企业常用公文写作知识.ppt

公文写作 培训中心史蒙蒙2012 3 2020 4 15 2 公务文书简称公文 一般来说 在各类企业中 所指的公文一般为商务公文 主要分为通知 请示 报告 函 通讯稿 会议纪要 公告 电子公文 总结等 前言 公文分类 上行文 请示 报告 意见等 平行文 主要是函 下行文 命令 令 决定 公告 通告 通报 批复 意见 会议纪要等 下行文占公文种类的80 2020 4 15 4 公文基本格式 按照行政公文的格式 公文包括眉首 主体 版记三部分 5 眉首 发文机关 文号 签发人 份号 密级 急度 主体 公文标题 主送机关 正文 附件 成文日期 附注 版记 主题词 抄送单位 印发单位 印发日期印刷份数 2020 4 15 6 一 表达方式 表达方式指的是文章使用语言表达思想的不同方式 具体可以划分为叙述 描写 说明和议论 其中 叙述是最基本 最常见的方法 a 叙述 要求 1 人称明确 叙述的人称就是指作者在叙述中的立足点和角度 第一人称 第三人称 2 头绪清楚 3 交代明白 时间 地点 人物 事件 原因 结果 4 详略得当 切忌平铺直叙 记流水帐 要突出重点 b 说明 要求 1 分清角度 讲究条理2 置身局外 态度客观3 抓住特征 解说明白4 言简意明 通俗易懂 二 常用公文的写作技巧 一 通知二 请示三 报告四 函五 通讯稿六 会议纪要七 公告八 电子公文九 总结 1 通知 通知的作用 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 用通知 包括转发性 指示性 知照性通知三类 11 轻骑兵 2020 4 15 12 通知的写作要领 着重点是一个 知 字 要简短明了 通俗易懂 13 14 2 请示 请示是下级向上级请求决断 指示或批准事项所使用的呈批性公文 请示的特点 针对性 呈批性 单一性 时效性 15 根据内容 性质的不同 请示分为以下三种 一 请求指示性请示 二 请求批准性请示 三 请求批转性请示 请示由首部 正文和尾部三部分组成 其各部分的格式 内容和写法如下 一 首部 主要包括标题和主送机关两个项目内容 17 二 正文 一般由开头 主体 结语构成 结语的习惯用语有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 以上请示 呈请核准 或 以上请示如无不妥 请批转各部门予以执行 三 尾部 主要为落款与成文时间两部分 18 卒章显志式 先述缘由 后写事项 开门见山式 先写事项 后述缘由 2020 4 15 19 写请示 最重缘由 要把握三点 合情合理合法 具体充分 清楚明白 应注意的问题 一 一文一事的原则 二 材料真实 不要为得到领导批准而虚构情况 三 理由充分 请示事项明确 四 语气平实 恳切 以引起上级的重视 20 3 报告 下级向上级汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复询问的陈述性上行公文 下情上达 是制发报告的目的 21 报告的特点 一 报告的目的为了向上级汇报工作 情况 建议 答复等 它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题 所以不带请示事项 这是它与请示的重要区别之一 二 报告中一般不提建议或意见 22 三 报告在内容上可在一件公文中综合报告几件事情 层次结构比较复杂 四 报告广泛使用于下级向上级反馈信息 是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式 报告的种类从种类与内容上分主要有 汇报性报告 答复性报告 呈报性报告 例行工作报告 呈报性报告呈报性报告主要用于下级向上级报送文件 物件随文呈报的一种报告 一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件 物件相关的事宜 例行工作报告例行工作报告是下级向上级 因工作需要定期向上级所写的报告 如 财务报告 费用支出报告等 25 报告正文常用结束语工作报告 情况报告 特此报告答复性报告 专此报告忌用 以上报告当否 请指示 以上报告如有不当 请指正 26 4 函 作用 不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 用函 函属于知照性公文 27 函的分类 从内容上分 商洽性函 询问性函 答复性函 请求性函从行文方向的不同分 发函和复函 28 函的体例格式 函的正文结构 由函请 复 缘由 函请 复 事项与尾语组成 1 函请 复 缘由 即正文开头 要写明发函的原由和目的 复函一般为 X年X月X日来函 文号 收悉 29 2 函请 复 事项 即正文主项 3 尾语 即正文结尾 发函用 即请函复 专项函达 等 复函用 特此函复 此复 等 30 函的写作要领 函的行文要求简洁明快 语言质朴 直述直陈 此外还要注意 1 用语讲究分寸2 简明扼要 31 5 通讯稿 通讯 是运用叙述 描写 抒情 议论等多种手法 具体 生动 形象地反映新闻事件或典型人物的一种新闻报道形式 属记叙文的一种 2020 4 15 32 通讯稿的特点 1 严格的真实性 2 报道的客观性 3 较强的时间性 4 描写的形象性 2020 4 15 33 通讯的写作方法 第一 主题要明确 第二 材料要精当 第三 写人离不开事 写事为了写人 第四 角度要新颖 2020 4 15 34 6 会议纪要 会议纪要是一种记载 传达会议情况及议定事项的纪实性公文 它用于各机关 企事业单位召开的工作会议 座谈会 研讨会等重要会议 35 2020 4 15 36 会议纪要一般由首部 正文 尾部三部分组成 各部分的写作要求如下 注意事项 撰写会议纪要应当注意的两个问题 一是概括要全面 要如实反映会议精神 不得随意取舍 不得以偏概全 不能是自己赞同的就多写 不赞同的就略写或不写 二是要具备一定的分析 综合能力和表达能力 只有这样 表述上才能做到重点突击 条理清晰 文字简练 2020 4 15 37 7 公告 用于对企业内 外宣布重要事项的公文 写法 公告是一种严肃 庄重的公文 它内容较为单一 篇幅较短 表达直截了当 语言简洁明快 38 39 标题之下 有时可依公告单独编号 二 正文 主旨 说明 主旨单独成段 用简短的一句话概括出此公告的主题内容 说明写出公告依据 公告事项 结尾一般用 特此公告 作为结语 2020 4 15 40 三 落款及日期公告日期有的标注在标题下方 也可以注在公告结尾处 重要的公告落款处除注明发文单位外 还应标明发文地点 2020 4 15 41 8 电子公文 电子公文的写法主要由主题 事项或附件落款组成 一 收件单位 人二 抄送单位 人三 主题 相当与公文的标题 如 关于 请示 关于 报告 2020 4 15 42 四 事项 公文的主要内容 包括发文目的 事项等 与日常公文写作方法一致 若提供相关文件或报告等 可以附件方式发送 注明 五 落款 署名及成文时间 2020 4 15 43 文本格式 1 邮件开头的称谓顶格写 2 问候语段首缩进两个字体 3 主题必须简洁 全面 准确 4 正文部分另起一行 段首缩进两个字体 全文行间距统一为1 5倍行距 5 字体统一使用宋体 小四号 黑色 如需着重标记的内容请使用红色字体 加粗 2020 4 15 44 2020 4 15 45 9 总结 1 标题 分为单标题和双标题两种 单标题又可分为公文式标题和文章式标题公文式标题 单位名称 时限 总结内容 如标题下或文末有单位署名 标题可省略单位名称等 文章式标题 一般是直接标明总结的基本观点 常用于专题总结 2020 4 15 46 2 基本情况 应以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据 指导思想以及对工作成绩的评价等内容 3 工作回顾 要详细地叙述工作任务 完成的步骤 采取的措施和取得的成效 存在的问