信息资源规划（IRP）系列讲座之三规划之源－－基础标准.doc

信息资源规划（IRP）系列讲座之三：规划之源基础标准（高复先）大中小2003-2-10 15:27:46【作者】 AMT 【进入论坛】本文关键字 理论探讨 上一讲我们说信息资源规划（IRP）的工作内容可以概括为“建立两种模型和一套标准”，并且做了简要的介绍。“两种模型”我们将在后几讲进一步讨论，这一讲较具体地介绍“一套标准”信息资源管理基础标准。需要首先提出的是，现在大家都开始注意到标准化的问题了，也在建立和使用各种标准，但是根据什么理论制定这些标准？信息系统最基础的标准有哪些？建立这些标准的意义有哪些？ 标准的认识信息资源规划（IRP）的基本核心是信息资源管理（IRM）。IRM是20世纪80年代初在美国出现的新概念。作为IRM理论奠基人、研究者和实践者的霍顿及马钱德等人认为：信息资源管理的目标是通过增强企业处理动态和静态条件下内外信息需求的能力来提高管理的效益，即追求“3E”Efficient（高效）、Effective（实效）和Economical（经济）。企业只有从战略高度开发信息资源、科学合理地管理信息资源、充分有效地利用信息资源，才能在竞争中取胜。而信息资源管理首先需要明确的是数据管理。威廉?德雷尔认为，没有卓有成效的数据管理，就没有成功高效的数据处理，更建立不起来全企业的计算机信息系统；数据管理工作必须从最小的信息单元数据元素的标准化做起；企业中要设立数据管理部门来集中控制和统一管理数据的定义和结构的规范化，指导协调信息系统开发和使用人员执行标准和规范；数据管理标准化是长期的工作过程，会遇到许多困难，持之以恒才能见到效果。标准的内容所谓信息资源管理基础标准，是指那些决定信息系统质量的、因而也是进行信息资源开发利用的最基本的标准。根据前面的理论和我们的研究，总结提出信息资源管理基础标准有：数据元素标准、信息分类编码标准、用户视图标准、概念数据库标准和逻辑数据库标准。数据元素（Data Elements）是最小的不可再分的信息单位，是一类数据的总称。数据处理系统中的“职工姓名”、“员工姓名”、“职员姓名”等等，如不加以统一，在用汉语拼音表示其标识时就有ZGXM、YGXM、ZYXM等；而其英文标识就可能是EMPNAME、NAMEOFEMPLOYEE、EMPLOYEENM、EMPNM等等。如果采用“职工姓名”这个统一标准，其标识为ZGXM或EMPNM，这就是少数的“核心”数据元素；如果开发人员都这样做，可大幅度减少企业数据处理系统中所使用的数据元素的总数，并可大大简化其结构。数据元素的质量是建立坚实的数据结构基础的关键。在数据元素的创建和命名上做整体的考虑，学习化学元素的性质，就可以把握企业里有限数目的“核心”数据元素，这就需要建立数据元素标准数据元素命名标准、标识标准和一致性标准。信息分类编码（Information Classifying and Coding）是标准化的一个领域，已发展成为一门学科，有自身的研究对象、研究内容和研究方法。在工业社会中，信息分类和编码是提高劳动生产率和科学管理水平的重要方法。美国新兴管理学的开创者莫里斯L?库克说：“只有当我们学会了分类和编码，做好简化和标准化工作，才会出现任何真正的科学的管理”。在信息化时代，信息的标准化工作越来越重要，没有标准化就没有信息化，信息分类编码标准是信息标准中的最基础的标准。信息分类就是根据信息内容的属性或特征，将信息按一定的原则和方法进行区分和归类，并建立起一定的分类系统和排列顺序，以便管理和使用信息。信息编码就是在信息分类的基础上，将信息对象（编码对象）赋于有一定规律性的、易于计算机和人识别与处理的符号。应遵照国际标准-国家标准-行业标准-企业标准的序列，建立全企业信息系统所使用的信息分类编码标准。用户视图（User View）是一些数据元素的集合，它反映了最终用户对数据实体的看法。用户视图是数据在系统外部（而不是内部）的样子，是系统的输入或输出的媒介或手段，常用的用户视图有纸面的（单证、报表等）和电子的（屏幕格式、表单等）。在采用计算机网络化管理的环境中，应该大量减少纸面的用户视图，以电子的用户视图取代。为此，应该建立企业的用户视图标准，确定有哪些用户视图，它们的标识、命名规则和组成结构。在建立了以上三方面的信息资源管理基础标准的基础上，就可以建立概念数据库标准和逻辑数据库标准了（这两个标准将在后面的讲座中介绍）。标准的“甜头”让我们举一实际案例，来说明建立和执行信息资源管理基础标准的意义。山东海化集团通过两个月的信息资源规划，在分析400多个用户视图的基础上，定义提出了40多个主题数据库、180多个基本表、800多个数据元素和80多个信息分类编码（A、B、C三类）的信息资源管理基础标准体系。其中，海化集团全部国内客户的编码标准是：6位国家行政区划代码加上3位顺序码；全部国外客户的编码标准是：“99”后接3位世界国家地区代码加上4位顺序码；产品编码标准则按大、中、小类分段和顺序编码。这样，“销售数据库”的结构标准如下表所示：客户代码产品代码110101001010205001110101001010205002110101002010305012210201001010105001370700001010105001990040023010105001 有了这样的数据库，就可以进行各种销售分析了。例如，要分析某一月份在辽宁地区的销售情况，用结构化查询语言（SQL）按“客户代码”的前两位子串“21”就过滤出来了。可见，任何复杂的销售分析，都是建立在这种标准化的数据库之上的，而编程技术并不多。需要特别指出的是，如果一家大型集团公司没有这种统一的、标准化的数据库，分布在国内外众多的销售网点的业务数据，即使有再好的通信网络，数据准确、及时地传输到总部，也是无法实现自动汇总和数据挖掘的。信息化处于初级阶段的企业一般不抓数据管理工作，到了中级阶段就应该开始注意到数据管理工作了。这里最重要的，就是有计划、有步骤地建立和执行信息资源管理基础标准。这需要注意以下几点：1.设立专门的数据管理部门来抓数据管理工作。当然，未必需要新设的科、处建制，可以是在信息中心或企管部门中设立的一个专门工作组。数据管理人员要在计算机教育、数据处理经验方面有一定的基础。2.集中管理各项基础标准。数据管理部门应该控制、指导和协调所有系统开发人员和维护人员使用已建立的基础标准，如果有违背的，要通过技术手段和行政手段加以纠正。3.充分估计到强化数据管理工作的艰巨性和复杂性。这是与企业深化改革同步的信息化建设，必须克服多种阻力，赢得信息资