DY-OP-CG008A营销招标管理流程.doc

营销服务招标管理流程编号：DY-OP-CG008版号：A/0页码：第 8 页 共8页营销服务招标管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人一、流程概况流程目的规范营销服务商的选择，保证营销工作顺利进行。流程风险流程范围适用于市场调研、广告制做、广告设计、媒体、营销现场包装、印刷品、销售代理等；营销物料采购。定义1、权限内招标：指前期调研、企划、营销广告、销售委托等小于20万元的招标，招标以地产公司为主导，招标结果报集团财务部备案。2、权限外的招标：指前期调研、企划、营销广告、销售委托等大于20万元的招标，招标前期工作由地产公司负责，集团财务部审核前期招标文件、入围供应商、成本控制价等参加评标、定标环节，公司形成招标后期文件报集团财务部审核，集团决策层审批。流程客户内部客户外部客户流程参与部门招标采购部、策划部、成本管理部、财务部、销售部上游流程名称下游流程名称子流程名称流程KPI责任部门/岗位数据来源招投标工作的合规性招标采购部评标记录编制招标文件、格式范合同和示范条款的合理性、科学性、准确性招标采购部审核报告流程关键点关键点说明支持文件招标采购部组织营销服务商招标招标小组进行评标法定授权人定标二、流程图三、职责3.1策划部3.1.1负责编写考察报告、技术要点；3.1.2负责向广告商提供施工图纸/平面设计方案(含数量、纸张选择、印刷工艺)/项目情况介绍及要求；3.1.3负责营销采购物料的现场考察、寻找样板和定板；3.1.4负责提出对广告媒体的需求申请；3.1.5参与广告媒体公司的招标工作；3.1.6负责广告媒体合作方的评价；3.1.7负责推荐入围营销服务商。3.2招标采购部3.2.1负责确定金额10万以上广告媒体、销售代理等外包公司进入招标流程；3.2.2负责制定并定期更新*年度广告设计行业收费标准收集表和*年度广告制作行业收费标准收集表；3.2.3负责对备选单位的初步询价工作；3.2.4负责会签营销招标文件；3.2.5负责营销服务商选择招标、议标工作；3.2.6负责签定营销服务外包合同；3.2.7负责组织每年对合格的设计、制作承包商、销售代理进行审定；3.2.8负责营销物料采购；3.2.9负责广告媒体、销售代理等外包公司合作方评估的审核；3.2.10负责编制招标计划、招标文件。3.3成本管理部3.3.1负责编制广告设计或制作招标费用控制目标。3.4公司高层3.4.1负责审批招标计划、审核招标计划（地产公司权限外招标）。3.5集团财务部3.5.1负责编制招标文件（地产权限外招标）营销服务商中标资格；3.5.1负责审核招标计划、招标文件、入围供应商名单和资质（地产公司权限外招标）。3.6集团高层3.6.1负责审批招标计划、招标文件、入围供应商名单和资质（地产公司权限外招标）。四、工作程序4.1营销供应商资质预审4.1.1策划部、销售部、招标采购部对初步选择的营销供应商进行资质预审和进行考察；4.1.2现场考察后策划部、销售部提出考察报告和入围名单不少于三家，提交招标采购部审核。4.2招标计划4.2.1招标管理部编制招标计划内容包括：招标内容、时间、招标采购方式（招标、议标、委托）供应商入围名单等；4.2.2招标采购部将招标计划报公司高层审批，权限外招标需报集团财务部审核、集团高层审批。4.3编制招标文件4.3.1策划部根据招标项目编写营销招标文件。具体包括：负责提供施工图纸/平面设计方案(含数量、纸张选择、印刷工艺) /项目情况介绍及要求；4.3.2招标管理会签招标文件。4.4招标实施4.4.1审查招标文件和供应商入围名单a)招标采购部将招标文件、供应商入围名单资质提交招标小组进行审查，权限外招标需报集团财务部审核、集团高层审批。4.4.2发标、答疑a)招标采购部营负责安排发标会、答疑会并通知招标小组成员和入围单位；b)招标采购部负责整理发标会、答疑会的会议纪要，并发送给招标小组成员。4.4.3开标评标和定标a)招标采购部负责安排开标会，并通知招标小组及入围单位。b)招标小组进行评标（权限外招标需由集团财务部派人参加），确定中标单位。评标原则上采用“经评审的最低价中标法”。4.4.4定标a)招标小组评标完成后，将评审资料和推荐中标单位提交公司高层审核，法定授权人定标；b)权限外招标的定标报集团由法定授权人定标。4.4.5 发布中标通知书a)招标采购部根据定标结果向中标单位发布中标通知书，并组织进行合同洽谈，最终签订营销服务合同。4.5议标项目4.5.1对于一次发包造价在10万元以下、5万元以上的项目，必须进行议标；4.5.2一次制作价格在5万元以下的项目，原则上要求议标；4.5.3策划部编制项目进度计划，以满足营销工作计划的要求，并报主管副总经理审批；4.5.4策划部根据策划部经理批示及招标项目的技术要点编写技术标书。具体包括：负责提供施工图纸/平面设计方案(含数量、纸张选择、印刷工艺) /项目情况介绍及要求；4.5.5在年度广告设计、制作承包商资料库中选择三家；4.5.6招标采购部对备选单位进行初步询价工作；4.5.7招标采购部负责安排三家意向单位的发标会；4.5.8成本管理部对最后报价结果进行审核、评标，评标原则上采用“经评审的最低价中标法”，策划部推荐中标单位；。4.5.9招标管理将议价的结果、广告、策划代理机构选择评估标准以及会签单报至主管副总经理审核、总经理审批后最终确定中标单位。4.6直接委托项目4.6.1一次制作价格在5万元以下且策划部认为工期紧张的项目、营销物料采购，由策划部填写提出直接委托建议后报至策划部经理审批；4.6.2策划部经理审批同意后，招标采购部与意向单位进行价格商谈，并将结果广告、策划代理机构选择评估标准以及会签单报至主管副总经理；4.6.3主管副总经理审批同意后，招标采购部会同成本管理部确定委托设计或制作的单位及价格；4.6.4营销物料采购的样板由招标采购部通知供应商送样并对样板进行确认，交由招标采购部照板采购，策划部验收入库；4.6.5个别样板需要营销策划人员现场考察寻找样板确定后，会同招标采购部确定价格，并将样板交由招标采购部进行采购，策划部验收入库。4.7招标、议标、直接委托在确定单位后的工作：4.7.1招标采购部按照合同管理流程与选定单位签定合同及执行跟踪；4.7.2策划部对制作和设计进行监理；4.7.3策划部对过程资料进行整理、保密和存档工作；4.7.4招标采购部根据中标单位的报价，汇总到年度广告设计行业收费标准收集表和年度广告制作行业收费标准收集表并定期跟踪，每半年，招标采购部备份给成本管理部、财务部、策划部。4.8策划部组织按照合作代理机构（广告）考核评估样表对合作代理机构每季度进行评价，合格的进入合格供应商目录，不合格的终止服务。4.9招标采购部对合作代理机构每年进行总体评价，填写合作代理机构（广告）考核评估样表，合格的进入合格供应商目录，不合格的终止服务。五、 支持性文件无六、 相关记录6.1 QR-CG036年度广告设计、制作承包商评定一览表6.2 QR-