房地产集团物资采购制度2010.doc

房地产集团物资采购制度为进一步规范房地产集团物资采购行为，理顺物资采购流程，提高工作效率和采购质量、降低采购成本，提升产品品质和品牌形象，特制定本制度。一、计划管理1、项目公司工程管理部负责物资计划的编制工作，设计管理部协助提供相关材料、设备的功能、外观等技术指标要求。2、项目公司工程副总负责审核计划。3、项目公司总经理负责审批计划。4、项目公司材料采购科负责汇总计划，审核计划编制的准确性，主要看格式是否正确，内容是否齐全。5、计划申报、审核与审批从“采购管理系统”中进行，原则上禁止使用纸质计划单。6、计划管理的其他要求参照集团采购中心采购管理制度第5节“物资计划管理办法”中的相关规定执行。其中，项目公司工程管理部对应履行制度中项目部的职责，项目公司对应履行制度中分公司的职责。二、战略采购1、对电梯、铝合金门窗、外墙面砖、外墙涂料等需求量大，对产品品质、性能、成本等影响大的材料、设备实行战略采购。2、战略供应商开发：集团公司材料采购中心按照供应商管理制度规定的程序，由总经理负责，材料副总具体牵头组织具体负责战略供应商的开发和谈判工作，项目公司材料采购科配合。集团公司工程合约中心、设计管理中心、工程副总、设计副总、材料副总参加招标小组工作，全程参与相关的考察、评审和谈判过程。谈判结果报集团公司总经理、董事长审批确认。3、战略采购流程：凡是纳入战略采购体系的材料、设备，项目公司工程部根据现场进度需要提交采购计划，报项目公司工程副总审核、总经理审批后，材料采购科按照采购管理制度规定的采购程序、价格体系、付款体系等组织战略供应商供货。4、已经纳入战略采购体系但还没有战略供应商的材料、设备，进入招标采购程序。5、确因社会关系考虑，需要从其他供应商采购的，按照第三方指定采购程序执行。三、招标采购（一）招标采购的权限划分1、招标工作要成立招标小组，由项目公司总经理任组长，招标小组成员包括项目公司相关职能部门、材料采购科，房地产集团材料采购中心根据需要派相关人员参加，招标小组成员共同参与商务洽谈、投标单位的考察，并形成中标单位建议，材料采购科或材料采购中心负责商务标的相关工作，项目公司相关职能部门负责技术标的相关工作。2、对估算金额在10万元以下（含10万元）的物资、设备招标，参加投标单位不少于3家。具体工作由项目公司材料采购科组织。招标结果、招标结果评审、合同评审均在“材料采购管理系统”网上会签。其中10万元以下的材料、建筑钢材、地材等材料采购的材料，采购用比质比价、竞争性商务谈判的方式进行，具体工作由材料采购科在办理完会签后执行采购。3、对估算金额在10万元以上50万元以下（含50万元）的物资招标，参加投标的单位不得少于5家。具体工作由项目公司按程序向集团材料采购中心报送物资计划，并按照采购中心批复的物资招标审批单的要求进行组织招标。招标结果由材料采购科报网上会签，经房地产集团材料采购中心审批后，签订采购合同并执行。4、对估算金额在50万元以上的物资招标，参加投标的单位不少于7家，招标工作由房地产集团材料采购中心专人参与。招标结果由材料采购科上网，由集团材料采购中心、相关职能部门会签。其中，100万元以上的物资报集团公司总经理审批。5、各部门职责：（1）招标小组组长：负责整个招标的有效推进及各阶段的控制把关。（2）项目公司工程部：根据工程进度要求，对数量、供货时间节点、工种协调、现场条件等提出要求及具体负责招标进度的推进。（3）项目公司成本部：负责成本测算与控制等工作。（4）项目公司设计部：负责招标物资、设备的样式、品种、质量要求、技术标准的确定及把关工作。（5）集团公司工程合约中心：对重大物资招标的成本、供货时间节点、数量等进行把关。（6）控股集团设计管理中心：对重大物资招标的样式、品质、质量要求、技术标准进行把关。（二）甲供材料、不含施工的设备招序（1）项目公司工程管理部按照采购管理制度规定的计划提交要求，提交材料采购计划。（2）项目分管工程副总审核计划，项目公司总经理审批计划。（3）材料科收到计划后，根据“招标采购权限划分”在“采购管理系统中”录入招标信息，提请招标请求。（4）采购中心招标管理部根据招标信息，制定招标方案，报项目公司总经理、集团公司材料副总审批。招标方案包括：招标方式、招标小组成员等。（5）项目公司按要求发放标书，组织招标。（6）资质预审。招标小组材料科成员在“采购管理系统”中，填制资格预审审批表，提交项目公司材料科、项目公司总经理、集团采购中心供应商管理部、集团公司材料副总审批，审批通过的单位方可参与投标及被可能确定为中标单位。（7）招标推进。招标小组全体成员必须及时、正确地将招标过程中所开避的各项工作录入招标管理系统，确保招标过程的可追溯性、信息对称性、公平公正性，招标信息在适度范围内公开、透明，招标小组成员有对招标信息保密的义务。（8）定标。招标对各投标人的资质、产品质量、性价比、售后服务等综合评价、对比，行成一致性意见并填写评定意见后，报招标评审。（9）招标评审。由项目公司财务部、项目公司总经理、集团采购中心采购管理部、市场信息部、副总、集团材料副总、总经理按制度规定权限要求评审通过后，确定中标单位及中标条件。（三）含材料、设备分包的招标（1）针对可能出现的防水、铝合金门窗、外墙保温等含材料分包招标，执行本规定。（2）针对上述含材料分包招标，材料采购科、集团采购中心人员必须参加。（3）商务标评审、谈判主要由采购中心、采购科负责；技术标评审、谈判主要由工程部等部门负责。（4）除上述要求外，具体评审程序按分包管理制度要求执行。四、甲定乙供材料的认质认价（1）所有甲定乙供材料必须要由集团公司材料采购中心认质认价。（2）对估算金额在10万元以下（含10万元）的物资的认质认价，由项目公司材料采购科组织，会同项目公司工程部、成本管理部、施工单位、监理单位等相关部门共同认质认价，认质认价结果报项目公司总经理审批。（3）对估算金额在10万元以上50万元以下（含50万元）的物资的认质认价，由项目公司材料采购科组织，集团公司材料采购中心、项目公司工程部、成本管理部、材料采购科、施工单位、监理单位、工程副总共同认质认价，认质认价结果报集团公司材料副总审批。（4）对估算金额在50万元以上的物资，由集团公司材料采购中心组织，项目公司材料采购科配合，集团公司工程合约中心、材料采购中心、项目公司工程部、成本部、材料采购科、施工单位、监理单位等共同认质认价。认价结果报集团公司材料副总确认，100万元以上的报集团公司总经理确认。（3）认质认价程序3.1、施工单位根据工程进度需要，依据施工图设计要求，提交物资采购申请，并提出物资供应商基本情况（包括厂家名称、联系人姓名、联系电话、产品名称、单价），同种材料不少于三家，并提供不少于三个品牌的样品。3.2、监理单位依据施工图设计要求，对采购材料的规格、型号、品种数量、技术参数，进行审核。3.3、项目公司工程管理部对采购申请进行初审，并报项目工程副总审核，总经理审批。3.4、项目公司材料采购科按照前款划分的权限组织认质认价，并形成会议纪要，通知施工单位组织采购。（4）其他要求：集团材料采购中心在收到申请后必须在3天内予以确认，否则项目公司总经理有权根据当地市场情况予以确认；针对钢材等价格变化频繁的物资，项目公司可组织召开电话会议，集团材料副总、相关职能人员参加，共同予以确认；针对价格相对稳定的物资，材料采购中心可以半月或一月为周期，发布材料人家指导价格，在价格范围内的认价项目公司可自行确定。五、定点采购1、定点采购是指由为提高工作效率，对总价在10000元以内的物业公司的服务用品可自行在当地指定的采购点进行采购的行为。2、定点采购的产品主要包括：物业公司工程用材料和工具，物业公司用保洁用品和设备，物业公司用的保安用品。3、项目公司材料采购科负责定点采购点的开发，报集团公司材料采购中心会签确认。原则上采购点必须是当地知名的生活、建材、电器类大卖场、专业连锁店等，但也要充分考虑距离。没有大卖场、专业连锁店的，要通过议标的形式确定定点采购点，参与招标、议标的供应商不得少于3家。4、物业公司材料、设备需求主体提交材料需求计划，报项目公司总经理审批同意后，由物业公司自行到指定采购点进行采购。采购结果报材料采购科备案，包括物资名称、型号、规划、数量、单价、总价和供应商。材料采购科阶段性到指定采购点询价和核对采购价格，发现有弄虚作假行为，可提请集团公司材料采购中心给予处罚。5、还没有建立定点采购点的，必须坚持“货比三家”的原则，采购单位在采购前要到市场上进行比质比价，并将比质比价情况报材料采购科备案。6、对于应急服务用品且没有备品的，如保险丝、水龙头等，总价在100元以内的，经物业公司总经理批准后，可以就地就近应急采购。六、紧急采购1、紧急采购的对象（1）由于设计变更引起的紧急采购行为。（2）由于材料计划考虑不周或滞后引起的紧急采购行为，但对计划制定人要给予5002000元的处罚。（3）由于材料进场滞后严重影响工期的紧急采购行为。但要对相关责任人给予5001000元的处罚。（4）由于交房时间影响或开发计划的调整，导致施工计划调整引起的紧急采购行为。2、紧急采购的流程（1）对50万元以上的紧急采购，由项目公司工程部申请，项目公司总经理、材料采购科、总公司材料副总、总公司工程副总、总公司总经理召开电话会议，采用“一事一议”的形式共同决策同意后，项目公司材料采购科可不走评审流程，在合格供应商名单中通过询价、议标方式选择厂商采购。（2）对100000元以上500000元以下的紧急采购，由项目公司工程部申请，项目公司总经理、材料采购科、总公司材料副总、总公司工程副总召开电话会议，采用“一事一议”的形式共同决策同意后，项目公司材料采购科可不走评审流程，在合格供应商名单中通过询价、议标方式选择厂商采购。（3）对100000元以下的紧急采购，由项目公司工程部申请，项目公司总经理审核，集团公司材料副总审批，项目公司材料采购科直接在合格供应商名单中选择厂商采购。（4）上述紧急采购事项事后由经办人在三日内按照制度规定流程补办手续。七、第三方指定采购1、第三方指定采购的对象（1）行业垄断性企业或部门指定的设备，如供水、供气、供电、消防等。（2）公司社会关系推荐的材料、设备等。2、第三方指定采购的流程（1）项目公司就第三方指定采购提交专项申请，报集团公司总经理、董事长审批。（2）董事长批准同意后，项目公司材料采购科、工程部共同起草招标书，规定质量、数量、生产周期、安装周期、保修期等要求，以招标形式选择三家单位（含指定产品的第三方）进行招标询价。集团公司工程管理部参与把关。（3）供方将投标书送达我公司后，项目公司组织标书评审，集团公司工程合约中心、材料采购中心参与把关，确定合理价格，希望第三方指定单位接受。（4）与第三方指定单位签订产品合同，进入供货、安装和验收程序。八、精装房、样板房的物资采购另行发文通知。九、采购合同签订管理规定1、采购合同的签订、评审程序参照集团采购中心招投标管理制度中第9条“采购合同签订管理规定”执行。2、合同由项目公司材料采购科起草，通过采购管理系统，由项目公司成本部、财务部、法务部、总经理、集团采购中心评审后，方可签订合同。含施工的合同集团公司工程合约中心必须参与合同评审。十、物资验收规定1、材料科做好材料验收前的接货等准备工作，并及时通知工程部、设计部、施工单位等相关部门。含施工的材料（含包工包料的分包工程）、设备的验收由工程部、设计部、质量安全、监理等部门验收。（具体部门商定）。2、材料、设备的验收按工程封样、合同、规范等相关文件验收。3、验收合格后，相关人员必须在验收单中签字确认，并在2日内办理入库手续。甲供材由材料科、工程部共同与分包单位办好相关的甲供材手续。不合格的产品由项目公司材料采购科协调予以退回。造成工期延误的，由项目公司材料采购科负责索赔。3、对钢材的验收参照集团采购中心采购管理制度第634条“材料的验收”的规定执行。4、材料、设备验收入库并办理完相关手续后，由材料会计根据入库情况，在2天内将入库的相关数据录入“采购管理系统”的入库管理中。含施工的材料（含包工包料的分包工程），每月由成本部进行工程量结算，成本部将数据录入“采购管理系统”的入库管理中，作为每月的“虚拟入库”，待单项工程结束、审计后，是终一次性调整入库量。没有按时录入数据的，每次给予200500元的处罚。5、各供应商（含分包商）合同中的“入库数据”作为材料款支付、分包支付的基础数据。支付比例按合同条款执行。十一、材料款支付规定1、项目公司材料采购科提出材料资金计划，工程副总和财务资金部审核计划，总经理审批计划，按照制度规定的资金计划报批流程报批。2、资金支付时，由材料采购科提出申请，项目公司财务资金部根据经批准的计划，按照制度规定的流程报批。3、资金计划获批后，由项目公司财务资金部按照批准的额度，将资金打入材料采购中心指定的账户，材料采购中心须及时、全额支付