传真收发管理制度.doc

安阳中盈化肥有限公司传真文件收发管理制度为了加强公司传真文件管理，规范各单位收发传真行为，做到传真信息收发快速、安全、准确，处理及时，特制定本制度。一、 主题内容与适用范围 本制度规定了传真文件收发管理的适用范围、有关部门的职责、传真收发管理工作要求和其他事项。本制度所指传真文件包括：公司生产经营管理中有关工作的传真文件，与设计院、客户、供货厂商、业务合作单位联系的往来技术业务传真文件等。本制度适用于公司各单位传真收发工作。二、 传真收发部门职责 根据目前工作情况，公司在合同管理部门设置传真机，由合同管理部门统一负责传真文件的收发管理，负责传真文件收发登记与存档，传真收件的传阅与公司领导阅签意见的督办落实。三、 传真收发管理工作要求 1、 收发传真专门人员外出，由部门指定人员按照要求代为管理。2、 传真文件的收发登记、传阅、批转应讲究效率，避免延误工作。3、公司传真收件人发件人须积极配合收发传真专门人员执行本管理办法，如因个人原因违反程序规定，对公司生产经营造成负面影响的，将根据情况的严重性追究当事人的责任。4、接受传真要建立传真收文登记表，接收传真后，要及时登记。对于收件人明确，涉及内容为单纯业务联系的传真文件，直接登记复印存档，并将原件直接交收件人签收。对于收件人或责任人不明确，涉及问题复杂，或其它需要请示领导指示的，应加传真收文处理单报部门领导签署意见，由其决定传给相关责任人或相关领导阅示。传阅完毕或转交相关责任人办理时，应收回传真收文处理单与传真文件复印件一并留存。6、各部门联系工作和业务需发传真，由各部门负责起草，部门负责人审核，经公司分管领导签字后，交由传真机管理专门人员发出。需要向公司的上级发送的传真文件，要经公司主要领导签字方可发送。发送传真件要使用公司规定的专用传真式样（式样附后）。发送传真时传真机管理人员要认真填写传真发文登记表详细登记发送单位、发送人，发送主要内容、发往单位等情况，并由经办人签字。发送后签发件交传真管理员留存备查。对外发送传真应使用公司统一的格式(附后)。7、传真收发员收到和发送的传真文件，都要在进行详细登记，复印留存的同时，并将复印件扫描制成PDF版，邮件发送给相关人员、相关部门领导和公司主要领导。8、传真文件要按档案管理要求，由传真收发人员每年底整理，交公司资料室归入综合档案管理。传真文件原件不得直接存档，必须经过复印，以确保能够长期保存.五、 其他 1、本规定由行政管理部负责解释、修订。 2、本规定自发布之日起执行。 附传真收件登记表、传真发件登记表、文件传阅笺、发文格式。 二一三年八月七日 9 / 9传真发文记录表序号发文日期（年月日时分）文件名称及内容拟文单位发送人发文页数收件人单位/姓名123456789101112传真收文记录表序号接收时间（年月日时分）来文单位/部门来文主题来文页数接收单位收文人签字123456789101112安阳中盈化肥有限公司传真收文处理单来文单位来文内容来文日期来文种类来文字号收文单位处理意见公司领导意见承办人承办意见承办人承办结果备注 安阳中盈化肥有限公司发往： 传真号：收件人： 页数：日期： 发件人