19-05库房及产品管理制度.doc

北京888商贸有限公司文件888发字（2005）第19号库房及产品管理制度为加快资金周转，更好地满足经营需要，特制定本制度。第一条：库房管理（一）库房管理的直接责任人为保管员，由公司主管副总、综合部和财务部共同依据本制度和相关工作标准监督和考核其工作质量，公司其他员工必须依据本制度配合保管员工作，并有权对保管员工作质量提出意见和建议。（二）保管员必须依据本制度处理相关业务，对不符合本制度的现象有拒绝处置的权利。第二条：产品的入库（一）产品库存不足时，由保管员填具“购酒申请单”，经主管领导批准、公司盖章后，传真回总公司。原件保管员留存，待产品到达后与之核对。（二）产品到达后，保管员应仔细核对运达产品是否为请购产品，确认无误后，方可组织卸货。（三）卸货时，应按公司的统一规划指定货位，并监督搬运工的工作质量，因长途运输或搬运过程中造成的损坏，保管员可直接要求其赔偿。（四）产品入库后，保管员应与交货人一起核对品种、数量及产品完好情况，完全符合后，方可办理交接手续，签收即表明经济责任的转移。（五）根据产品入库情况和承运单等相关手续，保管员应及时开具三联产品入库单，存根自己留存记保管台帐，财务联与承运单等票据交财务记帐，另一联交票据录入员电脑录入。（六）产品入库过程中若出现异常情况，保管员应及时向公司反映，直至问题妥善解决为止。第三条：产品的储存和保管（一） 应根据产品的周转量大小和公司统一规划确定货位。在保证码垛安全可靠的前提下，合理堆放。做到“三清”、“两齐”、“一方便”，即品种清、数量清、规格清、摆放整齐、库容整齐、方便出库。（二） 对有保质期的产品应定期向公司报告其质量情况，避免造成经济损失。（三） 仓库要严格安全保卫制度，禁止非工作人员擅自入库，库房内严禁烟火，用电后及时关闭电源，人走灯熄。第四条：产品的出库（一） 应按“一盘底、二核对、三发货、四减数”的程序和“推陈出新、先入先出、按规定付货”的原则付货。（二） 付货前，应仔细检查送酒通知单及三联出库单上的品种、数量、单价、金额、领酒人、送货地点是否齐全，否则，不予出库。（三） 实行“一户一单”的管理方法，对字迹不清、涂改的出库单不予出库。（四） 应根据公司的相关规定及财务部通知，控制产品的出库，对赊销额度超出公司规定的人员，不得付货。（五） 特殊情况的临时性借条出库，应做好记录并经主管领导同意后方可付货，之后及时补办相应手续。公关用酒由公司指定专人开具出库单，并经总经理批准后方可出库。（六） 公司自营的零星现款销售出库，保管员凭票据管理员开具的出库单和财务的收据付货。（七） 相关人员应仔细检查出库产品的完好情况，如在付货过程中出现的损坏或质量问题可换货。（八） 所有的出库单及相关记录，保管员应妥善保管，不得丢失。（九） 产品发放完毕后，应于当日内与相关人员对单、记帐做到“日清月结”。第五条 产品的退库一、退库的原则（一）产品内外包装完好，可再销售的产品退库程序保管员可以履行正常退货程序，用红笔开具四联退库单，须注明业务员（如属于大客户部业务须由大客户部经理签字）及退货客户名称，存根联保管员留存记台帐，一联交业务员，其余两联分别交财务和票据录入员。（二）产品质量存在缺陷的退库程序1、业务员业务部分由综合部指定专人鉴定并登记，然后用红笔开具质量问题四联退库单，存根联综合部留存，一联交业务员，一联交票据录入员，一联交保管员。此类酒要单独堆放，由保管员管理，每月月底综合部用登记表与保管员台帐核对，并与财务部共同盘点质量问题酒库存一次。 双方在盘点结果上签字确认。2、业务员与公司合作业务部分 与上面程序相同，并给合作双方开具两份退库单。3、公司自营业务部分由综合部指定专人鉴定并登记，然后用红笔开具质量问题四联退库单，存根联综合部留存，一联交大客户部，一联交票据录入员，一联交保管员。此批酒须单独堆放，由保管员管理，每月月底综合部用登记表与保管员台帐核对，并与财务部共同盘点质量问题酒库存一次。 双方在盘点结果上签字确认。（三）外包装损坏（撕裂式包装除外）但瓶体完好产品的退库程序在退库人交纳相应的费用（包括外包装成本和加工费）的前提下可退库，保管员用红笔开具四联退库单，保管员、财务、业务员、录入员各一联；并开具外包装费用收据一式三联，保管员、财务、业务员各一联，每月月底将此笔费用上缴财务；外包装加工由保管员负责，加工费为1元/瓶，此费用由保管员自行收取和支配。保管员应根据退货的品种及时向总公司申请外包装，保证对该退库产品进行及时妥善处置，做到月清，此类酒须单独存放并登记。（四）产品一经出库，并履行完相关手续后出现的破损，不予退库。二、注意事项1、 退库时，保管员应认真检查产品状况，对非公司产品严禁退库，并应及时向公司报告追查来源。2、 所有退库必须形成退库记录表备查，且所有退库单用红笔开具。3、 原则上以同品种之间换货为主。第六条 破损产品的处置（一）破损产品处置前，综合部应填报破损产品处置申请表，标明品种、数量、金额、退库人及破损原因，经公司审批后实施。（二）破损产品处置方法有：单独堆放、销毁等形式。（三）破损产品处置时，必须有公司领导、财务经理、综合部当场清点，并形成记录，然后履行相应的帐目处理手续。第七条 产品的盘点（一）公司库存产品实行“全面月盘法”。盘点参加人员财务人员，保管员，公司领导或其指定的其他人员。（二）盘点时，应做好盘点记录，并与相关帐目核对。有差异时，应复查一次，确认实数后，分析原因，并提交改进意见和措施，形成报告，上报公司，做到当月问题当月解决。（三）盘点完毕后，应及时调整帐目，做到物，帐，资金相符。（四）盘点出现的亏损，由保管员负责相应的经济责任。第八条 其他相关事项（一）保管员应建立产品保管台帐，并按时按规定事项仔细记好帐目，严禁涂改帐目。（二）记帐时要做