上海工程技术大学校长办公会议制度.doc

上海工程技术大学校长办公会议制度沪工程委200519号第一条 根据中华人民共和国教育法、中华人民共和国高等教育法等相关法律法规，结合学校实际情况，特制订本会议制度。第二条 校长办公会议议事范围（一）贯彻执行党和国家的路线方针政策、上级重要指示决定和学校党委决议的实施方案和重要措施；（二）讨论落实学校党委关于学校办学方针、指导思想、发展规划、重大改革方案等决定的实施意见和重要措施；（三）研究学校年度工作计划的实施、学期工作安排、校长工作报告和向上级的重要请示、报告；（四）制定教学改革、科技改革，人事改革等关系学校建设和发展的全局性规划，制定和实施教学计划、科技规划、科研计划等相关工作措施，检查评估教学质量和科技成果等工作业绩；（五）讨论落实加强思想政治工作，建立以校长、行政系统为主实施的德育管理体制，组织引导教职工结合本职工作开展“教书育人、管理育人、服务育人”活动；（六）审议学校财务预决算、年度审计报告和重大项目的经费开支，审定基础设施和基本建设计划；（七）根据有关法律法规，组织实施完善行政管理系统、设置和调整行政机构，健全教学、科研、行政与学生管理等规章制度，决定师生员工的奖惩；（八）审议决定学校召开的教学科研、行政管理、学生工作等业务性工作会议，协调部署全校性的行政工作，听取学校所属部门的重要工作汇报；（九）讨论处理工会、教代会、团代会、学代会有关行政工作的提案，以及关系师生员工切身利益的重要问题；（十）处理、决定日常行政工作需要共同商定的问题，通报工作情况。第三条 校长办公会议议题的提出与确定（一）各位校领导需要提交校长办公会议讨论的议题，应事先填写议案交校长办公室，由校长办公室汇总后报校长或校长指定的副校长审定。（二）各部门需要提交校长办公会议的议题，相关部门应提供书面材料，内容包括汇报要点，需讨论决定的事项以及对所提问题解决办法的建议或方案。（三）除临时召集的会议以外，每次校长办公会议的日期和议题及有关材料，应提前通知每个与会人员，以便作好议事准备。（四）校长办公会议一般不临时增加议题。确需临时增加议题，应征得会议主持人的同意。第四条 校长办公会议的召开（一）校长办公会议原则上每两周举行一次。如遇重大或急办事项可随时举行。（二）校长办公会议成员由校长、副校长、校长办公室主任组成。校长办公会议议题涉及到有关部门的，必要时可通知该部门负责人列席，在讨论到有关内容时进入会场，汇报或讨论完毕即退场。（三）校长办公会议由校长召集或主持，校长因故不能参加时，由校长指定的副校长召集或主持。（四）校长办公会议成员因故不能出席会议的，需向主持人请假，在可能情况下可以事先对议题留下意见和建议。（五）校长办公会议须有半数以上的成员出席方可召开。研究或决策某一问题时，分管校领导应到会。（六）校长办公会议要充分发扬民主，与会人员要畅所欲言，充分讨论，各抒己见，集思广益。在此基础上，由校长或校长委托的副校长综合各方面的意见，最后形成决议。凡属重大事项，需提交党委会研究决定。（七）校长办公会议，由校长办公室负责派专人做好会议记录及相关的会务工作。第五条 校长办公会议议事决定或决议（一）校长办公会议议事并做出决定的过程，必须体现决策科学化、民主化、规范化的要求。其议事程序一般为：由提出议题的成员就议题作简要说明，提出解决办法的建议或方案，然后展开讨论。在充分听取意见的基础上，根据少数服从多数的原则，形成会议决议或决定。如暂时不能做出决议或决定，应有明确说明。（二）校长办公会议议事结果，经会议主持人签发后，通知有关部门和人员执行。（三）对因故缺席的会议成员，必要时会后可由主持人向其转告本次会议重要事项的议事情况和结果，或由校长办公室起草纪要送阅。（四）校长办公会议议事情况，凡涉密事项，要严格保密，违者追究其纪律责任。第六条 校长办公会议决定或决议的执行及执行情况的反馈（一）校长办公会议形成的决议和决定，校内各有关部门和人员必须认真贯彻执行。会议成员对决定或决议有不同意见可以保留，但必须无条件执行。（二）在确遇新情况、新问题，不适宜或不可能按原决议或决定执行时，一般应提交校长办公会议复议。紧急情况需临时调整原决议，可由校长征求有关校领导意见后进行调整，但应在下次校长办公会议上通报。（三）校长办公会议决议或决定的事项，与会成员根据分工负责的原则予以落实。明确由部门负责的，则由校长办公室主任传达和催办，并及时将执行情况报告分管校长。（四）校长办公室负责校长办公会议的记录并整理会议纪要。会议纪要须经校长办公会议主持人审签后存档。校长办公会议决议和决定，必要时可用文件或纪要等形式印发有关部门。第七条 本制度自2005年12月16日学校党委会议通过之日起施行，原沪工程(98)25号上海工程技术大学校长办公会议制度同时废止。上海工程技术大学重大行政决策专家咨询论证办法沪工程办200528号为促进学校行政决策的科学化、民主化，建立把科学论证作为必经环节的决策程序，以提高重大行政决策事项的质量，加快学校发展步伐。根据有关法律、法规规定，结合学校的实际情况，特制定本办法。第一条 本校重大行政决策事项的专家咨询论证活动，适用本办法。第二条 本办法所称咨询专家，是指学校聘请的参与重大行政决策事项咨询论证工作，对有关事项提出论证意见的专家。专家由本校有影响的现职和离退休教职工代表及校外知名人士组成。第三条 学校重要的规章草案、职责范围内宏观调控和改革的政策措施、大型项目和关系学校发展等重大行政决策事项，在提交校长办公会议讨论决定前，原则上应经专家咨询论证。第四条 学校设立校重大行政决策专家咨询论证委员会（以下简称咨询委员会）。校咨询委员会是学校决策服务的非常设决策咨询论证机构。其主要任务是：根据学校决策的需要，组织咨询专家围绕本校教学、科研、校园文化建设、校园规划以及学校发展中的全局性、长期性、综合性问题进行战略研究、对策研讨，为学校的重大行政决策提供科学的咨询论证意见。校咨询委员会设主任1人，由校长（或由校长授权指定专人）担任，副主任1-2人，咨询委员若干，由校长聘任；校咨询委员会下设办公室，与校长办公室合署办公，具体负责校咨询委员会的日常工作。第五条 凡属本办法第四条规定的重大行政决策事项，由承办处室按本办法规定，先交由校咨询委员会组织咨询专家论证。第六条 校咨询委员会对承办处室提请要求咨询论证的事项应按规定的类别和程序组织相应的专家进行咨询论证，可采用会议或书面的咨询论证方式。第七条 咨询论证工作由校咨询委员会的主任、副主任或校咨询委员会指定的咨询专家主持，校咨询委员会办公室负责记录，并做好归档工作。第八条 专家咨询论证意见，由办公室提交校长办公会议作为决策参考。第九条 咨询专家应当具备下列条件 （一）具有政治坚定、公正诚信、廉洁自律；（二）从事相关专业领域工作一般应满10年，具有高级职称或同等专业水平，并在相关专业领域具有一定知名度；（三）熟悉有关法律、法规、技术规范和标准；第十条 对经聘任的咨询专家，由校咨询委员会录入咨询专家库，并按专业分类，实行动态管理。第十一条 咨询专家享有下列权利（一）经邀请可以列席学校研究有关的专业会议和参加学校各处室有关发展的专题研讨会，参与有关部门的咨询论证活动；（二）根据需要可以按规定查阅政府和有关部门的相关文件资料；（三）可以独立为学校重大行政决策事项提供咨询论证意见和建议；（四）提出专家咨询论证意见，不受任何单位和个人的干涉；（五）获得参加咨询论证活动的劳务报酬。第十二条 咨询专家应履行下列义务（一）遵守职业道德，公正、公平、客观和科学地进行咨询论证；（二）对所提出的咨询论证意见署名并承担个人责任；（三）对所知悉的重大行政决策事项资料有保密的义务；（四）接受校咨询委员会的监督和管理。第十三条 校咨询委员会对每位咨询专家建立评审工作档案，记载参与咨询论证的具体情况，并进行定期考核。第十四条 学校各处室应当加强与校咨询委员会的联系，相互沟通情况，并为咨询论证提供必要服务。第十五条 本办法由校长办公室负责解释第十六条 本办法自2006年1月1日起施行。上海工程技术大学行政工作程序暂行规定沪工程办200527号为了加强学校行政的执行力，明确岗位职责，提高办事效率，特制定本规定。第一条 校长是学校的法定代表人，在党委领导下，全面负责学校的行政工作。第二条 行政各单位和部门应按主、分管范围向主管校长或分管副校长请示汇报工作，并执行其决定。第三条 凡拟提交校长办公会议审议的问题，严格按照上海工程技术大学校长办公会议制度执行。第四条 校长办公会议的主要情况和决议事项，由校长办公室负责整理、写出会议纪要经校长审签后，印发有关单位执行，由校长办公室负责督促检查。第五条 各单位、各部门向校长、副校长的请示、报告，一般应先送校长办公室，由校长办公室登记审阅后转送校领导阅批。第六条 各部门要根据学校制订的职责范围进行工作，属自己职责范围内的事应自行处理，不必提交校长决定或校长会议讨论，要充分发挥职能部门的作用。第七条 一事涉及其它部门者，主办部门应主动协商，如遇问题，由校长办公室从中协调并报告校长或分管副校长，校长、副校长可召开几个部门的工作会议研究解决，工作会议形成的纪要，各部门必须执行。第八条 校长、副校长、各单位、各部门负责人可越级检查下属人员工作，进行指导，但不具体处理一般问题，下级人员请示工作，须逐级转报，不得越级。第九条 各单位、各部门主要负责人（正职或主持工作者）离校外出，除安排好代理工作的同志外，须向校长或分管副校长请假，获批准后方可实施，并在校长办公室登记。第十条 各单位、各部门办文办事的时限要求严格按照上海工程技术大学行文规程执行。第十一条 本规定由校长办公室负责解释。第十二条 本规定经2005年9月12日校长办公会议审定通过，自2005年9月20起施行。上海工程技术大学行文规定沪工程办200418号公文是学校在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。为了使公文行文规范化、制度化、科学化，依照国家行政机关公文处理办法，结合我校公文运行操作实际情况，制定本规程。第一条 行文程序（一）草拟公文。行文应确有必要，注重效用。1、行文单位、部门的拟稿人拟写公文后，填写“上海工程技术大学公文稿纸”，经单位、部门主要负责人审核、签名后分送党委办公室、校长办公室。2、单位、部门主要负责人须认真审核公文的标题、内容、格式、文种、主题词、附件、主送和抄送单位是否准确、规范。3、涉及校内其他部门职能的，由拟稿单位、部门负责会签后，分送党委办公室、校长办公室。4、行文“请示”应当做到： “请示”应当一文一事； 一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关； 不直接报送领导个人； 一般不越级请示。5、行文“报告”不得夹带请示事项，不出现“请批复”、“请审批”等字样。6、校内部门除党委办公室、校长办公室外，不得以本部门名义对外正式行文。7、拟写公文须使用计算机，用A4纸打印。发文格式与纸张应按公文规格的要求，A4型纸，正文用三号仿宋体字，一般每页22行，每行28字。（二）核稿各单位、部门经办人拟稿后，由单位、部门主要负责人核稿、签字后分送党委办公室、校长办公室编号登记，党委办公室、校长办公室由专人进行复核，并转呈分管校领导阅批。（三）签发公文经分管校领导批示后，如需校主要负责人批示的公文，继续转呈阅批。批示后的公文由党委办公室、校长办公室返还行文单位、部门，行文单位、部门按批示意见办理。以学校名义印发的公文需经党委办公室、校长办公室审核，送分管校领导签署，再送校主要负责人签发。1、以学校名义印发的公文须由校主要负责人签发；2、以学校名义印发的平行文、下行文可由校主要负责人授权分管校领导签发；3、以党委办公室、校长办公室名义印发的公文，须经分管校领导或党委办公室、校长办公室主任审批签发。（四）印制、校对1、校长办公室文秘室按规定的公文格式打印，打印后通知行文单位、部门的拟稿人校对；2、重要公文实行“两校”制度，即：拟稿人校对后，在校对人上签名，交文秘室修改，文秘室修改后，由行文单位、部门负责复校。实行文责自负。（五）用印校长办公室文秘室将公文送党委办公室、校长办公室盖章。第二条 公文种类。根据我校的实际，常用公文文种主要包括：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。具体使用范围如下：（一）决定适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关部门和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）公告适用于向外宣布重要事项或法定事项。（三）通告适用于公布有关方面应当遵守或者周知的事项。（四）通知适用于批转下级单位、部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下属部门办理和需要周知或者执行的事项，任免和聘用干部等。（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。（六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（七）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复适用于答复下级机关、下级单位、部门的请示事项。（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三条 公文格式公文格式一般包括发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文单位、印章、印发日期、抄送机关、印发机关、主题词等部分。（一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合发文，主办单位排列在前。（二）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文只标明主办单位发文字号。（三）行文应当注明拟稿部门、拟稿人、核稿人、会签人、签发人。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（四）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（五）主送机关指批文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（六）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（七）公文除“会议纪要”形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，公文单位都应当加盖印章。（八）成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。（九）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十）公文应当标注主题词。主题词按照国务院公文主题词表的要求标注。第四条 公文立卷、归档（一）公文办理完毕，应根据档案法和学校有关规定，行文部门及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。（二）联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。（三）公文复制作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，并视同正式文件妥善保管。（四）公文应当确定保管期限，行文部门按照有关规定将组卷公文定期移交学校档案室归档。个人不得保存应当归档的公文。第五条 秘密等级秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。第六条 保密期限保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“”隔开。如：绝密3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长第七条 紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。紧急程度是对公文送达时限的要求。急公文应当分别标明“特急”、“急件”。紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。第八条 本规定由校长办公室负责解释。第九条 本规定2005年1月1日起施行，原上海工程技术大学行文规范（2001年12月）同时废止。上海工程技术大学公文运转及管理工作规定沪工程办200116号为了准时、及时、安全地运转及管理各类公文，使之规范化、科学化，根据国家行政机关公文处理办法，结合本校的特点，制定本规范。第一条 收件（一）收到上级机关的来件，统一由党委办公室、校长办公室收件。（二）在收取机要件和挂号件时，收件人应当面清点件数，办妥签收手续。（三）有关单位直接发至各部门的公文，各部门应根据工作条线及时送党委办公室、校长办公室进入办文程序。（四）工作人员参加上级机关召开的会议后，应将有关会议文件材料根据工作条线及时送党委办公室、校长办公室按规定处理。第二条 传递（一）对纳入学校公文办理程序的，由党委办公室、校长办公室根据拟办人员提出的传递范围进行传递。其中，凡是请校领导传阅、阅核、阅示、审批、签发的公文，由党委办公室、校长办公室文秘负责传递。（二）校领导退件后，由党委办公室、校长办公室根据拟办和批办意见进行传递。（三）学校各部门应由指定人员按规定负责本部门有关公文的传递工作。其他人员之间不应自行传递。第三条 发送（一）公文邮寄工作由收发室负责，通过邮局发出，急件可根据需要快递或由专人递送。（二）各部门的邮寄件应写明收件及发件单位和部门、邮政编码、路名等。会议通知应在信封上加盖“会议通知，收到即拆”章。（三）建立公文发送的登记等管理制度，挂号信件由收发室负责发送，机要件通过机要渠道进行发送。第四条 公文立卷和销毁（一）公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以便保管和利用。（二）没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，确保不丢失、不漏销。第五条 本规定由校长办公室负责解释。第六条 本规定自2002年1月1日起施行，原沪工程赵（86）第003号公文处理办法实施细则（1986年7月5日）同时废止。 上海工程技术大学校内信息周报制度沪工程办200115号 为了做好校内信息的交流与沟通工作特制定本制度。第一条 信息周报内容（一）贯彻学校重点工作情况；（二）根据校领导要求布置工作落实情况；（三）各部门开展主要工作状况的通报。（四）及时反映师生员工的思想动态。第二条 信息周报责任（一）各院、部、处、室、直属单位由办公室主任负责，机关各处、室由分管文秘工作的同志负责上报校长办公室。（二）做到重大事件及时报，日常工作每周报。每周截止时间为周四下午4:30。（三）信息上报的情况纳入各部门年度责任考核指标。第三条 信息周报编辑（一）由校长办公室文秘根据各部门提供内容进行选编，重大事件编辑上海工程技术大学简报，一般情况编辑每周校园动态。（二）简报、每周校园动态由校长办公室主任审核签发。（三）简报报送校领导及上海市教委，每周校园动态送校领导及各院、部、处、室、直属单位。第四条 信息周报统计（一）校长办公室根据各部门上报信息情况，每年统计一次，并在全校通报，每年表彰一次。（二）统计分值为上报1条信息计1分，采纳录用简讯计1分，录用每周校园动态信息计2分，录用简报计5分。被上级主管部门采纳录用：简讯计3分，信息计5分，专题报道计10分。第五条 本规定由校长办公室负责解释。第六条 本规定自2001年9月1日起施行。 上海工程技术大学信访工作制度沪工程办200530号为进一步规范学校信访行为和信访工作，切实保障维护来信来访人员的合法权益，建立和完善信访事项的受理、办理、督办等各方面的工作制度和措施，及时调整和改进信访工作的方式、方法，以加快学校信访信息系统的建设，努力推动和建成“畅通、有序、务实、高效”的信访工作秩序。根据国务院2005年5月1日颁发的新的信访条例、上海市信访条例和其他有关法律、行政法规的规定，结合我校的实际情况，特制订本制度。第一条 受理范围信访人通过来信、来电、走访、电子信箱等形式向本校提出的信访事项，但不包括法律、法规规定不予受理的信访事项。第二条 信访件的处理（一）来信处理党委办公室、校长办公室对反映一般性问题的来信，提出处理要求，然后转交责任归属部门处理。对上级机关的交办件、急件或重要来信件统一编号登记、分类，报请分管校领导阅批，然后按拟办意见转承办部门阅处。承办部门接到来信件后，由承办部门负责人指定专人负责处理。承办人员应按处理要求认真办理。调查处理报告应事实清楚，意见明确，并写明该事项处理的全过程。来信件处理完毕后，承办部门应将处理结果按拟办要求送审，审核后承办部门将来信件的调查处理报告或复信稿，经承办部门负责人阅签后交党委办公室、校长办公室。党委办公室、校长办公室统一审核、盖章、寄发，直接答复信访人。需要上报的来信事项处理情况，须经分管校领导审核，答复上级有关部门。党委办公室、校长办公室对处理完毕的来信件负责审核把关。对处理不当的来信件可要求承办部门重新处理，必要时可直接听取汇报或直接调查。（二）来电处理对于信访人的来电，必须实行详细记录，接电部门应及时给予答复。记录由党委办公室、校长办公室负责归档。（三）来访处理对于信访人的来访，党委办公室、校长办公室应有专人接待。对于来访人的来访事项，接待人员应逐一登记并区别情况分别处理，或直接答复，或转告来访人该来访事项的责任归属部门，或请来访人提供详实的材料按信访件运转处理。凡遇集体上访，党委办公室、校长办公室应当要求集体上访人员推选代表向接待人员陈述上访事项（代表人数不得超过5人）。对于集体上访的处置，应要求有关责任归属部门领导及时到场共同参与接待。重大集访情况应及时向上级机关专报。（四）电子信箱处理通过各种渠道发送电子信箱的邮件，对需要办理的电子邮件统一编号登记、分类，报请分管校领导阅批，然后按拟办意见转承办部门阅处。（五）信访件的处理时限信访事项应当自受理之日起60日内办结；情况复杂的，经本行政机关负责人批准，可以适当延长办理期限，但延长期限不得超过30日，并告知信访人延期理由。法律、行政法规另有规定的，从其规定。转办件一般应在30日内处理完毕。并视情况将办理结果按要求回复。情况比较复杂的，可以适当延长，但不得超过90日。到期未办理，则用电话、口头等方式催办。对逾期不能结案的，要及时说明情况。第三条信访督办查办党委办公室、校长办公室应及时做好重要信访件、联名信和集访事项处置的督办查办工作，督办查办工作的重点是信访件办理的进展和落实情况。党委办公室、校长办公室对督办查办的信访件和事项要登记，并向有关承办部门发出督办查办通知单，对督办查办的情况要作详细记录，发现问题要及时报党委办公室、校长办公室以及分管校领导，由分管领导及时协调、处置。第四条信访件的立卷、归档（一）信访件办理完毕，应根据档案法和学校有关规定，党委办公室、校长办公室及时收集原件及处理过程中产生的有关材料，保证材料的齐全、完整。（二）信访件的立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以便保管和利用。（三）信访件应当确定保管期限，党委办公室、校长办公室按照有关规定将组卷的信访件定期移交学校档案室归档。第五条 本规定由校长办公室负责解释。第六条 本规定自2005年6月1日起施行，原上海工程技术大学信访工作制度（2001年12月）同时废止。上海工程技术大学印章管理使用办法沪工程办200522号为进一步完善行政工作办事程序，现对校章（含钢印）和校长、副校长公务印章以及各部门印章的管理和使用制定管理使用办法。第一条 公章的管理公章必须由专人管理，不得擅自托人代管。若管理人员因故缺席，应由部门领导指定专人代为管理。印章须存放在安全可靠的地方，一律不得随身携带。第二条 公章（含钢印）的使用（一）公文用印。按校行文规程，使用学校印章，以校领导是否签发为依据。凡使用校长公务印章、须要经过校长本人同意，未经校领导签发的，不得用印。（二）非公文用印。应使用用印申请单。用印申请单内容包括：用印部门、用印日期、用印事由、印章名称、用印份数、经手人、签发人等。校长办公室以用印申请单上校领导或处、室主要负责人是否同意为依据。使用校行政印章，须经分管校领导及各处、室主要负责人核准签字。（三）校长办公室对使用印章有疑义的须请示校长办公室主任。（四）印章使用限在校长办公室内。盖用印章时，一般须两人以上在场。每次盖印完毕，应立即放回原处。（五）盖章要注意位正、清晰。（六）凡能使用校长办公室印章的，不用学校印章。第三条校长、副校长公务印章使用凡必须使用校长、副校长公务印章的文件，必须经校长、副校长本人审阅签字，到校长办公室用章。第四条各院、部、处、室、直属单位公章使用（一）市内的业务往来和教学、科研等工作联系可使用部门公章；（二）与外单位协作搞教学、科研服务等项目时，各部门公章不得用于签订承担经济、法律责任的合同、协议等文书；（三）科级部门的印章不得对外使用，但因业务联系需要，经学校同意的招生办公室、门诊部等部门除外；（四）基建处、资产管理及保障处、科研处等部门与外单位签订经济、技术合同使用合同专用章必须按照学校授权的范围和规定的程序报请审批（五）经济独立核算、具有法人资格的校属单位应参照本规定制订公章管理和使用办法。第五条 公章的刻制和缴销上海工程技术大学公章、各院、部、处、室及直属单位印章，由校长办公室负责办理制发、变更、缴销。第六条 用印登记单的保管上海工程技术大学用印登记单，由校长办公室负责保管，保存期限为伍年。第七条 本办法由校长办公室负责解释。第八条本办法自2005年11月1日起施行，原沪工程办（89）第019号上海工程技术大学印章管理使用规程（2001年12月）同时废止。上海工程技术大学介绍信管理使用办法沪工程办（95）237号为了加强介绍信的管理，保证介绍信的正确使用，特制定本办法。第一条 学校介绍信由校长办公室负责保管，各部门可到校长办公室领取介绍信，由校长办公室作备案登记。各部门介绍信使用完毕后凭原介绍信存根到校长办公室换取新的介绍信。介绍信存根必须长期保存，以备查用。如部门撤消后应将介绍信交至校长办公室封存。第二条 各部门介绍信应有专人负责保管，未经领导批准，不得随意委托他人代管，不能随意放置。第三条 各部门可为本部门的人员开具介绍信。如遇对外事由，需要学校出具介绍时，应先由当事人所在部门出具证明，再由当事人到校长办公室办理换取手续，不得委托他人代办。办理介绍信时，必须注明当事人姓名和办事事由。任何单位和个人未经许可不得办理空白介绍信，如确因工作需要自带空白介绍信时，需经主管校领导签发批准后，由当事人在介绍信存根上签字，并在存根上注明大致事由、联系单位及携带份数。如没使用完空白介绍信，需归还至开具介绍信处。第四条 本办法由校长办公室负责解释。第五条 本办法自1995年9月1日起施行。上海工程技术大学礼品管理和使用暂行规定沪工程办200529号为规范礼品管理与使用，特制定本规定。礼品是指本校工作人员在业务活动中发送或收受的各类纪念品。第一条礼品发送（一）礼品购置的原则是“小额必须、统一采购、归口管理”。由资产管理及保障处专人负责预算、制作、采购、登记、入库和保管，并做好明细帐。（二）工作人员在业务活动中需领用礼品，由使用人前往资产管理和保障处办妥相应手续后领用。（三）校际交流（以学校名义送出的礼品），须由承办部门提出需求申报，前往校长办公室填写礼品领用单并核价，由该部门主要负责人签字同意后，到专管人员处领用。（四）在业务活动中需要特定的礼品，由使用人在礼品领用单上提出需求，经学校主管领导按照财务制度的相关规定签字同意，由专管人员（或委托使用人）制作、采购后领用。第二条礼品收受在业务活动中，工作人员不得收受协作单位现金和有价证券。如遇有关协作单位赠送纪念品，原则上尽量予以谢绝。对于确实难以谢绝的纪念品，收受人必须按照以下程序操作：（一）属赠送学校（含部门）的纪念品，须前往纪委登记并按要求放置在指定地点陈列。（二）属赠送个人的纪念品，须前往纪委登记并按照有关规定执行。第三条本规定由校长办公室负责解释。第四条本规定经2005年12月15日校长办公会议审议通过，自2006年1月1日起施行。上海工程技术大学会议室、贵宾室使用管理办法沪工程办200521号为了加强管理，合理配置会议室资源，特制定本规范。本规范所指的会议室分为普通会议室和报告厅、贵宾室等高档会场两类。第一条会议室使用通则（一）会议室是召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用。（二）会议室由校长办公室负责管理。（三）学校会务组是从事会务工作的专职部门，会议室应经常保持室内清洁、整齐，设备完好，以备随时使用。会务组工作人员要严格室内物品的管理和维护，做到会散、人走、电源关、门上锁；（四）各部门使用会议室，需提前向校长办公室预约登记，说明使用时间、期限、规模、要求等情况，由校长办公室统一安排。临时召开会议需占用会议室时，要及时向校长办公室提出申请并登记，以免发生冲突。（五）使用会议室期间，使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，不得随意将会议室用品带走或挪作他用。（六）会议室内物品未经校长办公室批准，不得私自转借他人或挪作他用。若要借用会议室内的物品，需填写物品借用申请表，并要及时归还原处。（七）会议结束后，使用会议室的部门负责向校长办公室（或管理单位）交接，损害公物由使用部门赔偿。（八）会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。第二条普通会议室的使用（一）校内各院、部、处、室、直属单位需使用会议室的，需提前向校长办公室文秘室预约登记，领取并填写登记单。（也可从校园网下载后使用）。（二）登记单应由借用部门详细填写“登记部门、联系人、联系电话、拟用会议室名称、与会人数、会议名称、设备要求、设备调试时间、使用时限”等信息，并由该部门主要负责人签字确认后于会议召开前两个工作日交校长办公室审核。（三）校长办公室审核后，登记单第一联由校长办公室留存，第二联由使用部门送会务组。第三条 报告厅、贵宾室的使用（一）校内各院、部、处、室、直属单位需使用报告厅、贵宾室的，需提前向校长办公室文秘室预约登记，领取并填写申请单。（也可从校园网下载后使用）。（二）申请单应由借用部门详细填写“申请部门、申请人、联系电话、会议名称、与会人数、使用时限、拟用处所” 等信息，并由该部门主要负责人确认后签字。申请单应由借用部门于会议召开前五个工作日交校长办公室审核。（三）校长办公室审核后，交由分管校领导核准实施。（四）分管校领导核准后，借用部门申请人应凭此单前往会务组完成会前交接工作，告知相关会务事宜并协助做好会务准备工作。（五）会议结束后，该申请人还应会同会务组完成会后交接工作。各阶段的交接工作均应经双方签字确认。第四条 本办法由校长办公室负责解释。第五条 本办法自2005年9月5日起施行，原校会议室、贵宾室使用规定（1991年1月）同时废止。上海工程技术大学档案管理工作办法沪工程办200316号第一章 总 则第一条 为了加强学校档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案信息，为学校和社会服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案实施办法、国家教育部普通高等学校档案管理办法、高等学校档案工作规范和上海市档案条例等法律、法规和规章，特制订本办法。第二条 学校档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 学校档案工作是学校工作的组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志。档案工作实行“三纳入”即纳入“计划、规划；管理制度；工作职责范围”和“四同步”管理：布置、检查、总结、验收与档案工作同步。 第四条 严格实行部门立卷归档制度。学校各种门类，不同载体的档案必须实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 第二章 档案工作体制与任务第五条 学校档案工作，由校长领导，校长办公室负责，业务上接受市教委、市档案局的指导、监督和检查。第六条 学校成立档案工作领导小组，由校长任主任，有关主要职能部门主要负责人为委员。档案工作领导小组是学校档案工作的管理机构，领导学校档案工作。第七条 学校档案室是学校档案工作机构，统一管理本校各类档案。档案室工作人员必须加强保密观念，做好档案的保密工作和档案室的保卫工作，保证档案资料的安全，维护党和国家的机密。第八条 档案工作实施“分级负责，统一保管”原则，各部门应有一名主要负责人分管本部门的档案工作，并由一名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。第九条 档案室的基本任务 1组织起草学校档案工作文件，拟定档案事业发展规划、工作计划、总结等。 2制订学校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。 3负责建立健全学校档案工作网络，对全校专兼职档案工作人员的业务培训。 4负责接收（征集）、整理、分类、保管、鉴定和统计全校各类档案及有关资料工作，指导、检查、协助各部门做好预立卷和归档工作。 5负责编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开展档案信息资源的开发利用和服务工作，做好计算机辅助档案信息管理工作。开展档案学术研究和交流活动。 6严格执行档案法律法规，加强档案宣传工作和利用者教育工作，增强档案意识，注意档案保密制度，加强库房科学管理，确保档案的完整、系统和安全。 7完成校领导交办的其他档案工作。第十条 立卷部门档案工作的基本任务1按照本部门的职能，拟定档案预立卷条目，并且及时收集、整理本部门在活动中形成的文件材料。 2按照归档范围要求，做好立卷归档工作。根据档案形成规律和特点，一般按年归档，即党政类档案在次年三月底前归档，教学类档案按学期归档，新学期开学四周内归上学期材料。科研、基建类档案按项目完成时间一个月内归档。 3各部门兼职档案员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护本部门档案的完整与安全，努力学习档案业务知识，积极参加岗位培训，不断提高业务水平。 第三章 档案的收集、立卷、归档 第十一条 学校档案是学校参与社会公务活动形成的材料结晶，要做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，为此，各分管领导要督促有关人员认真做好档案材料的收集工作。 第十二条 各部门把应归档的各类文件材料，由兼职档案员按照上海工程技术大学档案立卷工作的内容和方法的要求，整理组卷装订后向档案室移交。档案室负责业务指导及档案的检查、验收。 第十三条 各类文件材料的归档范围和保管期限，按上海工程技术大学档案归档范围和保管期限表执行。 第十四条 实行文件材料形成部门立卷制度。全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。涉及多个部门的由主办部门立卷归档，其它部门协办。 第十五条 归档时间和手续 1以自然年度形成和产生的党政文书类、教学管理类、外事工作类、出版、财务（管理性材料）、基建工作类等档案，在次年三月份前归档。 2科研、设备、基建项目、学生成绩管理大卡（教学）等，在项目完成通过鉴定验收后一个月内归档。 3财会档案中的会计凭证、会计账册等会计核算材料，由财务处保管二年期满后再移交归档。 4随时接收上级规定应接收的档案。 5接收档案必须履行移交手续，填写移交单，一式两份，交接双方共同注明案卷标题、数量、卷内文件页数，移交时间并签名盖章。第十六条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。 第四章 档案的管理 第十七条 学校档案室对档案进行分类、编号和排列。分类方法按上海工程技术大学档案实体分类方案执行。 第十八条 学校档案室有专人负责对档案的收进和移出，全宗和案卷数量，档案的利用、销毁和室内各种数据的统计，并按有关规定，向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计表。 第十九条 档案室应建立和健全库房管理的规章制度，配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防强光、防高温等设施。控制库房温湿度。研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制，以确保档案的安全和完整。 第二十条 学校档案室对保管期限已满的档案要按有关规定及时进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准的任何档案不得销毁。 第二十一条 档案信息是学校管理信息的重要组成部分，学校档案室对校园网络传递的档案信息定期要进行检查和修正，提高档案的利用和档案信息开发。 第二十二条 学校档案管理工作所需经费，列入校办预算并统筹解决。学校各部门对本部门档案所需经费应给予支持。 第五章 档案的利用、开放与编研 第二十三条 档案室人员要熟悉馆藏，主动提供利用，起到助手和参谋作用。要发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。 第二十四条 对学校馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放。 第二十五条 档案室应为利用者提供方便。凡利用馆藏，均应按规定办理利用手续，对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。对借出档案，档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写书面报告，报学校处理。 第二十六条 加强档案编研工作，开展档案学术研究和交流活动，编辑档案资料，积极为学校教学、科研和领导决策提供有价值的参考资料。参与学校信息网络整体建设，更好地使档案发挥其应有的功效。 第六章 考核、奖励和处罚 第二十七条 建立档案工作的考评制度，由学校档案工作领导小组负责对全校档案工作考核，对作出成绩的给予奖励。 第二十八条 对考核优秀者或有下列事迹之一的给予奖励1在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面作出显著成绩的； 2在档案现代化管理和档案学术研究方面做出显著成绩和重要贡献的； 3同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的； 4向学校捐赠重要或珍贵档案的。 第二十九条 有下列行为之一的，按照中华人民共和国档案法、上海市档案条例规定的程序和处理方法予以处罚或行政处分 1拒绝向档案机构移交应归档的材料或者应进档案室的档案； 2将应归档材料据为己有的； 3对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设工程和重大科研项目进行竣工验收、鉴定的； 4损毁、丢失或者擅自销毁档案的。 第七章 附 则 第三十条 本办法由档案工作领导小组负责解释。 第三十一条 本办法自2003年9月1日起施行，原沪工程赵（90）第045号档案管理办法(试行)（1990年3月15日）同时废止。上海工程技术大学综合档案工作细则沪工程办200317号学校档案工作是学校一项重要的基础工作，是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志。根据国家档案法规和高校档案管理办法，特制订本细则。第一条 档案工作的原则学校综合档案是在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料。为确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用，学校实行档案集中统一管理。第二条 档案工作的依据学校档案工作遵循国家档案法和国家档案法实施办法、上海市档案条例以及教育部普通高等学校档案管理办法等法律、法规和规章制度。第三条 档案的实体分类学校档案按照其工作性质和职能，共分成十二大门类：党群类档案、行政类档案、教学类档案、科研类档案、设备类档案、基建类档案、财会类档案、外事类档案、出版类档案、校产类档案、声像电子类档案和人物专题类档案。第四条 档案收集的范围档案收集是档案工作的基础，各部门必须分工明确，协同配合，并纳入各个岗位的工作职责范围。档案收集范围可以依据上海工程技术大学立卷部门档案归档范围和保管期限表所列条目内容，按照档案十二大门类分别收集，建立预立卷。第五条 档案整理的要求档案整理总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。关键是做好以下几点：1做好文书处理过程中的文件签收登记工作，做好档案的预立卷工作；2按照问题-时间组卷的方法，要注意密不