绿家人国际股份有限公司工作手册.docx

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除 绿家人国际股份有限公司工作手册【2013年 中文版】2013/7/18 修订 本工作手册适用于绿家人国际股份有限公司之所有同仁，每一位同仁皆应仔细阅后，充份了解每一项安排的立意与预期效益，团队中的每一位绿家人必须互相提示，互相支持。 本手册列入绿力美家重要智慧财，珍惜与善加利用是每一位绿家人的 义务，是列入移交的当然文件。 本手册所列项目若有更改修正，绝对是以书面通知。 【目 录】 第一章/ 时间管理 第二章/ 会议管理 第三章/ 质量管理 第四章/ 个人成长管理 第五章/ 工作资源管理 第一章：时间管理壹、 绿家人的一天一、绿家人每天上班时间是08:30。二、绿家人 每天到公司之后陆续要完成这几件事情1. 到3楼行政区签到，要注明几点几分，正确写法如09:00。2. 到个人位置应立即打开个人QQ 及SKYPE。3. 09:0009:30 是团队晨会时间，由特助负责召开。(内容详见第二章会议管理)4. 10:00以前要完成绿家人的一天工作计划沟通并调整执行时程。5. 10:0017:00 是每一个绿家人自己的时间。6. 17:0018:30 有可能是教育训练的时间，请携带个人学习护照准时参加。(做法详见第四章个人成长管理)7. 上课之前每一个绿家人必须要提出加班申请单，由部门主管签核，再送特助签核。 三、绿力美家每天中午休息时间是12:0013:00。 四、绿力美家每天下班时间是18:00，要签退。 五、每一个绿家人在每天下班前应该填写完绿家人的一天交给特助 貳、 绿家人的一周一、 每个周一是周会时间，从10:0011:00，由总经理主持。(做法详见第二章会议管理)二、 每周五17:00之前，每个绿家人都应该填写STATUS REPORT，交给部门主管。三、 每周五部门主管应签阅完STATUS REPORT，交总经理才能下班。四、 每周一09:30之前，每一个绿家人应该要拿到总经理批阅完成之STATUS REPORT，每一个绿家人要用再生纸COPY一份给总经理，方便会议检讨。五、 每个周五10:0012:00是绿家人经营团队开经营会议的时间。(做法详见第二章会议管理)六、 周六是不上班的，要上班必须填加班单照流程走。參、 绿家人的一个月一、每个月的第一个周一10:0011:00是月会时间。 (做法详见第二章会议管理) 二、每个月15日结算每一个绿家人负责的请款动作。 三、每个月20日每一个绿家人要完成负责项目下一个月的执行时 间表交部门主管。 四、每个月23日之前部门主管要和总经理讨论完成每一个项目的 下一个月的运行时间表。 五、每个月25日下个月的运行时间表必须定案。 六、每个月28日以前一定要完成部门协调，确认协同事项之执行 时间表。肆、 绿家人的每一刻零碎时间一、看到电话留言马上回电；留言MEMO贴在话筒上。二、收到电邮6个小时之内要处理完成。 三、会议结束12个小时之内要电邮CONTACT给相关人员。 四、会议前两个工作天必须发出AGENDA给与会人员并提醒准时 出席。 五、进设计办公室之创意工作单必须至少一周前提出。 六、如要更改任何一个时间都应该是在至少半个工作天以前才会被其他绿家人接受。 七、要IT工程师协助必须在一天前提出，也就是说IT工程师可以一天后处理完毕；除非是计算机网络的问题。 八、每一个绿家人都要计较时间成本，如果你忘了算计会损失其他绿家人的机会成本。 九、每一个绿家人都要重视自己的休闲生活，活泼是重要的。 十、每一个绿家人都要比市场快一分钟。 伍、绿家人的P2C1D1A2 P2：会议后两天之内要提出修正案(新提案要提出提案策略与企 划架构) C1：企划提出后直属主管只能CHECK一天就要响应。 D1：主管响应后执行(DO)一天的企划修正动作。 A2：两天之后必须确定开始执行(ACTION)的时间。 第二章：会议管理 壹、绿家人的晨会 一、08:40准时召开，于4楼会议室举行。 二、时间不得超过40分钟。三、由特助主持 四、针对绿家人的一天讨论，由每一位绿家人提出报告。 五、每一位绿家人都应带工作单档案每天CHECK。 六、讨论当天进度及执行做法细节为主。 七、不须做会议记录。 八、10:00由特助向总经理回报重要纪事。 贰、绿家人的周会一、每周一09:00准时召开，于4F会议室举行。 二、时间不得超过90分钟。三、由总经理主持，经营团队必要时列席。 四、针对每一个绿家人的STATUS REPORT讨论，由每一位绿家人向总经理提出报告。 五、讨论当周进度规划及市场问题反应为主。 六、由每一位绿家人轮值担任会议记录。 七、周会记录应在周二11:0012:00之间MAIL给每一个绿家 人，每一个绿家人都应马上CHECK，若有问题请回信告 知记录人。九、确认后请特助公告一周。 参、绿家人的月会一、每月第一个周一09:00准时召开，于13F教室举行。 二、时间不得超过90分钟。三、由经研室主持，全员参加。 四、由各部门领导及总经理报告当月的经营方针、业务方向。 五、由客服部门人报告上个月市场问题反应汇整及客服满意 度。 六、由商品、营销及信息部门负责项目报告，内容由部门主管负责安排。 七、由人资与营销轮值担任会议记录。 八、月会记录应在会议当周三11:0012:00之间MAIL给每一个绿家人经研室 ，每一个经研室成员都应马上CHECK，修正后之议事决由特助发电邮每一个绿家人。 九、确认后由特助公告一周。 肆、绿家人的经营会议一、每周四10:00准时召开，于4F会议室举行。 二、时间不得超过120分钟。三、由经营团队总裁主持，总经理、商品部长、营销部长、经 营研究室及特助等经营团对成员参加。 四、由经营团队各人报告上周人事、业务问题及经营策略。 五、经营会议之相关报告资料应于周四MAIL给每一其他绿家人经营团对成员。 六、经营会议议事决由特助整理后MAIL每一个成员。 七、与绿家人同仁相关之决议由特助在下周会时公告。 八、经营会议讨论事项不公告。 伍、绿家人的动脑会议 一、每一个绿家人都是项目经理人，都应该养成召开动脑会议的习惯。 二、动脑会议由项目负责人主持。 三、时间不得超过90分钟。 四、召开动脑会议必须在至少三天前以AGENDA传阅通知。 五、传阅AGENDA请用项目负责人个人的传阅FOLDER。 六、传阅的FOLDER中应附上动脑项目的相关背景资料，并在每一份资料上注明所属绿家人的姓名。 七、每一位绿家人收到动脑传阅FOLDER请在AGENDA签名，并随手取走有自己名字的资料。 八、应该抽空阅读数据，不要是空着脑袋动嘴皮子! 九、动脑会议的目的在集思广议，愿意表达是重点。 十、召开动脑会议请主持人负责茶点饮料。 陆、绿家人的会议管理三部曲 一、会前会1. 会议前至少60分钟前由项目负责人召集相关主管召开，每次不得超过15分钟。2. 以会议或提案策略、统一说法及角色扮演模拟为主。3. CHECK AGENDA及会议资料。4. 确认提案工具；企划案、投影片、单枪投影、简介。5. 外地会议需计算交通车程必需提早20分钟出发。6. 必须至少提早一天确认出席之最高阶主管、出席人数、是否有新成员，并确认收到AGENDA且无问题。 二、会议中 1.若是到客户公司项目负责人必须负责场地与座位安排。 2.一定选择面对门或入口处的座位，且所有绿家人坐同一边，由项目负责人坐最靠近客户的位置。 3.会议或提案开始由项目负责人依AGENDA负责介绍流 程，及介绍同仁。4.会议中所有绿家人必须详实记录所有细节，尤其是项目负责人；若遇专有名辞、术语、数字、外文及特殊人名一定要当场问清楚。5.不可以叫错客户的职称及姓名。 6.会议结束由项目负责人做总结，必须再确认下一次会议的时间及客户的修正意见与期许。 三、会后会1. 会议结束后一个小时之内必须召开会后会。2. 由项目负责人负责召集相关必要部门人员共同参与。3. 尽量控制在20分钟内完成。4. 会后会重点有三：4-1整理与会人员所得信息与记录，若有争议请项目负责人会后整理Q LIST传真确认。4-2 下一步执行事项分工，知会已加入或即将加入的 绿家人分工内容、客户期许及时间压力。4-3 后续策略，针对客户问题反应、客户情绪与客户满意度为基础，讨论出后续经营策略，加入绿家人资源，以提升客户满意度为主旨。5. 若需设计加入必须于会后会中开出工作单，明确告知时间与提供数据或数据方向。6. 若需IT支持必须另外召开项目会议。7. 会后会结束12个工作时内项目负责人 需完成CONTACT REPORT 传真给客户签认回传。 柒、绿家人 计算机在线会议 上班时间一般性事务沟通请利用SKYPE多方通话进行，每 为绿家人都要有SKYPE账号 捌、绿家人会议室使用一、一般会议请利用4楼 会议室。 二、每次会议依时间期许执行，业务讨论或项目会议以半小时为单位，请每一位绿家人都体认到会议室与会议时间是公司资源的一部份。 三、1楼教室为开放式第二会议区，适合于临时召开之讨论， 必须注意音量。 四、周会及月会请利用4楼教室，值日生应提早10分钟开门与空调。 五、各位经营团队绿家人请善用自己的办公区，会议室尽量由项目负责人使用。 六、每一位绿家人应熟练网上多方会谈。第三章：品质管理 壹、创意、速度是绿家人致胜之道，实事求是 才是绿家人成功的 根基。 贰、每一位绿家人都要熟悉公司简介。 参、每一位新进绿家人由其直接主管负责教会介绍公司，一周内完 成由HR VP验收。肆、内部档应利用SKYPE或QQ 减少不必要的用纸。 伍、每一位绿家人应充份了解品质的表现在细节，但在要求细节之前，更重要的是你的策略是甚么?每一位绿家人都要有自己的品质企划书。 陆、文件资料应该是项目负责人处理后，加注、划线、给建议， 再给主管，由主管修正意见后再回传与归档。 柒、品质必需是每一位绿家人的认定，一些你以为微不足道的事 情却是维系公司形象及创造公司品牌很重要的基础。 捌、注意逻辑、重视时效、遵守策略、做精做专做实是绿家人的品 质模块。 玖、时间表管理请善用CALENDER。 拾、提早准备、互相支持、专业卡位、第一时间沟通以及学习包容 在加上讲究绩效，质量自然出现。 壹拾壹、建立好质量必须给足够的时间，有时候是自己规划的问题，很 多时候是多替别人想，所以工作单流向会是质量管理很重要的 工具。 第四章：个人成长管理 壹、每一位绿家人都应该有一本自己的学习护照。 贰、学习护照的课程一定要上完才可以进入领导人俱乐部。 参、MIA是绿家人的教育训练品牌，经营团队绿家人都要学会，每 一位绿家人可以提出申请，考核过后上课。 肆、以下是每一位绿家人要持续学习的科目 一、英文 二、网络市场 三、谈判 四、流行与时尚 五、社交礼仪 伍、绿家人期许每一位同仁都有第二专长，所以，学会当讲师是最 简单又和公司发展最密合的学习成长。 第五章：工作资源管理 壹、个人档案管理与运用 一、每一个项目独立一片档案。 二、每完成一个企划请MAIL给相关主管或项目负责人。 三、表格内建一资源共享区，减少纸张及