招标外采购工作流程.doc

招标外采购活动管理集团公司于去年11月份制定下发了关于加强集团公司所属项目单位零星采购工作管理的意见（集团物资招201010号），规定集团公司招投标管理办法规定的招标限额以下、招标目录以外的零星物资及工程服务类项目采购由各项目单位组织实施。按照国网公司两级招标管理体系安排，集团公司所属项目单位的零星采购工作一律采用招标外采购方式进行。另外集团公司批次招标计划中的部分物资因为数量较少形不成规模或扩建项目等原因，由计划处批复为“集团公司管控、地市公司实施”的招标外采购方式的情况，也由地市公司具体组织实施。一、招标外采购活动的定义： 招标外采购活动：是指对招标未成立或不适合招标的项目通过竞争性谈判采购、单一来源采购和询价采购三种方式实施的采购活动。招标外采购方式的选用应该慎重并严格控制，不得滥用。1、竞争性谈判采购：是指采购人直接邀请一般三家以上，但不少于两家的供应商就采购事宜进行谈判，选择最佳性价比的供应商及其产品的一种采购方式。2、单一来源采购：单一来源采购是指采购人就某项采购事宜与单一供应商进行洽谈，确定成交价格及其他技术、商务条件的一种采购方式。单一来源采购的最主要特点是没有竞争，应当严格控制。3、询价采购：询价采购是指采购人就某项采购事宜直接向至少三家以上供应商发出询价函件让其应答和报价，然后在应答和报价的基础上进行比较，确定成交供应商、成交价格及其他技术、商务条件的一种采购方式。二、招标外采购活动的职责与权限 山东电力集团公司招标外采购活动在山东电力集团公司招标领导小组的统一领导下，实行物资部、责任单位、责任部门分级管理体系。物资部是山东电力集团公司招标外采购活动的归口管理部门。1、 山东电力集团公司招标领导小组统一领导山东电力集团公司招标外采购活动，负责审批山东电力集团公司招标外采购活动的重大事项。2、 山东电力集团公司招标领导小组组长（分管领导）负责审批竞争性谈判采购、单一来源采购或者询价采购单项成交金额在500万元以上的项目的成交结果。3、 山东电力集团公司物资部（招投标管理中心）3、1 负责招标外采购计划的审批。 3、2 负责谈判（询价）成交结果认定批准或提请集团公司分管副总经理批准，并发布结果。3、3 按集中采购供应体制组织签约。4、 项目责任单位、项目责任部门41 编制并审核本单位（部门）的招标外采购计划，并分别报送物资部（招投标管理中心）。42 按规定承办招标外采购活动，编制并审核本单位（部门）采购项目的谈判文件。43 按规定确定谈判（询价）对象。44按规定成立谈判（询价）小组。45负责谈判会议过程中各种资料的收集、整理。46负责本单位（部门）招标外采购项目合同履约情况的现场运行评估工作并报送集团公司物资部（招投标管理中心）。5、 谈判或询价小组5.1负责组织实施谈判或询价，与供应商进行技术、商务谈判。5.2按照符合采购需求，质量和服务相等且报价最低的原则推荐拟成交供应商及成交价格，并形成谈判或询价纪要。6、 招标外采购活动监督小组6.1负责招标外采购活动的全过程的监督检查。6.2定期对招标外采购活动的实施情况进行总结评价。三、招标外采购活动的实施流程1、 招标外采购计划项目责任单位或责任部门按照集团公司批次招标计划安排通过ERP上报招标采购申请，物资部（招投标管理中心）对采购申请汇总审查后对于其中不适合招标的货物确定其招标外采购方式，并发文批复。2、 成立谈判或询价小组承办单位或承办部门应当成立谈判小组，谈判小组应由项目责任单位或责任部门的代表、有关专业专家至少三人以上的奇数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。3、 编制谈判或询价文件3.1谈判小组编制谈判或询价文件，谈判或询价文件应当明确谈判（询价）程序、谈判（询价）内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.2谈判（询价）文件主要由技术文件和商务文件组成，须经专家、采购单位审查同意，并签字确认。技术文件的主要内容包括a) 技术要求、制造标准、技术特性、主要技术参数、使用条件； b) 质量标准，包括供应商提供的产品或服务遵循的质量标准，如国际标准、国家标准、行业标准、企业标准等；售后服务、处理质量问题反应时间等；c) 业绩情况；d) 供货能力；e) 培训、验收等。商务文件的主要内容包括：a) 供应商的基本情况，包括供应商资质、履约能力、纳税纪录等情况；b) 价格及构成，包括总体报价、项目主体件和次要件的报价构成；主要原材料(部件)的供应商； c) 交货时间、地点、期限；d) 付款方式与时间；e) 售后服务、质量保证金及期限；f) 运输方式等；g) 未尽事宜的处理方式与解决途径。4、 确定谈判（询价）对象1. 谈判（询价）小组从具有相应能力的供应商名单中确定邀请供应商参加谈判（询价），向其发出采购项目竞争性谈判邀请函并提供谈判 （询价）文件。2. “谈判（询价）邀请函”应对采购项目的需求、制造标准、技术特性、主要技术参数、主要原材料(部件)的供应商、谈判的时间、地点等事项作出规定。5、 组织实施谈判（询价）5.1竞争性谈判：按照“竞争性谈判邀请函”规定的时间地点，依据谈判文件，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，确认并比较谈判对象的技术条件和商务条件以及报价。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的一切技术资料、价格或其它信息。谈判文件有实质变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.2单一来源采购：按照“单一来源采购邀请函”规定的时间地点，依据谈判文件，谈判小组所有成员集中与唯一供应商进行谈判，确认谈判对象的技术条件和商务条件以及报价。5.3询价。询价小组向选定的供应商分别发出采购项目询价采购邀请函并提供询价文件，邀请参加询价采购的供应商按照“询价邀请函”和询价文件的要求提供密封的询价应答文件，特别是要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组不得同某一供应商就其报价进行谈判。5.4谈判（询价）应分别在总部或项目单位监察、法律部门人员监督下进行。5.5限时最后报价（仅适用于竞争性谈判）谈判小组根据供应商的报价及谈判情况，可要求供应商进行多轮报价，但必须保证每个供应商得到均等的机会；谈判小组应当要求所有的供应商在规定时间内提出最后报价及有关承诺。5.6推荐准成交结果谈判（询价）小组根据谈判（询价）评审情况和各供应商的最后报价，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则推荐准成交供应商及成交价格，并形成谈判（询价）纪要。谈判（询价）纪要应由谈判小组所有成员和监督人员签字。6、成交结果的认定6.1 招标外采购活动的谈判（询价）结果由项目责任单位或责任部门书面（或影印件通过OA）报（送）集团公司物资部（招投标管理中心）。报（送）的主要事项有：项目单位或项目部门、项目名称、规格型式或技术要求、单位数量、准成交供应商和成交价格以及谈判（或者询价）小组成员和时间地点。根据项目责任单位或责任部门报（送）的谈判（询价）结果，分别按以下规定认定成交结果并发布执行：（一）谈判或询价采购单项成交金额在500万元以上的，由物资部（招投标管理中心）认定并报集团公司招标领导小组组长批准后，由物资部（招投标管理中心）发布采购项目谈判（询价）成交结果通知（函）；（二）谈判或询价采购单项成交金额在500万元及以下的，由物资部（招投标管理中心）进行认定并发布采购项目谈判（询价）成交结果通知（函）。采购项目谈判（询价）成交结果通知（函）同时抄送总部监察、法律等部门，接受总部有关部门对招标外采购活动成交结果的监督。7、 成交结果的执行7.1 “集团公司管控、地市公司实施”的谈判项目：根据物资部（招投标管理中心）发布的采购项目谈判（询价）成交结果通知（函），由招标代理机构在收到物资部（招投标管理中心）发布的采购项目谈判（询价）成交结果通知（函）5日内向成交供应商发出采购项目谈判（询价）成交通知书，集团公司物流服务中心在“成交通知书”发出之日起30日内，按照采购文件确定的事项并在技术协议的基础上签订采购合同。7.2 零星采购的项目：项目单位负责组织采购活动的部门将评审委员会的评审报告提交至本单位采购领导小组，采购领导小组批准后，本单位物流服务中心组织签约履约有关工作。以项目单位合同专用章对外签订零星采购的服务采购合同，以项目单位物资合同专用章统一对外签订物资采购合同，并负责物资的配送及