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FOXHIS X5帐务审核培训 课时1注意：（1）、掌握程度用标价说明，了解；掌握；应用。掌握程度的要求以操作员要求为准。（2）、若文档描述与实际程序有差异，请以程序为主。主要内容详细内容使用方法掌握程度系统基础System Basic登录窗口Login班别（Shift）：1早班；2中班；3夜班； 以此类推。工号（User ID）：是操作员的编号，系统中每位操作员的工号是唯一的。密码：长度为1至7位，输入时要注意字母的大小写的区别。主窗口Main Screen窗口结构: 菜单、工具栏；IP站点等；更换工号Change User用于交接班时。单击其他（Others）更换工号（Change User），或者按CTRL+Q。短期离开时，防止别人误操作，请使用该功能，到登录窗口。修改密码Change Password单击其他（Others）密码修改（Change Password），打开密码修改窗口，根据系统提示，输入旧密码、新密码，确认（OK）即可。退出Exit营业点结束时，退出酒店管理系统。单击其他（Others）退出系统（Exit），或者用快捷键CTRL+X。宾客分类散客&成员、团队、会议宾客状态R预订；I在住；O本日结帐；D昨日结帐；X预订取消；N预订未到；S临时挂帐.宾客状态流转图：X S R I O D N帐号帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。系统中涉及的帐号有散客&成员帐号、团队帐号、会议帐号、AR帐号、消费帐号等。帐号命名规则如下：帐号名第1位26位710位举例散客&成员帐号F年（1位）、月（2位）、日（2位）流水号F404050001团队帐号GG404050002会议帐号MM404050003AR帐号共7位，1-2位固定为“AR”，后五位为流水号。AR00001消费帐帐号共7位，第1位固定为“C”，后六位为流水号。C000006帐号命名规则表应收帐管理 Account Setup应收帐列表单击Audit，打开下拉菜单，单击Account Receivable，打开AR帐列表窗口，系统默认显示所有AR帐户。快速查询的快捷键：ALT+A；可以输入的常用条件：姓名、姓名中的一部分、房号、帐号、预订号等。新建应收帐操作步骤：（1）、AR帐户管理窗口下，单击新建（New），打开新建AR帐主单；（2）、输入名称（Name），选择类别（Type），选择等级（Grade）；（3）、输入国籍（Country）、地址（Street）等信息；（4）、单击存盘，或按CTRL+S，系统自动生成AR帐号。注意：等级（Grade）若是有限额，可设置限额，单击帐务（Account），单击信用（Credit），或直接按F5，打开信用授权明细窗口可设置限额。帐务主单AR帐列表下，双击某记录，可打开AR帐务主单。帐务主单可分成五个部分加以说明：左上、左下、右上、右下、底行。左上：显示帐户。左下：默认显示各类费用汇总，也可以选择按帐户显示帐务明细（可用于识别转帐信息）。右上：显示AR帐户基本信息。右下：默认显示有效帐务明细，要求明确每条帐务所包含的信息。底行：重要信息区，灰色显示表示未定义，亮色显示需引起重视（表示有定义信息）。帐务处理入帐 Posting录入定金操作步骤：（1）、帐务主单下，单击工具栏上入帐（Post）按钮，弹出入帐窗口；（2）、代码（Code）处输入人民币现金在系统中的代码，金额（Amount）处输入数量；（3）、输入单号（Reference）等信息，单击入帐（Post）。录入费用操作步骤：一般宾馆在各营业点的费用都可以在各营业点自己的电脑上进行处理，而有些未配电脑的营业点（如商场等）则需有前台收银员帮助输入电脑。录入费用的方式与录入定金相同，只是代码（Code）处输入的是酒店营业项目的代码。要求收银员熟悉费用代码。信用卡押卡操作步骤：（1）、帐务主单下，单击其他（Others），单击下拉菜单中的信用（Credit Card），打开信用授权明细窗口；（2）、选择项目（Department即信用卡类型），录入授权额（Amount）、信用卡号（Credit Card No.）、授权号（License）、水单号（Reference）等；（3）、单击确定（OK），信用授权明细窗口显示有效压卡记录；（4）、主单付款方式、信用限额项，显示相应信息。取消押卡操作步骤：（1）、帐务主单下，按F5，打开信用授权明细窗口，系统默认显示有效的押卡记录；（2）、双击目标压卡记录，弹出确认窗口，单击确定，取消成功；注意：单击信用授权明细窗口左下角多选框，即可显示所有信用卡记录，包括已经取消的记录。冲账Delete用于冲减当天本人、本班发生的帐务。操作步骤：（1）、帐务主单下，单击选中目标帐务；（2）、单击明细帐务（Transaction），单击冲帐（Delete），弹出确认窗口，单击是（Y），冲帐成功。调整Adjust调整功能一般用于修改隔天帐务，输入折扣（Rebate）。操作步骤：（1）、帐务主单下，单击调整（Adjust），打开调整（Adjustments）窗口；（2）、代码（Dept）处输入费用代码（若是Rebate，请输入Rebate代码，并输入Rebate的原因）；（3）、金额（Amount）处输入金额，单击确定（OK），退出即可。转帐 Transfer用于把客人帐务从一个帐户转到另外一个帐户。操作步骤：（1）、帐务主单下，选择目标帐目；注意：选择记录的方式：、连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；、间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。（2）、单击转帐（Transfer），弹出转帐窗口；（3）、若是所有选择费用都转到对方帐户，直接单击确定即可；若只是转所选帐目中的部分，可在费用合计（Transfer Charge Total）中输入要转的金额；（4）、房号（Room）处输入目标房号（或帐号），回车，系统自动与当前宾客匹配，弹出查询结果窗口；（5）、单击选择目标帐户，单击确定（OK），帐户（Acc#）处显示目标帐户名；（6）、单击确定（OK），所选帐务自动转至目标房间。注意：若部分转帐时，系统将自动将某笔费用拆分成两笔，并进行提示。拆分帐目Flag处有SP标记。选帐 Select Details方法一：按费用代码选帐：帐务主单下，单击左下角费用汇总（可多选），可选中该帐户下同费用代码的帐目。方法二：按宾客选择：帐务主单下，单击左下角By Guest，单击选择某位客人，即可选中改客人的所有帐务。方法三（使用选帐功能）：操作步骤：（1）、帐务主单下，单击选帐（Select Details），打开选帐（Select Details）窗口；（2）、该窗口左边显示费用列表，右边是选帐可使用的条件。可选帐的条件有：帐号（Accnt）、日期（Date）、房号（Room）、转帐帐号（Transfer to）等，输入条件；（3）、单击确定（OK），帐务主单目标帐务被选中。帐单 Info Copy关于帐单的操作都是在帐务主单下：项 目操作步骤备 注打印选择帐目选择目标，单击帐单（Info Copy），弹出窗口，单击“所有选中帐”，打开帐单，打印即可；只有帐务主单下选择帐目后，单击帐单（Info Copy），打开的选择窗口中才会有“所有选中帐”项。未结帐帐单打印单击帐单（Info Copy），弹出窗口，单击“所有未结帐”，打开帐单，打印即可。补打部分结帐帐单单击帐单（Info Copy），弹出窗口，单击相应的结帐单号，打开帐单，打印即可。系统中部分结帐结帐号为字母B流水号。结帐时打印帐单结帐完后，系统自动弹出打印帐单窗口。注意：帐单打印窗口下，选择打印模式，可修改帐单。部结 Settle Partly系统中，当帐务列表中有选中的帐目时，结帐（Check-out）为部结功能。指定费用部结操作步骤：（1）、帐务主单下，选择部结费用；（2）、单击结帐（Check-out），弹出部分结帐（Settle Partly）窗口；（3）、单击确定（OK），弹出收款窗口，收款后单击确定（OK），弹出帐单打印窗口，选择是否打印即可。指定金额部结操作步骤：（1）、帐务主单下，选择部结费用；（2）、单击结帐（Check-out），弹出部分结帐（Settle Partly）窗口；（3）、费用合计（Charge）处输入结帐金额，单击确定（OK），弹出收款窗口，收款后单击确定（OK），弹出帐单打印窗口，选择是否打印即可。转销定金操作步骤：（1）、帐务主单下，选择部结费用及需要转销的定金项；（2）、单击结帐（Check-out），弹出部分结帐（Settle Partly）窗口；（3）、单击确定（OK），弹出收款窗口，收款后单击确定（OK），弹出帐单打印窗口，选择是否打印即可。结帐 Check-out操作步骤：（1）、帐务主单下，单击结帐（Check-out），弹出房费加收选择窗口；（2）、选择房费加收情况，单击确定（OK），进入结帐窗口；（3）、代码（Dept）处输入付款方式代码，金额（Amount）处，系统自动显示结帐款金额，收款后，单击入帐（Post）；（4）、弹出帐单打印窗口，选择是否打印帐单。结帐错误补救Remediation操作步骤：（1）、当前住客档案（Billing）下，选择本日结帐状态，查找到目标客人；（2）、双击打开帐务主单，单击帐务处理（Billing），单击重新入住（Reinstate），弹出确认窗口，单击是（Y），重新入住，即可进行帐务补救。消费帐House Account消费帐House Account消费帐可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。收银点每天营业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用，本日的该收银点的营业收入就可反映在总报表上了。这样的收银点如：美容室、洗衣房、楼面电话等。消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支，如内部长话费（在电话计费模块定义自动转账）、会议室、宴请客人费等。每一个部门均可有一个固定帐号。消费帐（House Account）的处理同普通帐务，此处侧重点在新建。操作步骤：（1）、单击审核（Audit），打开下拉菜单，单击消费帐（House Account），打开消费帐管理窗口；（2）、消费帐管理窗口下，单击新建（New），打开新建消费帐主单，整个窗口类似与AR帐主单；（3）、输入名称（Name），选择类别（Type），选择等级（Grade），等；（4）、单击存盘，或按CTRL+S，系统自动生成消费帐号。报表报表打印系统中，很多报表的打印窗口都会遇到以下常用功能按钮，当操作者把光标指向某个按钮时，系统会自动显示该按钮的含义，下面依次介绍这些按钮的使用。打印预览 单击打印预览，显示报表的预览方式。此时，屏幕边框会出现相应的标尺，且边框出现蓝线，便于操作者判断报表打印在纸上的样式。刷 新 单击刷新，系统将自动更新报表中的数据。显示切换 单击显示切换，显示报表打印在纸上的样式，再次单击此按钮，恢复显示。一般打印时可选择白底黑字，而在查看时可选择另一种显示方式。过滤条件 单击过滤条件，打开条件输入，供操作者输入过滤条件。排 序 单击排序，打开排序列名输入窗口，根据提示输入列名，单击确定，显示内容将按此顺序排列。存 盘 可以将报表存成其他格式的文件，以方便其他应用程序的调用。打印设置 设置打印机的配置，如纸张的大小等。行选打印 单击行选打印，打开选择条件窗口，按提示输入行选条件，即可打印选中行的内容。打 印 在连接打印机的情况下，用来打印报表。翻 页 翻页按钮共四个，可以方便操作者对显示的内容进行翻页，当然操作者也可以拖动边框上的状态条来移动显示的信息。放大缩小 放大缩小按钮共三个，操作者可以通过这一组按钮调整报表的大小。帐龄报表 Account Age Report帐龄报表用于统计某段时间挂帐单位的欠款情况，酒店可以用此管理挂帐单位的帐务。帐龄报表可以根据酒店的要求，进行百分数的计算，计算时可以是横向计算也可以纵向计算。单击审核（Audit），打开下拉单，单击帐龄报表（Account age report），打开条件输入窗口。选择统计费用、帐务类别和时间段后，单击确定（OK），即可显示帐龄报表。报表专家Report Experts单击查询（Query），打开下拉菜单，单击报表专家（Report Experts），打开报表专家窗口。该窗口按报表的分类显示报表。由于操作员权限不同，所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。双击报表名称，可以打开该报表。请各部门员工关注本部门常用报表。FOXHIS X5帐务审核培训 课时2注意：（1）、掌握程度用标价说明，了解；掌握；应用。掌握程度的要求以操作员要求为准。（2）、若文档描述与实际程序有差异，请以程序为主。主要内容详细内容使用方法掌握程度夜审Night Audit夜审系统操作步骤酒店在一天的营业过程中，进行着各种各样的营业活动，同时也在电脑中记录了各项交易。在酒店的一天营业结束后，对所有发生的交易进行审核、调整、汇总以及统计产生各级部门人员所需的报表，并为下一天的营业做好准备，这就是夜间稽核要做的事情。具体的工作如核对房态，核对房价，审核各营业点的帐务等。简单讲，在电脑上完成夜间稽核主要可以分三步：房租预审及入帐、夜间稽核和报表打印。（1）、房租预审及入帐；（2）、稽核。夜间稽核是一个自动的过程，完成本日营业数据的汇总、统计、日终各类系统数据的更新和转储，并生成各种报表；（3）、打印报表；（4）、新到客人房租预审及入帐；系统操作步骤：（1）、单击审核（Audit），打开下拉单，单击夜间稽核（Night Audit），打开夜审窗口；（2）、单击开始（Start），按照定义好的步骤审核相关内容；（3）、到统计报表及数据更新处，单击开始（Start），弹出确认窗口，单击确定（OK），系统自动开始统计报表、更新数据，并显示系统进程；（4）、稽核完后，系统弹出稽核完毕窗口，单击确定即可。房租审核及入帐核对房态（1）、先打印或查阅本日应离店客人报表，确信无记录，否则通知前台接待员或收银员做好续住或结帐手续。（2）、准备两份本日到店客人报表（一份按房号排序，一份按姓名排序）、一份电脑房态表、一份手工房态表（由管家部提供）、本日到店登记单（附上换房及改房价单），分别放好。逐一比较手工房态表和电脑房态表中房间的状态，若有错误及时处理。房租预审（3）、确信做好房态核对后，做入住客人当日房租预审。入住客人当日房租预审功能对酒店的每位住客的房费进行预审。如有新近到的客人还得用新到客人房租预审补审房费。房租预审要在房租入帐前做好。电脑预审完后，打出一份本日在住客人房租预审报表。（4）、再准备好换房单、加床单及优惠通知单、优惠人员及代码对照表（注意，接待员优惠不用优惠单）、散客团队、长包房、内外宾等有关服务费及城建费的收取标准。（5）、重点核对优惠人员及实际优惠比例或金额，检查城建肥与服务费的收取是否与住客类别相符。如发现有误，应及时通知前台接待更正。房租入帐（6）、该功能给酒店的每位住客自动过房费，每天必须做一次且只允许做一次。（7）、对于夜间稽核之后，早上6：00之前到的客人，一般酒店需要加收半天房费，系统建议在早上6：00（具体时间可由酒店定）前，将该段时间内到的客人补做新到客人房租入帐（一般由收银员刚上早班做）。费用审核帐务审核除了审核房租收入外，还要审核各营业点的帐，如餐厅、娱乐、商务中心、商场、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的营业帐。由于所有这些审核与房租审核类似，所以不再详述。值得注意的是：（1）、非总台营业点帐要借贷平衡平衡公式为：本日收入=现金收入+支票+信用卡+宾客帐+AR帐，其中省略号表示还有其他的种类，如餐券、款待等。（2）、非总台营业点明细帐应正确，即与实际相符。如把饮料输成食品、啤酒输成可乐都会影响成本报表以及其他汇总报表；又如把长城卡输成牡丹卡等，将导致返回银行的代理费计算错误，给总收银和核数员造成麻烦。（3）、非总台营业点转总台帐及转AR帐贷方数应与总台及AR帐营业点应收帐借方数相等。（4）、总台及AR帐内部转帐也应借贷相等。（5）、检查所有退菜及退帐操作的合法性。报表Report催帐报表 Notice Report为避免客人逃帐，酒店一般要求客人在入住时支付一定的预付金。但由于客人在酒店发生的费用是不确定的，所以仍需要及时注意客人的客欠，而催帐报表就能帮助酒店对宾客余额很好的加以管理。通常酒店会在12：00AM或6：00PM以后，使用催帐报表。单击审核（Audit），打开下拉单，单击催帐报表（Notice Report），打开打印催帐报表（Print the notice report）窗口。房费天数：房费天数可以由操作者自己设定。通常在12：00AM以后设为0.5 ，6：00PM以后设为1，这样系统就自动的按所设的方式进行比较，以列出所有应该催帐的宾客。打印方式：系统提供三种打印方式：打印团体成员、打印长包房、分楼层打印，操作者可以选择一种或几种打印方式，这样的可选框使打印格式更