第四次面授会计信息系统PPT课件

1 2017秋会计信息系统辅导课 第四讲 2 第一节报表处理子系统概述第二节报表处理子系统工作流程和功能结构第三节报表处理子系统的初始设置第四节报表处理子系统的日常业务第五节报表模板 第四章报表处理子系统 3 目的要求 1 掌握计算机报表处理子系统编制财务报表的基本工作流程2 了解计算机编制财务报表的基本工作原理3 掌握报表处理子系统格式设置 公式和关键字设置的基本方法4 理解现金流量表的编制方法 4 重点及难点 重点 1 掌握计算机报表处理子系统编制财务报表的基本工作流程 2 了解计算机编制财务报表的基本工作原理 3 掌握报表处理子系统格式设置 公式和关键字设置的基本方法 难点 报表处理子系统格式设置 公式和关键字设置的基本方法 授课形式 ppt课件教学方法 任务驱动法 案例教学法 讲练结合课时安排 4课时 5 第1 2课时 第一节报表处理子系统的概述 1 会计报表的编制过程 对有关会计信息进行集中 整理和再加工 2 会计报表的形式 以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料 3 会计报表的分类标准 按报送的对象分类 对内 对外按照编制的日期分类 月 季 年报按报表的编制单位分类 母 子公司报表按报表的结构分类 简单报表和复合报表 一 企业报表简介 6 二 通用会计报表子系统概述 1 会计报表子系统概念 财务报表的编制过程 是对有关会计信息进行集中 整理和再加工的过程 2 通用会计报表子系统报表处理的三种方式 1 使用会计软件本身配备的表处理系统2 使用专用表处理系统3 捆绑式 处理方式 在会计软件中提供公开的数据接口或取数公式 在EXCEL中通过数据接口或使用取数公式从账务系统中调取会计数据 7 三 报表处理子系统的基本概念1 报表基本结构分析报表分成简单表和复合表两类 比较两类表可以看出 复合表的结构比简单表复杂的多 复合表可以由简单表嵌套而成 也可由多个简单表拼合而成 因此复合表在处理上不如简单表那样方便 8 简单表 9 复合表 10 四 报表格式设置报表格式构建起了一张报表的基本框架 一般包括三个基本要素 即表头 表体 表尾 一 表头主要描述报表的标题 编制单位名称 编制日期 计量单位等内容 二 表体 报表项目名称和报表数据单元 1 报表尺寸定义2 单元属性和风格定义单元格属性包括单元格类型 对齐方式 字体及颜色等 其中单元格类型一般分为数值型 字符型和表样型三种 数值型单元格和字符型单元格在数据状态下输入 输入的内容仅对某张表页有效 表样型单元格在格式状态下输入 输入的内容对同一报表的所有表页有效 11 3 区域与组合单元定义区域是由一组相邻的单元格组成的矩形块 三 表尾是表体以一进行辅助说明的部分 包括编制人 审核人等内容 五 报表公式设置 表页 报表文件和报表关键字报表的格式和报表的数据间分开处理和管理的 其中报表的格式起着说明数据的经济含义和管理数据的作用 一般固定不变 而报表数据则起到反映相应经济指标大小的作用 会因时间的不同而变化 12 1 确定表元的数据来源及取数所要满足的条件从账务系统取数从报表系统自身取数从系统外部取数从其他会计软件取数 2 表页及报表文件表页 报表是由若干行和若干列组成的一个二维表 具有相同格式而数据不同的每张报表称为一个表页 用来标注表页的数字叫页标 报表文件 一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中 每个报表文件都有一个名字 报表关键字 单位编号 单位名称 年份 季度 月份 日等均可作为报表系统中的关键字 13 手工方式处理流程设计并绘制表格线及有关说明文字 查阅账簿内容 计算并填写数据 根据数据间的勾稽关系检查数据的正确性 2 计算机报表处理步骤及数据流程计算机报表处理步骤及数据流程图如下 一 报表子系统的业务处理流程 第二节会计报表系统的处理流程和功能结构 14 报表名称登记 报表格式设置 报表公式设置 报表结构文件 账务系统工资系统成本系统固定资产系统 报表编制 报表数据文件 显示并打印 资产负债表损益表现金流量表成本表 15 二 报表系统的功能结构1 报表格式设置报表格式设置实质上设置一个模板 使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用 2 报表公式设置包括表计算公式设置和表审核公式设置两个基本功能3 报表名称登记4 报表编制报表编制也称表页或整表计算 16 一 报表处理系统的使用流程 1 新建报表文件2 报表格式设置3 报表关键字设置4 报表公式设置 第三节报表子系统的初始设置 17 1 新建或打开报表文件 第四章会计报表子系统 1 每张报表都要有报表名 不同的报表必须使用不同的报表名 2 报表名的作用 调用报表结构文件 3 报表名不是报表的标题 4 报表名可以使用中文 西文或汉语拼音的缩写来定义 18 2 报表格式设置 1 报表格式 一张报表的基本框架 包括表头 表体和表尾等 表体的行数与列数构成表的大小 2 单元类型 即单元格的数据类型 字符型 数字型和表样型 3 单元格式 即单元格数据的显示格式 如左对齐 右对齐 居中 字体 字号等 3 报表关键字设置关键字的设置和取消在格式状态下进行 关键字的录入在数据状态下进行 关键字偏移在格式和数据状态下均可进行 关键字的偏移是调整关键字在某单元或组合单元中的起始位置 19 4 报表公式设置 1 报表计算公式的设置主要考虑 1 表元的数据来源及取数所要满足条件 2 计算公式的构成 例 某报表系统公式格式为 某单元 QC 科目编码 会计期间 方向 账套号 3 计算公式的设置方式 直接输入方式或引导输入方式 4 函数 20 2 报表审核公式的设置 作用 检查报表数据之间的关系是否正确 表现在两个方面 1 报表数据来源定义完成后 审核报表的合法性 2 报表数据生成后 审核报表数据的正确性 与报表计算公式设置的方法类似 主要区别在于审核公式用于对报表数据的勾稽关系进行检验 其使用的运算符除计算公式允许使用的运算符外 还可以使用逻辑运算符 如 等 21 3 报表舍位平衡公式 舍位 进行进位的操作 平衡调整公式 舍位平衡公式 舍位后调整平衡关系的操作 4 设置报表公式时的注意事项1 表公式中的运算符号主要是 等 公式中紧接目标单元的运算符一般应是 2 多数会计报表软件从账簿的某个科目取数时 表处理系统中若设为取某个科目期末借方余额 而实际余额在贷方 则公式的值是零 而不是贷方金额的负值 22 5 报表结构文件的保存为了存放用户定义的报表格式和报表公式 系统需要用户在定义报表结构 存盘时 在系统登记文件名 以便在调用定义的内容时作为标志 6 报表模板的调用和修改1 在 格式 状态下执行 格式 报表模板 命令 调入基本符合本单位使用需要的某报表模板 2 对模板中的项目或公式进行修改使其完全符合本单位的使用需要 3 执行 格式 自定义模板 命令 将其存回相应行业 或存于以本单位命名的新行业中 23 一 报表的编制 具体操作 系统自动完成 作用 系统运行报表结构文件中的计算公式 使其从相应的数据源中调取数据填入相应的表单元中 从而得到数据表 注意事项 1 编表时需输入编制日期 即关键字 若当月报表已存在 系统将要求用户确认是否重编 2 新编的表将覆盖已存在的旧表 因此 如果修改过表格式或表公式 则必须重新将该报表编制一遍 以得到按新结构生成的报表 第四节报表系统日常工作的处理 24 二 报表输出1 屏幕显示输出2 打印输出 可以使用系统提供打印设置功能进行打印设置 3 磁盘输出4 网络传输三 报表的汇总和分析1 报表的汇总结构相同 数据不同的两张报表经过简单叠加生成一张新表的功能 操作步骤 在数据状态下 执行 数据 汇总 表页 命令 打开 表页汇总 三步骤之一 汇总方向 对话框 单击 汇总到新的报表 输入新的报表名 单击 下一步 在 表页汇总 三步骤之二 汇总条件 对话框中单击 下一步 按钮 表页汇总 三步骤之三 汇总位置 对话框中单击 按物理位置汇总 单击 完成 按钮 屏幕显示新生成的销售汇总表 25 2 报表的分析 1 图形分析法将报表中选定的数据以图形方式显示 从而得到直观的数据的大小或变化的情况 常用图形 圆饼图 直方图 折线图 立体图等 基本步骤 A 选取绘图数据 B 选择图形类型 C 根据系统提示生成图形 2 数据透视法采用从某一张表或多张表中抽取具有某种特定经济涵义的数据 形成一张 虚表 从而达到对多个报表数据在系统生成的 虚表 中进行重新分类 对比分析的效果 说明 A 虚表 本身不保存数据 因此称为视图 B 视图是数据报表的寄生表 没有数据报表就不可能产生视图 26 四 报表的维护1 报表删除报表删除功能不光可以删除编制得到的数据表 也可以删除表结构 一旦被删除 如果需要使用只有重新设置 2 结构复制只能复制报表的结构不能复制后生成的数据报表 3 报表的备份4 报表恢复 27 一 现金流量表编制原理编制基础是收付实现制 因此主表和附表中的一些相对复杂的项目难以直接从以权责发生制为基本原则的账簿中调取数据 1 现金流量表手工编制概述财政部于1998年3月颁发了 企业会计准则 现金流量表 用于规范企业现金流量编制 准则规定主要采用直接法 附注采用间接法编制2 使用手编制现金流量表方法存在的问题编制工作量大 编制困难人为因素大 编制技术要求高报表编制过程难以留下足够的审计线索3 使用报表系统软件编制现金流量表的基本思想 第五节现金流量表的编制 28 二 现金流量表编制方法1 在现金等科目下分类设置明细科目的方法2 使用设置现金辅助账的方法将与编制现金流量表有关的会计科目将现金流量设为一个项目核算大类按要求设置结构将需要分别处理的项目进行分类定义将现金流量表填列的项目设置项目目录在编制记账时根据系统的提示将涉及现金流量变化的事项按设定项目分类期末根据项目总账和项目明细怅设置公式由计算机