POS机具管理规范.doc

贵州汇联通电子商务有限公司POS机具管理规范为加强POS机具管理，规避操作风险，特对POS机具管理规范如下。一、总体要求（一）计划：市场部需提前于逢双月中下旬，将后两个月POS机使用计划报总经办； （二）库存：POS机除少量库存备用外（5），须按照计划安装使用，原则上不能超过三个月；（三）岗位：在xx部门设置设备管理岗位，明确专人管理POS设备。（四）管理：每月末，设备管理岗位人员按月查库核对POS机具台数；市场部按月和结算部门核对押金余额。POS机具相关部门（包括设备管理部门、市场部、售后服务部门）负责人共同统计、盘点、查库一次。（五）核算：结算部开立相关账户用于POS机具核算。机具核算：在“固定资产”科目下开立“POS机具金融POS户”、“POS机具汇联通POS户”、“POS机具E-POS户”帐户用于POS机具的核算；机具租赁核算：在“租赁”科目下开立“POS机具金融POS户”、“POS机具汇联通POS户”、“POS机具E-POS户”帐户用于租赁POS机具的核算；押金核算：在“其他应付款”科目下开立“应付保证金收取押金户”帐户用于POS机具押金的核算。（六）维护及风险控制。售后服务部门客户经理应对特约商户内的POS机安装位置、设备完好程度、运行情况和有关人员操作POS终端机的熟练程度定期进行巡回检查，并书面记录留存，发现问题及风险隐患要采取相应措施及时处理，同时启动报告流程。（七）各部门、各岗位都要高度重视POS机具的规范管理，切实按照统一要求加强管理，在各自管理环节发现问题及风险隐患要采取相应措施及时处理，并及时报告。对POS机具管理不严，发生事故及风险损失将追究有关部门负责人及相关责任人。（八）执行过程中发现的问题及异常情况，必须立即先口头、后书面向总经办报告。总经办接到问题报告，须立即组织解决，不得将问题拖延、堆积。二、POS机具管理（一）POS机具：是指安装在商户内，为持卡人提供授权、消费、结算等服务的专用电子设备，包括POS主机、打印机和密码键盘。（二）POS机具购置入库和领用1.POS机具由公司根据业务要求统一购置或租赁，公司设备管理岗位人员根据机具到货验收单（作为到货入库依据）对照实物验收入库。同时将入库日期、POS机具名称、型号、数量等，登记POS机具出（入）库登记簿（附件1）。金融POS与汇联通POS分别两个登记簿进行登记管理。2、结算部依据相关凭证入账。3.市场部客户经理需要领用POS机具时，须根据与商户签订的协议布放台数，填写POS机具出库单（附件2）一式两份，经市场部经理审批签字后，到设备管理岗位领用。（三）POS机具出库1.设备管理岗位人员根据POS机具出库单发放POS机具。一份POS机具出库单由设备管理人员签字后退还市场部专夹管理，一份作为登记POS机具出（入）库登记簿的凭据。2.金融POS由市场部派专人送收单银行下载金融POS程序，并负责领回交市场部。汇联通POS由公司数据维护部门安装汇联通POS程序。3.客户经理到商户安装POS机具时，由客户经理填写特约商户设备安装登记表（附件3），经商户在登记表签字盖章后交设备管理人员。（四）POS机具回收1.因商户注销、机具故障等回收的POS机具须及时入库，客户经理回收POS机具时须同时填写POS机具入库单（附件4）一式两份，经市场部部门负责人审核签字后一并交设备管理岗位人员。2.设备管理岗位人员根据POS机具入库单，验收POS机具（验收标准：与商户协议和原发出POS机具型号比对），验收无误后签章。一份POS机具入库单退还客户经理交市场部专夹管理，一份作登记POS机具出（入）库登记簿的依据；若回收POS机具系商户撤销，设备管理人员应同时核对商户特约商户撤销审批表（附件5 ）并在POS机具出（入）库登记簿备注栏中注明原安装时出库日期等信息，以便于日后查找核对。三、POS押金管理（一）POS押金收取1.安装POS机具原则上要向商户收取押金，押金收取标准：人民币1000元/台以上（含），其中：普通POS 1000元/台；移动POS 1500元/台；E-POS 800元/台。结算部应在“其他应付款”科目下开立“应付保证金收取押金户”帐户用于POS押金的管理核算。押金收取情况须在相关协议、申办审批表、登记表、台账中注明。因实际情况需要适当调整POS押金收取标准的，须报总经办审批。2.押金的收取方式：一是现金收取：由商户经办人直接到指定押金收取银行交纳现金，交款凭证传真或复印后通过客户经理交公司结算部，以便公司查询对账。二是转帐收取：由商户经办人将款项划入公司指定押金收取帐户，划款凭证传真或复印后通过客户经理交公司结算部，以便公司查询对账。三是商户委托市场部客户经理现金收转（原则上不允许）：由市场部商户经理向商户收取押金，填写现金缴款单一联及款项入帐审批单（附件7）一式二联，连同押金一并交结算部，由结算部入账。4.结算部完成商户押金收取工作后，根据款项入帐审批单（附件6）一联作为会计记账凭证附件,一联交市场部登记POS押金台帐（附件7），作为商户领用POS机具及审核POS机具出库单的依据，现金缴款单，由客户经理交商户。（二）POS押金退回1.商户协议解除或商户撤销，由商户提交特约商户撤销（退回）押金申请书连同POS机具一并交市场部商户经理。2.客户经理查询POS设备领用底单，核实原POS设备领用情况，并根据特约商户撤销（退回）押金申请书填列特约商户撤销审批表和POS机具入库单，经市场部经理审批签字后，交设备管理岗位人员。3.设备管理岗位人员根据商户提交特约商户撤销（退回）押金申请书,验收POS机具，并在特约商户撤销审批表上签字确认后交市场部；市场部依据POS押金台帐及现金缴款单核查特约商户撤销（退回）押金申请书，并在特约商户撤销审批表上签章后提交结算部门。市场部将特约商户撤销审批表复印件专夹管理备查。.结算部门根据特约商户撤销审批表填列款项清理通知书（附件8）一式两联，退还商户押金（原则上退还押金采用转帐方式），会计结算帐务处理完成后，一联交市场部登记POS押金台帐。其中：金融POS商户撤销按照合作银行要求处理；汇联通POS由数据维护部门依据特约商户撤销审批表和特约商户撤销（退回）押金申请书在开先xx系统和POS前置系统注销商户资料。对开立“待处理结算款项”进行资金清算的商户，须核对帐户资金清算情况，相符后申请注销该帐户。5、市场部将特约商户撤销（退回）押金申请书和特约商户撤销审批表（复印件）专夹归档管理。附件：1、POS机具出（入）库登记簿 2、POS机具出库单3、特约商户设备安装登记表4、POS机具入库单5、特约商户撤销审批表6、款项入帐审批单7、POS押金台帐8、款项清理通知书附件1金融（汇联通）POS机具出（入）库登记簿单位：台日期摘要POS名称入库数出库数库存数使用商户是否收取押金备注附件2POS机具出库单出库单位： 出库时间： 年 月 日POS名称单位数量使用商户收取押金金额出库原因备注经办人： 市场部负责人： 库管：附件3：特约商户设备安装登记表商户全称商户编号POS1型号： 商户地址： 终端号： 安装地点： 帐号 ： POS2型号： 商户地址： 建行终端号： 安装地点： 帐号 ： 商户回执意见：签章：经办人： 市场部负责人： 库管：附件4POS机具入库单入库时间： 年 月 日POS名称单位数量使用商户退回押金金额入库原因备注经办人： 负责人： 库管：附件5特约商户撤销审批表经办客户经理： 填表日期： 年 月 日 联系电话： 传真： 经办部门负责人： 商户名称商户简称回佣标准办公地址邮编营业地址邮编商户营业执照号执照注册起始时间注册资金负责人（法人代表）商户性质经营面积联系人联系电话传真经营项目收回POS机 数营业时间收银台通讯方式直线 分机商户编号商户开户行行号或名称撤销原因退回押金数 押金退还时间初审意见初审人： 负责人： 部门公章复审意见经办人： 负责人： 部门公章备注附件6款项入帐审批单申请款项入账部门： 年 月 日 第 联入账内容入账原因入账金额预计入账时间责任部门经办人部门负责人意见审批人意见及签字审批人职务会计经办人员核算科目账号备注注：本审批单一