办事处会计工作职责及内容.doc

办事处会计工作职责及内容由于公司营销模式的改变，办事处会计职能发生了重大改变，办事处会计的主要职能不再局限于财务管理及核算，而是作为公司派驻各办事处的管理者，对办事处的各种财务和业务工作进行核算、统计、管理，因此，我们将办事处会计工作作相应调整，便于大家准确掌握工作定位和工作程序。办事处会计工作主要分为两部分：（一）财务管理；（二）业务管理。（一）办事处财务管理一、 会计核算（一）账簿设置及其核算内容 1、办事处会计必须设立以下账簿：（1）总分类账：按一级科目设立总分类账（2）明细分类账：现金明细账、应付账款明细账、应收账款明细账、发出商品明细账、其他应收款明细账、其他应付款明细账、提取业务费、调配费用明细账现金明细账：根据现金凭证顺序登记明细账，摘要简明清晰，内容真实，有据可查。应付账款明细账：贷方登记公司直发商业单位货物及退回公司的货物价值，借方登记回到公司账户的货款，余额一般在贷方，反映办事处尚欠公司货款余额。应收账款明细账：客户设置明细账；借方根据发票清单按客户登记应收账款明细，贷方根据回款明细表按客户下账，余额在借方，反映该客户尚欠的应收账款余额。余额出现负数，以红字登记借方。发出商品明细账：按客户设置明细账；在将销售单清单与发票清单核对后，借方登记销售单清单有而发票清单无的业务内容，贷方登记发票清单有而销售单无的业务内容，同时勾对借方单号，余额在借方，反映尚未客户开出发票的发出商品价值总额。余额出现负数，以红字登记。其他应收款明细账：按借款人分类设置明细账，借方登记借款人在办事处的借款金额，摘要栏内必须登记还款期限或约定还款时间、还款条件，贷方登记归还的借款，余额在借方，反映尚未收回的借款。其他应付款明细账：按款项来源设置明细账，借方登记归还应付款项的金额，贷方登记款项的来源金额，余额在贷方，反映尚未支付的其他欠款。提取业务费明细账：贷方登记公司划来的业务经费，借方登记用于二次分配及转入调配费用的金额，月末无余额。调配费用明细账：明细科目按公司规定的用途设置；借方登记办事处支出的项目，贷方登记二次分配后转入的未分配的调配费用，余额在贷方，反映办事处调配费用的节余。（3）备查账簿：固定资产备查账、低值易耗品备查账、其他备查账办事处固定资产范围：指购置的单件价值在500元（含500元）以上、使用年限一年以上的用于日常生活及办公物品。办事处低值易耗品范围：指购置的单件价值在500元以下、用于办事处日常生活及办公物品。办事处会计分别登记固定资产、低值易耗品辅助账。不需制证。其他备查账按需要设置2、账簿要求：按凭证顺序登账、账面整洁、账账相符。（二）会计核算具体规定 1、业务核算（1）2016年2月29日（含）以前的办事处开票、回款、退货、存货收发业务继续遵循2002年“办事处会计核算规范”，逐步将本办事处的业务消化。（2）2016年3月1日以后办事处会计每月收到销售单清单后，首先与当月发票清单核对，按发票清单金额直接记入“应收账款”借方，然后对销售单清单有而发票无的业务记入“发出商品”借方，发票清单有而销售单清单无的业务记入“发出商品”贷方，整个凭证借贷之间的差额记入“应付账款”贷方。各科目栏应在对应“摘要”中注明业务内容，多借多贷。（3）2016年3月1日以后的发货、开票以及回款查询及核对工作均可在公司所配备的办事处终端计算机上完成。2、费用核算根据公司2016年销售政策的提成规定：除龙珠、新栓的处方和OTC提成可由公司直接兑到个人账户上，其他兑现仍然需要进行二次分配。（1）二次分配的内容：普药兑现中“二级分销商维护人员提成1%”再分配；处方品种按二次方案提兑；2016年以前非一级商货款回笼提成和奖励再分配；2016年以前一级商货款回笼提成再分配。（2）二次分配的依据：贷：其他应付款公司备用金B、还备用金时，凭公司财务部开具的收据：借：其他应付款公司备用金 贷：现金12、办事处人员使用或归还备用金时，不得直接冲减或增加应付公司备用金，而应通过“其他应收款”科目核算。A、因业务需要支取备用金时，经办人应提出申请，并注明借款用途及还款时间，按相应程序报批，办事处会计凭经批准后的借款申请 借：其他应收款*业务员 贷：现金B、借款人归还备用金时，办事处会计不得返还原借款凭证，而应开具内部收据（至少一式两联），凭会计记账联冲减借款借：现金 贷：其他应收款*业务员二、财务管理（一）办事处业务对账管理1、基本要求办事处会计在按公司财务部的要求完成日常的会计核算工作后，为真实、准确、及时地反映在途货款情况，必须定期进行账务核对，并将核对资料分类归档由办事处会计妥善保管，定期交公司财务部。2、具体管理规定（1）办事处与公司对账办事处会计每月依据办事处应收账款明细账余额逐项填列“应收账款余额对账表”，于每月5日前邮寄至销售会计，作为对办事处会计账务检查与考核的依据之一。办事处会计在每次返回公司时需将办事处主要业务账：应收账款、发出商品等总账及明细账一并带回公司财务部，接受财务部检查。销售会计根据办事处会计账簿逐笔核对应收账款、发出商品明细账，并在核对截止月份处签字盖章，保证办事处与公司账簿记录一致，同时销售会计应做好对账情况记录。办事处会计、销售会计应及时解决对账中的差异，对于漏登的要及时补记账，需调整的及时编制调整分录入账，保证办事处应收与发出明细账与公司一致。每年末办事处会计在保证与办事处账簿记载一致的情况下，编制应收账款及发出商品余额明细表并传递给公司销售会计，销售会计于次年元月份进行核对，如无差异则签字确认；否则，应查明原因，根据情况调整相应账务，经双方签字确认后传给办事处会计，作为办事处次年记账的期初数。（2）办事处与业务员对账办事处会计每个季度必须与业务员共同核对其经手的账务，编制业务员“在途货款对账表”，并于业务员、办事处经理签字后整理装订，于季末次月25日前邮寄回销售会计归档。“在途货款对账表”由办事处会计根据每个业务员负责的本办事处客户截止到每季末的应收账款和发出商品的明细余额填列。（3）办事处与客户对账对账计划的编制与执行：A、每年元月31日前，办事处会计根据客户分类制订年度对账计划，经办事处经理签字后传回公司财务部备案。B、在编制年度对账计划的基础上，办事处应于每年2月末前制订分解的月度对账计划报财务部备案。C、对账计划的执行情况作为对办事处会计考核之一。D、办事处会计应严格按照计划进行对账，并获取对账凭证，写出对账报告。报销对账费用时，必须持有会计、业务员、经理签字的对账报告（含对账函）经财务部销售会计审核登记，然后再至销售会计主管审批。E、若因故不能完成对账计划时，办事处会计应出具情况说明，经办事处经理确认后分别报财务部和销售部备案，并同时附调整计划至财务部，否则，视为考核不合格。F、临时性对账（办事处经理、业务代表调离等）由办事处会计配合相关人员进行。对账计划编制的原则：A、一级经销商应每月对账一次B、问题客户每年至少对账二次；C、一般客户每年至少对账一次。（二）原始凭证的管理办事处所有记录业务的单据及相应的汇总表均作为公司有效财务凭证，应由办事处会计妥善保管，并顺序装订。这些单据及相应的汇总表包括：销售单清单、销售发票（办事处会计记账联）及销售发票清单、回款明细表（办事处汇款凭证、收据等）、回款兑账明细表及3系统报表、调账报告或说明、兑现表及兑现清单、二次分配表、超期扣款表、借据、收据、办事处支出证明单等。1、销售单清单销售单清单：销售会计定期打印销售单清单传递给办事处会计，销售单作为销售单清单的附件，附在记账凭证后作办事处会计账务处理的原始凭证。2、签收回执的管理A、 办事处会计凭开具的销售单核实客户收货情况后，必须取得客户出具的签收回执（或客户收货收据等）一式三份，并加盖收货单位公章或业务公章。B、客户签收回执一份由办事处经理或业务代表自行保管，作为向客户收取货款的依据；一份由办事处会计附于销售单后作为账务处理的原始凭证；一份于每月月末邮寄回公司销售管理部备查。C、办事处会计对签收回执（客户收据）的保管视同现金或货物，如因签收回执保管不善造成损失，由办事处会计全额赔偿。原则上办事处经理和业务人员不能自行保管签收回执（客户收据），特殊情况需报请销售中心总经理批准，并由当事人承担相关责任。3、发票与发票清单A、发票（指专用发票的发票联和抵扣联，普通发票的发票联）的管理：办事处会计必须建立发票登记簿，记录收到公司开具的发票单位、发票号、品种、数量和金额。领取发票时，领用人应在登记簿相应栏目签字。B、发票清单：销售会计定期打印并下发各办事处发票清单，办事处会计将办事处的发票记账联与发票清单核对后，一并作办事处会计账务处理的原始凭证。4、办事处费用二次分配表 办事处会计根据销售会计核定的上月兑现数额和兑现清单，按当年批准的二次分配方案进行二次分配，填制二次分配表。二次分配表上包含两部分：一为办事处正常兑现；二为当月提取的调配费用。超期扣款作为二次分配的内容之一，其扣款表应作为二次分配表的附表一起作办事处会计记账凭证的原始凭证。二次分配表与业务员差旅费支出证明单必须在每月17日前寄出（以邮戳为准），超过规定时间没有执行的，视同所有兑现平均分配和无抵税的情况，由销售会计直接计算个人所得税，并事后不予调整。5、回款明细表（办事处汇款凭证等）、回款兑账明细表及3系统报表回款明细表是销售会计填写的公司以现金、银行结算票据或其他方式收到货款的明细统计表。对于03年底以前的回款，办事处会计须落实每笔款项的对应客户单位，并按每笔款项所对应的品种填写回款兑账明细表传递给公司财务部。回款明细表、回款兑账明细表及3系统报表作为完整的回款过程的载体，应作为办事处会计处理的原始凭证。注：以办事处为主体的汇款凭证、办事处收取零星货款的临时现金收据等不得散放，应归集到回款明细表后作附件。办事处回款的银行汇票、银行承兑汇票等相关回款原始票据，必须在收到后24小时内寄回公司销售管理部。6、兑现表及兑现清单兑现表和兑现清单是公司计算的上月提成、补贴、扣款等项目的明细清单，是办事处会计核查公司兑现费用、进行二次分配的重要依据之一，二者缺一不可，作为办事处会计处理的原始凭证。7、调账报告或说明办事处会计对账务进行调整时，必须有调账报告或说明，不得无故凭空调账。调账说明应明确调账的原凭证号、调账理由、调整金额，报经相关领导或部门签署意见。涉及业务（应收、发出、存货）的调整应取得相关责任人的签字认可，必要时还应取得有关单位、部门的证明或意见。调账包括公司与办事处同时账务调整和公司与办事处之间仅一方账务调整。 A、仅涉及记账错误需更正调整账务的，由销售会计或办事处会计写出调账说明，经财务部销售会计主管审核并签署意见，办事处会计据此作为账务处理的原始凭证。B、涉及不同客户单位之间进行账务调整的，须由经办人写出调账报告，详细说明调账原因，由办事处经理签署意见，报公司销售部和法务部审批，办事处会计据此作为账务处理的原始凭证；必要时办事处必须出具所涉及调账客户双方的对账报告或相关证明。8、借据、收据、办事处支出证明单等A、借据 办事处人员在办事处借款时，必须出具办事处主任批准的借据方可借款，借据作为办事处现金支出凭证不予退还，作相关会计处理的原始凭证。B、收据 办事处人员还款时，办事处会计应开具收据（至少一式两联），注明还款时间、还款人、（大、小写）还款金额，还款人应签字认可、主任证明。零星现金货款交办事处时，办事处会计也须开具收据（至少一式两联），注明交款时间、客户名称、（大、小写）金额、交款原由（摘要），业务主办人员的签字。办事处收款后，应及时将货款汇回公司，并将汇款票据、收据等附于回款明细表后作会计处理原始凭证。C、办事处支出单证 在办事处报销的各种费用凭证要求应与在公司报销时的要求一致：各项费用支出必须符合公司销售费用管理规范的规定，其审批程序必须符合销售费用管理规范的规定，按公司报销的单据粘贴要求进行粘贴后，办事处会计作会计处理原始凭证。办事处会计自然成为办事处原始凭证的责任人，如果发生凭证遗失、损坏等情况，公司将追究办事处会计责任。 （三）超期扣款的管理超期扣款是公司为了加强物流管理，增强办事处经理及业务人员的责任意识、风险意识、促进在途货款尽快回笼的有力措施。为此，公司专门制定了销售系统超期在途货款的管理规定，办事处会计应严格执行公司的规定，严谨超期扣款的执行程序。在无公司停止超期扣款的批示文件的情况下，不得擅自停止扣款。1、超期扣款的日常处理：办事处会计在登记应收账款和发出商品账时，应将送货单号、时间登记在摘要栏中，对每一笔发出商品的开票情况进行逐项勾对标记，而每一笔回款勾对的发票进行逐行勾对标记。未标记的即为未开票或未回款的货款。月末在记账完毕后，根据未标记的发出商品和应收账款明细账，逐户判断客户超期情况，并登记超期扣款表。2、超期扣款的停扣处理因故需对业务人员停止超期扣款的，须由经办人按销售系统超期在途货款的管理规定程序书面申请停止超期扣款，经办事处经理同意后，报公司有关部门批复。办事处会计根据审批意见执行。在未收到公司停止超期扣款的批示文件的之前，不得擅自停止扣款。（二）办事处业务管理一、合同管理1、负责审查发货合同，凡销售合同不规范，内容不明或无责任人签字可拒绝受理。每月10日前将上月所有合同原件（第一联）寄回销售管理部。2、负责将合同的第三联集中保管，按客户进行分类并编写客户目录，按发生业务的先后顺序排序，装订成册，随时接受销售管理部的抽查。每年元月15日以前将上一年的全部合同（第三联）上交销售管理部。二、物流管理1、负责协助办事处经理收集公司发往一级经销商的发货签收表，并将验收结果正确填列于签收表。签收回执联按发货单位分类，按日期排序后装订成册，并于次月5日前上交销售管理部。2、协助办事处经理对一级经销商的货物进行跟踪，随时了解分销商的库存动态。每月15日及月终两次核实一级商业单位库存情况，经办事处经理签字后，三天内传销售管理部，并协助办事处经理于每月2日前上报次月要货计划，以便公司安排生产与发货（均可用电子版）。三、一、二级流向单管理每月10日以前上交一级经销商的出库单（流向单）、二级分销商的进货单与出库单（流向单）。一级流向单每月终了由相关业务代表负责打印，由办事处会计按规定进行汇总。办事处会计根据整理后的结果制作电子版一级流向单汇总表，每月10日前传回公司销售部统计岗，流向单原件于当月内寄回公司销售管理部。二级流向单暂定为至少一季度打印一次，直接将打印好的二级流向单寄回销售部，不作汇总。若二级流向单为终端流向单，则另按终端流向单的规定办理。办事处必须在流向单原件上注明出货单位与流向单类别（一级或二级），便于销售管理部收件人分类转交相关岗位。办事处会计必须按汇总表作好二级商进货台帐，作年终返利资料。四、终端兑费管理1、档案管理：办事处主任督促业务代表按市场推广部的要求建立完备的终端档案交办事处会计。办事处会计分区域将终端档案按规定的档案表格式制作电子版（见业务报表中终端档案表样）。医院必须有申请处方开发报告和医院进院证明或商业流向单，药店必须有申请OTC开发报告和药店进货证明或商业流向单，连同电子版档案交市场推广部。办事处新增终端档案每月10、25号上交一次，报市场推广部审核。办事处终端档案的更新应填写终端档案更新表，经办事处经理签字后，连同电子版终端档案更新表一起于每月25号报客户服务部。2、终端兑费凭证管理：（1）防伪标签汇总表业务代表定期将收集到的防伪标签，按规定整理后并制作汇总表，填报支出证明单，签字后交办事处会计。办事处会计根据业务代表收集的防伪标签进行登记、审核、统计，并对防伪标签粘贴表、支出证明单进行初审、编号并签字，办事处经理审核后签字。办事处会计对业务代表整理后的防伪标签，与流向单进行比对审核后，根据电子版的流向单加工制作终端流向单汇总表。办事处会计在终端流向单汇总表书面版上签字后交办事处经理签字认可。（2）终端流向单汇总表办事处相关业务代表负责打印流向单，并尽量取得流向单的电子版。业务代表在流向单原件中将其中没有做医院和药店工作的部分用横线划去，并