客户档案管理办法.doc

总则第一条 为了进一步加强公司客户档案管理工作，充分发挥客户档案作用，有效地保护及利用客户档案，更好地为公司、为客户服务，特制定本办法。第二条 客户档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对客户有保存价值的各种文字、图表、照片、声像等不同形式的记录。客户文件的收集管理第三条 各职能部门负责将形成的客户文件，对其分类、填写、整理，在规定时间内向信审部移交。信审部负责客户文件的接收、归档。归档完毕后，交于行政部进行登记、保管、借阅记录与管理，由行政部专人进行客户档案统一管存。客户档案材料的保管第四条 由行政部指定管理人员保管客户档案，将客户档案材料放入指定的文件柜内，并定期清洁维护，达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。 第五条 客户档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单并留底备案，并接受公司相应处罚。第六条 公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好客户档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。客户档案的移交第七条 各职能部门在形成形成客户档案后，要认真进行分类、填写、整理相关资料，在规定时间内向信审部移交。第八条 客户档案按年度月份归档，归档时间为每月月末最后一天。第九条 与客户相关的银行卡、保险批单、新还款协议、承租人变更资料等文件，各职能部门拿到文件后立即交于信审部审核，信审部于本月月末最后一天交于行政部进行归档。档案立卷归档第十条 信审部移交客户档案按要求分类、编号、归档。根据档案管理流程（附表一），建立客户档案客户档案整理表，填写客户档案卷内文件目录（附表二），并按其归档类型、购买时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，编号入档，分类存放。 客户档案借阅、使用权限第十一条 各职能部门根据工作需要，按照客户档案管理办法，可到行政部申请查阅使用。第十二条 查阅客户档案要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。查阅客户档案，需在行政部填写借阅登记表（附表三）后方可借阅。各职能部门在需要使用客户档案时，严格办理借阅手续，借阅时间不得超过7天，如有延期使用，需补办延期手续。无特殊原因一经超期需接受公司相应处罚。特殊情况需书面提交情况说明，并有上级领导签字确认。第十三条 查阅客户档案者要爱护文件，借阅者在借阅期间不得损坏、遗失客户文件。不得将文件拆毁、拆页、勾抹、圈点；查阅时不得吸烟、吃饭，严防污染客户档案；也不得将档案转借他人或带回家中。第十四条 客户档案不得外借，如因工作需要，经上级领导批准并填写外借客户档案申请书后方可借阅（附表四）。第十五条 客户档案的归还必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。 档案鉴定销毁 第十六条 由信审部负责客户档案的鉴定，根据客户档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。 第十七条 根据鉴定结论，由行政部填写到期档案销毁目录记录（附表五），报总经理批准后，予以销毁。 违反档案规定的处罚措施 第十八条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。 第十九条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。 第二十条 工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。第二十一条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。附则 第二十二条 本办法自颁布之日起执行。附表一：档案室一、档案管理流程图整理 信审部各职能部门 行政部归档档文件资料借阅销毁 附表二：。附表三：借阅登记表序号客户姓名借阅内容档案编号借阅时间借阅人归还时间借阅资料是否在档检查人12345678910111213141516171819附表四： 外借客户档案申请书 部门 因 于 年 月 日至 年 月 日外借 客户档案 天，