集团人事档案管理制度.doc

XX集团人事档案管理制度1、 目的为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为华氏集团各项工作服务，特制定本管理制度。2、 适用范围集团总部及其各公司3、 管理职责1、集团人力资源中心人事档案的管理职责 （1）负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施等规范； （2）负责对各公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导； （3）负责集团直属部门所有员工人事档案管理工作，及双龙地产、华氏百货、天丰物业等公司主要负责人及办公室主任的人事档案管理工作。2、 各公司办公室人事档案管理的职责 负责执行本制度，按其要求分级建立规范的人事档案，并负责本 公司所有员工人事档案管理工作。4、 人事档案主要内容1、员工入职资料 （1）个人简历 （2）应聘登记表 （3）面试评估表 （4）身份证复印件 （5）学历学位、资格复印件材料 （6）两张1寸照片 （7）原单位解除劳动合同书或离职证明 （8）试用期考核及转正评估表等2、合同协议 劳动合同/聘用合同书、劳动合同变更（补充）协议、保密合同、应届毕业生协议、实习协议等。3、 员工薪酬福利资料 XX集团员工工资、补贴调整审批表、高管人员车辆补贴变动 审批表、社会保险缴纳证明等。4、 员工异动资料 员工职务任（免）命书、职位调动通知等5、 员工培训资料 （1）职前培训：员工入职前接受的各种专业培训证书复印件 （2）在岗培训：新员工入职培训试卷、员工个人培训记录卡、 培训心得、外派培训总结等 （3）其他培训：工作期间，员工自费/公费参加与工作有关专业培训课程所获结业证书复印件，培训服务协议书等6、 员工绩效资料 （1）考核记录：员工月度、年度考核结果相关表格复印件、考核 面谈记录等 （2）奖惩记录：员工的奖励或处罚相关文件复印件7、 员工离职资料 离职申请、离职谈话记录、员工离职手续清单、离职证明等 8、其它相关资料5、 人事档案管理原则 1、实行“一人一档”归类管理原则 （1）真实性员工信息必须确保真实，有据可查； （2）完整性确保员工档案信息完整，没有遗漏； （3）保密性人事档案管理人员必须对员工的个人档案绝对保密，除工作和管理需要不得私自向任何单位及个人提供员工个人档案。 2、人事动态档案管理原则 （1）新入职员工 在到岗前，各单位人事档案管理人员根据本管理制度，新建档案，并对其人事档案资料的真实性、有效性进行核查， 如有虚假，可不予录用或解聘处理；如核查无误，则在员工入职3日内将人事资料入档并登录于员工人事档案信息表（附件1）； （2）在职员工 员工信息一旦发生变动（如学历变动，身份证号码变动，个人技 术职称变动，婚姻状况变动等），员工应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验，后由人事档案管理员在员工人事档案信息表中予以更新；员工发生岗位调动后，其个人档案由原单位调入新单位，新单位档案管理人员根据原档案继续建档； （3）离职、辞退等解除劳动合同员工 各单位设立离职人员档案封存管理，超过两年各公司报集团人 力资源中心统一处理。3、 档案管理要求 严格分类、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。六、档案查阅管理规定 1、各部门因工作需要查阅员工人事档案，须填写人事档案查阅申请表（附件2），并经本单位人事档案负责人批准后，人事档案管理员方可提供就地查阅，不得带走。 2、任何单位一般不得跨部门查阅人事档案，下级员工不得查阅上级员工人事档案，特殊情况下须经集团人力资源中心负责人批准。 3、集团总裁助理以上级别领导、各公司负责人及集团人力资源中心负责人可直接通过本单位档案管理员办理查阅手续。 4、外来单位查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经人事档案负责人批准后，方可查阅。 5、档案管理人员应做好查阅登记，并在人事档案查阅登记表（附件3）签字登记。 8、查阅档案注意事项： （1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； （2）不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需要从档案中取证 必须事先经人事档案负责人同意； （3）查阅档案者不得擅自泄