报销制度(XX年7月25日).doc

报销制度(XX年7月25日) 1报销及办公室管理制度为加强公司财务管理工作，统一各部门报销流程，现结合公司具体情况，特制定报销制度及办公室管理制度。 一、报销费用要求及程序 1、外购材料用品及支付款项均需取得销售方开具的收款凭据(能开发票的必需出具发票），在原始票据要体现费用发生明细、日期、金额及销售方加盖章，不得有涂改痕迹，经办人签字后方可提交到财务副总审核其报销费用是否合理、手续是否完整、金额是否正确，通过后签字确认，而后由经办人提交到执行副总审核签字后，再提交到财务总监审核签字方可提交到出纳处报销领款，出纳付款同时加盖“现金付讫”章报销环节结束。 2、特殊事件急需付现，经财务总监批准后，出纳方可先行付款（经办人需填写借款单），过后提交并协助相关部门人员补办报销手续。 3、报销的票据必在费用结算一周内报销，不得无故拖延。 （出车司机及出差销售人员除外，回公司后第一时间报销）。 二、报销费用规定 1、电话费用报销公司将给各位员工办理集团小号和工作号，实行网内对打优惠政策，工作号码在离职后要求统一上交到公司。 2、交通费用报销运输公司司机因公打车每人每月报销费用50元。 （其他部门不享受）要凭正规发票（公交车票、出租车票）进行报销手续，需要体现出起始地、目的地、办理事项原因。 无紧急情况尽量避免打车。 3、差旅费用报销根据各个部门职位执行不同标准，如运输公司所有司机出差期间产生的餐饮费按照每天3餐40元标准（早餐10元、午餐20元、晚餐10元）给予报销，餐饮费加住宿费每人每天标准100元，超出标准自行承担超出费用部分。 要求出差期间产生的任何费用都需要凭有效正规票据进行填写报销单，员工出差需要借款的应填写借款单，并清楚注明时间、行程、车牌号、经办人及费用发生额，2提交到财务及指定授权人批示后方能支付借款。 报销的票据在经办人出差回到公司后及时办理报销手续。 4、业务招待费用报销业务招待费的报销对象为部门经理，部门经理发生招待事项前向总经理请示，经同意后方可进行限额300元接待，超过300元的要经董事长特批方可进行报销，报销时凭正规餐饮业出具发票、若有外购酒水，汇同酒水发票或收据办理报销手续。 报销单上需注明招待对象、时间、地点、事由及参加人员。 5、办公及营业设施硬件等费用的报销各部门所有硬件维修由各部门经理向行政部提出书面申请，获批后方可维修，购买维修部件应情节酌情考虑旧部件是否能够以旧换新，维修购买材料及支付人工费用均需取得原始凭证，而后办理报销手续。 6、公司各部门发生的其他费用缴纳及购置支出等费用，应由部门经理向行政部门提交书面申请，请示获批后方可支出，单笔费用超出500元以上（含本数），需向上级领导批示。 三、办公费的管理办公用品的采购由公司行政部统一采购，各部门于每月25号之前统一上报各部门所需办公用品，目前公司已建立库存盘点记录帐，如账本上面体现有库存的需要采购的用品，合理调拨并利用，账本上面没有的，获批后统一采购并登记造册管理。 要求各部门领取办公用品前到达行政部签名确认后方可领取。 四、员工借款的管理员工因生活困难向公司借款，应向总经理请示，经批准后办理借款手续，员工借款金额不应超过月平均工资的二分之一，财务在次月发放工资时应将借款扣回，公司本着“前帐不清，后账不借”的原则设立借款机制，每人每年限制向公司借款3次。 超出2次，公司不予借款。 五、促销礼品的管理各部门因促销活动需要购买礼品，需由各部门经理书面出具活动营销方案、礼品购买计划，经总经理批准后方可统一采买，库管（行政兼）签字确认后收货，并做好礼品的进出货登记，由各部门经理签3字确认后方可领取。 以上为公司各项费用报销管理制度，关于财务费用报销方面，要求各位万通员工做到账目清晰、真实有效，如出现贪污公款、弄虚作假、徇私舞弊，一经发现，扣除本人的备用金款项并做开除处理。 办公室管理制度 1、岗位分配管理目前公司各岗位均已定制并健全，所以在工作当中所有员工应该明确各自工作岗位职责，工作中做到积极主动，有事情公司要求逐层回报，紧急事例除外。 办公室各位员工应该遵循服从上级领导安排的原则，对于工作中不听从领导调遣的、工作中顶撞忤逆领导的给予罚款200元，情节严重者给予开除处分。 2、工作行为管理出车要填写出车单，不见单据司机不允许出车，发现一次罚款10元。 上班期间杜绝玩手机、频繁打私人电话、吸烟及办私事行为，无论在哪个部门出现，一经发现，警告2次，2次以上罚款处理（罚款10元）；情节严重予以开除。 任何员工在职期间都代表公司，不代表个人，所以在工作中严禁泄露公司内部机密，一旦泄露，造成后果公司将追究当事人并视情节罚款，情节严重开除处理。 另外杜绝工作期间发生赌博、打架、斗殴、吸毒嫖娼等违法乱纪行为发生，一经发现，视情节开除处分。 3、请假制度员工的事假、病假、探亲假年度内控制在10天，10天以上取消带薪年假；年度内累计无请假人员公司奖励7天带薪假。 直系亲属红白事（双方父母、子女、配偶）准予带薪假3天。 不请假（假冒领导名义准假）或请假超过准假期，视为旷工，旷工一日罚款三倍工资，连续旷工三至六天予以开除。 4、考勤管理工作时间早八晚五，迟到或早退一小时内每次罚款10元，两小时以内罚款30元，累计迟到早退3次以上罚款200元，7次以上罚款500元。 5、人事管理入职公司新员工有3天试用期，试用期满合格后办4理上岗手续，3天内离职无适用工资，办理离职需提前一个月提出书面辞呈报告，获批后离职前做好交接环节的工作。 6、用车方面管理公司上下员工任何人用车之前需要提交用车申请，无用车申请的，无论什么原因造成的违章等全由当事人承担。 用车前需协调好其他部门，是否同时用车，尽可能集中一趟出行，上面需要详细注明用车时间段及用车原因，在用车期间，由于司机个人原因造成的驾驶不当（如闯红灯、超速、电子眼抓拍及酒后驾车等）给公司带来的违章等罚款由司机本人负责。 由公司承担的违章及罚款票据提交应及时上报，避免造成形成滞纳金，如在交罚款期限内未缴费成功形成滞纳金的，由当事人自行承担滞纳金费用。 车辆使用后造成损坏没有及时上报并维修的，一经查出，罚款处理，罚款额度根据损坏程度和维修费用而定。 车队需要修理的车辆及时修理，修理费用提交要求真实有效，不可弄虚作假，如出现不实报实销行为，一经发现，做严肃处理。 修理期间车辆需要更换的部件要求把旧部件提交入库管理。 申请维修提交程序司机-车队队长-执行副总（维修费达到1千元以上需要提交到总经理处审批）。 7、公司资源管理1.销售部门是公司的经济重要部门，任何部门都是围绕销售部门展开后勤服务。 所以公司参与销售的各个部门的销售人员应主动上报所开发的客户资源，及时提交到客户档案管理处存档，客户资料内容要真实有效，杜绝以不正当的手段谋取公司利润，经公司查出发现的第一次处以所提提成的2倍以上罚款并警告，第二次直接给予开除处理。 2.公司各部门各岗位资源物品均已清点完毕并入库管理，在任何部门、岗位所发生物品丢失或者损坏，有主管部门当事人进行赔偿，赔偿金额根据情况而定。 8、目标计划管理各个部门主管领导应主动做好年计划（年会时提交）、月计划（当月初之前提交）、周计划（当周前一个周末，最晚周二下班之前）及日计划，根据时间的推移提前上报到执行副总，便于各部门工作开展。 提交的计划目标要参考实际工作内容，切合实际情况，发现问题及时协调并解决。 各部门第一人提交奖励20元，没有按时提交的，每次罚款50元。 59、奖励每月除满勤奖励外，公司会评选优秀员工，具体标准工作态度积极并富有正能量，不传播坏消息，工作中不推诿，不抱怨，付出多计较少并任劳任怨。 由全员开会选举产生，被评选人奖金100元。 连续3次以上被评选为月优秀员工的，将作为晋升或加薪标准的第一候选人。 油库和各站每月进行一次库存盘点，盈库的部分按批发价对相关人员奖励30%；亏库的部分按批发价扣罚相关人员40%。 附则 1、每位员工都要扣除风险保证金，工资在2000元以上的每人扣除2000元，分四个月扣，工资在2000元以下（含2000元）的每人扣除500元，不满一个月的下个月扣除。 2、运输车队司机从xx年3月份起报销单中不再体现打车费用，每年的 3、 4、 5、 9、 10、11月份司机每人每月100元交通费，其余月份每人每月50元交通费，在当月工资中体现。 3、各站卫生不合格罚款100元。 xx.07. 154、按照有关部门规定，加油人员要着装（防静电服）上岗，干净整洁，如发现有不穿者每次罚款100元。 xx.07. 155、公司直属各加油站，油库往返各站配送油随车带有磅称单，每台车都配有封签，各站入库核实重量，负责人在磅单上签字，磅单由司机带回交由油库马艳敏处，以磅单数量入库、对账，如有不符当天处理，过后不补，如有不执行者，每次对各站长处以200元罚款。 xx.07. 156、满勤奖每月每人100元；工作中不听从领导派遣，顶撞领导扣罚200元，情节严重者予以开除。 xx年执行 7、每月底的公司总结会要求各部门的领导必须参加，个人特殊情况请假者每次扣50元，擅自不参加的每次扣200元。 8、各站日报表出错，一次扣款50元。 9、公司所有司机，无论出长途还是短途，报销单要体现出行时间和回来时间及出行准确公里数，公司要求务必填写，而且要求真实准确，如再次发现不执行者，或虚报公里数，做罚款200并不予报销此单处理！ 610、公司要求各站和销售人员手中客户的欠款明细每月26日前要把当月的帐目核对清楚，30日前把核对好的帐目报回公司财务部会计处，做到日清月结，字迹清晰。 此决定从即日起执行，以后在哪个环节出现问题，按往来金额的1%扣相关人员工资。 行政部xx.12. 0911、运输公司所有车辆出车加油一律在公司院内进行，不允许在油库内外加