采购工作流程与管理制度

采购工作流程与管理制度第一章 总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，特制定本制度，所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作，供应部依据本制度对采购员进行考核和管理、对库管员进行监督。第二章 采购原则1、严格执行采购议价程序：凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在7000元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格（临时性应急购买的物品除外）。采购员在执行议价程序时，必须将所选择的供应商的客户名称、所议价格记录备案。2、合同会签原则：固定资产、市场预测采购计划、大额采购的合同，必须经过相关部门如办公室、供应部、财务部、生产部、质检部、营销部等各方意见，经总经理、董事长批准后签约。3、职责分离原则：原则上采购人员不得参与物资与服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由供应部、质检部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。4、一致性原则：采购人员所采购的货物必须与购货单所列要求规格、型号、数量等相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供请购部门更改请购单作参考；如确因特定条件，数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5%-10%。5、最低价搜寻原则：采购人员随时收集市场价格，建立供应商信息档案，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。6、廉洁原则：（1）热爱企业，维护企业利益，提高采购质量，降低采购成本。（2）加强学习，提高采购水平，增强法制观念。（3）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手索要钱物。（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。第三章 采购负责人职责1、负责组织公司原料、材料、物料的采购；2、做好采购员与供方之间的联系工作；3、帮助采购员做好产品的选型及推荐新产品的工作；4、对本部门员工制度执行情况负责；5、对本部门员工的专业知识培训负责；6、对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议；7、严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责，责任到人。8、发现问题及时向公司领导提出奖惩建议；9、负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。第四章 采购工作流程1、收集请购部门传来的采购计划单；2、审批订单并确认；3、向外部供货商询价，比价；4、资质审查、洽谈5、采购负责人审批（重大合同向公司领导请示）；6、签订采购合同；7、复印后，将原始合同整理装订年末存档。第五章 付款流程1、填写付款申请单2、采购负责人审核3、总经理审批4、财务部付款。第六章 收获流程根据合同执行进程督促供货方按期交货和传真提货单，供应部内勤传真提货单至最终用户并确认，采购员办理入库手续。第七章 收进项发票流程1、催供货方开具发票；2、核对开票内容；3、把数据录入电脑；4、将发票交财务部签收。第八章 采购管理制度1、建立好供方及用户档案，并做好工作记录；2、建立、健全比价制度，保证采购物品质优价廉；3、建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表；4、每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总，在周例会上总结。5、签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日汇报公司有关领导；6、所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决；7、采购人员负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理验收及入库手续。8、采购人员每月5号前，将上一月的采购合