财务审批及费用管理制度01.doc

广东金开喜实业投资集团有限公司 编号：Jkx-工作手册-02-财务部-01财务审批及费用管理制度 为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，降低企业经营成本，特制定本制度及审批程序。1.借支管理1.1原则1.1.1只允许因公借款，未办妥入职手续的员工不准借款。1.1.2个人借款一般不超过其1个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的签字审核人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。1.1.3各办事人员因公务需借支时，应合理预计所需金额并填写现金借款单，经有效批准后到财务部支取现金。1.1.4除经批准的备用金外，实行“前借不清，后不再借”制度。1.1.5借支后发生费用支出后，应于7个工作日内报销冲账。月末逾期未还清借款者，财务中心将通知人力资源部从其工资中扣回，直至扣完为止，并处以每人每次50元罚款以示惩戒；如有特殊情况，应事先向财务中心申请延期，未有申请者，财务中心照扣不误。1.1.6借支差旅费时，须填制借支单方可向财务借支款项。（格式见附件）1.2流程及权限除资金独立核算单位外的子公司外，需对实际拟开支费用作出预算并编制资金划拨预算表。（格式见附件）1.2.1流程如下：1.2.1.1资金划拨预算表审批流程如下：呈报人各子公司财务主管各子公司负责人事业部负责人财务总监总经理董事长1.2.1.2子公司请款流程：经办人各子公司财务主管各子公司负责人事业部负责人财务总监总经理董事长出纳支付款项1.2.1.3总部集团请款流程：经办人部门经理财务总监总经理董事长出纳支付款项；如无部门经理签名则直接由主管副总签名，再继续按流程执行。如审批当事人不在现场而该事项不支出会造成重大影响的，由审批当事人用通讯工具等方式通知财务部，并且在事后采取“补签”的措施。对于频繁发生该类事项，事后“不补签”的现象以及财务认为上述方式不妥当的，财务部有权拒绝办理该事项。重要货币资金支付业务，实行集体决策和审批。1.2.2权限分配如下： 万元以下（包括 万元）最高审核级别为集团总经理； 万元以上最高审核级别为集团总裁或董事长2. 费用实施细则2.1差旅费报销制度2.1.1、总部及各部门的差旅费用适用业务部相关规定。2.1.2、总部及各分支机构业务涉外人员的差旅费适用以下报销规定。2.1.3、公(私)车公用所需费用参照用车管理规定。2.1.3.1报销标准级别交通工具标准住宿标准伙食补贴备注集团总经理、董事长飞机、海轮船一等仓及豪华大巴。根据实际情况而定实报实销如无接持客户200-280副总总经理飞机六折以下（包括六折）、火车卧铺、豪华大巴100-200 40其它人员火车卧铺、豪华大巴80-120302.1.3.2不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具，但须经分管副总批准。2.1.3.3到达目的地后，除部门经理以上员工原则上（市内）不得打的，应乘坐公交汽车。因招待客户等需打的的，应在的士票背面详细注明时间、起止地点及事由。2.1.3.4在市内多人打的（需三人以上）及无公交汽车乘坐摩托车的，应在车票背面详细注明打的（坐摩托车）时间、起止地点及具体事由。2.1.3.5、出差人员因出差去亲朋处住宿，可按住宿标准的50%领取住宿补贴。2.1.3.6、上述标准为一个标准间标准。同性2人一道出差需住宿的仅享受一个标准间住宿标准。2.1.3.7、不同级别的人员一同出差住宿时可享受最高级别所适用的住宿标准，但需报总经理批准。2.1.3.8、因工作需要为客人代垫住宿费的，须经分管副总经理同意后方可有效（如临时需要为客人代垫住宿费的，可先电话申请），代垫住宿费每晚超过400元的，须经总经理批准方可有效。2.1.3.9、参加各种会议如住宿费、伙食费已含于会务费中的，不得报销住宿费、伙食费。2.1.3.9、公司集体出外考察，其住宿费用由公司统一安排。 2.1.3.10、管理人员出差因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。2.1.3.11、实际出差天数按“算头不算尾”方法计算，从所乘坐的交通工具实际出发当日起到回程到达当日的总天数，扣减一天作为出差天数，计算相关的出差补助。如4月1日出发，4月8日回程，出差天数减1天，即7天为出差天数。2.2业务招待费2.2.1、部门因公需招待时，应由部门负责人或事业部负责人事先申请，经主管总经理报集团总经理、董事长批准后方可招待。报销人员级别一般情况下应为副经理级（含）以上。2.2.2、报销招待费用时，应详细注明招待事宜、地点、金额。2.2.3、其它非公招待客人一律由个人承担。2.2.4、各部门在节日(如中秋、春节)发生的请客送礼费用，需提前三周做计划，由执行总裁以上领导审批，报财务总监批准。所有赠送礼品必须事先上报总经理批准，由相关部门负责人负责。礼品发票必须附采购礼品清单。2.3汽车费用2.3.1费用实行按车辆考核制度，无论是在差旅费还是在费用月报表中报销汽车费用，都必须注明车牌号码。2.3.2车辆年审费、路桥费年票，由车辆管理部门统一负责。2.3.3车辆修理费按公（私）车公用的管理办法执行。2.3.4个人零散发生路桥费、汽油费、停车费等实行按月报销制度。2.3.5如果车辆不幸发生事故，根据有关责任认定书，扣除保险公司赔款后所发生的净损失原则由当事人负责。特殊情况，应由车队长提请事业部总裁及财务总监酌情处理。2.3.6按差旅费报销制度享受伙食补贴时，须填写差旅费报销单(格式见附件)。2.3.7所有车辆违规的罚款票据一律不予报销。2.4.办公用品、用具、低值易耗品2.4.1集团公司各部门所要的零星办公用品、低值易耗品，由行政部统一购买，统一管理。应建立办公用品、用具、低值易耗品进销存及领用登记制度。2.4.2各部门需用办公用品时，由各部门按时统一填写办公用品采领申请单。2.4.3低值易耗品的领用，由各部门造册登记。2.4.4每月办公用品保管人员应按部门进行费用统计分析、发现异样应限制其领用。每月并按部门填制办公费用明细表。2.4.5财务部门应定期对办公费用的使用情况进行检查、监督。2.5.修理费、装修费、广告宣传费、赞助费2.5.1需在已批准的预算额度内开支，超出预算的支出应事先报总裁和财务总监批准。2.5.2原则上都需要签订经济合同或协议，经领导批准后并报财务中心备案。2.5.3所有媒体广告宣传费必须由总裁批核，方为有效。2.5.4业务经手人应及时追回已付款的发票回财务冲账，发票必需列明项目明细，如果发票上使用“XXX一批”字眼，则应附上明细清单。2.6、教育经费及培训费2.6.1、教育经费及培训费用由人力资源部统一管理。2.6.2、公司整体培训由人力资源部门统一安排。2.6.3、费用发生前使用部门应向人力资源部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人力资源部审核后传一份至财务部门。2.6.4、费用使用部门应严格按计划申请范围内使用费用。2.7、会议费2.7.1、各部门因工作需要举办或参加各种会议的，应填写参加会议申请单或会议费用预算报告，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费。2.7.2、参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。2.7.3、会后结束按财务规定严格、及时办理费用报销手续。报销单据后附参会申请表。2.8.其他费用2.8.1需在已批准的预算额度内开支，超出预算的支出应事先报总裁以上领导和财务总监批准。2.8.2重大事项应签订经济合同或协议，最终由财务总监审批后才对外签定，签定后报财务中心备案。2.8.3业务经手人应及时追回已付款的发票回财务冲账，发票必需列明项目明细，如果发票上使用“XXX一批”字眼，则应附上明细清单。3.固定资产的支出规定3.1、为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有，使用寿命超过一个会计年度可循环使用的资产。3.2、由经办部门按需求提出申请，申报步骤：3.2.1、由使用部门填写固定资产购置申请单、报部门负责人、事业部负责人和总经理签名。单位价格在 万元以上的需总裁或董事长签名。3.2.2、由各使用部门依据经批准的购置申请单购买。3.2.3、到货后由使用部门验收，并在发票后注明验收情况。并建立固定资产台账，便于核对。3.2.4、采购人员填制付款通知单，附上发票和相关申请单据办理报销手续。3.2.5：货款支付：由采购文员填制付款通知单，办理手续。预付款需注明预付款，其它费用支付需附入库单，对方送货单，对帐单。4.报销及付款程序事业部负责人审 核部门总经理审核出纳付款董事长审批总经理审批财务总监复核经办人 4.1上述报销应以部门第一负责人签字为准,第一负责人外出,需要授权代理人行使职责,并以书面材料在财务中心备案。 4.2所有签名必须标明签字日期，按年月日顺序排列，如2004年3月9日应写为：2004-3-9。4.3费用报销单的编制的具体要求4.3.1、报销单据填写要求：4.3.1.1、报销单各项目应填写完整，需注明报销部门、报销日期、用途、报销人、附件张数，同一个报销项目有多人参予时，报销人都应在备注栏上签名，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；4.3.1.2、报销单据一律用黑色、深蓝色钢笔或签字笔填写；4.3.1.3、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，并附采购申请单。4.3.1.4、的士票据请注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张的士票背面需有部门经理签字确认；4.3.1.5、报销交通费须注明出差路线及各路线金额；4.3.1.6、报销差旅费须附经有效批准的出差申请单，报销业务招待费、礼品费须附经有效批准的特殊费用申请单；4.3.1.7、报销单填写内容须与附件内容一致（如报销事由为差旅费的，附件必须是交通票），原则上附件必须是发生业务时实际取得的发票，少数因特殊情况确实无法取得发票的，经领导核实批准后可用其他合法票据代替，但填报销单时应根据发票内容填写，同时在备注栏用铅笔注明真实业务情况以供核实；4.3.1.8、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改。4.3.2、报销单据张贴要求：4.3.2.1、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；4.3.2.2、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4.3.2.3、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；4.3.2.4、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块；4.3.2.5、报销票据在张贴时，审核人需可以完全清楚地审阅报销金额。5、原始凭证有效性的规定5.1经办人报销费用、支出时，应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销：5.1.1税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；5.1.2财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。5.1.3邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。5.2经办人取得的合法凭证，按以下要求规范填写，否则，视为无效凭证，不予报销：5.2.1“客户名称”一栏统一填写 “广东金开喜实业投资集团有限公司”；子公司“客户名称”应统一填写子公司在工商备案的企业名称。5.2.2“品名规格”一栏按实际情况分项目填写，在具备销售、提供劳务单位开具的购货或支出清单的情况下，可合并填写，其他必须有明细清单。5.2.3“金额”一栏：小写前以“￥”封头，大写金额合计栏前以“币”或“”封头，尾数为“0”时以“零”填充。5.2.4开票人：填写具体完整的开票人姓名。5.2.5发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见。5.2.6票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。5.2.7经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；住宿发票填明起止日期及天数，租赁发票填明租赁期限。5.2.8经办人报销费用、支出时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。劳务支出不应取得商业零售发票，商业采购不应取得服务发票，即费用、支出要有相对应的发票和项目。6、审批管理6.1公司所有货币资金支付的审批权限原则上总报集团总经理、董事长统一审批；6.2、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。所有签名必须标明签字日期。6.3、货币资金支付业务的批准方式为书面方式，批准人必须在付款通知书上签字批准方能生效，批准人在外地急需用款的可在本人的批准限额之内委托本单位的货币资金主管人员代理批准手续，但批准人回来后要立即补办批准手续。6.4、签字批准后的货币资金支付通知书首先由财务部门的货币资金核算人员或财务负责人对货币资金的用途和批准权限进行审核，对超越支付范围和批准权限的，审核人员有权拒绝受理或要求补办手续，批准人拒不配合的，审核人员有权向批准人的上级授权部门报告。货币资金支付通知书经审核正确无误后，由审核人员在通知书上签字，然后交出纳员填写有关支付凭证，办理货币资金支付业务。6.5、公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违规批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。6.6、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5-20%的罚款。6.7、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额3%-15%的罚款。6.8、因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。6.9、报销人填写好报销单并经相关部门负责人审批后，交由财务部负责审核人员处审核。如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额