账务处理子系统的开发与应用 PPT课件

14 04 2020 1 账务处理子系统的开发与应用 14 04 2020 2 第一节账务处理子系统概述 一 账务处理子系统的内容1账务处理的对象是会计工作的基础数据 会计凭证 通过对凭证的输入和处理 完成记账 结账 账证表查询 银行对账以及各种账表打印等账务处理工作 2账务处理子系统以总括核算为主 而其他子系统则侧重于明细核算 3账务处理子系统设计要注意的两个方面完成基本的会计核算功能和其他子系统留有良好的数据接口 以便于数据传递 14 04 2020 3 二 账务处理子系统的特征1以公认会计原则为基准 规范性强 一致性好公认会计准则 会计制度复式记账法有借必有贷 借贷必相等资产 负债 所有者权益总账余额及其发生额等于其下属明细账余额及发生额之和 14 04 2020 4 2综合性强 数据处理量大 是整个会计信息系统的核心账务处理子系统提供综合 全面和系统的数据 资产负债表 其他核算子系统提供局部的详细数据和信息 固定资产明细 账务处理子系统是数据交换中心 接收数据和传递数据 数据量大3系统内部控制要求严格 数据正确性要求高 14 04 2020 5 三 账务处理子系统的目标1建立适应计算机核算的账簿体系文件 通常称为 账套 2及时 准确的采集和输入各种凭证 并且检验无误 确保进入账务处理系统数据的正确性和完整性3随机输出某个时点任意会计科目的各类余额和各类发生额 以及随机输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务4随机输出各个时期的各种账表 为企业管理提供信息5建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口 实现数据的及时传递和实时共享6对系统进行数据备份 并为企业内外部设计人员留下必要的审计线索 14 04 2020 6 第二节账务处理子系统的分析 一 手工方式下的账务处理流程分析 一 手工账务处理流程1记账凭证核算程序2日记总账核算程序3科目汇总表核算程序4汇总记账凭证核算程序5多栏日记账核算程序 14 04 2020 7 原始凭证 分类汇总 记账凭证 登账1 登账2 登账4 现金日记账 银行日记账 明细分类账 编制报表 会计报表 登账3 总账 凭证汇总 科目汇总表 14 04 2020 8 二 手工方式下的账务处理流程的缺陷1数据大量重复记账凭证是账务处理系统的数据源大量重复转抄易出现账证 账账 账表不符2信息提供不及时3准确性差4工作强度大 14 04 2020 9 二 电算化方式下的账务处理流程分析1录入记账凭证 并进行输入校验 存入临时记账凭证文件思考 此处可校验那些内容 2审核临时记账凭证文件中的凭证思考 审核人是否可直接修改有错误的凭证3执行记账 计算机将临时记账凭证文件中的凭证转存于记账凭证文件中并更新科目余额 发生额文件4根据需要编辑输出日记账 明细账 总账 报表5期末输入银行对账单 与银行存款明细账对账 生成余额调节表 14 04 2020 10 电算化账务处理数据流程图 计算机内部真正存在的数据文件 通过数据文件根据查询要求生成的视图 14 04 2020 11 记账凭证 记字001号制单日期 2002 12 01附件张数 出纳 制单 王丽审核 刘明记帐 王丽主管 14 04 2020 12 记账凭证 记字002号制单日期 2002 12 02附件张数 出纳 制单 王丽审核 刘明记帐 王丽主管 14 04 2020 13 记账凭证文件 14 04 2020 14 科目余额发生额文件 14 04 2020 15 14 04 2020 16 会计科目 原材料 2002年12月 总账 会计科目 累计折旧 非生产用 2002年12月 明细账 14 04 2020 17 思考 在电算化账务处理数据中 哪些是实表 哪些是虚表 为什么这么设计所有涉及的表中 哪个是最基本的表 或者说是一定是实表的表思考各个虚表分别是基于哪些实表的 并具体阐述其各个数据项的来源 14 04 2020 18 三 手工账务处理与电算化账务处理的区别1相同点遵循相同的会计理论和会计方法在相同的会计准则指导下进行会计核算处理相同的会计业务 14 04 2020 19 2区别数据处理起点和终点不同会计数据的处理方式和存储方式不同电算化会计处理方式要求具有完整的会计科目编码体系对账方式不同会计数据的可读性不同会计数据处理过程的规范性不同会计资料的查询和统计方式不同账务处理的效率 准确性和时效性不同 14 04 2020 20 第三节账务处理子系统功能模块的设计 一 账务处理子系统的功能模块结构图将一个复杂的系统分解为若干个功能相对独立的功能模块划分原则功能独立性易用性相互牵制性二 账务处理子系统主要功能模块的简要描述 14 04 2020 21 账务处理子系统 初始化 凭证管理 账簿管理 出纳管理 期末处理 系统服务 设置账套 设置权限 设置会计科目 录入期初余额 凭证录入 凭证审核 凭证记账 凭证汇总 总账 明细账 账表输出 日记账 支票登记簿 银行对账 自动转账 对账 结账 修改口令 数据备份 数据恢复 14 04 2020 22 第四节账务处理子系统的编码设计与数据文件设计 一 会计科目的编码设计 一 会计科目编码设计的意义1文字型会计科目的缺点 占用存储空间大不便于计算机处理影响录入速度 14 04 2020 23 2电算化方式下使用会计科目编码的目的保证会计科目唯一性简化会计数据表现形式方便对会计数据的处理 14 04 2020 24 二 会计科目编码方案的设计1编码方式群码 将编码分为若干段 每段有固定的位数且表达一定的含义例 身份证号 420106198202141637420106198202141637420106198202141637会计科目编码按照科目级次分段例 12110101原材料 基本材料 钢管12110102原材料 基本材料 铝板 14 04 2020 25 示例 级长分配 4 2 2 2原材料 1211原料及主要材料 121101水泥 12110101圆钢 12110102直径为50毫米的圆钢 1211010201 14 04 2020 26 2会计科目编码体系的设计财政部对所有一级科目 少量二级 三级科目 规定了代码观察书上表3 1会计科目名称及其代码 是否还发现了什么规律 科目类型有五类每个科目类型的科目代码开头第一位分别是1 2 3 4 5资产类1负债类2所有者权益类3成本类4损益类5每个科目类型内 编码是序号的 14 04 2020 27 3会计科目编码结构 1 会计科目编码结构是会计科目编码各级长度的构成科目编码由几段组成科目编码各段分别由几位组成在财务软件中也成为 编码方案 编码规则 或 级长分配 14 04 2020 28 2 会计科目编码结构表示方式例 4 2 2表达的编码规则是 科目编码最多可设三级一级科目用4位表示 二级科目用2位表示 三级科目用2位表示思考 在编码方案4 2 2下 判断以下科目编码是否合法A121101B1001C130100D21101E14020111F1122010113 思考 若在编码方案4 2 2下 并基于书上表3 1的会计科目体系 以下编码中哪些是合法的呢 x x x x x 14 04 2020 29 思考 已知科目编码方案 会计科目编码包含了哪些信息 科目的类型科目的级次科目是否是末级科目 14 04 2020 30 三 会计科目编码设计时应注意的问题1扩展性级长的位数设置时具体会计科目编码时2科目编码位数不宜过长 14 04 2020 31 3 要遵循财务软件的 级长分配规则 即在设置编码结构时的限制条件 编码方案 科目是否合法级长分配规则 编码结构时的限制条件 编码方案是否合法思考 编码方案在设计时要受到哪几个方面的限制 4 50 23 2 1 1 2 1 2 1 2 1 14 04 2020 32 用友软件对编码方案设计的限制条件 14 04 2020 33 科目编码级次最大级数6最大长度15单级最大长度9根据以上科目编码级次规则 判断以下哪些编码方案是合法的4 2 2 3 2 15 3 3 54 10 14 2 2 2 2 2 2 编码方案规则 编码方案 具体编码设计 最大级数6最大长度15单级最大长度9 3 2 2 2 1010102 14 04 2020 34 二 数据文件的设计电算化账务处理子系统中 所有的证 账 表都是以数据文件 表 形式存放在计算机的存储器内计算机数据处理的效率通常用时间和空间两个指标衡量 两者往往是矛盾的思考 在电算化账务处理子系统中 有哪些数据是需要存放在计算机内部的系统运行需要哪些数据 账套信息 人员 权限信息 账务处理进行需要的基础数据 会计科目 期初余额 账务处理过程中的数据 记账凭证文件 科目发生额 余额文件 14 04 2020 35 一 科目文件科目文件是用来存放账务处理中所有会计科目 包括一级科目及其所有的下级科目 及其相关内容的数据文件思考 科目文件应该保留哪些信息供计算机使用科目代码科目名称科目性质是否是末级科目 为什么没有列出 父科目 和 科目类型 14 04 2020 36 科目文件结构 KJKMWJ DBF的结构 KJKMWJ DBF 思考 KJKM DBF结构中1科目代码的类型为什么设置为C 而不为N 2其中哪各字段的设计还可以优化 3明细字段的作用是什么 14 04 2020 37 二 记账凭证文件记账凭证文件作用账务处理子系统的核心文件也是与其他核算子系统进行数据交换的接口文件内容保存记账凭证本身的基本内容计算机对会计数据处理的特殊要求 技术要求 对各种数据记录在内部控制方面的要求 14 04 2020 38 1设计方案一JZPXWJ DBF结构 14 04 2020 39 记账凭证文件 JZPXWJ DBF 思考 这种方式下的缺点 14 04 2020 40 2设计方案二 14 04 2020 41 3设计方案三 凭证的基本内容 凭证的分录内容 14 04 2020 42 记账凭证内容文件 JZNRWJ DBF 记账凭证分录文件 JZFLWJ DBF 思考 设计方案三的优点有哪些 联结 14 04 2020 43 三 科目余额及发生额文件 输出要求 视图或虚表 那么对应的实表该怎么有效的设计 14 04 2020 44 科目余额文件 余额表 科目余额表 需要显示的字段有科目代码科目名称期初借方余额期初贷方余额本期借方发生额本期贷方发生额本年累计借方发生额本年累计贷方发生额本期借方余额本期贷方余额 可以查看科目文件 得到相应科目代码的科目名称 可以根据上期的本年累计发生额加上本期发生额计算得到 可以根据本期期初余额和本期发生额计算得到 其中哪些是实表需要的 14 04 2020 45 期末余额 期初借方 期初贷方 借方发生额 贷方发生额注 期末余额为正 则为借方余额 为负则为贷方余额 科目余额表结构 14 04 2020 46 期末余额 期初余额 借贷标志 借方发生额 贷方发生额注 期末余额为正 则为借方余额 为负则为贷方余额 科目余额表改进结构 期初余额 借方 1贷方 1 14 04 2020 47 四 临时工作文件临时文件的作用 作为系统完成某个特定任务时存放临时数据 供下一步处理使用 使用完毕后 其中的数据可以随时删除 甚至临时文件也可以动态生成和动态删除常用的临时工作文件科目汇总表文件临时明细账文件 14 04 2020 48 第五节账务处理子系统初始化模块的设计 在具体单位使用账务处理子系统之前 要根据本单位的单位核算业务和财务管理的具体情况 通过初始化功能来实现或满足本单位的会计业务处理需要 账务处理子系统只有在经过初始化之后才能正式投入使用 14 04 2020 49 系统初始化主要包括 创建核算账套操作人员及权限设置会计科目设置凭证类型设置外币与汇率设置初始余额录入与账务处理子系统有关的其他初始化设置 基础资料 14 04 2020 50 一 创建核算账套创建核算账套就是为核算单位建立一套具有独立的 完整的 适应计算机进行核算的账簿体系文件 账套时相互关联的业务数据构成的一系列的数据文件一个账套对应一个会计核算主体 一个财务软件里可建立多个账套 14 04 2020 51 创建账套过程中确定的内容账套号 唯一标识 账套名称账套信息核算单位信息所属行业启用日期本位币会计主管编码方案预置会计科目其他设置 14 04 2020 52 注意 账套创建后 账套号不能修改已经使用了的数据将不能修改 14 04 2020 53 14 04 2020 54 14 04 2020 55 14 04 2020 56 14 04 2020 57 14 04 2020 58 二 设置操作人员权限1系统中人员管理的内容 1 增减人员 确定系统中的合法用户 2 权限设置 确定各个用户的合法权限确保 正确的人做正确的事 2系统中的人员构成 分类 账务处理系统中每一账套都有一名系统主管 系统主管用友最高的操作权限 只有他才能使用权限设置功能模块 形式人员权限设置功能 即对不同岗位的每个财会人员授予具有哪些操作权限或撤销其某些操作权限 14 04 2020 59 1 系统中的操作 功能 系统 财务软件 帐套 年度帐 年度帐 帐套 年度帐 年度帐 系统级管理人员职责 增加账套 删除账套账套数据备份和还原下级人员管理 账套级管理人员 增加年度账 删除年度账年度账数据备份和还原下级人员管理账套的全部操作 会计核算的操作人员 被授权的具体操作 14 04 2020 60 1 系统管理员 系统级 最高 只有一个 系统的相关设置账套的管理增加账套 删除账套账套数据备份和还原下级人员管理不具备账套的具体操作权限 2 账套主管 账套级增加年度账 删除年度账年度账数据备份和还原下级人员管理账套的全部操作权限 3 会计核算中的会计人员 操作人员被授权的具体操作 14 04 2020 61 三 设置会计科目设置会计科目就是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统 并将会计科目的设置结果保存在相关文件中 实现对会计科目的管理 设置会计科目的内容设置会计科目基本内容设置会计科目的辅助内容思考 创建账套时 哪些内容与后续的设置会计科目相关 14 04 2020 62 一 设置科目的基本内容1科目代码不能重复不能为空遵循科目编码方案现设上级 再设下级2科目名称不能为空可以是英文 也可以是中文3科目类型 14 04 2020 63 二 设置科目的辅助核算内容1日记账 日清月结 14 04 2020 64 2银行账 14 04 2020 65 3外币账 14 04 2020 66 4数量金额账 14 04 2020 67 14 04 2020 68 14 04 2020 69 辅助账的初始设置辅助账的基本思想 会计科目是一种业务归类的标准 辅助核算则允许用户根据单位对数据的实际要求 在按会计科目进行归类的基础上 按照用户定制的标准进行数据的二次汇集 有点 简化用户核算 提供直观信息 简化科目结构常用的辅助账形式有项目核算 部门核算 往来账核算和台账核算 14 04 2020 70 辅助核算 14 04 2020 71 5部门辅助账 手工方式下 管理费用 5502 550201办公费55020101总经理办公室55020102财务部 550202差旅费55020101总经理办公室55020102财务部 手工方式下 管理费用 5502 550201总经理办公室55020101办公费55020102差旅费 550202财务部55020101办公费55020102差旅费 或 14 04 2020 72 电算化部门核算方式下 管理费用550201办公费部门核算550202差旅费部门核算 部门代码设置001总经理办公室002财务部 14 04 2020 73 例 支付总经理办公室电话费1000 1000 会计账簿管理费用办公费 部门核算 总经理办公室 辅助账部门账簿部门核算 总经理办公室管理费用 办公费 14 04 2020 74 14 04 2020 75 14 04 2020 76 部门核算初始化的一般流程 设置部门核算科目设定部门代码 部门名称按部门输入期初余额 考虑哪些使用部门核算的科目可以有期初余额 哪些科目没有 14 04 2020 77 6设置往来单位辅助账个人其他应收款其他应付款客户应收账款主营业务收入主营业务成本供应商应付账款原材料 14 04 2020 78 往来核算初始化的一般流程 设置往来核算科目设定个人 客户 供应商登的代码 名称及相关信息按往来核算输入期初余额 考虑哪些使用往来核算的科目可以有期初余额 哪些科目没有 14 04 2020 79 7设置项目辅助账项目核算是为了解决某一个专门的核算对象 将与该对象相关的所有收入 费用 指出进行专项核算而设置的功能 项目是指企事业单位中的一个专门的生产任务或一个产出对象 通常作为一个单独的成本核算对象例如施工和建设单位承建的一个工程项目加工型企业承担的一批货物的加工生产任务印刷出版企业承印的一本书科研机关 大专院校承接的某一科研课题或研究项目旅游单位接待的一个旅游团队 14 04 2020 80 项目的特点项目是可以独立核算和计算收支的对象项目的核算具有时效性项目具有多变性项目核算初始化的一般流程 设置项目核算科目设定项目的代码 名称及相关信息 14 04 2020 81 4105制造费用410501甲书41050101纸张费41050102稿费及校对费41050103制版费41050104印刷费410502乙书41050201纸张费41050202稿费及校对费41050203制版费41050204印刷费主营业务收入510101甲书510102乙书 假定某印刷单位每本书的核算 手工方式下科目设置为 14 04 2020 82 电算化核算 使用辅助核算 项目核算 将410501 410502 410503 410504 5101设置为项目核算 4105制造费用410501纸张费项目核算410502稿费及校对费项目核算410503制版费项目核算410504印刷费项目核算主营业务收入项目代码设置 01出版项目0101甲书0102乙书 14 04 2020 83 三 设置科目的原则与控制 P92 14 04 2020 84 四 其他初始化设置 一 设置银行结算方式结算方式名称现金现金支票转账支票银行本票银行汇票结算方式编码票据管理标志 支票登记簿 14 04 2020 85 二 设置记账凭证类别凭证类别编号凭证类别名称收款凭证 付款凭证 转账凭证银收 银付 现收 现付 转账凭证记账凭证凭证类别简称限制条件借方必有 贷方必有 凭证必有 凭证必无 无限制限制科目 14 04 2020 86 三 设置银行对账初始数据银行对账初始数据 最近一次的银行对账结果 银行与企业对账单存款余额银行未达账项 四 设置常用摘要 五 设置常用凭证 六 设置科目非法对应关系 14 04 2020 87 五 初始余额的录入 一 装入初始余额装入初始余额 期初余额 是账务处理子系统进行系统初始化的最后一项工作 思考 如果是5月份启用的账套 应输入的初始余额应包含哪些内容 5月的核算 报表5月份的期初余额本年的季报 中报 年报年初的期初余额1 4月份的各月发生额 14 04 2020 88 外币类科目 还应输入相应的外币金额和记账汇率数量金额类科目 还应输入相应的数量和单价辅助核算科目 则初始余额直接根据辅助账明细输入 计算机将辅助账明细汇总 生成科目初始余额 14 04 2020 89 二 装入初始余额的控制1装入数据的区域控制只能输入末级科目的初始余额 非末级由计算机自动根据下级科目汇总得到有辅助账的科目的初始余额由系统控制转到辅助账上录入 录入完毕计算机将金额自动汇总填入余额栏2试算平衡校验控制资产 负债 所有者权益总账 下属各明细之和 思考 期初余额装入后 使哪些内容不能修改在后续的哪项操作进行后将不能修改 14 04 2020 90 第六节账务处理子系统日常业务处理模块的设计 账务处理子系统的日常业务主要包括 填制凭证修改凭证审核凭证凭证记账辅助账管理账表输出 14 04 2020 91 账务处理工作流程 填制会计凭证 审核会计凭证 登记账簿 结账 编制报表 14 04 2020 92 一 凭证录入模块的设计 一 记账凭证的来源1人工凭证2机制凭证外部机制凭证内部机制凭证 14 04 2020 93 付 给 记账凭证 付 给 记账凭证 手工凭证 机制凭证 临时凭证文件 14 04 2020 94 14 04 2020 95 二 记账凭证输入方式人工凭证前台处理后台处理 前台处理和后台处理分别适应什么情况外部机制凭证是否单独设有自动转账系统 14 04 2020 96 三 记账凭证的基本格式 14 04 2020 97 四 记账凭证的输入与控制 1 凭证编号 记账凭证编号凭证号可以手工输入 也可以有会计软件自动生成会计软件应对记账凭证编号的连续性进行控制凭证编号采用自动编号时 计算机自动按月按类别连续编号凭证编号不漏号 不重复 14 04 2020 98 2 凭证类别只能在初始化设置的凭证类别中选择思考 为什么要将凭证分类 手工方式下 记账凭证通常分为收款凭证 付款凭证和转帐凭证 以便于今后的查询 统计工作电算化方式下 记账凭证一旦输入 此后的各种处理由计算机进行 将记账凭证划分为收 付 转的意义也就降低 14 04 2020 99 3 凭证日期 填制记账凭证的日期输入记账凭证时必须输入填制日期凭证日期应该随着序时 修改的日期不能在前一张凭证日期之前 后一张凭证日期之后只允许输入未结账月份的凭证 问 1以上的凭证日期有没有错误2现在输入一张付款凭证 凭证日期应该有什么要求 输入一张收款凭证 凭证日期有什么要求 输入一张转账凭证 凭证日期有什么要求3现在修改凭证 付 002 的日期 有什么要求 修改凭证 转 001 的日期 有什么要求 修改 转 002 的日期有什么要求 14 04 2020 100 思考 几个时间之间的逻辑关系账套启用时间系统时间操作时间 账套启用时间 2006 12 01系统时间 2006 8 12 账套启用时间 2006 8 12系统时间 2006 12 05 14 04 2020 101 4 附件张数 指所附原始凭证的张数 5 摘要 对发生的经济业务内容的简述可以在输入凭证时由键盘输入 也可以在账务初始化以及平时定义常用摘要的内容 输入凭证时进行选择 14 04 2020 102 6 会计科目必须输入末级科目一般软件可以使用科目代码 科目名称 科目助记码和科目参照的方式输入科目系统对输入科目的合法性控制科目存在性科目是否是末级凭证类别限制条件控制非法对应科目控制 14 04 2020 103 7 借方金额 贷方金额任何一张完整凭证必须满足 有借必有贷 借贷必相等 在凭证同一行 借方金额和贷方金额不能同时有金额或同时为0 14 04 2020 104 五 记账凭证中辅助信息的输入科目的银行账 外币核算 数量核算 部门核算 个人核算 往来单位核算 项目核算的数据都是在记账凭证输入过程中随相应科目输入的1部门 个人 客户 供应商 项目核算 如果记账凭证输入时 输入的科目设置了相应的辅助核算 则输入科目后 系统立刻要求输入相应的辅助核算信息 可在初始化里设置的初始部门 个人 客户 供应商 项目信息里选择 14 04 2020 105 14 04 2020 106 2外币核算固定汇率 凭证输入时不用输入汇率浮动汇率 凭证输入时需要输入汇率 14 04 2020 107 输入外币金额 系统自动按 外币金额 汇率 计算本位币金额 14 04 2020 108 3数量金额式输入需要进行数量金额核算的会计科目则系统会提示制单人输入数量和单价 并自动按照 数量 单价 计算出金额 14 04 2020 109 6银行账输入的科目是设置为 银行账 的会计科目 则系统提示录入票据日期 结算方式 结算号等辅助信息 14 04 2020 110 二 凭证审核模块的设计 一 凭证审核的目的发现在输入校验过程中无法发现的错误或舞弊现象为凭证提供一个标记 只有审核员签字 通过审核 的凭证才能记账 二 凭证审核的方法1静态屏幕审核法2二次输入校验法 14 04 2020 111 三 凭证审核的控制审核人和制单人不能是同一人已审核的凭证不能被修改或删除 如要修改或删除 只有审核员本人取消审核签字后才能进行作废凭证或已标错的凭证不能被审核 14 04 2020 112 三 凭证修改模块的设计 一 凭证修改的功能一般将凭证修改功能设计在输入凭证模块和或凭证查询模块中凭证中不允许修改的内容凭证编号凭证日期流水线模型 填制 修改 凭证 审核 记账 结账 14 04 2020 113 二 凭证修改方法根据凭证处于的不同状态 未经审核的凭证制单人直接修改审核员审核了的凭证审核发现错误 被 标错 的凭证制单人直接修改审核通过 审核人已签名还未记账的凭证审核人取消审核 取消签名 制单人修改已经记账的凭证取消记账 取消审核 制单人修改或红字凭证冲销法或蓝字凭证补充法 14 04 2020 114 四 记账模块的设计记账过程完成的工作 将 临时记账凭证文件 中已审核的记账凭证转存于 记账凭证文件 中用 临时记账凭证文件 中已审核的记账凭证更新科目余额发生额文件 14 04 2020 115 一 记账处理的步骤备份记账前的数据取 临时记账凭证文件 中已审核的凭证记录将取出的凭证记录存入 记账凭证文件 根据取出的凭证记录中的科目代码 更新 科目余额 发生额文件 中相应科目的发生额 并将其汇总到上级科目如果取出记录的科目属于银行科目 银行账 则该业务记入 企业对账单文件 如果取出记录的科目有辅助核算要求 则该记录记入有关辅助核算账库文件从 临时记账凭证文件 中删除该记录取 临时记账凭证文件 中下一个已审核记录 转第3步 若没有 则记账结束 记账过程练习资料 14 04 2020 116 为防止记账过程意外中断造成数据破坏 可采取的策略安装不间断电源UPS记账前手工备份数据记账模块自动在记账前备份数据 14 04 2020 117 二 更新科目余额及发生额文件 三 记账的控制记账前备份数据上月未结账 本月不能记账记账过程中 不要认为中止记账一个月可以一天记一次账 一天记多次账 多天记一次账思考 当执行记账操作时 如果系统提示 无可记账凭证 则可能是什么问题 14 04 2020 118 五 辅助核算与管理 一 部门核算与管理 二 个人往来核算与管理 三 项目辅助核算与管理 14 04 2020 119 第七节账务处理子系统期末数据处理及系统服务的设计 14 04 2020 120 期末会计业务主要包括期末的转账 对账 结账 银行对账和编制报表一 期末转账业务的处理 一 自动转账凭证期末转账主要包括费用分配费用分摊税金计算提取各项费用期末收入 费用的结转 14 04 2020 121 可以进行自动转账的业务的凭证具有固定模式 摘要不变借贷方科目固定不变科目发生金额的来源或计算方法固定不变例 计提所得税的凭证凭证类别 转账凭证摘要 计提所得税借 所得税金额 本年利润贷方发生额 借方发生额 所得税率贷 应交税金 应交所得税金额 取对方科目发生额例 坏账准备的计提例 期末期间损益结转凭证 14 04 2020 122 对于这类业务的处理方法是让计算机完成这种较为固定的凭证的生成工作 具体步骤如下将业务的凭证固定模式收入计算机 摘要 科目 及科目对应发生额的来源或计算方法 将其定义为一个凭证模板 自动转账凭证 并为其编号 转账序号 以便标识 定义自动转账凭证 自动转账定义 期末 此业务发生 需要生成具体凭证时 调用相应转账序号 执行凭证生成过程 系统即自动根据模板生成具体的凭证 自动转账 自动转账生成 14 04 2020 123 根据自动转账凭证产生转账凭证的过程成为自动转账有自动转账产生的凭证成为机制转账凭证 简称机制凭证1自动转账凭证的分类独立转账凭证 凭证金额与本期发生的经济业务无关相关转账凭证 金额与本期发生的经济业务有关 因此相关转账凭证的产生先后要遵循一定的业务顺序 否则正确的定义可能获得的是不正确的数据 无形资产 递延资产摊销 工资 折旧费的分配与计算 其他待摊 预提费用的摊销 辅助生产成本的结转 制造费用的结转 生产成本结转 库存商品成本的结转 销售成本 收入 费用的结转 14 04 2020 124 2定义自动转账凭证 二 生成转账凭证选择 转账凭证生成 选择结转的月份和需要结转的凭证执行 生成 命令 屏幕显示生成的转账凭证确认凭证正确后 选择保存 则生成的凭证追加到临时记账凭证文件中 选择放弃 则生成的凭证被丢弃 没有保存 14 04 2020 125 三 自动转账的控制自动转账的前提条件有已经进行了相应的转账定义在本期内发生的所有经济业务的凭证都经过审核记账 思考 是否等同于系统中不存在未记账凭证 与填制凭证一样 定义的科目一定要是末级科目自动转账凭证与手工填制的凭证一样需要审核 记账执行多项自动转账应按照 结转 审核 记账 再结转 的顺序进行 思考 为什么 14 04 2020 126 二 期末对账手工方式下 由于大量重复的数据转抄 易出现账证不符 账账不符 账实不符等 对账就是清查以上的错漏电算化方式下 由于数据共享 程序的自动执行 自动汇总等 一般不会出现以上错漏 主要是数据破坏或程序本身的错漏导致数据的不一致性 一般一个月一次 14 04 2020 127 三 期末结账电算化方式下的结账主要是两个工作会计工作检查本月是否还有未记账凭证损益类帐户是否全部结转其他核算子系统是否结账对账结果是否正确设置本月结账标志 本月的数据已经处理完毕 本月数据只能浏览 思考 如果 14 04 2020 128 一 结账处理流程 P110 二 期末结账控制上月未结账 本