第三讲：账务处理子系统PPT课件

第三讲账务处理子系统 1 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 2 14 04 2020 第三讲 账务处理与总账子系统 第三讲账务处理子系统 3 14 04 2020 在一个组织中 为完成会计核算任务必须有一套专门的方法即 设置会计科目 账户 复式记账 填制和审核凭证 登记账簿 财产清查 成本计算 最后编制各种会计报表 并对会计核算进行综合分析等 这些方法相互联系 相互贯通 紧密结合 形成了会计核算的一个完整的方法体系 在手工会计方式下并不明确强调账务处理的概念 只是会计信息化加强了各种会计方法间的联系 为便于实现计算机处理 才把设置会计科目 账户 复式记账 填制和审核凭证 管理账簿等统称为账务处理 第三讲账务处理子系统 4 14 04 2020 账务处理的任务 通过输入和处理各种记账凭证或原始凭证 完成记账和结账以及银行对账工作 生成并查询和打印输出各种日记账 明细账和总分类账 账务处理工作是由总账子系统各项功能模块完成的 第三讲账务处理子系统 5 14 04 2020 账务处理的任务 数据采集数据加工与存储报告信息 第三讲账务处理子系统 6 14 04 2020 第一节账务处理概述第二节账务处理流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理 往来和项目核算与管理第九节总账子系统的改进 财务业务一体化 内容提要 第三讲账务处理子系统 7 14 04 2020 本讲重点 一 熟悉总账子系统数据文件设计和会计编码设计的方法二 熟练掌握总账子系统各功能模块的操作步骤和要点 第三讲账务处理子系统 8 14 04 2020 本讲学习方法 注重学习和上机实验相结合 加深理解 第三讲账务处理子系统 9 14 04 2020 第一节账务处理子系统概述 一 系统范围二 系统特点三 系统目标 第三讲账务处理子系统 10 14 04 2020 一 系统范围 凭证 账簿 设置会计科目及账户 填制和审核凭证 成本计算 复式记账法 登记账簿 财产清查 编制会计报表 第三讲账务处理子系统 11 14 04 2020 二 系统特点 规范性强 综合性强 真实性 正确性要求高 集成性高 第三讲账务处理子系统 12 14 04 2020 三 系统目标建账采集和输入数据记账 结账输出账表建立与其他子系统之间的接口 自动转账 辅助核算与管理功能 补充功能 第三讲账务处理子系统 13 14 04 2020 账务处理 例 从 用友 账务系统功能示意图看账务处理子系统的目标 初始化 凭证管理 出纳管理 账簿管理 银行对账 往来账管理 月末处理 建立账套 设置科目 设置外币 装入期初余额 设置凭证类型 结算方式 编码档案 明细权限 填制凭证 出纳签字 审核凭证 查询凭证 打印凭证 科目汇总 现金日记账 银行存款日记账 资金日报 支票管理 总账 明细账 序时账 多栏账 账簿查询 打印 银行对账初始化 银行对账单 调节表 对账 核销银行对账 往来账初始化 个人统计 单位统计 往来账核销 转账 结账 第三讲账务处理子系统 14 14 04 2020 第二节账务处理子系统流程分析 一 手工账务处理子系统处理流程二 计算机AIS账务处理流程 第三讲账务处理子系统 15 14 04 2020 第二节账务处理子系统数据处理流程 一 手工账务处理子系统处理流程 手工账务处理数据流图分析记账凭证核算组织程序科目汇总表核算组织程序汇总记账凭证核算组织程序日记总账核算组织程序分录日记账核算组织程序多栏式日记账 第三讲账务处理子系统 16 14 04 2020 记账凭证核算组织程序 手工 第三讲账务处理子系统 17 14 04 2020 填制和审核凭证 月末处理 登记各种明细账 编制科目汇总表 记账凭证 登记总账 明细账 总账 日记账 科目汇总表 报表 收款凭证 付款凭证 转账凭证 编制报表 登记日记账 原始凭证 科目汇总表核算组织程序 手工 第三讲账务处理子系统 18 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 19 14 04 2020 手工账务处理的局限 数据重复量大信息提供不及时准确性差工作强度大 第三讲账务处理子系统 20 14 04 2020 二 计算机AIS账务处理流程 典型的账务处理数据流程 第三讲账务处理子系统 21 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 22 14 04 2020 二 计算机AIS账务处理流程 典型的账务处理数据流程 账务处理流程中的角色 跨功能账务处理流程 P83 1 业务人员2 凭证编制人员3 凭证审核人员4 记账与结账人员5 查询分析人员 第三讲账务处理子系统 23 14 04 2020 账务处理流程 1 通过系统初始化 录入本单位的基础会计信息 2 经济业务发生时 业务人员将原始单据提交财会部门 由凭证录入人员编制记账凭证 方法有二 原始 录入 记账凭证原始 记账凭证 录入 记账凭证3 审核 4 记账和结账 5 银行对账 6 查询与生成报表 第三讲账务处理子系统 24 14 04 2020 1 数据处理的起点和终点不同2 数据处理的方式不同3 数据存储方式不同4 对账方式不同 计算机系统一般不需对账 5 会计资料的查询 统计方式不同 手工方式与计算机方式下账务处理流程的差异 第三讲账务处理子系统 25 14 04 2020 第三节账务处理子系统总体设计 一 账务处理子系统功能模块设计二 会计科目代码设计三 主要数据文件设计 第三讲账务处理子系统 26 14 04 2020 一 账务处理子系统功能模块设计 按 基本功能 与 扩展功能 划分两种方案 主要体现在 初始设置 和 系统服务 等方面的区别 是否进行辅助核算 需要在会计科目设置时定义 科目性质 辅助核算 第三讲账务处理子系统 27 14 04 2020 账务处理子系统 初始化 科目设置 凭证类型设置 初始余额输入 人员权限设置 凭证处理 其它设置 凭证录入 凭证审核 查询打印 自动转账 记账结帐 记账 月结年结 账表输出 日记账输出 明细账输出 总账输出 报表输出 综合查询 银行对账 初始化调节表 获取对账单 自动对账 手工对账 输出对账结果 系统服务 会计数据备份 会计数据恢复 系统维护 修改口令 获取外部数据 账务处理子系统功能模块设计方案一 第三讲账务处理子系统 28 14 04 2020 账务处理子系统功能模块设计方案二 账务处理子系统 初始化 凭证处理 记账结账 账簿管理 银行对账 个人往来管理 单位往来管理 部门管理 项目管理 自动转账 系统服务 第三讲账务处理子系统 29 14 04 2020 模块划分特点分析 功能模块要依次执行 步骤 1 初始化 建账 2 日常处理3 期末处理 第三讲账务处理子系统 30 14 04 2020 模块划分特点分析 步骤 1 初始化 建账 1 设置账套 开辟数据存储空间 准备账本 2 财务分工 3 设置会计科目 开设账页 4 输入期初余额 数据转换 第三讲账务处理子系统 31 14 04 2020 模块划分特点分析 步骤 2 日常处理 1 采集及输入凭证数据 2 记账 3 查询账表 4 辅助核算3 期末处理 1 银行对账 2 期末转账 3 试算平衡 4 结账 5 打印正式账表 6 备份 第三讲账务处理子系统 32 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 33 14 04 2020 二 会计科目代码设计 第三讲账务处理子系统 34 14 04 2020 1 会计科目代码设计的意义 1 字符型科目名称的缺点 存储空间占用大 二义性 输入效率低 第三讲账务处理子系统 35 14 04 2020 能够 便于 反映会计科目间的逻辑关系 唯一性 提高处理效率 利于处理和分类 节省存储空间 2 科目代码设计的意义 第三讲账务处理子系统 36 14 04 2020 2 会计科目编码方法 顺序编码1 2 3 4 位数编码 分组编码 位数编码 第三讲账务处理子系统 37 14 04 2020 合规性原则 层次性原则 一致性原则 简明性原则 扩展性原则 3 科目编码设计的基本原则 第三讲账务处理子系统 38 14 04 2020 4 会计科目代码体系结构 涵义 分成几级 每级包含几位 会计科目编码体系的设计一级科目代码要按照企业会计制度的规定设计 实际上是设计明细科目编码的结构问题 第三讲账务处理子系统 39 14 04 2020 定长定位 即科目体系中各级科目编码长度是固定的 科目代码体系结构 4 2 2 一级科目最多设计9999个 二级科目最多设计99个 三级科目最多设计99个 第三讲账务处理子系统 40 14 04 2020 不定长方式除一级科目长度固定外 其他各级科目编码的长度是不固定的 可由用户自行设计 科目代码 100901102 科目级别 上级科目编码 科目末级标志 第三讲账务处理子系统 41 14 04 2020 案例3 1 假设创新公司采用群码 其科目编码结构是4 2 3 该公司目前主要生产A产品 B产品 O产品共15种产品 并预计产品数目最多不超过99种 目前共有X1公司 X2公司 X300公司共300家客户 公司想通过科目体系设置能够达到对每种产品销售形成的应收账款以及每种产品下每个客户形成应收账款的核算与管理 则 按照传统科目编码设置方式应收账款科目编码应如何设置 一共需要设置多少个会计科目 有无更好的编码设计方案 既能完成对每种产品形成的应收账款的核算和管理又能够完成对客户的核算和管理 如有应如何设置应收账款的编码方案 第三讲账务处理子系统 42 14 04 2020 1131应收账款113101A产品113101001X1公司113101002X2公司 113102B产品113102001X1公司113102002X2公司 113115O产品113115001X1公司113115002X2公司 第三讲账务处理子系统 43 14 04 2020 科目编码科目名称科目性质1131应收账款113101A产品往来113102B产品往来 113115O产品往来 代码客户名称001X1公司002X2公司 300X300公司 科目编码客户档案建立连接 第三讲账务处理子系统 44 14 04 2020 实现往来核算与管理的基本原理1 科目设置时 定义为 往来 将往来单位剥离出来2 建立往来单位档案3 输入记账凭证时 自动提取往来单位代码信息4 查询 输出往来信息时 通过往来核算与管理模块来完成 第三讲账务处理子系统 45 14 04 2020 2 采用往来方式科目设置 科目编码科目名称科目性质1131应收账款113101A产品往来113102B产品往来 113115O产品往来 第三讲账务处理子系统 46 14 04 2020 客户档案设置编码名称001X1公司002X2公司 300X300公司 第三讲账务处理子系统 47 14 04 2020 立体科目设计方法 将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来 按照项目进行存储 并将项目和科目建立动态链接 在满足优化会计科目体系的同时 达到精细核算的目的 立体科目设计应用的扩展 部门辅助核算与管理个人辅助核算与管理供应商辅助核算与管理项目 广义 辅助核算与管理 内容很多 第三讲账务处理子系统 48 14 04 2020 5 科目编码时应该注意的问题 应输入全码必须具有惟一性反映科目间的统属和逻辑关系码位不宜过长扩展性考虑 第三讲账务处理子系统 49 14 04 2020 客户编码供应商编码部门编码存货编码个人职工编码其他具有类似性质的编码 6 科目编码设计的拓展 第三讲账务处理子系统 50 14 04 2020 案例3 2 在会计信息系统中管理费用的分部门管理方式有两种 常规方式和部门辅助核算与管理方式 常规方式是指在建立会计科目时 除设置管理费用一级科目或费用按性质划分的明细科目的账户外 将部门通过二级或三 四级科目等明细科目开设明细账户 例如 假设某企业采用常规方式设立管理费用科目编码 其科目代码体系结构为4 2 3 3四级 第三讲账务处理子系统 51 14 04 2020 5502管理费用550201一部550201001办公费550201001001一组550201001002二组550201002差旅费550201002001一组550201002002二组 550202二部550202001办公费550202001001一组550202001002二组550202002差旅费550202002001一组550202002002二组 第三讲账务处理子系统 52 14 04 2020 这种方式比较简单 与手工核算基本一致 适用于管理费用核算部门较少的单位 如果该单位有10个部门 每个部门又分5个组 管理费用有10种 那么5502管理费用下面就有500多个会计科目 因此 采用这种编码方式不理想 不灵活 无法进行有效的管理费用的部门管理 要求 1 阐述实现部门核算与管理的基本原理 2 按照部门辅助核算与管理方式设置本单位的管理费用科目体系和部门档案 备注 假定会计科目的编码原则不变 部门档案的编码原则为 第三讲账务处理子系统 53 14 04 2020 部门核算与管理的原理 1 科目设置时 定义为 部门核算 2 将部门从科目中剥离出来 单独建立部门档案3 录入记账凭证时 提示输入部门代码4 查询 输出相关部门账表 第三讲账务处理子系统 54 14 04 2020 采用部门核算科目设置 科目编码科目名称科目性质5502管理费用550201办公费部门核算550202差旅费部门核算 第三讲账务处理子系统 55 14 04 2020 部门档案设置编码名称01一部01001一组01002二组02二部02001一组02002二组 第三讲账务处理子系统 56 14 04 2020 三 主要数据文件设计 科目文件 演示 科目文件结构设计方案一 定长定位 科目编码科目名称科目类型 资产 负债 所有者权益 成本 损益 余额方向 第三讲账务处理子系统 57 14 04 2020 科目文件结构设计方案二 不定长定位 科目编码科目名称科目类型科目级别上级科目 父科目 是否末级科目余额方向 第三讲账务处理子系统 58 14 04 2020 科目文件结构设计方案三 辅助核算 科目编码科目名称科目类型科目级别上级科目 父科目 是否末级科目辅助核算 部门 项目 个人 数量 外币 余额方向 第三讲账务处理子系统 59 14 04 2020 科目文件的组织方式 索引组织方式 科目代码 第三讲账务处理子系统 60 14 04 2020 临时凭证文件设计 演示 临时存储未记账的记账凭证 第三讲账务处理子系统 61 14 04 2020 临时凭证文件设计按占用的存储空间划分三种设计方案临时凭证文件设计方案一 P99 凭证类型凭证号日期摘要科目编码 借方金额贷方金额附件制单审核记账 第三讲账务处理子系统 62 14 04 2020 临时凭证文件设计按占用的存储空间划分三种设计方案临时凭证文件设计方案二 P100 凭证类型凭证号日期摘要科目编码 借贷标志金额附件制单审核记账 第三讲账务处理子系统 63 14 04 2020 临时凭证文件设计方案三 P101 凭证内容文件 凭证号 日期 附件 录入 审核 记账 凭证业务文件 科目代码 摘要 借贷标志 金额 凭证号 第三讲账务处理子系统 64 14 04 2020 凭证文件的存储策略 临时凭证文件可以按年一个文件或按月一个文件凭证文件的组织方式 按时间业务顺序排序 是顺序文件 第三讲账务处理子系统 65 14 04 2020 数据库文件设计 结构设计 包括哪些字段 占用空间最少 最合理凭证文件的存储策略 凭证文件的组织方式 按什么关键字排序 第三讲账务处理子系统 66 14 04 2020 汇总文件 P97 按存放数据的时间划分两种设计方案汇总文件设计方案一 科目编码期末余额方向月初余额借方发生额贷方发生额本年借方累计本年贷方累计 为什么没有期末余额 第三讲账务处理子系统 67 14 04 2020 汇总文件 P97 按存放数据的时间划分两种设计方案汇总文件设计方案二 科目编码余额方向月初余额1月借方合计1月贷方合计 12月借方合计12月贷方合计 第三讲账务处理子系统 68 14 04 2020 第四节初始化设置模块设计 建账 一般由财务主管或账套主管指定的专人执行 第三讲账务处理子系统 69 14 04 2020 一 初始化设置前的准备工作 仔细阅读 使用手册 会计科目的确定满足会计核算要求满足管理要求满足报表要求满足会计制度要求记账凭证类型的确定 会计数据资料的准备往来账户数据银行账数据科目余额凭证摘要的规范化会计组织和人员分工的确定 第三讲账务处理子系统 70 14 04 2020 建账步骤 第一次使用 不使用辅助核算 财务分工 设置会计科目 录入科目期初余额 设置凭证类别 录入科目计划 设置结算方式 录入外币及汇率 常用摘要定义 常用凭证定义 必备工作 第三讲账务处理子系统 71 14 04 2020 建账步骤 第一次使用 使用辅助核算 财务分工 设置会计科目 录入科目期初余额 设置凭证类别 录入科目计划 设置结算方式 录入外币及汇率 常用摘要定义 常用凭证定义 必备工作 建立部门 项目 单位 个人目录 第三讲账务处理子系统 72 14 04 2020 二 建立账套 1 账套的含义 P103核算单位的一套独立完整的账簿体系 每个账套使用一个代码表示 即账套号 账套号不能重复 一般一种会计信息系统可以设置999个账套 第三讲账务处理子系统 73 14 04 2020 启动并注册 系统服务 菜单下的系统管理模块 1 开始 程序 用友企业级财务管理软件 系统服务 系统管理 第三讲账务处理子系统 74 14 04 2020 2 系统 注册 为了加强系统的总体控制 系统增设了一个系统管理员admin 用于管理该系统的所有账套 其主要工作是 设置操作员 根据企业实际情况设置 和财务主管及其密码 建立账套 引入和输出账套 系统允许用户以系统管理员admin的身份 也可以账套主管的身份进入 系统管理 第一次运行系统时 应由系统默认的管理员admin进行登录 原有口令为空 为了其他同学练习方便 不要修改管理员密码 可在建立的账套中设置密码 第三讲账务处理子系统 75 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 76 14 04 2020 以系统管理员的身份注册 进入 系统管理 界面 系统 注册 第三讲账务处理子系统 77 14 04 2020 根据资料建立一个新账套 设置账套信息 系统管理 账套 菜单 建立 第三讲账务处理子系统 78 14 04 2020 二 建立账套 1 账套的含义 P1032 账套参数的设置 账套基本信息 账套号 账套名称 核算单位名称 企业性质等 启用日期 账套主管 记账本位币 编码方案 存货 会计科目 往来单位 外币核算 第三讲账务处理子系统 79 14 04 2020 1 输入单位信息 第三讲账务处理子系统 80 14 04 2020 2 设置账套信息 系统管理 账套 菜单 建立 必须正确输入 启用会计期 开始使用系统的时间 或由原会计信息系统到新会计信息系统的交接日期 规定启用日期是为了便于确定电算化方式下账务处理的 保证 账 表的连续性 l若在系机房实践 账套路径应设置在E盘 系统显示的现存账套只供参考 不能修改 第三讲账务处理子系统 81 14 04 2020 3 确定核算类型 第三讲账务处理子系统 82 14 04 2020 3 确定核算类型 企业类型 若选择工业模式 则不能处理受托代销业务 若选择商业模式 委托代销和受托代销业务均可处理 行业性质 系统根据选择的行业性质预置会计科目 必须输入或选择账套主管的名字 如果希望预置所属行业的标准一级会计科目 由会计制度规定 则设置选项 第三讲账务处理子系统 83 14 04 2020 4 确定分类信息 如果单位的存货 客户 供应商相对较多 有分类核算的要求 可对其进行分类核算 第三讲账务处理子系统 84 14 04 2020 5 确定分类编码方案 为便于对经济业务数据进行分级分类核算 统计和管理 软件对会计科目 企业的部门等进行编码 编码方案是编码的级次方案 一般采用群码方案 即分段组合编码 每一段有固定的位数 一至最底级的段数称为 级次 每级 或每段 的编码位数称为 级长 编码总级长为分级编码级长之和 此处可设置会计科目 客户 供应商 部门等编码的级长 若选择分类核算 必须先设置各项分类方案 然后才能设置相应的基础档案 第三讲账务处理子系统 85 14 04 2020 5 确定分类编码方案 若选择分类核算 必须先设置各项分类方案 然后才能设置相应的基础档案 确定分类核算设置各项分类方案具体分类类下设置相应基础档案 第三讲账务处理子系统 86 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 87 14 04 2020 6 确定数据精度 第三讲账务处理子系统 88 14 04 2020 l已建立的账套 根据企业实际情况和业务要求 其他基础信息的设置应在 系统控制台 的 基础设置 中进行 也可以在其他模块中进行相关设置过整理的企业基础信息 第三讲账务处理子系统 89 14 04 2020 三 科目设置 科目设置的内容和功能1 科目设置的内容 科目代码文件 2 科目设置的功能 演示 增加 删除 修改 退出 科目编码方案不使用辅助核算与管理 科目性质 使用辅助核算与管理 科目性质 第三讲账务处理子系统 90 14 04 2020 科目代码科目名称113应收账款11301山东省1130101A企业1130102B企业1130103C企业 11302河北省1130201H企业1130202I企业1130203J企业 科目代码科目名称科目性质113应收账款往来客户档案 客户代码客户名称0101A企业0102B企业0103C企业 0201H企业0202I企业0203J企业 第三讲账务处理子系统 91 14 04 2020 二 设置会计科目 预设科目中不使用的科目不必急着删掉 系统初始化 会计科目 或 设置 菜单 会计科目 第三讲账务处理子系统 92 14 04 2020 系统初始化 会计科目 或 设置 菜单 会计科目 选择 日记账 相关账簿可以逐日逐笔登记 选择 银行账 可以进行支票登记和银行对账 第三讲账务处理子系统 93 14 04 2020 系统初始化 会计科目 或 设置 菜单 会计科目 在用友软件中实现出纳签字 需要指定现金总账科目 银行存款总账科目 具体操作是在会计科目编辑界面 选择 编辑 制定科目 菜单 选定现金 银行科目 第三讲账务处理子系统 94 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 95 14 04 2020 增加明细科目 第三讲账务处理子系统 96 14 04 2020 增加明细科目 第三讲账务处理子系统 97 14 04 2020 修改会计科目 设置辅助核算标记 第三讲账务处理子系统 98 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 99 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 100 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 101 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 102 14 04 2020 注意 累计折旧 坏账准备等余额方向为贷方 第三讲账务处理子系统 103 14 04 2020 复制会计科目 按需要选择使用 如果某一科目的下级与另一个或几个科目的下级内容相同 可以将某一科目的下级成批复制到另一科目中作为下级 通过 编辑 菜单 成批复制 功能完成 指定会计科目 按需要选择使用 是指定出纳的专管科目 指定科目后 才能执行出纳签字 从而实现现金 银行管理的保密性 才能查看现金 银行存款日记账 通过 编辑 菜单中的 指定科目 功能确定 第三讲账务处理子系统 104 14 04 2020 三 凭证类型设置 四 初始余额装入 方法一 直接录入开始使用月份的月初余额 方法二 录入年初额 或启用月期初数 和1月至使用计算机会计信息系统前各月的发生额 优缺点 是否需要统计累计发生额 第三讲账务处理子系统 105 14 04 2020 输入期初余额 系统初始化 录入期初余额 或 设置 菜单 期初余额 开始使用总账系统时 应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷累计发生额计算清楚 并输入到总账系统中 如果是年初建账可以直接录入年初余额 如果是年中建账 如9月份开始使用总账系统 建账月份为9月 则可录入年初余额或9月初期初余额以及1月至8月的借 贷累计发生额 系统自动计算年初余额 本实验只完成当月数据建账和数据处理 注意 凭证记账后 期初余额变为浏览只读状态 不能再修改 第三讲账务处理子系统 106 14 04 2020 输入期初余额 步骤 1 录入期初科目余额非末级会计科目的余额不需录入 系统根据其下级明细科目自动汇总计算填入 出现红字余额时用负号输入 修改余额时 直接输入正确数据即可 然后使用 刷新 功能进行数据刷新 第三讲账务处理子系统 107 14 04 2020 输入期初余额 步骤 2 录入辅助核算科目余额 个人往来 部门 项目 单位往来 影响往来 项目 部门明细余额录入的因素 科目设置是否设置相关辅助核算 账套参数是否设置为总账子系统核算 3 调整余额方向 按钮 总账科目与其下级明细科目的方向必须一致 余额的方向应以科目属性或类型为准 不以当前余额方向为准 第三讲账务处理子系统 108 14 04 2020 输入期初余额 4 试算平衡 按钮 期初余额 及累计发生额 输入后 为保证其正确性 必须依据 借方金额 贷方金额 的原则 进行各科目间余额的试算平衡 检验工作由系统自动完成 如出现借贷不平 屏幕自动显示不平信息 需要重新返回 依次逐项进行检查 更正后 再次进行试算平衡 直至平衡为止 期初余额试算不平 将不能记账 但可以填制 审核凭证 已经记过账 则不能再录入 修改期初余额 第三讲账务处理子系统 109 14 04 2020 输入期初余额 5 期初余额对账 按钮 在录入期初数据时 有时会发生总账与辅助总账 总账与明细账数据错误 应及时做到账账核对 尽快修正错误的账务数据 进行期初对账 对账为明细账与总账之间对账 总账与辅助账之间对账 第三讲账务处理子系统 110 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 111 14 04 2020 五 人员权限设置 一般由系统管理员或账套主管设置 用友系统在系统管理权限功能模块中 设置 第三讲账务处理子系统 112 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 113 14 04 2020 五 人员权限设置 人员权限设置的意义 人员权限设置应注意的问题1 系统管理员和账套主管关系权利2 会计人员和操作员关系以及与权限的关系 第三讲账务处理子系统 114 14 04 2020 系统管理员和账套主管权限上的区别 1 账套 主要由 系统管理员 指定 系统管理员负责整个系统的安全和维护工作 而账套主管只负责所管账套的维护工作 2 以 系统管理员 身份注册进入系统 可进行账套 包括账套的建立 引入和输出 以及操作员和权限的设置 以 账套主管 身份注册登录 可进行所选账套的修改和所选年度内账套的管理 包括账套的创建 清空 引入 输出和年末结转 所选账套的数据备份 以及该账套操作权限的设置 第三讲账务处理子系统 115 14 04 2020 系统管理员和账套主管权限上的区别 3 只有 系统管理员 才有权限进行 账套主管 的设定与放弃的操作 如果以 账套主管 身份登录 则对话框中的账套主管 不能进行任何操作 4 系统默认账套主管自动拥有全部权限 无须对账套主管进行增加和删除权限的操作 如果以账套主管身份注册登录 则 操作员权限设置 窗口中 只显示非账套主管的操作员 第三讲账务处理子系统 116 14 04 2020 三 财务分工 即财务权限设置 对允许使用财务软件的操作员规定操作权限 使用系统之前 需要对操作员进行岗位分工 对指定的操作员实行权限控制 防止与业务无关的人员擅自使用软件 确定账套主管 以系统管理员身份登陆 系统管理 窗口 权限 菜单 操作员权限 第三讲账务处理子系统 117 14 04 2020 1 确定账套主管 财务分工的第一项工作是确定新账套的主管 以便于进行该账套的修改和所选年度内账套的管理以及该账套操作权限的设置 系统默认账套主管自动拥有全部权限 如果以 账套主管 身份登录 则不能进行指定新的账套主管操作 一个账套中只能设一个系统管理员 但账套主管可以为多个 第三讲账务处理子系统 118 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 119 14 04 2020 2 给操作员赋权 所设置的操作员权限一旦被引用 便不能被修改或删除 第三讲账务处理子系统 120 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 121 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 122 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 123 14 04 2020 设置明细权限 在总账子系统初始化 各操作员的权限设置一般在 操作员权限设置 中进行 但若还需要对某一功能权限作进一步细化 可在 明细权限 中设置 主要设置明细科目查询权限 凭证审核权限 制单科目使用权限等 通过 设置 菜单中的 明细权限 功能设置 第三讲账务处理子系统 124 14 04 2020 六 其它设置 基本设置和辅助核算与管理信息1 外币币种 汇率 结算方式 2 客户 供应商 部门 个人 项目 自动转账分录 用友软件系统分别在系统控制台基础设置和总账子系统系统初始化中设置 第三讲账务处理子系统 125 14 04 2020 系统基础设置 系统初始化 在 系统控制台 下进行基础信息设置 在 系统控制台 下选择所使用的账套 14 04 2020 126 第三讲账务处理子系统 127 14 04 2020 系统基础设置 系统初始化 在 系统控制台 下进行基础信息设置 在 系统控制台 下选择所使用的账套 第三讲账务处理子系统 128 14 04 2020 由账套主管注册进入系统控制台进行基础设置 第三讲账务处理子系统 129 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 130 14 04 2020 在基础设置中可 设置编码级次方案 便于进行分类 统计 管理 第三讲账务处理子系统 131 14 04 2020 凭证类别设置 第三讲账务处理子系统 132 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 133 14 04 2020 外币汇率设置 系统初始化 外币汇率 或 设置 菜单 外币汇率 第三讲账务处理子系统 134 14 04 2020 外币汇率设置 第三讲账务处理子系统 135 14 04 2020 外币汇率设置 选择汇率方式与计算汇兑损益相关 若选择 固定汇率 则平时的记账汇率即为固定汇率 如当月1日汇率的平均价 每月输入一次即可 期末按调整汇率计算汇兑损益 若选择 浮动汇率 则平时的记账汇率即为浮动汇率 如当日汇率平均价 需每日输入 期末按调整汇率计算汇兑损益 具体方法参见会计教材 第三讲账务处理子系统 136 14 04 2020 外币汇率设置 第三讲账务处理子系统 137 14 04 2020 总账系统初始设置 总账系统初始化时首先进行业务处理控制参数设置 它决定了总账系统数据输入 处理和输出的内容和形式 业务处理控制参数的设置可通过 建账向导 和 建账选项 完成 企业应根据实际情况 正确选择适合于本企业的各种参数 以达到会计核算和财务管理的目的 第三讲账务处理子系统 138 14 04 2020 建账选项 第三讲账务处理子系统 139 14 04 2020 一 控制参数设置 系统注册完毕 首次进入总账系统时 屏幕出现 建账向导 对话框 1 进行有关参数设置 选择 往来款项 在哪个系统中进行核算与管理 第三讲账务处理子系统 140 14 04 2020 2 建账选项 设置 菜单 选项 对系统选项 凭证 账簿 进行修改 第三讲账务处理子系统 141 14 04 2020 2 建账选项 设置 菜单 选项 对系统选项 凭证 账簿 进行修改 选择 支票控制 在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号 系统将提供登记支票簿的功能 使用其他系统受控科目 如往来款项若单独使用应收 应付账款系统进行核算与管理 应收账款科目 应付账款科目为应收账款系统和应付账款系统的受控科目 第三讲账务处理子系统 142 14 04 2020 2 建账选项 设置 菜单 选项 对系统选项 凭证 账簿 进行修改 采用序时控制时 凭证日期应大于等于启用日期 不能超过业务日期 第三讲账务处理子系统 143 14 04 2020 2 建账选项 设置 菜单 选项 对系统选项 凭证 账簿 进行修改 出纳凭证必须由出纳签字相关设置 在用友软件中实现出纳签字 需要做的前提工作1 指定现金总账科目 银行存款总账科目 具体操作 在会计科目编辑界面 选择 编辑 指定科目 2 在选项中勾选出纳凭证必须经由出纳签字 第三讲账务处理子系统 144 14 04 2020 2 建账选项 设置 菜单 选项 对系统选项 凭证 账簿 进行修改 第三讲账务处理子系统 145 14 04 2020 2 建账选项 设置 菜单 选项 对系统选项 凭证 账簿 进行修改 一般情况下 当使用独立的应收账款和应付账款系统时 为了防止重复制单 应只允许其受控系统使用该科目制单 应收账款和应付账款子系统根据本系统的原始凭证自动生成记账凭证 总账系统不能使用这些科目进行制单 如果希望总账系统使用其他系统的受控科目 应选择此项功能 本实验只实验总账子系统 往来核算选择在总账子系统核算 第三讲账务处理子系统 146 14 04 2020 2 建账选项 设置 菜单 选项 对系统选项 凭证 账簿 进行修改 第三讲账务处理子系统 147 14 04 2020 2 建账选项 设置 菜单 选项 对系统选项 凭证 账簿 进行修改 第三讲账务处理子系统 148 14 04 2020 2 建账选项 设置 菜单 选项 对系统选项 凭证 账簿 进行修改 第三讲账务处理子系统 149 14 04 2020 六 设置结算方式 系统初始化 结算方式 或 设置 菜单 结算方式 第三讲账务处理子系统 150 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 151 14 04 2020 建立 部门档案 和 职员档案 客户分类 和 客户档案 供应商分类 和 供应商档案 等 提示 在进行部门档案设置时 负责人先不要输入 部门被其他对象引用后就不能修改和删除 输入职员档案后 返回到 部门档案 中 通过 修改 功能补充设置负责人资料 职员被其他对象引用后不能进行修改 客户分类编码必须唯一 客户分类的分类编码必须与 编码原则 中设置的编码级次结构相符 客户档案必须在最末级客户分类下增加 若无客户分类 则将客户归入无客户分类 供应商分类和供应商档案的建立参照客户分类和客户档案的建立 第三讲账务处理子系统 152 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 153 14 04 2020 项目设置 一个单位项目核算的种类可能有很多 比如 工程 对外投资 技术改造 融资 产品 课题 合同 为了进一步对成本费用和收入进行管理 手工方式下 一般通过按具体的项目开设明细科目进行核算 必然增加明细科目的级次和数量 给核算和管理数据的提供带来极大的不便 第三讲账务处理子系统 154 14 04 2020 项目设置 为满足企业的实际需要 在计算机系统中 借助信息处理技术的特点 设计的项目核算与管理的模块 为企业定义多个种类的项目核算 将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类 一个项目大类可以核算多个项目 为了便于管理 还可以将项目进行分级管理 客户设置 供应商设置 部门设置 人员设置等略 参见基础设置 第三讲账务处理子系统 155 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 156 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 157 14 04 2020 项目大类即项目核算的分类类别 如生产成本按产品项目核算 其项目大类可定义为产品核算 必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后 才能定义项目和目录 项目大类的名称是该类项目的总称 而不是会计科目的名称 如生产成本是按具体产品作为项目核算其项目大类名称应为产品项目而不是生产成本 再如在建工程按具体工程项目核算 其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程 第三讲账务处理子系统 158 14 04 2020 为了便于统计 可对同一项目大类下的项目进行进一步划分 输入需要定义的项目级次 假设本案例采用系统默认值 第三讲账务处理子系统 159 14 04 2020 为了对各个项目进一步管理 需要建立具体项目的档案 即项目一览表 以对各个具体项目作进一步的说明 已输入数据的栏目最好不要删除 否则这些栏目的数据将无法再查到 第三讲账务处理子系统 160 14 04 2020 确定项目核算科目 第三讲账务处理子系统 161 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 162 14 04 2020 一个项目大类可指定多个科目 一个科目只能指定一个项目大类 第三讲账务处理子系统 163 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 164 14 04 2020 若某项目分类下已定义项目 则不能删除 也不能定义下级分类 必须先删除项目 再删除该项目分类或定义下级分类 不能删除非末级项目分类 不能隔级录入分类编码 第三讲账务处理子系统 165 14 04 2020 定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输入系统 具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据 维护 功能用于录入各个项目的名称及定义的其他数据 平时项目目录有变动应及时在本功能中进行调整 在年初时应将已结算或不用的项目删除 标识结算后的项目将不能再使用 第三讲账务处理子系统 166 14 04 2020 七 系统服务 1 会计数据备份保留会计档案保护数据安全2 会计数据恢复硬盘数据被破坏需要查询已从机内删除的往年数据3 系统维护 磁盘空间管理 重建索引 病毒清除 4 修改口令 第三讲账务处理子系统 167 14 04 2020 会计数据备份与恢复 应按需要使用此项功能 由于计算机系统在运行时经常会收到来自各方面因素的干扰 如认为的因素 硬件 软件或计算机病毒等因素 有时会造成会计数据被破坏 因此 系统管理 中为用户提供了 账套输出 备份 和 账套引入 恢复 功能 1 会计数据备份2 会计数据恢复 第三讲账务处理子系统 168 14 04 2020 会计数据备份与恢复 1 会计数据备份以系统管理员身份进入 系统管理 账套 菜单 输出 只有系统管理员才有权限输出账套 在删除账套时 必须关闭所有系统模块 在下列情况下 必须做数据备份 1 每月结账前和业务结束后 2 更新软件版本前 3 硬盘需要进行格式化 4 会计年度终了进行结账时 此时 优盘备份一般由系统强制进行 第三讲账务处理子系统 169 14 04 2020 会计数据备份与恢复 2 会计数据恢复以系统管理员身份进入 系统管理 账套 菜单 引入 如果没有发现数据损坏 一般不用进行数据恢复 恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖 容易造成错将硬盘上的最新数据变成软盘上的旧数据 要慎重 第三讲账务处理子系统 170 14 04 2020 关机 1 退出系统管理2 开始 关闭计算机 第三讲账务处理子系统 171 14 04 2020 用友初始化设置模块演示 第三讲账务处理子系统 172 14 04 2020 以系统管理员的身份注册 进入 系统管理 界面 系统 注册 第三讲账务处理子系统 173 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 174 14 04 2020 以系统管理员的身份注册 进入 系统管理 界面 系统 注册 第三讲账务处理子系统 175 14 04 2020 创建账套 系统管理 界面 账套 建立 第三讲账务处理子系统 176 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 177 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 178 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 179 14 04 2020 财务分工 系统的操作权限 会计科目设置及浏览权期初余额设置及浏览权汇率管理权凭证管理权出纳管理权总账查询 打印权明细账查询 打印权多栏账定义 查询权日记账查询权 日报表查询权月末处理权账簿管理权部门管理权个人往来管理权单位往来管理权项目管理权 第三讲账务处理子系统 180 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 181 14 04 2020 操作人员权限设置 系统管理 界面 权限 操作员 第三讲账务处理子系统 182 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 183 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 184 14 04 2020 在 系统控制台 下选择所使用的账套 第三讲账务处理子系统 185 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 186 14 04 2020 在 系统控制台 下选择所使用的账套 第三讲账务处理子系统 187 14 04 2020 进入系统主菜单 进行 基础设置 第三讲账务处理子系统 188 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 189 14 04 2020 第五节凭证管理 一 录入内容及正确性检查措施 演示 1 凭证类型及凭证号检查2 凭证日期检查3 科目代码检查存在性检查是否明细记账科目检查与凭证类型是否相符检查 第三讲账务处理子系统 190 14 04 2020 4 金额检查5 附单据数6 摘要 第三讲账务处理子系统 191 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 192 14 04 2020 二 辅助核算和管理数据的录入1 外币2 数量3 单位往来客户供应商4 部门5 个人往来6 项目 第三讲账务处理子系统 193 14 04 2020 第三讲账务处理子系统 194 14 04 2020 三 凭证录入模块的其他功能1 科目联机查询功能2 计算器功能3 常用摘要输入功能4 凭证修改 错误凭证的 无痕迹 修改 错误凭证的 有痕迹 修改 第三讲账务处理子系统 195 14 04 2020 三 凭证录入模块的其他功能4 凭证修改 错误凭证的 无痕迹 修改未审核或审核未通过的 制单人员直接修改已审核的 由审核人员取消审核标记 再由制单人员修改 错误凭证的 有痕迹 修改若记账后发现凭证有错误 则采用 红字冲销法 更正 第三讲账务处理子系统 196 14 04 2020 三 凭证录入模块的其他功能4 凭证修改单击 上张 下张 选中要修改的凭证 直接修改 修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改 第三讲账务处理子系统 197 14 04 2020 三 凭证录入模块的其他功能4 凭证修改备注 未经审核的错误凭证可通过 填制凭证 制单功能直接修改已审核算的凭证应先取消审核后 再通过证制单功能进行修改 第三讲账务处理子系统 198 14 04 2020 三 凭证录入模块的其他功能4 凭证修改备注 若在 选项 中设置了 制单序时 的选项 那么 您在修改制单日期时 不能在上一编号凭证的制单日期之前 1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期 第三讲账务处理子系统 199 14 04 2020 三