公文管理培训PPT课件.ppt

2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 广东达安工程监理有限公司公文管理培训二00四年十月二十日编制 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 目录 一 公文的含义二 公文的种类三 公文的编审批的权限四 公文发布的程序五 文件的格式要求六 OA上传要求 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 一 公文的含义 1 公文的定义公文是公司活动中 为处理公务的需要而形成并使用的 具有规范体式和法定效用的信息记录 2 公文的效用第一是现行执行效用 也就是公文对受文者以及其他机构 组织和个人有关行为的强制影响 第二是历史效用 是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 公文的含义 2 公文与规章制度等文件的区别规章制度是针对长期性的 经常性的管理工作 详细界定责任 权限和操作要求 侧重于强调工作规范 公文一般针对将要发生的 一次性的活动作出安排 侧重于传达信息 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 二 公文的分类 上行文 是指下级向上级报送的公文 如请示 报告等 下行文 是指上级向所属下级的行文 如决定 指示 公告 通知 通报等 平行文 指同级或不同隶属部门之间的行文 如函等 通知 公文纪要有时也可作为平行文 常用文书 包括 计划类 总结类 讲话类和信息类等 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 三 公文的编审批的权限 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 四 公文发布的程序 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 公文发布的程序 相关记录 公文审批单 发送文件记录 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 五 公文的格式要求 1 文头 广东达安工程监理有限公司达安 字 年 号统一使用宋体三号字并加粗 2 其他统一用宋体小四号字 事由 除外 3 事由 统一用宋体小四号字并加粗 4 落款 广东达安工程监理有限公司 部门日期 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 公文的格式要求 5 发文部门 填写实际发文部门6 领导签发 填写签字核发的上级领导7 撰搞人 填写文件汇签单的撰稿人8 撰稿部门 填写撰稿人所在部门9 发送 填写需发送的部门10 抄送 填写需抄送的部门11 事由 填写所发文件的名称 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 六 公文上传要求 路径 综合事务 行政管理 企业公告权限 OA系统管理制度 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 文件的发放 一定要按照权限办理 无论由谁起草文件 在该文件的效用范围内 负责批准和发放的岗位必须是明确的 固定的 唯一的 当前 公司多个相关联的文件 对文件发放人的表述存在不一致和不清晰的问题 也存在超越岗位权限 文件规定发文的情况 例如 2020 4 15 广东达安工程监理有限公司培训 1 通信事业部行政文员职位手册 规定 负责通信事业部的文件 含邮件 传真文件 编号 收发 传阅 借阅 归档管理工作 但 OA系统管理制度 中规定 通信事业部电子公告通知的修改权人是 刘伟洪 他的岗位则是通信总工室工程师 土建事业部电子公告通知的修改人是 戚蕊 其岗位是土建事业部办事员 但其职位手册中无表述 发放文件的职责在土建事业部文员 OA系统管理制度 规定 资质管理部电子文件公告通知的修改权人是 李智华 但资质管理部发文的工作出现在 资质管理部办事员职位手册 2 经行政部2