应的电子文件夹和夹内文件排序 保证电子版和纸质版之间的一一对应性 以便统一刻制光盘 28 3工程文件的收集及分类整理归档 3 3工程文件的组卷要求3 3 1工程文件的组卷要遵循其自然形成规律和成套性特点 保持卷内文件的有机联系 分类科学 组卷合理 使组成的案卷既能准确 系统地反映工程的全貌 又便于保管和利用 3 3 2一个合同项目由多个单位工程组成时 工程文件应按单位工程组卷 直接针对具体项目的管理性工程文件放入所针对的项目里组卷 3 3 3工程文件原则上按单位 单项 工程 分部工程及二滩公司颁发的 档案分类表 6 9大类 的四级类目进行组卷 没有四级类目的按最低级类目组卷 文件数量极少的 可以放入上一级类目进行组卷 29 3工程文件的收集及分类整理归档 3 3 4通用图 标准图应单独组卷 采用了这些通用图 标准图的项目 其工程文件组卷时可在卷内备考表中说明并标注通用图 标准图的图号 3 3 5管理性文件按单位工程 年度 问题 事件 文件类型组卷 3 3 6各合同项目承建单位形成的工程文件以合同为基础 按项目划分的 单位工程 分部工程 阶段 结构 专业 年度 文件类型等组卷 3 3 7设备文件按已依据文件 随机文件 包括设备开箱验收记录 安装调试 运行维修等进行组卷 3 3 8勘测设计文件按项目 单位工程 分部工程 阶段 专业组卷 30 3工程文件的收集及分类整理归档 3 3 9承包商 监理文件及竣工验收文件按标段具体组卷方法如下 3 3 9 1监理文件 1 监理投标文件 合同协议 监理大纲分别按标段组成一卷或多卷 2 监理规划 监理细则及批复分别按按标段和单位工程组成一卷或多卷 3 监理周 月 季 年 报按标段和单位工程的年度或季度组成一卷或多卷 4 监理日志及监理值班 旁站及跟踪监理 记录分别按标段和单位工程的年度或季度组成一卷或多卷 31 3工程文件的收集及分类整理归档 5 天气 温度及自然灾害等记录按同一单位工程的时间组成一卷或多卷 6 协调会纪要 备忘录分别按标段和单位工程的问题组成一卷或多卷 7 有关进度控制的监理通知 指令 指示 函按标段的年或季度组成一卷或多卷 8 有关造价控制的监理通知 函按标段的年或季度组成一卷或多卷 9 资质管理文件按标段的问题组成一卷或多卷 10 有关原材料及建筑材料半成品 成品等试验检验抽检资料的组卷与施工文件中对应的资料组卷相同 11 工程延期报告及审批 费用索赔报告及审批 合同争议 违约报告及处理意见 合同变更材料分别按标段组成一卷或多卷 32 3工程文件的收集及分类整理归档 12 记载施工重要阶段 过程与重大事故现场的声像材料及有关文字说明按单位工程的问题组成一卷或多卷 13 监理专题总结 报告 监理大事记 监理工程竣工总结分别按标段和单位工程组成一卷或多卷 3 3 9 2施工文件 1 施工管理文件按单位工程或分部工程的阶段 问题及文件类型组卷 2 投标文件 合同协议分别按标段组成一卷或多卷 3 合同工程 单位工程 分部 分项 工程开工 申请 报告 开工令 通知或许可证 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 33 3工程文件的收集及分类整理归档 4 施工组织设计 施工方案 施工计划 施工技术措施 施工安全措施 施工工艺 施工技术方案报审表及批复等按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 5 原材料及构件出厂证明 质量鉴定 复验记录 如砖 水泥 外加剂 锚固剂 砂 石 钢筋 钢材等 按同一单位工程或分部工程的同一类型材料组成一卷或多卷 但成果与原始记录应分开组卷 6 建筑材料成品 半成品试验成果汇总及报告 土 岩石试验报告 锚杆检测记录 报告 地基承载力检验记录 报告 桩身完整性检测报告 压实度检测记录 报告 击实试验报告 弯沉值检测记录 报告 筛分试验报告 碾压试验报告 路基压实度汇总分析评价表 路面分层压实度汇总分析评价表 路面含水量 水泥用量 检测 34 3工程文件的收集及分类整理归档 结果汇总表 现场材料见证取样登记表等按同一单位工程或分部工程的分项工程的同一类型材料组成一卷或多卷 但成果与原始记录应分开组卷 7 设备 机具 仪器仪表率定检测记录及检修记录按同一单位工程或分部工程的同一设备 机具 仪器仪表组成一卷或多卷 但成果与原始记录应分开组卷 8 设备的随机文件按单位工程或专业的同一台件组成一卷或多卷 9 荷载试验大纲 试验记录 报告按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 但成果与原始记录应分开组卷 35 3工程文件的收集及分类整理归档 10 有关工程变更的设计变更通知 工程更改洽商单 材料代用核定审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录 会议纪要等按同一单位工程的分部工程或专业及年度组成一卷或多卷 11 施工定位测量 施工放样报验单 施工测量成果报审表 原始观测手薄及成果 竣工建基面地形 或形体 图和纵横断面图 建筑物和隐蔽部位及各种孔 洞 竖井 与主要部位轮廊尺寸形体竣工测量资料 座标表 平面 剖面图 竣工地形图或高程平面图 复核记录及成果 测量技术总结报告等按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 但成果与原始记录应分开组卷 竣工图与文字成果应分开组卷 12 施工日记分别按同一单位工程或分部工程的时间组成一卷或多卷 36 3工程文件的收集及分类整理归档 13 单元 或检验批 工程现场验收及质量评定资料按同一单位工程或分部工程的分项工程组成一卷或多卷 14 现场施工纪录按同一单位工程或分部工程的分项工程组成一卷或多卷 15 施工计划 统计周 月 季 年 报 付款签证等按同一单位工程的年度或季度组成一卷或多卷 16 地质预报 超前勘探补充地质报告 施工地质报告 施工地质日志 地质编录 地质图 素描图及有关说明按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 但成果与原始记录应分开组卷 竣工图与文字成果应分开组卷 37 3工程文件的收集及分类整理归档 17 水工建筑物测试 沉降 位移 变形观测记录及分析报告 控制网布置图 原始观测手薄 概算和平差计算资料 控制点座标及高程成果表 专用控制网 安装轴线点 高程基准点测设和检测资料 施工控制点线的平面 高程控制原始记录 施工期安全监测资料等按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 但成果与原始记录应分开组卷 竣工图与文字成果应分开组卷 18 交工验收记录 包括单项工程的中间验收 按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 19 单位工程 分部工程质量检查 验 评定文件 质量保证资料核查表 外观质量评定表按同一单位工程组卷 38 3工程文件的收集及分类整理归档 20 事故处理报告及重大缺陷处理和处理后的检查记录按同一单位工程或分部工程的不同问题组成一卷或多卷 但成果与原始记录应分开组卷 竣工图与文字成果应分开组卷 21 工程量签证单 地质原因超挖超填工程量签证单 地质缺陷处理新增工程量签证单 施工期附加支护工程量签证 灌浆单孔工程量签证单等按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 22 工程量计算书按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 23 材料 设备清册 明细表 及检验记录按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 24 备品备件移交清单按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 39 3工程文件的收集及分类整理归档 25 施工总结 施工质量报告 大事记按同一单位工程或分部工程的不同问题组成一卷或多卷 26 交工交面验收报告 试验总结报告 建基面弹性波检测报告 竣工测量报告 合同项目工程生产性试验专题报告 如爆破试验 高强锚杆试验 岩锚试验 排水管网试验 灌浆试验 混凝土缺陷修补材料试验等 分别按单位工程组成一卷或多卷 27 记载施工重要阶段 过程与重大事故现场的声像材料及有关文字说明按同一单位工程或分部工程组成一卷或多卷 28 重大技术问题专题报告按标段或单位工程组卷3 3 9 3竣工验收文件 1 合同项目工程 含单位工程 分部工程 完工验 40 3工程文件的收集及分类整理归档 收申请及批复 工程竣工验收申请报告及批复按标段或单位工程组卷 2 工程建设报告 工程设计报告 工程施工报告 工程监理报告 阶段验收报告 项目质量评审文件分别按标段或同一单位工程的不同阶段组成一卷或多卷 3 合同项目工程工期核定报告按标段组卷 4 合同项目工程 含单位工程 分部工程 工程量核定报告按标段组卷 5 工程审计文件 报告 按标段或单位工程组卷 6 竣工决算报告按标段或单位工程组卷 7 合同项目工程 含单位工程和分部工程 完工验收签证 鉴定书 竣工验收会议决议文件 验收鉴定书及验收委员会名册 签字 验收备案文件按标段或单位工程的不同阶段组卷 41 3工程文件的收集及分类整理归档 3 3 9 4竣工图按单位工程的分部工程或专业及装置等组卷 3 3 9 5工程建筑物照片按 导流工程 大坝 引水工程 发电厂房工程 升变压工程 机组设备安装 对外交通工程 场内公路 管理设施 其它工程 施工临时工程组卷 其他如 工程签字仪式和发电庆典 各有关重要会议 经验交流会 技术鉴定会等 上级领导参观检查指导 技术咨询 交流活动等根据实际情况可分别组卷或将上述内容全部组在一起 3 3 10组卷过程中应遵循下列要求 3 3 10 1文字材料类的工程文件案卷不宜过厚 一般不超过30mm 3 3 10 2同一问题一卷装不下 可按单位工程 分部分项工程组成多卷 42 3工程文件的收集及分类整理归档 3 3 10 3案卷内不应有重份文件 件内不应有重页文件 但卷与卷之间相互有关联的文件 在归档过程中允许有一定数量的重复 不同载体的文件一般应分别组卷 3 3 10 4字迹不清的重要文件 应进行复制 打印或手抄 并与原件一起立卷 复制件在前 原件在后 3 3 10 5外文资料档案应保持原来的案卷及文件排列顺序 文号及装订形式 外文资料有中译文的 应一并立卷 3 3 10 6外购设备中的随机文件单独组卷 3 3 10 7引进项目中的成套文件材料不拆散组卷 3 3 10 8底图以张为单位单独保存和管理 43 3工程文件的收集及分类整理归档 3 4卷内文件及案卷的排列3 4 1管理性文件按问题 时间 文号或重要程度排列 同一问题 事项 的请示与批复 函与回函 同一文件的印本与定稿 主件与附件不能分开 并按批复在前 请示在后 回函在前 函在后 印本在前 定稿在后 主件在前 附件在后的顺序排列 3 4 2同一事项的来往文电应放在一起 依时间顺序排列 3 4 3设计文件按凭证性材料 基础性材料 预可行性研究 可行性研究 招投标设计 施工图设计 设计修改等内容排列 3 4 4施工文件按管理 依据 建筑 安装 材质与产品检验 施工试验 施工记录 检查验收 质量评定等内容排列 44 3工程文件的收集及分类整理归档 1 施工综合管理文件按问题 文件类型 时间 文号 排列 2 材质证明文件按材质类别 批次排列 3 试验检验 施工记录 质量检查 评定 验收文件按单位工程 分部 分项 工程的桩号 高程依次排列 3 4 5设备文件按依据性 开箱验收 随机图样 安装调试和运行维修等顺序排列 即 按开箱验收单 装箱单 合格证 产品质量证明书 出厂检验资料 使用说明书 厂家图 安装调试记录的顺序排列 3 4 6合同及决算类文件按立项 招标 投标 评标 中标 合同谈判 合同及审批 合同变更 合同索赔 工程量核定 概预算及审批 价差资料 奖励 造价分析 评估文件 统计报表 结算资料 审计资料 完 竣 工决算排列 45 3工程文件的收集及分类整理归档 3 4 7图纸按单位 单项 工程 专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 3 4 8设计变更 现场洽商 材料变更等有关变更类的文件按类别 时间 文号排列 3 4 9既有文字材料又有图纸的案卷 一般文字在前 图样在后 有译文的外文资料译文在前 原文在后 46 3工程文件的收集及分类整理归档 3 5案卷的编目3 5 1编制卷内文件页号应符合下列要求 1 页次须使用碳素墨水的钢笔填写或打号机打印 依据卷内文件的排列顺序 从正式的文件开始编 且卷内文件均应按有书写内容的页面 包括原有的文字封面 图样目录 编写页号 每卷均应单独编写页号 页号从 1 开始 同一卷内的文件应编写连续页号 空白页不编号 2 页号编写位置 单面书写的文件在右下角编写页号 双面书写的文件 正面在右下角 背面在左下角 折叠后的图纸页号一律编写在图签栏外右下角 编写的页号距离纸张边缘一般在1cm以上 47 3工程文件的收集及分类整理归档 3 同一问题一卷装不下 分为两个以上的案卷的 每卷页号及卷内目录均重新编写顺序号 4 成套图样或印刷成册的工程文件 一册或多册组成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页号 在卷内目录的页次栏只填文件的实际页数 在卷内目录备注中注明另有封面 签字页 目录x 并在备考表中注明总页数 5 成套图样或印刷成册的工程文件与其他工程文件组成一卷的 应排在卷内文件材料最后 将其作为一份文件填写卷内目录 其页次需接着前面文件的页次重新编写页号 6 案卷内封面 卷内目录 卷内备考表均不编页号 48 3工程文件的收集及分类整理归档 3 5 2卷内目录的编制应符合下列要求 1 卷内目录 式样见附件3 是案卷内登记文件及其排列次序的目录 并排列在案卷内封面之后卷内文件首页之前 尺寸为 297mm 210mm 即A4纸 用70克以上书写纸制作 字体 字号详见图样说明 2 序号 以一份文件 或一个部件 为单位 用阿拉伯数字从1依次标注 不编虚位 即 1 不编为 001 且文件的附件不编序号 但每个附件需另占一行 3 责任者 填写工程文件的直接形成单位或主要责任者 并且必须使用全称或通用的标准简称 名称太长的可填标准简称或通称 但要加注解 不得称 本厂 本局 本公司 如 原始记录的责任者为记录的原 49 3工程文件的收集及分类整理归档 形成单位 竣工图的责任者为竣工图的编制单位 厂家资料的责任者为原生产厂家 以个人名义制发的文件 应填写作者姓名 有多个责任者时 选择主要责任者 其余用 等 代替 4 文件编号 填写工程文件原有的发文号或图样的图号 或设备 项目代号 若工程文件上有则填上 没有就空着 附件的文件编号 应写在文件材料题名栏内 即附件的文件编号填写在文件题名之前 文件题名用双引号引起来 且每个附件分别各占一行而不占序号 如 设计更改审签意见单为正件 设计通知为附件 附件的文件题名填写为 附件 2005设 C4 1 字第045号 关于 的通知 50 3工程文件的收集及分类整理归档 5 文件题名 填写文件标题 图纸 的全称 文件标题中没有 锦屏一级水电站 则在填写卷内目录时应在原文件标题前加 锦屏一级水电站 原文件标题用引号引起 对文件标题不全或过于笼统不能确切地反映文件内容 应根据文件的内容和形式重新拟写一个符合文件材料内容的标题 对增加的部分采用中括号即 括上 没有文件标题的 应根据文件的内容和形式重新拟写一个符合文件材料内容的标题 并采用中括号即 括上 在填写钢材 水泥材质证明文件标题时应将型号 批号一并列出 如 xxxx水电站进水口顺向坡抗滑桩17 桩锚喷支护工程 25钢筋力学性 51 3工程文件的收集及分类整理归档 能检测报告表 批号 4022129 8401264 3121629 4032167 在填写砂浆和混凝土检验报告的文件标题时 应将砂浆 混凝土使用的部位 桩号 高程 及标号列出 如 xxxx水电站进水口顺向坡抗滑桩17 1桩锁口 EL1193 5 EL1188 5 C30混凝土抗压强度试验报告 在填写现场施工记录和单元 或检验批 验收及质量评定文件标题时 应将锦屏一级水电站 单位工程 分部工程名称及部位 桩号 高程 和分项工程名称以及文件名一并列出 如 xxxx水电站进水口顺向坡抗滑桩4 施工支洞 k0 90 k0 125 5 开挖单元工程验收合格证及质量评定表等 在填写工程联系单 设计变 52 3工程文件的收集及分类整理归档 更通知的文件题名时应在正式文件标题后加 工程联系单或工程设计 更改 通知书 卷内文件的题名不应重复 6 日期 每份文件以最后一个签字落款的日期作为该份文件的形成时间 填写文件形成时间 日期 必须写全 即年 月 日须写全 2005年 不得简写为 05年 月 日均用二位数表示 年 月 日之间用 间隔 如 2005年5月11日 应写成 2005 05 11 如是同一类文件组成的汇集文件 应填写起止日期 如 2005 05 11 2005 07 23 原始记录以每个单元记录中的最早和最晚时间为该份文件的形成日期 竣工图以每张竣工图章中的编制日期为该张图纸的形成日 53 3工程文件的收集及分类整理归档 期 厂家资料 专题报告以每册 份 资料的报告 说明 封面的原日期为该册 份 的形成日期 设计修改通知单以每份通知单上的送出时间为该份通知单的形成日期 验收签证和质量评定以监理 或业主 签字的落款时间为该份文件的形成时间 7 页次 填写文件在卷内所排的起始页号 最后一份文件应填写起止页号 成套图样或成册文件填写其起止页号 8 备注 填写其他需要说明的事项 9 除成套图纸或印刷成册的工程文件自成一卷的 原目录可代替卷内目录外 其余的工程文件必须每卷都应填写卷内目录 一律使用Excel制作 如 卷内目录1 并用计算机打印 54 3工程文件的收集及分类整理归档 3 5 3卷内备考表的编制应符合下列要求 1 卷内备考表 是说明案卷内文件状况的表格 式样见附件2 并排列在卷内文件尾页之后 尺寸为 297mm 210mm 即A4纸 用70克以上书写纸制作 字体 字号详见图样说明 2 每卷文件必须填写卷内备考表 3 卷内备考表要标明案卷内文件的件数 页数 不同载体文件的数量以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题 主要说明卷内文件复印件情况 文件的更换情况等 没有需要说明的事项可不必填写说明 页数要求填写卷内每件文件页数相加之总和 55 3工程文件的收集及分类整理归档 5 互见号 应填写反映同一内容而形式 载体 不同且另行保管的档案保管单位的档号 互见号的档号后应注明档案载体形式 并用括号括起 由管理局档案管理人员统一填写 6 立卷人 应由责任立卷者签名 即谁立卷谁签名 7 审核人 应由案卷质量审核者签名 即由项目监理工程师签字 8 审查人 应由案卷质量审查者签名 即由管理局相应部门 项目 负责人签字 9 接收人 应由案卷的验收及接收者签名 即由管理局的档案管理人员签字 56 3工程文件的收集及分类整理归档 10 立卷时间 应填写完成立卷的日期并加盖立卷单位公章 11 审核时间 应填写完成审核的日期并加盖监理单位公章 12 审查时间 应填写完成审查的日期加盖审查单位部门公章 13 接收时间 应填写案卷的接收日期并加盖档案部门公章 3 5 4案卷内封面的编制应符合下列要求 1 案卷内封面 式样 见附件1 排列在卷内目录之前 尺寸为 297mm 210mm 即A4纸 用70克以上书写纸制作 字体 字号详见图样说明 57 3工程文件的收集及分类整理归档 2 案卷题名 由立卷人拟写的能够反映卷内文件主要内容的概括性标题 要求简明 准确揭示卷内文件的内容 其案卷题名应包括 工程项目名称 单位工程 分部 分项 名称 桩号 专业 系统 组件 部件 阶段的名称和卷内文件的内容 且不同案卷的案卷题名应有区别 管理性文件案卷题名的表示形式为 雅砻江锦屏一级水电站 建设 合同或单位工程 项目名称 行文主体名称 卷内文件的关键词或问题 卷内文件的基本文种 如 雅砻江锦屏一级水电站对外交通工程二滩建设监理关于加强安全生产管理的通知 函 58 3工程文件的收集及分类整理归档 项目技术文件案卷题名的表示形式为 雅砻江锦屏一级水电站 工程项目名称 单位工程名称 分部工程名称 桩号 高程 分项 组件 部件 关键词 名称 文件名称 如 雅砻江锦屏一级水电站右岸导流洞工程洞身K K 开挖单元工程验收合格证及质量评定表等 又如 雅砻江锦屏一级水电站对外交通工程大坨至九龙河口公路K 桩号 大桥1号墩基础及下部构造施工检验表 3 单位落款 应填写负责工程文件立卷的单位或部门并用红色印泥加盖立卷单位公章 59 3工程文件的收集及分类整理归档 4 日期 应填写案卷内全部工程文件形成的起止日期 如 原始记录 竣工图 厂家资料 设计修改通知单 专题报告以每卷卷内目录中所反映的最早和最晚时间为该卷的起止日期 5 合同工程 填写合同工程名称 6 单位工程 分部工程 分项工程 按监理下发的工程项目划分表划定的单位工程 分部工程 分项工程名称填写 7 单元工程 填写桩号 高程和单元工程编码 8 凡非印刷成册的工程文件和除竣工图外 都应加装专用的案卷内封面 60 3工程文件的收集及分类整理归档 9 应在每卷案卷内封面的右上角用红色印泥加盖档号章 样章式样见附件5 加盖档号章及填写档号移交档案室后 由管理局档案管理人员统一填写 3 5 5不装订的案卷 应在每份工程文件的右上角用红色印泥加盖档号章 加盖档号章及填写档号移交档案资料室后 由管理局档案管理人员统一填写 3 5 6同一案卷的卷盒 内封面 卷内备考表 移交目录中的案卷题名必须完全一致 同一案卷的卷盒 内封面 移交目录中的立卷单位必须完全一致 同一案卷的卷盒 内封面 移交目录中的起止时间必须与该卷卷内目录所有文件中最早和最晚时间相一致 61 3工程文件的收集及分类整理归档 3 6案卷装订要求3 6 1案卷为图纸的不装订 不同幅面的工程图纸应按GB 0609 3 1989 技术用图复制折叠方法 统一折叠成210mm 297mm A4 图幅 内折手风琴式 标题栏露在右下角 并按卷内目录编排次序排列 3 6 2案卷为文字材料的除已印刷成册的工程文件且符合装订要求的不必重新装订外 其余所有案卷为文字材料的必须装订 装订时必须去掉金属物 塑料物 逐页检查文件 凡未留装订线的应加边 残破文件需进行修补 大张文件须折叠成A4幅面 幅面过小不便装订的文件应粘贴在A4纸上 忌用胶水粘贴 需用档案专用浆糊 使卷内文件大小整齐 但绝不允许为追求表面美 62 3工程文件的收集及分类整理归档 观 大小一致而自行放大 缩小复印 并采用三孔一线 纵向排版左侧装订 横向排版上边装订 使用双股棉麻或棉纱线 粗线单股 装订 孔距 上孔距上纸边线50mm 下孔距下纸边线50mm 中孔为上下两孔的中点位置 上中下三孔距左纸边15 20mm 装订的顺序 案卷内封面 卷内目录 文件材料 卷内备考表 3 6 3装订好的案卷要牢固 右边和下边必须整齐 并不得有倒页 错页或漏页和压字 3 6 4外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序 文号及装订形式 63 3工程文件的收集及分类整理归档 3 7案卷卷盒封面的编制应符合下列要求 1 案卷盒封面 式样 见附件4 2 案卷题名 由立卷人拟写的能够反映卷内文件主要内容的概括性标题 要求简明 准确揭示卷内文件的内容 其案卷题名应包括 工程项目名称 单位工程 分部工程 专业 系统 组件 部件 阶段的名称和卷内文件的内容