(行政办公制度)大中华区总部.doc

香港新徽国际集团大中华区总部行政办公制度第一章 办公区域管理规定一、目的规范办公室的工作秩序，使各项管理科学化、制度化、流程化、精细化，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。二、职责/权限办公室：负责办公室的整体日常事务监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。 其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。三、适用范围本制度适用于香港新徽国际集团大中华区总部、珠海弘儒投资有限责任公司及集团所属各企业单位。四、工作要求（一）办公室工作纪律：1、办公室人员须保持仪容仪表整洁，工作日一律按规定统一着装。2、文明礼貌待人，严禁大声喧哗。3、室温28以上方可开启空调，温度调节不得低于23（含）以下。4、保持个人办公台面整洁。5、做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。6、原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。7、非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室。8、在使用公共场所（会议室、洽淡室、培训室等）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。9、工作期间办公室工作人员不准利用公司电脑上网玩游戏、看电影、听音乐等。10、接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，不允许在办公室接打私人电话。11、上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室或会议室内进行。12、公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向会议主持人请假）外，皆须准时参加。13、前台（前台文员/前台保安员）要负责整个前台区、入门大厅的管理。前台禁止无关人员闲坐。14、下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。15、上班时间，公司内部通用性语言为普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。（二）员工考勤管理制度第一条 总则一、公司员工上班期间严格执行考勤制度，本制度适用于我集团一般员工至各单位副总裁。二、考勤分为出勤、早退、迟到、旷工（缺课）、事假、病假、公假和法定的婚假、丧假、产假及日常行为、工作态度、任务执行情况等。三、集团各单位考勤由办公室负责安排设置。四、上班实行坐班制。员工上班时到指定地点签到，上班时间超5分钟时，考勤人员立即收起签到簿，漏签或以后到岗者一律视为迟到。五、集体活动由主持人记录迟到、早退、缺席（算旷工）、请假（须附假条和相关证明材料）人员，即时交考勤人员。六、下班后5分钟，考勤人员将签到簿和考勤记录，收集起来，报当日值班领导审查签字公布后保存。七、考勤结果每月统计汇总一次并装订成册上加统计表，报总裁或单位负责人签字并公示后保存。第二条 大中华区总部员工作息时间一、公司实行每周5天工作制（周六、周日轮流值班）上午 8:00 11:30下午 14:0018:00二、办公室工作人员要提前10分钟到岗，办公时间：7：5011:3013：5018：00。三、保洁员上午7：20，下午13:40完成办公区保洁工作四、在公司办公室以外的工作场所：工作人员必须在约定时间到达前五分钟到达指定地点，召集人必须提前15分钟到达指定地点。五、周六、周日值班人员按正常工作日到岗。第三条 违纪界定及处罚办法：员工违纪分为：迟到、早退、旷工、脱岗和睡岗等五种，管理程序如下：1、迟到：指未按规定达到工作岗位（或作业地点）；迟到5分钟以内的，每次扣事假标准的1/4；迟到30分钟以上的扣半天工资；迟到一小时的扣全天工资。2、早退：指提前离开工作岗位下班；早退5分钟以内，每次扣事假标准的1/4；30分钟以上按旷工半天处理。3、旷工：指未经同意或按规定程序办理请假手续而未正常上班超过1小时的，旷工1小时算半天，旷工4小时以上算1天；旷工半天扣1天工资，旷工一天扣罚2天工资；旷工2天以上按自动离职论处。 4、脱岗：指员工在上班期间未履行任何手续擅自离开工作岗位在10分钟以内的，脱岗一次扣罚事假标准的1/2；超过10分钟按旷工论处。5、睡岗：指员工在上班期间打瞌睡的，睡岗一次扣罚事假标准的1/2，造成重大损失的，由责任人自行承担。6、出现下列情况之一者：一月迟到、早退累计达5次，无故旷工两次或迟到、早退3次，旷工一次，扣除当月绩效工资的50%，情节严重者另按集团相关规章予以惩处。第四条 员工请假与休假一、本集团以国家法定节假日或法定休息日作为员工休假日(若有变更将另行公布)，若因工作需要可指定照常上班以加班计算工资。二、 新徽集团员工因病因事可以请假。请假获准且未超过每年规定期限，有关工资按集团规定发放；超出每年规定期限经特批获准者，停发有关工资，但不以旷工论处；未获准而不上班者以旷工论处，将受到纪律处罚。员工请假分下列八种： 1、事假：因事必须本身处理者可请事假，每年累计以8天为限；2、病假：因病治疗或休养者应具特约医院或公立医院证明申请病假，每年累计以30天为限；3、婚假：员工结婚可请婚假8天；子女结婚可请假2天；4、产假：员工生育可请假8星期（含例假日）；配偶分娩者可请假2天；5、丧假：直系亲属丧亡可请丧假7天；6、公假：人员因公外出、担任各级人大代表或各级政协委员出席会议期间，可请公假； 7、工伤假：员工因公负伤，根据伤势享受工伤假，并给予相应的补偿；8、特别假：员工因进修学习、考试等特别情况，可凭相关证明请特别假。三、请假有关制度和程序：1、请假的核准权限：集团：总裁请假由董事长审批，职务级阶三级以上者请假由总裁审批，其他人员请假由直接领导人签署后分管副总裁审批；集团请假特批由常务理事会负责。各单位：主要负责人请假报上一级总裁审批；其它行政管理人员请假由单位主要负责人审批；工作人员请假由直接领导人签署后报单位分管领导审批。请假资料要送上一级人力资源部门存档，人力资源部对请假理由作必要的督查。2、 员工请假除因重病不能自行呈批可由同事或家属代为呈批之外，须亲自办理请假手续。未办妥请假手续，不得先行离职，否则以旷工论处；员工请假期届满未行续假或虽行续假尚未批准而不到岗者，除确因重病或临时发生意外等不可抗力因素外，均以旷工论处。3、 请假者必须将经办事务交待其他员工代理，并于请假单内注明（重病者除外）；对其他员工增加的工作量，用人单位可以给予适当补助。四、请假的处理办法：1、公假：按上班处理，凡因公请假由自己调好相关工作并上报所属部门，。公假期间工作由所属部门安排，并按规定给工作受让人相应补助。2、事假：每天扣除工资标准为：行管人员：12级阶：300元/天； 34级阶：260元/天； 56级阶：220元/天 ； 7级阶：180元/天；8级阶：100元/天；910级阶：80元/天； 1112级阶：70元/天；职员及驾驶员、文员：60元/天； 其他职工：40元/天请事假不得结清工资，否则按自动辞职处理。3、病假：因病住院治疗（须有镇级以上医院开具的病历、处方证明和医药发票），一次请假，第一天至第二天，不扣工资与全勤奖；第三天至第五天，每天按事假标准的50%扣发工资并扣除全勤奖；第六天及以上者，每天按事假标准扣发工资（当月工资扣完为止）。4、法定的婚假、产假、丧假，只发基本工资，不计入考评否决条件。员工因参加进修、考试或学习作为特别假，不计入考评否决条件，但当事人必须出示有力的证明材料（如准考证等）。请假期间的工资按事假标准扣除。5、凡未办理续假手续并超过请假时间三天以上者，作自动辞职处理。6、考勤扣款直接在工资中扣除。每月底，由办公室负责人将考勤和请假情况逐人登记统表，报单位主要负责人审查签字公示后交财务部，于当月工资中扣除，同时交上级集团人力资源部存档。（三）办公室职员着装要求：1、为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装（周一至五着工装）。2、办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。3、头发梳理须整齐。男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁；女职员上班提倡化淡妆。各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。（四）办公室职员接待访客技能与礼仪：前台负责回答访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。1、部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由办公室负责跟进。2、访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。3、访客接待基本礼仪：（1）客人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“您好”，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。（2）引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。（3）在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处。（4）在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座；如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。（5）进入室内后，应请客人坐上位（离入口较远处），并说“请坐，稍候”。退出会客室时，并关上门，挂上“访客中”字样的牌。（6）面谈时，应当在适当的时候端饮料（茶、咖啡、奶茶），饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。面谈时间过长，应当在适当时间入内添加茶水；面谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上上报处理。（7）办公室人员在访客走后，要对会客室进行整理，处理善后事务。为了避免新访客到来久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间，应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。五、日常工作管理：（一）打印、复印管理1、安排专人负责打印机、复印机的维护与保养。2、打印机、复印机发生故障应立即关机，办公室须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待打印机、复印机完全修好后方可作业。3、办公室人员保证纸张供应及碳粉补充以使打印、复印工作得以顺利进行。4、节约用纸，各部门打印、复印文件资料要到办公室签字，复印文件资料要认真登记。5、非公司人员严禁私自使用本公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。6、办公室人员上下班时应检查复印机的开关情况。（二）电话管理1、公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要办公室负责人同意后方可使用。2、正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟。3、公司对长途电话进行严格控管，一般分机电话只可拔打市话。4、电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。5、接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。（三）工作人员手机使用管理1、对于公司已给予电话费补助的工作人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机。2、管理人员休假时，其手机也必须正常开机3、管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知办公室更新后公布。4、管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值。5、办公室须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。6、一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情取消相关管理人员该月话费补助。7、参加会议或培训时，手机一律关机或调为振动，中途需要接打电话须向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。8、手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。（四）前台管理1、前台为公司形象，由前台文员与前台保安员共同组成，负责访客接待、办公室人员/大件物品进出监管。2、为树立公司形象，前台保安应一律在大门旁站岗，遇公司部门经理以上人员及客人来访时要行礼。3、前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲：“您好！新徽集团” 或“公司，您好！”，或将公司简称。4、前台人员未经允许严禁离岗。有资料/物品转递，须与前台保安打好招呼并尽快返回。5、前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。对找高层管理的客人，问清事先有无预约并立即电话通知文员或秘书安排接待。必要时可以引领至部门。6、各部门来访客人需进办公室洽谈的，由各部门文员第一时间迎接。7、部门访客必须至前台登记，严禁未经登记私闯办公室现象。8、应聘人员由前台通知办公室招聘人员专职接待。（五）办公设施设备管理1、办公室设施/设备（单价在300元以上的物品）的日常管理由办公室负责。 2、办公室与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册，每半年做一次盘点。3、公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。4、所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有办公室审核后方可执行。5、办公设施/设备一旦建立清册，部门负责人负监管责任，未经批准严禁擅自调动。6、办公室布置一经确定，未经办公室负责人以上职位人员批准，严禁私自调动。（六）办公室卫生管理1、公司公共区域及独立办公室的卫生统一由办公室负责，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。2、凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。3、各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。4、各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫两次。5、各工作场所内，严禁随地吐痰。6、饮水机及周围必须保持清洁。7、整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施，必须保持清洁。8、下水道口应经常清除污秽，保持清洁畅通。9、凡可能产生寄生传染菌的区域，每月至少应三次消毒。10、各工作场所须充分保持空气流通。11、垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。（七）公共区域清洁管理1、公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊（通道）、楼梯、洗手间、会议室等的清洁卫生。2、办公室卫生包括：每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理、定期对抽风口/光管/空调清洁。3、走廊（通道）卫生包括：走廊（通道）地毯/地面/墙壁的清洁、走廊（通道）两侧的防火器材/报警器/植物的清洁。4、楼梯卫生包括：楼梯地面/扶手/两侧墙壁的清洁。5、洗手间卫生包括：洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁卫生。6、会议室卫生包括：会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁（包括地面、墙壁、窗户、培训椅、黑板、讲台、立架、空调、排气扇、壁扇、光管、饮水机、垃圾篓等）。第二章 工作办理制度一、首见首问制度1、公司全体员工在本职工作岗位或岗位职责以外，第一个看到或发现本单位、本部门需要落实解决的工作事务，首见者为该工作的第一责任人，负有及时处理或督办的职责和义务； 2、首见首问责任人应及时、妥善处理好首见工作，不得以任何理由或借口对看到的工作、发现的问题视而不见或推诿扯皮，确保首见工作或问题得到及时落实和有效解决；3、首见首问责任人对于不属于自己职责范围内的事项，能现场及时落实和处理的，要不等不靠，立即处理；对于依靠自身能力落实或解决不了的工作和问题，要及时向上级领导或职能部（处）、室汇报，或将首见工作告知职能部门，并督办落实，直至办结； 4、首见首问责任人确因当时工作繁忙，无法对首见工作或问题进行及时处理时，应主动及时向单位领导汇报首见工作，确保首见工作有人过问并得到落实；5、公司各职能部门要切实执行好首见首问负责制度，建立首见首问台账，健全投诉、监督网络和考评机制，把首见首问落实情况与员工绩效考核紧密结合起来。对不执行本制度，或执行不力、不好的，要视具体情节给予处分。被监督发现有一次首见不问影响工作推进的，绩效考核时不能评为优秀；6、公司人力资源部、各公司办公室负责受理首见首问投诉和举报，公开投诉电话，并协调处理相关事宜；7、本制度自公布之日起实施。二、限时办结制度1、公司机关职能部门及全体员工，对负责和分配的工作任务，必须在规定的时间内保质保量完成；2、公司领导在安排部署工作时必须设定完成时限，受令方必须在规定的时限内完成工作任务，完成时限从施令、受令双方同意认可后开始计算。受令方在征得施令方同意的情况下，可根据工作易难程度适当延长办结时间，但延时不得超过两天；4、对于需要相关部门协同完成的工作，施令部门或领导要指定牵头部门和负责人，相关部门应听从牵头部门的指挥调度。需要本单位、本部门会议研究后办理的事项，在一周内办结；5、公司秘书处提交理事会、常务理事会、总裁研定的事项在两周内办结，安排给各工作人员的事项在一周内办结； 6、遇有紧急事项或特殊情况不能按时办结且需延长办结时间的，公司秘书处及相关职能部门要向总裁汇报请示，7、公司各职能部门及全体员工要切实遵守限时办结制度，并要建立限时办结制度登记薄，对所受令的工作事项均要进行登记，并明确主办部门或主办人。主办部门或主办人负责对承办事项要在承诺期限办结，不能办理的要告知原因；8、公司各职能部门及全体员工均可对限时办结制度的执行进行监督和举报。对不执行本规定或不按规定办理的可向公司办公室或总裁投诉。公司办公室或总裁对举报和投诉进行核准并提出处理意见；9、未按时限办结或对应办事项造成延误的，均要追究责任。第一次予以诫勉教育并扣除绩效分2分，第二次予以行政告诫并扣除绩效分10分。经告诫仍不改正或给工作造成被动和负面影响的予以解聘，并追究单位或部门负责人的责任；10、本制度自公布之日起实施。三、请示反馈制度1、公司各职能部门及全体员工，对没有决策权的工作庶务，要以书面或口头的形式向上级部门或领导请示汇报，经批准或明示后方可实施；2、公司各职能部门及全体员工，对上级部门或领导交办的工作庶务进展落实情况必须及时向施令部门和领导反馈办理进程和结果，不得有始无终、有头无尾；3、公司各职能部门及全体员工必须落实好请示反馈制度，养成请示汇报和反馈的工作习惯，任何单位和个人不得擅自做主越权开展工作，否则将追究领导责任，造成后果的决策人应承担全部责任；4、本制度自公布之日起实施。四、印章使用管理制度1、公司公章由办公室派专人负责管理，未经总裁或分管副总裁批准不得随意交由他人管理和使用；因故需临时交接，须经总裁或分管副总裁批准，严格按交接手续办理； 2、公司各部门发出各种公文、公函、重要申请及证明材料，必须填写公章使用审批登记表，并经总裁或分管副总裁审批签字后，方可加盖公章；加盖公章的重要材料如需备案，要在公章使用审批登记表中明示，并注明备案处室； 3、涉及合同、协议书等，必须经总裁批准，方可盖章； 4、对内、对外发放的各种证件、证明需加盖公章时，须由颁发证件、证明的部门负责人及总裁或分管副总裁审批后，方可盖章； 5、经常性业务报表、常规上报材料等需加盖公章时，须经办公室主任签字后，方可盖章； 6、各相关单位在处理公司的一般性对外业务时，如需加盖公章，由办公室负责人根据公司的相关规定，酌情处理，并填写公章使用审批登记表； 7、公章禁止带出使用，如因特殊需要，必须经总裁批准，用后立即带回； 8、公章管理人员要保留好公章使用审批登记表和加盖公章登记簿，以备核查； 9、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事；没有总裁或分管副总裁及相关负责人的签字，不得随意盖章； 10、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放；下班时间和节假日期间 应采取防盗措施； 11、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由本人负责，并追究相关责任。第三章 公文处理与资料管理流程第一节 公文处理流程一、公文的种类1、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。2、通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。3、通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。4、通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。5、报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。6、请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。7、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。8、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。二、 文件收发规定1、为了使公司文件收发管理制度化和程序化，增进文件处理效率和利用率，特拟定本规定2、公司文件由拟稿人和部门负责起草，填写发文申请单（见附件一），公司办公室负责统一审核和编号，并将审核后稿件送总经理或主管副总经理签发。各部门文件由部门负责起草，公司办公室统一编号和审核，部门签发或送总经理/主管副总经理签发。3、公司文件未经公司办公室审核，总经理/主管副总经理不予签发。4、文件签发后，公司文件或各部门拟稿文件送公司办公室统一安排制发和分别用印。5、文件和原稿及发文申请单，由公司办公室分类归档，保存备查。6、凡属密级文件，核稿人应注明“秘级”字样，并确定报送范围，拟稿人也应注意保密。秘密文件按保密规定，有专人印制、报送。7、文件统一由公司办公室负责发送，送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人负责报送。8、公司的外来文件由公司办公室专人负责签收，并分类登记编号，填写收文批阅单(见附件二)。由文秘人员提出意见，送总经理或副总经理阅批，不得积压，信息及时反馈，属急件，应在接件后即时报送与跟踪落实、反馈。传阅文件由公司办公室专人负责，切勿横传，对领导批示的文件，及时传达和落实。9、公司文件一律采用A4型纸张三、收文处理办法1、收文、分文：来自横向和纵向各类文件，包括由公司指派员工外出开会带回的文件一律由办公室负责签收与整理登记，并分别按文件内容传送。有关的会议文件整理登记后存档，以备查阅。2、传送、阅批：将文件按程序传递，并请领导阅批后，送回公司办公室，切勿横传或直接交各部门阅办，以防文件丢失。3、催办：将领导阅批示的文件，分别送至承办部门或人员，跟踪阅办程序，负责催办与反馈领导和有关部门。4、立卷、归档：将有必要的文件进行整理负责按文档管理办法归档。四、 发文处理办法1、拟稿、审核：由部门人员负责按公司法规和国家法律及政策起草文件，将原稿交部门负责人审核签字并同时填写公司发文申请单，然后送公司办公室统一审核和编号。2、签发：凡以公司名义制发的文件，一般文件由主管负责人签发，重要文件需请示总裁、副总裁签发，由有关部门负责拟稿的，由分管副总裁签发。3、打印和印制总裁、副总裁签发的文件底稿，由办公室文职秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出，并复印底稿存档。以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，盖章后统一交由办公室发出，办公室复印文件底稿存档。复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开支。4、催办：根据文件管理要求进行催办。五、公文格式1、公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。2、发文字号格式：部门简称+ （年号）+文件编号（*号），例如办公室发文：行政人事（2008）012号，表示办公室2008年发的第12次公文。3、紧急文件分别标明“特急”、“急件”。4、公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举例：“关于*请示”（报告、通知、决定、通报）。5、公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。6、公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。六、行文规则1、“请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。2、“报告”中不得带请示事项。3、行文统一使用签报单并付上公文，给各级领导批示。七、公文立卷、归档及销毁1、公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷存档以便日后查阅。2、没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。第二节 办公文档及资料管理流程一、目的明确公司资料管理原则，建立完善准确的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。二、定义资料是指公司在经营活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。三、原则1、部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理，项目完成后所有资料原件应移交给办公室统一保管。2、 各部门上交资料，需填写移交表。3、 办公室按规定格式填写案卷目录。 4、 公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。5、公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对 查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。四、需要保管的档案资料及其分类1、文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由办公室负责保管。2、财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐等）、会计报表等由财务部负责保管。3、物业类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由后勤部保管，项目完工后移交给办公室。4、策划类：市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等在项目完成前由项目管理部门负责保管，项目完成后统一移交给办公室。5、销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由营销管理部门保管，项目完成后统一移交给办公室资料室。6、图书资料：公司各部门所购买的图书资料统一交由办公室，存放于阅览室，员工需要用时需办理借阅手续。五、有关注意事项1、各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。2、各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。六、档案目录制定所有档案的前二级目录（公司名+部门名）由办公室统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报办公室。七、处理条例有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1、 毁损、丢失或擅自销毁公司资料；2、 擅自向外界提供、抄摘公司资料；3、 涂改、伪造资料；4、 未及时归还；5、 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）。第四章 保密制度 一、总则第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。二、保密范围和密级确定第六条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：(一)公司重大决策中的秘密事项。(二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。(三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。(四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。(五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。(六)公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。(七)其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。三、 公司秘级的确定：(一)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；(二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；(三)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第九条 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。四、保密措施第十条 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由执行总裁或主管副总裁委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑部门负责保密。第十一条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：(一)非经总经理或主管副总公司批准，不得复制和摘抄；(二)收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；(三)在设备完善的保险装置中保存。第十二条 属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。第十四条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：(一)选择具备保密条件的会议场所；(二)根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；(三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。(四)确定会议内容是否传达及传达范围。第十五条 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。第十六条 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理办公室；总经理办公室接到报告，应立即作出处理。五、 责任与处罚第十七条 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下：(一)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；(二)违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定的秘密内容的；(三)已泄露公司秘密但采取补救措施的。第十八条 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。(一)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；(二)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；(三)利用职权强制他人违反保密规定的。六、附则第十九条 本制度规定的泄密是指下列行为之一：(一)使公司秘密被不应知悉的；(二)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。 第五章 档案管理办法（一）贯彻执行国家有关档案工作的方针政策及法规，组织有关人员学习档案知识，总结经验； 1、档案管理范围指公司在运营管理活动中形成的能真实反应公司各项工作，具有保存价值的，并经文书处理完毕的文字、图片、音像等各种载体材料；2、档案的分类（1）档案分类应视案件内容，部门组织，业务项目等因素，按部门，大类，小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类；（2）档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级；（3）同一“小类”(或细类)的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考；（4）每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号，登录，并以每一案一个“目次”编号为原则；（5）一般可分为人事档案、业务档案、文书档案、荣誉档案、设施档案，财会档案等；（6）档号的表示方式如下：AABBCCDEE其中AA为经办部门代号，BB为大类号，CC为小类号，D为档案卷次，EE为档案目次。3、档案的初步整理与交接（1）归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅；（2）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档；（3）办公室要按时做好立卷工作，各部门的档案要于每年的11月份完成上一年度的组卷，装订工作，编制案卷目录交办公室；（4）公司各职能部门要按时做好立卷工作，各部门的档案要于每年的11月份分别完成上一年的组卷、装订工作，编制案卷目录交办公室；（5）凡进入档案室的档案，须办理好交接手续。4、档案的调阅（1）调阅程序各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经部门负责人和分管本部门工作的负责人核准签字后方可向管档人员调阅；档案管理人员接到“调卷单”，经核查后取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出及归还日期后，将档案交于调卷人员，“调卷单”则按归还日期先后梳理，以备催还；在档案室当场调阅者，也必须填写“调卷单”，经部门负责人和分管本部门工作的负责人核准签字后方可向管档人员调阅；档案归还时，经档案管理人员核查无误无损后，档案即归入档盒，“调卷单”由管理档案人员留存备查。（2）调卷管理“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调卷期限时，应按调卷程序重新办理；调卷人员对于所调档案不得抽换增损，如有拆开必要时，亦需报明原因，请示管档人员负责处理；调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受；调阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经总裁批准。5、档案名称及编号（1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；（2）各级分类，卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定；（3）档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；（4）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用；（5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。6、档号编写（1）新档案，应就档案分类编号表，查明该档案所属类别及其卷次，目次顺序，为此来编列档号。（2）档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。（3）档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。（4）档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。7、档案保管（1）为了便于分类，各类案卷应按公司制定的制度统一编号；（3）保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理:永久保存:a、公司章程;b、股东名册;c、组织规程及办事细则; d、董事会及股东会纪录;e、财务报表;f、政府机关核准文件;g、不动产所有权及其他债权凭证;h、工程设计图;i、其他经核定须永久保存的文书；10年保存:(1)预算，决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料; (4)其他经核定须保存10年的文书；5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书；1年保存:结案后无长期保存必要者；各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。（4）任何个人、部门无权将归档的文件材料占为已有，应归档的材料要及时移交和保存，任何部门不得向外界赠予或出售档案。8、档案清理各类档案须加以鉴定，根据其保存价值和保管期限，分别保存或销毁，销毁档案应严格按照有关规定并列表报批，一般档案由秘书长批准，重要档案须经会长批准；（二）制定公司关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；1、档案室工作人员职责（1）负责档案室的工作人员应忠于职守，热爱档案管理工作；努力学习档案专业基础知识，不断开发档案资源，热情为教育教学工作提供档案信息服务；（2）对前来报送、调阅档案的工作人员，要热情接待，提供便利、周到地服务；按程序办理，不得拖延、推诿和刁难；（3）认真做好收集材料、整理、分类、立卷、归档工作，对各部门移交的档案，认真接收、审察、整理、归类、归档和保管；（4）维护档案的完整、齐全和安全，逐步改善档案的保管条件；（5）严格按照档案的调阅程序办理调阅手续；（6）档案管理人员做到“四不准”，否则视情节给予严肃处理。不准随意毁坏、丢失或擅自销毁各类档案；不准擅自向外界提供、抄摘各类档案；不准涂改、伪造各类档案；不准未按手续就借阅、外带各类档案。（三）做好档案的编研和开发利用工作 第六章 会议组织管理办法一、职责/权限： 办公室：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。会议室的日常清洁。事务秘书：公司例会的接待与会后的台面整理工作。二、会议的组织：1、公司例会由办公室负责组织，事务秘书负责茶水接待与会后的台面整理工作。2、部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。3、会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。4、拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。5、确定参会者。6、决定会议方式。7、选择开会时间、地点。8、拟定议事日程。9、会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。10、会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、议程、注意事项等等。11、会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重大的疏漏。12、会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题、茶水。13、会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。14、会议记录。15、会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。三、会议室使用：会议室使用须向办公室统一提出申请，由办公室统一安排。四、会议纪律：1、实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。2、按时到会，不准迟到和早退。3、会议期间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工4、会议室内严禁大声喧哗与来回走动。五、会议要领：要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 六、注意事项：1、发言内容不得偏离议题。2、发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。3、个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。4、不可取用不正确的资料。5、不要尽谈些期待性的预测。6、发言不可不懂装懂，胡言乱语。7、尽量不要谈到抽象论或观念论。8、发言的内容应该朝着结论推进。9、主持人应当引导在预定时间内做出结论。10、讨论会议发言者不可过于集中于某些人。11、小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。12、全体会议人员都应专心聆听发言。13、不可打断他人的发言。14、不可对发言者吹毛求疵。15、在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间16、应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。17、应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。七、其他：主持会议须知：注意开会时间。了解会议目的。善于引导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表决、应获得结论。参加会议须知：研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。会议中提问方法：间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。第七章 接待工作管理规定为了保证公司业务工作的开展，扩大与外界联系和交往的机会，大力宣传、维护公司形象及利益，本着重礼仪、重实效的原则，特制定本办法。一、 公司客户接待管理办法（一）公司接待客户实行公司级和各职能部门级两级管理。（二