交房筹备工作计划及安排.doc

都市江南小区交付筹备工作计划及安排浙江华太物业服务有限公司謹呈交楼筹备工作计划及安排工 作 项 目落 实 时 间负责部门、负责单位备 注一、服务中心服务中心1.人员管理服务中心1.1全体基层员工培训及考核5.21，5.22服务中心岗前培训、了解熟悉楼盘情况2.制定管理公司内外部文件档案编号及格式5.20物业部负责，客服部配合3.采购服务中心各类办公物品及器械4.30客服部、开发商4.负责落实交楼当日现场布置及物品器材准备（包括公共卫生间内用品配备）5.30开发商、服务中心、物业部及品牌中心确定交楼地点，物业部及品牌中心共同策划交楼仪式5.落实公司营业执照、资质证书、收费许可证、税务登记等办理手续及物价局关于管理费报批等事宜4.10客服部、物业部公司营业执照、资质证书、收费许可证、税务登记已复印，物业管理费审报中客服部蔡新瑜青太泽6.供水、供电、煤气、排污、有线电视、电信、通邮、智能化、车道（场）交通划线、公共标识、保险安排4.20物业部、客服部跟进提早完工及验收，将有利于发现遗漏或进行整改（注：与外联部对接与业主生活息息相关的手续办理）6.1环卫、派出所等相关政府部门（门牌号已经在制作中）4.20物业部、外联部交楼前准备好相关竣工验收合格之证明文件备查（注：规划、建委、房管局对业主装修违规的处理）6.2召开小区第一次业主座谈会5.10品牌中心预计20名业主参加，主要以带领业主走现场的方式来发现问题，解决问题。6.3与开发商核对小区商铺出租、广告尺寸的管理事宜3.30客服部便于后期管理，并统一口径6.4召开客服人员实习总结大会5.25客服部7.统一验收标准开发商按照国家相关标准执行二、客服部1.开发商原有装修标准及承诺的优惠条件资料5.5客服部2.根据售房合约条款与开发商、销售部协定交楼具体事宜5.10客服部、销售部协同销售部对两书的制作以及对具备收楼条件的业主发出收楼通知书。3.与销售部联系并落实交接业主资料事宜5.15客服部4.确定公共区域标识标志3.20客服部、物业部4.1标识、指示牌、相关物品选样制作（包括指示牌、门牌、楼层牌、交楼当日各类指示牌、单元垃圾桶、停车证、工作证式样、业主纪念品等）4.25品牌中心入伙现场标识、指示牌、现场包装将由品牌中心负责，楼层指示牌、门牌、楼层牌、等核验4.1.1确定标识内容及摆放位置4.10客服部4.2标识管理4.2.1编制标识项目清单4.10客服部4.2.2安装、摆放标识4.20制作厂家、工程部5.配合工程部与开发商、承建商商讨遗漏工程处理方案并进行初检复检工作和遗漏工程跟进处理工作4.205.20开发商、施工单位和服务中心在验收后对遗漏工程进行及时的跟进和整改，并在业主收楼前完工6.交楼当日文件及物品的准备5.27客服部6.1与开发商项目部落实锁匙交收日期4.5客服部、工程部、施工单位督促施工单位提前移交钥匙6.2安排人员对入户门钥匙进行效对4.15客服部、工程部、秩序部各部门安排相应工作人员进行效对6.3接收锁匙物品的准备4.5客服部6.3.1锁匙柜4.5开发商6.3.2锁匙扣4.5开发商6.3.3贴印房号标签（贴在锁匙扣上）4.15客服部效对同时进行6.3.4编制接收锁匙表格4.5客服部注明数量、接收人、监交人等6.3.5安排人员对单元信报箱钥匙进行效对3.30客服部将于厂家沟通后期维修及材质6.4核对、接收并管理所有单元锁匙4.10客服部6.5.准备资料文件袋5.25客服部已报物资申购（入伙、装修）6.5.1备齐资料文件袋5.26客服部将相应入伙、装修版块资料装袋6.5.2备齐车位资料文件袋5.26客服部车位均为租赁使用，业主无产权，需提供租赁协议。6.5.3准备有关证件4.20客服部、物业部需将室内、室外停车场管理费以及临停收费标准前往物价局进行审批6.5.4准备交楼需具备的有关证书（用镜框镶起来）5.20品牌中心6.5.5落实交楼期间接待处与交楼处各人员工作编排及演练4.25客服部客服人员将进行划分，接待组、验证组、签约组、收费组、验房组、物品组、装修咨询、疑难问题组6.6准备有偿服务项目和收费标准等相关资料4.20工程部6.7业主入伙楼栋资料的建立4.20客服部将入伙业主相关资料归档6.8制作成展示牌4.30客服部、品牌中心业主收楼流程4.30客服部、品牌中心业主验楼指引4.30客服部、品牌中心业主缴费指引4.30客服部、品牌中心业主装修指引4.30客服部、品牌中心其它相关文件4.30客服部、品牌中心（注：两书一证以及面积测汇报告）7.交楼后初期跟进事项（对业主）6.1客服部、销售部7.1与开发商、销售部协调业主办理交房事宜4.20客服部、销售部7.2业主验收问题及其它投诉问题跟进及回复持续性客服部、开发商及物业公司相应部门6.30日前由开发商工程部主要负责落实业主验楼整改问题，6.30日后由物业公司督促施工单位落实整改问题，其它部门配合处理。7.3装修监管方案之制定及工作的安排3.30客服部、服务中心由服务中心经理负责跟进（指装修预控方案，装修管理协议服务中心已拟定完毕）7.4各种装修许可证、工作证的发放3.30客服部、开发商7.5装修垃圾临时堆放点4.30环境部、工程部、环境部应选择车辆容易进出地方7.6装修垃圾清运费用标准4.30环境部按物价局或环卫部门取费标准7.7各类通知、管理规定的公布持续性客服部以通告、宣传栏等形式开展7.8与开发商、销售部核对卖房时的销售口径5.20客服部8.对业主/租户的宣传和培训持续性服务中心以宣传栏等形式开展（高空抛物、防火防盗）8.1物业管理相关法规及基本常识持续性服务中心以宣传栏等形式开展8.2消防安全知识持续性服务中心以宣传栏等形式开展或邀请消防队专业人员做专题讲座）8.3灭火自救和救人的基本技能持续性服务中心以宣传栏等形式开展或邀请消防队专业人员做专题讲座）8.4报警知识和紧急疏散逃生知识持续性服务中心以宣传栏等形式开展或现场模拟形式开展8.5安全防范知识持续性服务中心以宣传栏等形式开展9.各项接管验收表格开发商、服务中心10.物业财务操作及管理4.20财务部、客服部熟悉物业及财务管理系统，了解入伙收费明细，安排公司工作人员不定期的进行此项培训。10.1软件其它功能的培训及应用4.20财务部、客服部、软件公司熟悉物业及客户服务系统，了解软件基础数据、客服报事、车场管理版块的应用，安排公司工作人员不定期的进行此项培训。11.建立财务管理制度及工作程序5.30财务部、客服部根据公司相关财务管理制度，制定客服人员收费管理制度以及相关的工作流程（收、支）12.收费前准备5.25财务部、客服部12.1落实管理费收费标准申报物价局手续及收费许可证等收费证书的领取5.25客服部、物业部12.2使用软件输入业主资料5.25财务部、客服部12.3输入收费项目（管理费、二次装修费用、各类证件押金、工本费等）及金额等资料5.20财务部、客服部12.5准备各式财务表格及票据5.20财务部、客服部12.6准备收取管理费需具备的政府文件4.20客服部、物业部13.交楼后初期跟进事项（对业主）持续性财务部、客服部实施装修管理、服务，收取合理费用13.1二次装修费用、各类证件押金，管理费之收取事宜持续性财务部、客服部三、工程部1.完善管理及办公条件1.1管理用房之地点、面积确定工程部选址及规划2.管理用房之功能布局，设计施工安排物业部按建筑总面积划分各办公区域，设计、施工开始2.1管理用房之土建完工工程部根据功能布局及办公区域装修2.2管理用房之装修结束及交付使用工程部、物业部2.3管理用房物资准备开发商3.联同物业部与开发商及承建商对公共设施、公共区域及单元内部进行初检工作，提交遗漏工程整改报告4.20开发商、服务中心4.跟进并反馈遗漏工程的改善工作进度持续开发商、服务中心5.对物业整体工程进行复检工作，提交复检报告：如仍有遗漏工程，继续跟进拾漏工作持续开发商、服务中心6.落实交楼当日协助验楼的各工程人员分工编排4.207.核对公共区域及单元水、电、气表，完成错表整改工作4.25开发商、服务中心避免影响日后收费工作8.落实交楼现场及周边（包括临时停车场地）的水电供应及照明安排工作4.27开发商、服务中心9.落实物业配套设施交付具体时间4.20开发商各独立项目需要开发商有关部门跟进9.1楼幢水、电总阀、楼层水电阀，景观水、电总阀掌握 4.20工程部内部人人须知9.2有线电视（CATV开通时间、申请手续） 4.209.3电话（市政联系、开通时间、申请手续） 4.209.4通邮（位置、通邮时间、投递方式） 4.209.5智能化系统（安装时间、开通时间） 4.259.6停车场（车场设施/设备安装、车管所联系、车位划分） 4.2810.协助相关部门完成房号、门牌、楼幢号的固定工作 4.2511.协助相关部门完成楼幢房号钥匙的核对工作 4.2012.电梯困人解救技能现场培训 4.2013.对工程各单位、协助单位通讯录的建立及技术交底 4.1014.各类设施设备挂牌及台帐的建立 4.2015.对工程各类突发事件处置的预案制定 4.2516.交楼初期跟进事项（对业主） 16.1装修报批、工程监督及验收工作（包括空调等安装） 持续工程部16.2装修验收工作 持续工程部16.3协助遗漏工程的拾漏工作跟进 持续开发商16.4有偿服务 3.9服务中心制定有偿服务内容及收费明细17.单元及公共设施维修保养 持续工程部17.1制订物业养护和维修计划方案 6.2817.2物业的维修管理 持续18.机电设备的维修管理持续工程部工程部维修人员跟进18.1设备的基础资料管理6.2818.2设备的运行管理 持续18.3设备的维修管理持续18.4设备能源和安全管理 持续19.技术资料开发商20.物业接管验收准备20.1与开发商、承建商协调并制订验收方案5.10开发商、服务中心单项验收、多项验收结合和总体竣工验收20.2编制接管验收程序5.15开发商20.3编制资料移交清单4.25开发商四、秩序部1.建立秩序部管理制度及操作程序已定秩序部已完成2.落实秩序部各项配备4.15秩序部计划在开办物质里面，由服务中心统一走流程购买2.1小区监控设备和车闸系统的安装4.28秩序部、由物业部负责跟踪在交房前可以使用2.2保安宿舍的使用日期4.28物业部负责、秩序部3.落实交楼期间秩序人员配合工作及各岗位编排5.25秩序部4.配合工程部对安全监控设备调试检查、并熟悉设备操作以工程部截点为准秩序部、需要承建商对秩序员培训5.对各岗位保安员进行交楼前业务、服务意识培训按培训计划实施秩序部6.制订交楼前后的治安、消防工作计划并落实执行4.28秩序部已在年度工作计划中，4月份上报7.交楼后初期跟进事项持续秩序部协同其它部门一并进行7.1分区封闭管理的安排4.28秩序部部针对