人事档案管理规程.doc

上海玉禾田环境管理服务有限公司程序文件编号EIT名称人事档案及调配管理规程版本A/0第1页共5页编制谢辉更改屈满审核鲁会林批准生效期2009年8月1日1、0目的：为规范公司的人事档案管理，确保公司的人事档案真实、准确；为公司高层管理者提供可测量、可分析的数据，确保公司稳定持续发展。通过档案的规范化管理，能及时查找出以下内容：项目人事档案查阅内容A能有效了解每个人详细情况；B能有效查公司、片区、分部在职、离职和待职的人员及人数；C能有效查出公司、片区、分部不同年龄大小、形象好坏人员及人数；D能有效查出公司、片区、分部不同年、月、日入职和离职的人员及人数；E能有效查出公司、片区、分部不同省份、地区、县城的人员及人数；F能有效查出公司、片区、分部不同学历、工资、婚况、工龄的人员及人数；G能有效查出公司、片区、分部不同人员的入司次数和调动次数以及各方面的总人数；H能有效查出公司、片区、分部不同人员的有无担保和同一人的担保人数；2、0范围：适用于公司全体员工；3、0定义：序号名词定义1档案编号如文档案号105001，1代号档案夹号，05代表年份，001代表档案序列号。2姓名指身份证上姓名3性别分为男、女4所属部门公司总部各部门、服务的各项目分部的名称（如项目管理部、特区报分部）5片区深圳八大片、广州、厦门、东莞片区6职况是否在职（分为在职和不在职）7年龄段根据员工出生年月及结合同年龄结构，现分为四个阶段，A代表（80-89年）、B代表（70-79年）、C代表（60-69年）、D代表（50-59年）。8形象分为A、B、C三个层次（A指形象好的，B指形象中等的，C指差的）9入职年入职的年份（如2005年）10入职月入职的月份（如8月）11入职日入职当天的日期（如20日）12人数指单位人的个数（1人）13基本工资指入职的基本工资待遇14优次指在工作中良好表现的次数（如工作认真负责、拾金不昧等）15劣次指在工作中劣次表现的次数（如不遵守公司制度、有盗窃形为等）16职务指员工在工作中的岗位名称（如经理、主任、保洁员等）17出生年月指身份证上的出生日期；上海玉禾田环境管理服务有限公司程序文件编号EIT名称人事档案及调配管理规程版本A/0第1页共5页编制谢辉更改屈满审核鲁会林批准生效期2009年8月1日18离职年离开公司的年份（如2005年）19离职月离开公司的月份（如8月）20离职日离开公司的当天日期（如20日）21省份指员工籍贯（如四川省）22市区指员工籍贯市区（成都市）23县城指员工籍贯县城（奉节县）24身份证号码对应身份证上的号码25学历指员工受教育的文化程度（如本科、中专、初中、小学、文肓等）26婚况是否结婚（分为未婚和已婚两种）27联系方式指通讯的联络方式（有电话号码、手机号、E-mail等）28司次指（反复、重新）进公司的次数；（如2001年进入1次，2004年进入1次）29调次指在公司调动次数（如从A分部调B分部等现象的次数）30担保人担保入职员工的姓名31薪资动在公司工作中，薪资调动的次数；32备注详细的解释及注释4、职责：部门/岗位工作内容总经办1、负责审批部门主任级以上人员的请假、离职、调动申请；2、审批各类人事档案管理签报；人事经理1、协调人事档案管理过程中的各类事项；2、审核各类人事档案管理签报；人事主任1、 审核劳资专员提交的新增员工工伤保险申请表、每日请假统计表、每天离职员工记录表；2、 组织对公司缺编人员的招骋工作；3、 提交公司月度、季度、年度招聘人员及离职人员的分析报告；招聘专员1、 每天新入职员工、离职员工、调动员工的分类统计（下班前统一交文案专员处）；2、 编制截止当天下班前公司各分部欠缺人数的明细表；3、 编制月度离职员工的明细表及原因分析报告；文案专员1、执行每天新入职员工、离职员工、调动及岗位变动员工电子档案输入，并对文本档案进行统一编号，进行存档；2、确保档案输入正确、不漏项、准确无误；3、确保公司人事档案真实有效，数据始终处于最新状态。劳资专员1、执行新入职员工工伤保险的购买（当天新入职员工下班前购买完毕）2、执行离职员工的工伤保险退保（当天离职的员工下班前退保完毕）前台文员电话确认项目主管未反馈的员工是否到岗；上海玉禾田环境管理服务有限公司程序文件编号EIT名称人事档案及调配管理规程版本A/0第1页共5页编制谢辉更改屈满审核鲁会林批准生效期2009年8月1日5、过程与方法：51入职档案管理511招聘专员办理完毕的员工入职表和担保书当天处理完毕后交文案专员，文案专员将员工入职表上的员工信息及时输入人事档案管理系统，并对员工入职表和担保书文本进行统一编号，放入指定文件夹进行存档。招聘专员开出玉禾田员工入职单交入职员工到项目分部报到。项目主管接到员工两小时内知会公司前台文员。512文案专员当天编制新增员工工伤保险申请表，交劳资专员进行购买工伤保险，购保完毕后交人事主任审核，一份交劳资专员存档，一份前台文员存档；次日上午前台文员对昨日新入职员工项目主管未回复的，进行电话确认是否到岗，将确认结果反馈给文案专员。 513外区管理部员工入职后，员工入职表须在填写完毕后二十四小时内传真至公司；并电话知会人事部文案专员郭敏英（联系电话是否收到、传真效果是否清晰。分部主管认真核对员工填写的员工入职表上的内容确认后在员工入职表的右上角签名确认。员工入职表原件在次月随工资表一同寄回公司。52离职档案管理521招聘专员依公司离职管理规定对员工办理离职手续，当天下班前将离职申请单统一汇总交文案专员，文案专员将离职申请单上的员工信息及时输入人事档案管理系统，并对离职申请单文本进行统一编号，放入指定文件夹进行存档。522文案专员当天编制每天离职员工记录表，交劳资专员办理停缴工伤保险，退保完毕后交人事主任审核后，一份交劳资专员存档，一份人事主任存档。523外区管理部各项目主管确认员工离职后二十四小时内将离职申请单传真至公司，签名确认并电话知会人事部文案专员郭敏英（联系电话是否收到、传真效果是否清晰。离职申请单原件在次月随工资表一同寄回公司。524分部员工连续三天旷工即为自动离职，自动离职的员工以及在分部办理离职的员工，四天内未到公司办理离职手续的，分部工资员于第五天为此类员工代填离职申请单，由分部主管审核，分部员工在离职申请单背面签名证明。当天将离职申请单送交公司招聘专员处办理离职手续，文案专员统一汇总交劳资专员当天办理退保。525分部员工离职申请需提前一个月，分部主管统计本月离职人员预计到期日期及离职人数，于片区会时上交人力资源需求申请表至招聘专员。招聘专员在片区会后一天内对本月度人力需求进行统计和分析，交人事主任审核后，招聘专员按审核指标做好本月人员的招聘计划。待员工正式办完离职手续后人事部六天内将缺编人员补充到位。上海玉禾田环境管理服务有限公司程序文件编号EIT名称人事档案及调配管理规程版本A/0第1页共5页编制谢辉更改屈满审核鲁会林批准生效期2009年8月1日53请销假档案管理531请假审批权限审批人岗位名称请假天数项目主管片区主任部门经理人事部总助总经理分部组长、员工1至7天8至20天21天以上项目主管部门职员1至7天8至20天21天以上主任级1至3天4至7天7天以上经理级1至3天4天以上总助、总监1天以上备注：分部组长、员工1至7天的假期电话知会文案专员进行登记，其它类需书面提交请假单。532请假员工需提前一天将审批完的请假单交文案专员处，文案专员及时将请假单上的相关内容输入人事档案管理系统，编制每日请假统计表并对原件进行统一编号存档，当日交招聘专员、人事主任签字审核。533各清洁项目请假员工公司原则上不补人，如有特殊情况，由项目主管填写内部工作签报表经部门经理、总经办批准后方可补人。534员工请假到期后至文案专员处销假，文案专员作好记录存档并开出销假单交销假人员。员工假期到期未销假按旷工论处。54员工调动档案管理541因公司需要调动的员工，项目主管开出员工调动单由调动员工当日交人事招聘专员，人事部视公司需要及调动员工需求开出玉禾田员工调动单分配至新的项目分部工作。542如此员工在原分部存在考勤记录，招聘专员应在玉禾田员工调动单上注明，本月的工资由调入分部的主管与本分部员工的工资一同做在工资表上（月未最后一天调动的员工除外）。上海玉禾田环境管理服务有限公司程序文件编号EIT名称人事档案及调配管理规程版本A/0第1页共5页编制谢辉更改屈满审核鲁会林批准生效期2009年8月1日543招聘专员对当日员工调动进行统一汇总，由文案专员存案并输入人力资源管理档案。544公司调动（开荒、新项目进场）详见人员调动管理规程。55员工调薪档案管理551员工试用期满调薪A、 文案专员确认需调薪员工的入职时间，并在调薪单上签名确认后交人事主任，同时将调整后的工资输入人事管理档案内。B、 员工的调薪申请表中一联交文案专员进行统一编号、存档备查。C、 员工调薪的幅度不得超过公司薪酬标准即780元/月，如有超出，需填写内部工作签报表，逐级报批，经总经办批准后方可调薪，由文案专员分类存档。552项目组长、“五大员”及主管级以上人员调薪档案管理A、 项目组长、“五大员” 及主管的调薪，由分部主管填写公司内部工作签报表逐级报批，经总经办批准交人事部文案专员存档编号，当天输入人事档案管理系统。B、 文案专员打印调薪通知单，汇总由公司总经理批准后，交项目负责人知会调薪人员。56主管级以上人员变动档案管理561项目主管级以上人员岗位变动需填写员工变动审批表逐级报批，经总经办批准后方可变动。岗位变动，需附上工作移交单，经交接人和接交人签字确认，并经上接领导签名证明。562文案专员将总经办批准的员工变动审批表上内容当天输入人事档案管理系统，并对文本统一编号存档。57工衣、工牌管理571工衣管理：员工办理入职手续时，收取员工两套工衣费计100元。工衣费公司在员工离职时退还。A、工衣更换：员工在公司服务满一年方可更换工衣，更换方式为以旧换新。B、员工工服自行损坏，不能穿着的，由本人自行购买上衣25元/套，工裤25元/套。572工牌管理A、工牌管理：员工办理入职手续时，收取员工工牌押金50元/人，工牌押金待员工办理离职手续，凭离职申请单、工牌、安全知识手册、工牌收取押金到招聘专员处办理工牌押金的退还。B、工牌更换：员工工牌损坏的由项目主管于片区会上交公司前台文员进行统一制作，更换。工牌丢失办理的，由项目主管到前台进行登记，丢失办理的收取工本费20元/人。上海玉禾田环境管理服务有限公司程序文件编号EIT名称人事档案及调配管理规程版本A/0第1页共5页编制谢辉更改屈满审核鲁会林批准生效期2009年8月1日58雇员基金管理详见雇员基金管理办法59奖惩考核：591人事档案管理不良现象描述及考核标准代码不良现象描述扣款/次备注A人员调动单未经公司人事部批准就调动的；包括：1、项目撤场调动的；2、员工要求调动的；3、公司需求调动的；4、其它原因调动的；50元/人B员工去分部报到后，两小时内项目主管未知会公司前台文员的；50元/人C前台文员对去分部报到的员工，项目主管知会的未记录和未知会未进行电话确认的；50元/人D分部开出离职申请单，员工没来公司办理离职手续的，暂扣当月工资E员工连续旷工三天，第五天分部主管未为旷工员工在人事部办理离职手续的；100元/人F员工档案不全就办理入职的（包括：1、 未办理入职手续就上班的（不含试工员工）；2、 入职表资料填写不全、无员工身份证复印件或复印不清晰、无担保书的100元/人G分部办理员工入职手续后，入职资料24小时内未传递给人事部招聘专员的50元/人H员工档案输入错误或没有及时输入，造成公司在职员工与实际购买保险的人数不符的50元/人I员工入职24小时内保险未购买及员工离职24小时未销户的50元/人J员工请假单未交人事部批准的50元/人K主管、组长、员工调薪申请表未交人事部文案专员的50元/人L主管、职员级以上的职位变动未填写员工变动审批表的50元/人备注：以上奖惩金额在当月的工资中兑现；上海玉禾田环境管理服务有限公司程序文件编号EIT名称人事档案及调配管理规程版本A/0第1页共5页编制谢辉更改屈满审核鲁会林批准生效期2009年8月1日60支持性文件分部常用表格填写作业指导书70质量记录表格1、玉禾田员工入职表（员工专用）2、入职申请表（职员专用）3、担保书4、玉禾田员工入职单（招聘专员用）5、玉禾田员工调动单（招聘专员用）6、请假单7、销假单8、调动申请单（分部用）9、离职申请单10、日离职员工记录表11、日员工工伤保险购买申请表12、人力资源申请表13、员工变动审批表14、调薪通知单15调薪申请表玉禾田公司员工入职表入职分部： ITQ-2-007-08A姓 名性 别年 龄照片籍 贯学 历婚 否身份证号码工衣号码身份证详细地址是否吸烟申请职务联系电话现 住 址有无暂住证担 保 人担保人单位填表时间入职时间短头接受与否男（平头）女（运动头）工资级别入职基本工资是否要求住宿个人简历：入职及调动记录：1. 于 年 月 日入我公司 分配在 分部 。2.于 年 月 日从 分部调入 分部 。 3.于 年 月 日从 分部调入 分部 。身份证复印件 入职申请表近 照注意事项:1)欢迎您来玉禾田应聘!请您用正楷填写本表每一项内容,并确保所有材料准确无误.2)获面试资格的申请者,将要求出示身份证,学历证或申轻表上其他列明证件的副本.3)本公司将严格保密申请者填写的以下各项内容.应聘职务：申请日期:可到职日期:年 月 日年 月 日应聘方式: 猎头公司 人才市场 广告,网络 朋友推荐个人资料姓名性 别籍 贯最高学历出生日期年 龄婚 否民 族身份证号血 型身高(厘米)现在住址 邮编: 联系电话:家庭住址工作履历 (履历顺序按由近至远时间填写)服务单位电话职务服务时间月薪离职原因 年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月学历资料学校名称(或培训机构)专业学位学习时间年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月年 月至 年 月家 庭 状 况姓名与本人关系职业工作单位(或本公司相关部门) 请在背面继续填写个人技能电脑操作：A.熟练 B.良好 C.略懂 D.不懂中文打字:每分钟 字办公软件： Word WPS Excel Powerpoint 上网 Lorus Notes 您还会哪些专业软件：语言能力语种书写阅读会话普通话A.略懂 B.良好 C.优秀A.略懂 B.良好 C.优秀A.略懂B.良好 C.优秀广东话A.略懂 B.良好 C.优秀A.略懂 B.良好 C.优秀A.略懂 B.良好 C.优秀英语A.略懂 B.良好 C.优秀A.略懂 B.良好 C.优秀A.略懂 B.良好 C.优秀其他A.略懂 B.良好 C.优秀A.略懂 B.良好 C.优秀A.略懂 B.良好 C.优秀特别技能(特长、兴趣、爱好)：本人声明1） 本人声明：上述所填写的一切资料真实无误。如有虚报资料或隐瞒事实，本人愿承担一切责任或遭即时解雇。2）本人同意玉禾田公司就招聘工作及为核实上述资料而授权任何人或机构等进行查询。3）本人接受在试用期内公司以本人工作成绩为依据所作出的提前雇用或终止雇用的决定。申请人签名： 日期：应聘记录项目面试评价（由用人部门填写）用人部门经理意见：专业知识相关经验工作态度、意愿人事行政部意见：沟通、协调能力表达、反应能力形象、仪表入职部门试用薪金总经办意见：综合评价：（由用人部门经理填写）注：此表格适用于办公室职员以上人员。上海玉禾田环境管理服务有限公司招聘员工保证及担保书人事部文件编号：EITQ-2-被担保人保证书本人保证：在上海玉禾田环境管理服务有限公司任职期间，遵守国家的各项法令法规及本公司的各项规章制度，不违法乱纪，不损害公司利益，不贪占公司及他人财物，认真工作，恪尽职守，出色的完成公司领导交派的各项工作任务。本人承诺所填写资料一切属实，如有讹报之处愿受公司除名的处分。 签名： 身份证号码: 年 月 日担保书（以下由担保人填写）担保人姓 名出生日期与被担保人关系工作单位办公地址联系电话户口所在地家庭地址联系电话担保协议本人担保： 在贵公司任职期间认真工作，服从领导，如工作期间存在违法乱纪行为，本人保证找到被担保人，并协助调查解决；若被担保人擅离贵公司，本人愿承担连带责任，并负责偿还被担保人遗留的债务及其他经济损失等。 签名：身份证号码: 年 月 日担保人身份证复印件注意事项1、 担保人填写资料真实、详细。2、 担保人须提交身份证复印件并交验原件。3、 担保人须与协同被担保人报到。担 保 书担保人照片本人愿担保先生（女士），被担保人身份证号码：与担保人是关系。到上海玉禾田环境管理服务有限公司工作，并确认被担保人身体健康，工作踏实，品行端正，未有犯罪记录，遵守上海玉禾田环境管理服务有限公司的规章制度。若被担保人有违反上海玉禾田环境管理服务有限公司的规章制度行为，在上班期间发生经济或法律案件，致使公司利益蒙受损失，担保人愿负连带责任，按公司的有关规定进行经济赔偿，特立此担保书为凭。担保人身份证复印件：担保人（亲笔签名）：日期：担保人详细工作单位：担保人住址：联系电话：玉禾田员工入职单年 月 日 NO：第一联人事存根致 分部：兹有新员工 （工卡号： ）已办理完入职手续，现安排至你分部工作，请给予安排为谢。入职时间 年 月 日，基本工资为 元。附：分部主管： ，地址： 电话： 公司人事部： 人事部财务部管理部综合部工程部总经理玉禾田员工调动单年 月 日 NO：第一联人事存根致 分部：兹有新员工 （工卡号： ）从 分部调入你分部工作，请给予安排为谢。注：原分部本月考勤 天，入职时间 年 月 日，基本工资 元。附：调入分部主管： ，地址： 联系电话： 公司人事部： 人事部财务部管理部综合部工程部总经理上海玉禾田环境管理服务有限公司请 假 单分部/部门： EITG-5-005-01A姓 名职 务请假时间由 年 月 日至 年 月 日，共计： 天请假事由工作交接简要说明：请假人联系电话：手机： ；家里电话： ；其它电话： 接替或代理人联系方式：姓名： ；性别： ；职务： ；电话： 分部主管：主管部门：人力资源部：领导审批：上海玉禾田环境管理服务有限公司请 假 单分部/部门： EITG-5-005-01A姓 名职 务请假时间由 年 月 日至 年 月 日，共计： 天请假事由工作交接简要说明：请假人联系电话：手机： ；家里电话： ；其它电话： 接替或代理人联系方式：姓名： ；性别： ；职务： ；电话： 分部主管：主管部门：人力资源部：领导审批：存 根销 假 单 分部： 贵分部员工 已回公司销假，请予以安排工作。 1、报到时间：200 年 月 日 时至 时； 2、未按时报到者，按旷工论处。人力资源部200 年 月 日 姓名： 分部： 报到时间： 存 根销 假 单 分部： 贵分部员工 已回公司销假，请予以安排工作。 1、报到时间：200 年 月 日 时至 时； 2、未按时报到者，按旷工论处。人力资源部200 年 月 日 姓名： 分部： 报到时间： 存 根销 假 单 分部： 贵分部员工 已回公司销假，请予以安排工作。 1、报到时间：200 年 月 日 时至 时； 2、未按时报到者，按旷工论处。人力资源部200 年 月 日上海玉禾田环境管理服务有限公司人员调动表 部门/分部： EITQ-1-030101-002调动人姓 名职 务岗 位调入分部名称调动时间职 务调动原因原分部综合 情 况入职时间基本工资考勤天数水、电费引导内容调入分部主管联系电话乘车路线说 明当所在分部主管无法确定调入分部时，其相关内容由公司人事部经办人填写；分部主管： 片区主任： 人事主管：上海玉禾田环境管理服务有限公司人员调动表 部门/分部： EITQ-1-030101-002调动人姓 名职 务岗 位调入分部名称调动时间职 务调动原因原分部综合 情 况入职时间基本工资考勤天数水、电费引导内容调入分部主管联系电话乘车路线说明当所在分部主管无法确定调入分部时，其相关内容由公司人事部经办人填写；分部主管： 片区主任： 人事主管：上海玉禾田环境管理服务有限公司离职申请表部门/分部： EITQ-5-02-03 日期： 年 月 日姓 名性 别职务/岗位入职时间离职时间岗位安排情况出勤天数病假 天，事假 天，实发工资离职原因离职申请人确认（签名）公物交接情况宿舍交接情况有无私人借款主管签名室长签字主管部门人事部财务部总经办备注：此表一式二联，第一联交公司保存、第二联交离职人员；上海玉禾田环境管理服务有限公司离职申请表部门/分部： EITQ-5-02-03 日期： 年 月 日姓 名性 别职务/岗位入职时间离职时间岗位安排情况出勤天数病假 天，事假 天，实发工资离职原因离职申请人确认（签名）公物交接情况宿舍交接情况有无私人借款主管签名室长签字主管部门人事部财务部总经办备注：此表一式二联，第一联交公司保存、第二联交离职人员；上海玉禾田环境管理服务有限公司日离职员工记录表日期： 年 月 日序号片区分部名称员工姓名姓别离职时间考勤天数离职原因保险停交时间备注123456789101112131415161718192021222324252627统计：1、本日共离职 人，A、其中女 人，男 人； B、一片区 人，二片区 人，三片区 人，四片区 人，五片区 人，六片区 人，七片区 人，八片区 人，外区 人。C、离职原因A、 人，B、 人，C、 人，D、 人，E、 人。离职原因注释：A、代表有事回家；B、代表主管原因造成； C、代表找到好工作；D、代表太累做不了；E、代表身体不好做不了文案专员： 招聘专员： 劳资专员： 人事主任：上海玉禾田环境管理服务有限公司日员工工伤保险购买申请表日期： 年 月 日序号片区分部名称员工姓名姓别入职时间身份证号码保险购买时间户口形象到岗时间备注12345678910111213141516171819202122232425262728统计：本日共入职 人，A、其中女 人，男 人； B、一片区 人，二片区 人，三片区 人，四片区 人，五片区 人，六片区 人，七片区 人，八片区 人，外区 人。C、员工形象A 人，B 人，C 人。（员工形象A代表形象好的，B、代表形象中等，C、代表形象差的）文案专员： 招聘专员： 劳资专员： 前台文员： 人事主任：上海玉禾田环境管理服务有限公司分部人力资源申请表项目名称： 填表日期： 年 月 日 序号离职员工姓名性别申请时间离职时间人员需求要求说明备注12345678910备注：此表由项目主管于月初片区会上填写，用于反映分部本月离职人数及离职的时间，供人事部招聘专员做好月度的招聘计划，确保分部缺编人员的补充；项目主管： 片区主任： 人事主任：