六西格玛策划-团队管理和有效会议PPT课件

P1 团队管理和有效会议 P2 课程目标 确定正式的项目倡导者 利益相关方 团队成员和团队领导 创造融洽的团队气氛建立小组充分准备好有效开展六西格玛业务改进活动 主要论题 团队发展的五个阶段有效会议有效的头脑风暴法 团队的种类 一 按性质来分 1 执行任务式团队 在这个团队里 通常是领导设立日程 收集报告 分配任务和做重要决策 2 突破式团队 那些需要创新 需要解决复杂问题的任务 二 按工作时间来分 1 短期团队 强调个人的专业技能2 间歇式团队 强调队员个人风格的兼容和包含性3 长期团队 个人适应性和开放性的培养 P4 团队发展曲线 组建期 动荡期 规范期 执行期 重整期 工作效率 五个阶段 五个阶段特点 组建期 成员开始检验他们的价值观 目标和相互关系 交流沟通的模式和网络开始建立 动荡期 成员开始花很多精力在角色和权利上斗争 对权威和领导能力提出疑问和考验 内部人事问题成为滋生冲突的土壤 规范期 团队形成整体感 开始互相信任 团队建立自己的目标 角色关系和团队操作程序 这是团队突破障碍的阶段 执行期 团队一起工作去完成任务 平稳的处理冲突 成就感 归属感和目标融合在团队工作过程 重整期 重复前几个阶段 P6 团队章程 有效团队章程包括 明确的团队规则明确团队成员 领导人的职责制订了工作程序和基本规则建立关系 举例 团队方针 为了最充分利用的我们的时间 我们同意按一个团队约束自己的行为 我们承诺遵守以下行为准则 1 准时召开和结束会议2 如果有人无法出席会议 应提前至少一天通知团队领导人 3 每次会议的内容应在会前事先通过议程或在前次会议上讨论的方式予以通报 4 我们承诺准时完成自己的任务 无法做到这一点时 应至少提前一天通知领导人 5 我们承诺坚持完成任务 P8 举例 团队方针 续 6 会议参加者仅应为需要参加会议的人 7 会议将以公开座谈的方式进行 我们同意在适当的时候彼此之间的挑战 我们检讨自我 8 为减少占用人们宝贵的时间 我们将适度的利用用餐时间召开部分会议 情绪 当团队失败或只取得有限的成功 通常并不是因为团队成员不知道怎么去工作 团队失败的最共同的原因是没有处理好成员受挫的情绪 隐藏的观点或成员之间的冲突 记住每一个人需要得到尊重 在团队工作中 意见不一是很正常的 但冲突能够控制 给出和接受反馈是检查内部成员交互作用质量的基本活动 最好的反馈工作是请求的而不是强加的 领导能力 一个好的团队领导能帮助团队成员激发思想 用新方法去创造性的解决问题或抓住改进的机会 因此 领导不必要是最了解流程的人或技术专家或在组织中最有权力的人 团队领导需要其他的几项技能 1 好奇的探索者 提出好的问题然后倾听2 顾问和促进者 3 裁判员 4 拉拉队长 高效团队特征 信赖 成员间相互信任 交流 团队成员公开坦诚的沟通交流 参与 每一个人都参与决策和解决问题 分享领导权 团队有一个指定的或公认的领导 在某项具体工作上 领导权可以自由转换 区别 成员承认有时候单独工作或一个小组工作比整个团队工作更合适 团结 成员中间存在着一种紧密合作关系 承诺 每个成员都承担执行团队计划的责任 P12 卓有成效的会议 计划充分的团队会议推动工作的进展 P13 会议规划的方针制定目标1 待到本会议结束时我们希望完成哪些内容2 拟讨论的论题3 任务分配规定会议的形式1 活动 与座谈 小组研讨相结合的混合式发言 2 时间3 活动主持人4 为保持团队精力而预定的休息 P14 卓有成效的会议 续 为实现会议目标而制定议程起草会议议程和相关资料 向与会者通报情况 规定期待值 在会议召开前一至五天分发会议议程和目标 卓有成效的团队会议提供一种成就感 P15 召开会议的指导原则规定由谁负责主持 记录 签到和观察 即监督所有人都到会 准时概括会议的结果1 回顾会议目标和项目完成情况 使本团队有一种成就感 2 征求团队成员的意见3 评审行动内容和责任 卓有成效的团队会议提供一种成就感 P16 卓有成效的头脑风暴法 头脑风暴法的力量在于所谓集思广益的能力 即团队集体的力量要远大于每个团队成员各行其是所能达到的个人努力总和 例如 一个团队成员可能提出一个含糊或行不通的设想 然而这一设想可能会引发另一个团队成员的思考 该成员对这个设想进行修改 其他成员在此基础上进行进一步的补充 最后形成的是一个个人无法单独提出的全新设想 有效进行头脑风暴法的规则 应该 1 理解准确的内容 主题或重点业务领域 2 允许个人完成自己的思维 3 阐述设想时应简明 4 集思广益 尽可能多提设想 设想提得越多越好 出现好主意的机会就越多 5 对提出的设想进行补充 不要因为是别人提出的设想就将其束之高阁 抛砖引玉 综合和改进所提出的设想 6 采取自由发表意见的方法 欢迎甚至鼓励大胆的设想 越大胆越好 鼓励大胆地设想要比约束设想困难得多 7 本阶段结束之后进行整理 分类和评估 P18 不应该 1 扼杀设想 2 在发表设想的过程中通过口头或表情进行评判 3 在构思阶段对设想进行评估 4 在成文阶段对个人的设想进行释译 5 喧宾夺主 有效进行头脑风暴法的规则 P19 有效进行头脑风暴的指导原则 1 确定问题陈述 业务描述一般过于宽泛 我们需要对其进行修订 要保证大家就问题陈述达成共识 对问题的泛泛而谈得出的只能是宽泛而错误的解决方案 其结果是团队的努力散而不拢 具有讽刺意味的是 最大胆的设想常常来自于提出详尽而具体的问题 2 做好计划工作 为参与者留出领会问题的时间 在会议结束时计划出思考阶段 并为其在下次会议上留出时间 P20 3 人员选择要正确 不要总是将思考仅仅局限在团队成员 参加者不应超过12人 邀请熟悉本问题和根本原因的人参加 人员选择要考虑到专业分工 背景和态度的综合 思考阶段涉及的人越多 需要的时间也就越长 但是应该掌握好一个平衡 人数少的思考团队所得到设想数据少 人多得出的设想数量多 平衡是关键 4 向外来的参加者发出书面邀请 保证向他们提供须思考的提问 问题 向他们事先通知时间应该充分 有效进行头脑风暴的指导原则 P21 5 制定基本原则 在思考过程中参加者不进行评判这一点非常重要 强调禁止否定性思维 6 捕捉每一个设想 你用不着逐字记录 但你需要捕捉每一个设想的精髓 你未记录下来的设想可能会被遗忘 聘请一到两位全职记录员 以便自己可以在不打断会议流程的情况下捕捉到每一个设想 有效进行头脑风暴的指导原则 P22 7 规定时限 最好的办法常常是事先让大家知道思考过程的时间长度 每一次思考过程限制在一小时之内 8 间歇进行 人的思绪常常走一段停一段 如果你能推动这些不可避免的停顿 那么你将获益匪浅 有时 最好的设想产生思考阶段的后半段 9 整理 分类和评估 本阶段结束后 对收集到所有设想进行整理 剔除重复的设想 将类似的调查归类并分别命名 有效进行头脑风暴的指导原则 实践一 囚徒困境 群体内竞争 P24 实践二 旅行者支票群体实验 米奇 迪普案例米奇是一位职业小偷和伪造者 喜欢旺季在洛杉叽国际机场工作 他的技术是在那些阔绰的可怜虫登上去东海岸的飞机之前偷来的信用卡 一天早上 米奇从一个旅游者那儿偷来了一个大钱包 他离开机场查看其收获 令他奇怪的是 他发现偷到的不是信用卡而是500元的旅行者支票 经过20分钟的练习 米奇可以很好地模仿失主的笔迹了 然后他进入了一家大型百货店 那儿所有的西装7 5折销售 米奇花225元买了一套服装 用偷来的支票支付了300元 当服务他的店员去吃中午饭时 他花150