公-文-管-理-制-度.docx

公 文 管 理 制 度1、 公文管理制度制定的目的及意义：为了规范公司公文处理流程、统一公司公文格式，保证公文安全、高效、流畅的运转，根据国家行政机关公文处理办法（2012年）的原则，结合公司实际，特制定本制度。公文的定义公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书1、适用范围：本制度适用于公司及下属所有校区。2、职责范围2.1行政管理部2.1.1行政管理部是公司公文处理的管理部门。行政管理部门负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导公司各部门和下属各校区的文件处理工作。2.1.2负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改，同时负责本制度的实施和监督工作2.1.3负责按本制度规定执行2.1.4公司其它各部门、校区不得以公司名义自行对外发布公文。3公文处理原则3.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。3.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。2、 公文的种类 常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。5.2.1决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。5.2.2决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。5.2.3公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。5.2.4通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。5.2.5通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。5.2.6通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况5.2.7报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反应情况，回复上级部门/机构的询问。5.2.8请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。5.2.9批复。适用于答复下级部门/机构请示。5.2.10函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。5.2.11纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。5.3公文按照行文方向分为：上行文 下行文 平行文5.3.1上行文是指各下级单位向上级单位请求指示、汇报工作、反应情况、答复询问等所用的公文。文种有：请示、报告5.3.2下行文是公司或公司职能部门向各下级部门或校区下发的文件。通常有“通知、通报、决定、批复”等5.3.3平行文是指没有行政录属关系或职能管理关系的各级部门或子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件。文种有“函”。公文的保密等级：秘密 机密 绝密 一般文件。3、 版面要求1、 纸张尺寸： 公文用纸一般采用国际用纸标准A4型纸（210MM*297MM）。2、 版面要求：上面：2.8CM 下面：2.8CM 左边：2.8CM 右边：2.5CM3、 字体和字号：采用3号仿宋体字4、 装订：采用左侧装订 4、 公文的处理程序公文的处理程序一般分为公文草拟、公文签发、公文分送发布、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。1、 公文草拟公文草拟者需结合公司实际需求来制定拟写公文2、 公文签发签发权限：公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文。各部门公文经办公室审核发现在格式或内部上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。 签发方式：以公司名义行文的公文，经审签发，盖本公司的公章发出，但在公司内部行文也可以采用签发人签名的方式发出。3、公文分送发布（1）公事主要采用签收方式（对公司机密、上级公文、人事资料等重要文件还需要信封封口专人专送）采用其它方式分送公文，分送人应该做好跟踪、记录工作。（2）相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。4、公文的反馈与跟踪 公文在发送后，行政部门应该在公司领导批示后的公文，尽快的将批示