Excel 2007中表的使用教程.docx

Excel 2007中表的使用教程默认分类 2008-05-15 22:55:23 阅读880 评论0 字号：大中小 表是什么？ Excel 2007引入了一个处理数据表的新概念，称作“表”。实际上，Excel 2007中的表替代并增强了Excel 2003中的“列表”功能。“表”是一系列包含相关数据的行和列。创建表在Excel 2007中能够很方便地创建表。1、在工作表中，选择要转换为表的数据区域(或空单元格区域，若没有数据的话)，如图1所示。图1：选择要创建表的数据区域2、在“开始”功能区中，选取“样式”组中的“套用表格样式”按钮(如图2所示)：图2：“开始”功能区内的“样式”组中的“套用表格格式”按钮单击该按钮，此时，Excel 2007显示一组已预设好的表格样式和选项(该界面在Office 2007中称作gallery)，如图3所示。图3：表格样式图形目录在其中选中任一样式并单击，Excel会弹出一个“套用表格式”的对话框(如图4所示)。在该对话框中，可以输入想要转换为表的单元格区域，如果表中包含有标题行，则选中“表包含标题”前的复选框，然后单击“确定”按钮将所选数据区域转换为表。图4：询问转换为表的数据区域的对话框完成后的结果如图5所示。图5：转换为表后的单元格区域此外，还可以使用“插入”功能区中的“表”组中的“表”按钮(如图6所示)来创建表。图6单击“表”按钮后，弹出如图7所示的“创建表”对话框(该对话框与图4对话框相同，仅对话框名称不同)。图7选定要转换为表的区域并单击“确定”按钮后，将会以默认的样式格式化数据区域。Excel 2007中表的主要功能和作用1、整合了自动筛选和排序功能如果表中包含标题行，那么在标题行中总是有筛选和排序下拉箭头，如图8所示。图8：含有标题行的表中包括排序和筛选功能 2、快速设置表的格式可以通过选择“表样式”中已经预设好的格式来导速对表区域进行格式，也可以自定义表样式来格式化表区域，还可以通过“表样式选项”对标题行、汇总行、第一列、最后一列等进行设置。3、容易选择可以很方便地选择表中的整列或整行。将鼠标放在表的顶部直到指针变成向下的箭头(如图9)并单击，则选中该列中的数据，再次单击将选中表中的整列(包括标题和汇总行)。图9：选择表内列中的全部数据同样，将鼠标放在表的左侧直到指针变成向右的箭头并单击，则选中该行中的数据。也可以将鼠标放在表的左上角，当指针变成东南方向的箭头(如图10)后单击，则选中表内的所有数据；再次单击则选中整个表。图10：鼠标箭头变成此形状后单击一次选中表中的所有数据，再次单击则选中整个表。此外，还可以在表中的任何位置按Ctrl+A组合键选择表格中的所有数据，再按一次则选择整个表。也可以将当前单格定位到左上角单元格，然后按Ctrl+Shift+End组合键选择自该单元格开始到最后一个单元格之间的区域。4、当滚动时标题行仍可见Excel 2007有一个新功能，如果表大于屏幕且向下滚动，当活动单元格在表内时，列字母暂时用表的标题名代替，如图11所示。图11：滚动时，表的标题行在Excel的列标题中5、表自动扩展如果在表下方输入了数据，Excel会猜想您想扩展表，因而自动增加表的尺寸来包括新的输入行(或列)。此时，有一个智能标签能够选择是否自动扩展。当然，也可以完全关闭这项功能。6、自动重新调整格式在表中插入或删除一行(或一列)时，Excel将自动调整格式，即间隔的阴影行将在合适的位置。7、自动调整图表和其它对象的数据源区域如果图表或者其它对象使用表作为数据源，则在表中添加行时，该图表或其它对象将自动设计整以包含新增的数据。8、创建计算列可以创建计算列对表中的每一行按某公式进行计算。创建计算列很简单，可在表的最右侧相邻的空白列中任一单元格中输入公式即可自动创建计算列。也可以在“开始”功能区中的“单元格”组中单击“插入”按钮，从弹出的菜单中选择“在左侧插入表格列”来创建计算列。计算列会自动扩展包含表中的每一行。9、快速汇总数据若将“表样式选项”组中“汇总行”前的复选框选中，就会在表下方出现一个汇总行。此时，可在每列汇总行单元格下拉列表中选择要进行汇总的函数，对该列数据进行相应的汇总计算。10、使用结构引用可以使用结构引用在公式中引用表名及相应的单元格。功能区(Ribbon)中表的功能选项一旦创建了表或者选择了已创建的表中的任何单元格，就会有一个新的选项卡出现在功能区中，该选项卡称为“表工具，设计”，如图12所示。图12：在Ribbon中“临时”增加的“表工具”选项卡下面简单介绍一下该选项卡上的每组功能。属性组属性组(见下图13)能够处理两件事情：图13：“表工具”选项卡中的“属性”组1、改变表的名称在公式中，当指向表中的单元格时，会使用表的名称，下面进行演示：单击紧接着表右侧的单元格，输入=号，然后输入SUM（，接着单击表中带有数据的任一单元格，将会得到如下的公式(如图14)：图14：公式中名称转换=SUM(表1#此行,单碟容量)注意，Excel进行了名称转换，指向表中的单元格。其中，“表1”为表的名称，#此行表示数据来源于与公式单元格所在的同一行，单碟容量为表内部的列。因为要进行名称转换，因此不允许在表里有多于一列带有特别的标题。一旦试图输入一个重复现有标题的新标题，Excel将通过为新列名添加一个数字自动改正这个重复的标题。能够立即自动扩展是表的一个极好的功能。只要您按下回车键，表会自动扩展而包括公式列(Excel也会为您补充一个列标题)，并且公式会沿着数据自动向下复制填充整列。当然，这些操作都能通过使用显示的智能标签中的选项来撤销。 上面只是一个单元格列，如果要计算多个单元格，只需键入函数名和左括号后，单击想要的计算的单元格，输入逗号，然后再单击另一单元格。例如，要计算两个单元格，则公式如下：=SUM(表1#此行,容量,表1#此行,缓存)该公式计算表中同一行中标题为“容量”和“缓存”的列所对应的单元格值的和(如图15)。图15：公式中名称转换2、调整表格大小该按钮用来改变表的大小。工具组这个组(如图16)有三个控制按钮：图16：“表工具”选项卡中的“工具”组1、通过数据透视表汇总其功能正如按钮所描述的一样。创建数据透视表后，不需要再担心要更新数据透视表的数据源区域。如果在表中添加了数据，Excel会自动扩展数据透视表的数据源区域来响应变化。当然，仍然需要更新数据透视表来查看结果。2、删除重复项这是在Excel 2007中添加的新功能。单击该控制按钮后，出现一个名为“删除重复项”的对话框，可以选择一个或多个想要该列的值都是唯一值的列(如图17)。图17：“删除重复项”对话框3、转换为区域该按钮将使表恢复为正常的单元格区域，但仍保留在表中的格式，如间隔的阴影行、加粗的字体等，此时，可以选择“开始”功能区内“编辑”组中的“清除”按钮下的“清除格式”命令来清除格式。注意，如果在数据透视表的数据源区域执行这项操作，那么数据透视表源数据区域不会被更新且不再可以更新数据透视表。外部表数据组该组(如图18所示)是所有关于表的源数据和仅提供，如果是使用数据库或网络查询或sharepoint列表输入到Excel的表中的数据。图18：“表工具”选项卡中的“外部表数据”组该组有5个按钮：1、导出数据事实上这是一个组合按钮。如果按下后，出现两个选项：“将表格导出到SharePoint列表”和“将表导出到Visio数据透视关系图”。2、刷新使用这个组合按钮来刷新表中的外部数据。单击该按钮下面的箭头，将出现一个菜单，包括“全部刷新”，可以更新文件中所有的外部数据区域。3、数据区域属性改变外部数据的属性。4、用浏览器打开r如果表是一个SharePoint列表，该按钮可以打开带有该表的浏览器窗口。5、取消链接如果表是一个SharePoint列表，该按钮断开从列表的连接。表样式选项组这组控制选项决定提供给表的一些主要样式，或者对表格样式进行调整。图19：“表工具”选项卡中的“表样式选项”组1、标题行当取消该项前面的选择时，Excel移除表中的标题。标题行的单元格被清除，但Excel记得标题行。如果您现在在空行中的任意单元格中输入数据，Excel将不会覆盖掉信息，当您又选中标题行复选框时。取而代之的是，Excel将插入新行来显示标题，表下面的单元格相应下移。2、汇总行如果想在表下方汇总数据，则选中此复选框。Excel将在表中的最后一列的下方自动添加Sum函数，且在汇总行的其它单元格中单击后，会出现一个下拉箭头，单击该箭头后会出现一个下拉的函数列表供选择。3、镶边行选中此复选框后，表中的行将取得间隔阴影，即奇偶行以不同的方式显示。4、第一列如果选中此复选框，表中的第一列将被格式化为与其它列不同的格式。5、最后一列格式化表中的最后一列与其它列不同。6、镶边列选中此复选框，表中的列取得间隔阴影，即奇偶列以不同的方式显示。表样式组使用该组工具可以快速改变表的样式(如图20)。图20：“表工具”选项卡中的“表样式”组单击图形目录(gallery)右侧的下拉按钮，看到所有可选项。当鼠标悬浮到某特定的样式上时，在工作表中可以看到该样式应用后的效果。图形目录(gallery)的底部有两个额外的选项：1、新建表样式该选项可以创建自已的表样式。2、清除删除整个表中的表样式，但格式仍然保留。其它一些操作1、删除表选择表，按Delete键。2、自定义表样式在“开始”选项卡是的“样式”组中，单击“套用表格格式”，然后单击“新建表样式”；或者，如果已创建了表，则可在“表工具”选项卡的“表样式”组中选择同样的命令。出现如图21所示的对话框。图21：自定义表样式在“名称”框中输入表样式名称，在“表元素”列表框中，可以根据现有表样式设置格式，也可清除表样式。如果要将某表样式作为默认的表样式，则选中下面的“设为此文档的默认表快速样式”。3、去除表样式只须选择要去除表样式的表，然后在“表样式”组中选择“清除”命