总裁办主任,.doc

总裁办就是替总裁们办事，替总裁协调相关事务和传递信息，有的还担负一些参谋智囊的作用。事情没有协调好，没有办利索，没有让总裁们满意，就是总裁办主任的失职。所以总裁办主任，绝不是一般人能胜任的。是吃闲饭的？企业的总裁办，在许多一线经营部门看来，纯粹是吃闲饭的部门。不但不起积极作用，反而可能阻隔经营一线的信息有效传递给老总。但碍于总裁的权威，没有人敢怎么的，但背后不知道骂了多少遍。那么，总裁办存在的价值是什么呢？其实，总裁办就是替总裁们办事，替总裁协调相关事务和传递信息，有的还担负一些参谋智囊的作用。事情没有协调好，没有办利索，没有让总裁们满意，就是总裁办主任的失职。所以总裁办主任，绝不是一般人能胜任的。能把总裁办主任的活儿练好了，职业的发展就会顺风顺水，因为你的成绩和能力，老板们直接就看到了，不用别人传递和考核。当然，也正是由于与老板最近、最直接，一旦没把事情办好，在老板那里形成了“看法”，你在这个企业里的发展就打住了，甚至在这个圈内都没有什么发展了。原因很简单，老板们之间都是通气的。可见总裁办主任这个角色，是诱惑和风险共存，责任、挑战和机遇同在。就拿总裁办主任的手机话费来说，一般人没法比，有些大企业的总裁办主任一个月的手机话费在2000元以上！为什么会这么多？因为老板的手机就是他的手机，他的手机也是老板的手机。这样的总裁办主任在企业该有什么分量？能是吃闲饭的吗？老板能离得开吗？所以，总裁办就是润滑机构，总裁办主任就是润滑油。一部机器，离开了润滑油根本就无法运转。随时随地的无奈不同企业的总裁办，其职能大同小异，核心职能是协调、督办、沟通。有些不叫总裁办，但职能是相同的。比如董秘：面对的是各个董事及各个股东或股东代表等在本文里通称为总裁办主任。作为总裁办主任，职位低于总裁助理、副总裁、执行总裁、总裁、董事、董事长等，在本文里我们把这些高于总裁办主任职位的人姑且通称为老板。总裁办主任每天都要协调很多事情，而且是很无奈的事情，小到一盆花怎么摆放、一个文件怎么发、车辆的配置、会议座位的安排等，大到人事的安排、工作的安排、责任的划定、战略的制定、各投资人之间的利益划分、不同领导之间的意见处理等。在处理协调中，因为自己的职位低，而又涉及到无数的利益，涉及到每个人的性格、偏好、突变等，协调沟通起来非常棘手。协调老板间矛盾的六层级总裁办主任主要是协调诸位老板的事情和矛盾冲突。就协调的结果来说，总裁办主任协调水平分六个层级。第一级，协调的结果是老板们都不满意，对自己也不满意，这叫全军覆没；第二个层级，老板们都不满意，但对自己满意，这叫独善其身；第三个层级，有一位或几位小老板满意，而大老板不满意，这叫舍本逐末；第四，大老板满意，小老板不满意，这叫丢车保帅；第五，大小老板都满意，自己不满意，这叫委曲求全；第六级，大小老板都满意，自己也满意，这叫皆大欢喜。第一，全军覆没：作为总裁办主任，有时由于自己能力有限，或者事情过于复杂，变化比较快，甚至外部力量介入，最后搞得大家都不愉快。尽管自己也做了很大的努力，但却最终落了不少埋怨，大老板还迁怒自己。第二，独善其身：一件事情自己协调了老半天，所有老板都不满意，相互埋汰，但惟独对你总裁办主任却没有埋怨，认为你尽了力，甚至有功劳，这就叫独善其身。这事偶尔一两次可以，不能多，多了大家就开始考虑换你了。第三，舍本逐末：你也许很努力，也许很想你好我好大家好，但不知怎么搞的，处心积虑搞了大半天，搞得大老板不高兴，但一些小老板高兴。这种协调是很危险的，大老板会认为你屁股没有坐正，这样换你也就为期不远了。第四，丢车保帅：总裁办主任有时很无奈，你怎么平衡都平衡不了，最后总得舍弃一方利益。当然只能舍弃小老板的利益，而维护大老板的利益，结果搞得小老板说你势利眼，看人下菜碟，心里恨透了你。大多数总裁办主任只能够做到这样的水平，为了大老板的利益，死心塌地，甘愿扛雷，大老板会心知肚明。往往其他小老板碍于大老板的面子不敢对你总裁办有所造次，但一旦大老板有风吹草动，你的结局就不会好。毕竟，老板间强弱的格局不是一成不变的。第五，委曲求全：作为总裁办主任，有时为了大局的利益，每个老板都不得罪，哄每个老板开心，千方百计协调平衡，甚至不惜牺牲个人利益，自己先当个垫背，搞得老板们都很满意，没有让任何一方利益损失，但却弄得自己身心疲惫，感觉自己挺憋屈和窝囊，背地里恨不得大哭一场。这事情一次两次还可以，多了自己往往承受不了，在老板们的欢呼声中，自己的心在默默地流泪。但这就是总裁办主任常态的写照。第六，皆大欢喜：这是每个总裁办主任都渴求的事情，但能做到这一点的有多少呢？兼顾老板“管家”的警训总裁办主任，在一定意义、程度上来讲就是大老板的“管家”。因为作为老板，有时公事和家事是分不开的。所以总裁办主任既要为老板协调着公事，又得替老板协调私事。替老板协调公事，可以明正言顺，大张旗鼓，然而为老板办私事，却稍有不慎容易陷入尴尬境地。一心为老板办私事，被误为自己办私事。要服务老板的私事，老板自然不喜欢让第三人知道，那么只能悄无声息地做。但又难免不被外人知道，而你又不方便说这是替老板做事，结果不明就里的人还以为你在假公济私呢。要解决这个问题，最好的办法是做事前后和过程中都要和老板沟通，包括：时间、地点、数量，免得第三只眼瞧见时，到老板那里说三道四，引起老板疑心。如果在办事的过程中意外遇上了同事，千万不要解释，该干啥干啥，过后第一时间和老板沟通：“办事的过程中遇到了某某”，只陈述客观事实，不做任何评论，老板心中自然有数。不然自己说晚了，有可能老板先入为主。尤其国有企业，更要如此。辛苦为老板办家事，反致老板家人反感。总裁办主任在为老板协调私事和家事时，还应把握：不要让老板的家人不悦。本来是替老板办事，但由于其私密性，你悄无声息地处理，或在私人时间里处理，有时容易导致老板家人反感。如果和老板是异性关系，更应小心。否则你跳进了黄河也洗不清，而且老板也替你洗不清，甚至越洗越麻烦。要解决这个问题，有两个办法：一是替老板做事前，如涉及到老板的家人，应让老板事先给家人打个招呼，老板家人自然热情配合。二是如必须到老板家里才能办的事，就安排和老板同性别的秘书或老板的司机去，让下属做其中的一段事情，但这样做也要先和老板沟通好。如确实必须自己上门，应尽量避免过于私人的时间，无论老板是否在家，都应该事先和老板家里通个电话，尤其要告诉老板的配偶，避免误解。正心为老板办私事，被同事闲话为半个“老板娘”。如你和老板是异性，为老板做私事和家事时，还应该注意，尽量避免引起公司里的人说闲话。要避免这一点，应该“私事公办”。尽量不要在业余时间，不要单独和老板长时间在一起做老板的私事和家事，尤其不要在业余时间和老板长时间单独相处。和老板无论是什么场合，都不要表示过分亲近。不然，人们会私下议论你是半个老板娘，你冤不冤？对官方，展示外交能力总裁办主任，有时也代表企业或老板出面协调企业与企业外部诸多方面的利益。这里一般是指和企业相关的社会公共方面的事情，而不是业务往来的事情。对外，总裁办主要是协调企业和各级政府的关系，这非同小可，应及时和大小老板沟通、和企业内部相关各部门沟通。除热情接待外，及时传递相关信息，并及时提醒各个老板，不要让老板一忙把重要的事情给忘记了，而耽误大事，最后迁怒自己。还有一种情况，各级政府及同一级政府的不同部门都有可能给你发指令，而且发来的指令很有可能不一致，甚至相互矛盾，这时你怎么办？这就需要智慧和功夫，设一个止损线，尽量做到大家都满意，至少做到不能有政府机构恨你，也就是说不能得罪官员。对媒体，以关系协调关系媒体关系是做大了的企业都十分头疼的事情。很多企业是成也媒体，败也媒体。尽量不要得罪媒体，但有时不是你得罪了媒体，而是在企业和顾客以及客户商业往来当中，和企业发生矛盾关系的一方找了媒体进行报道，搞得企业很被动。怎么办？最好的办法，千万不要和媒体正面冲突。和媒体正面冲突是件愚蠢的事情，只会越搅越麻烦。即使面对小媒体，也应该协商解决或干脆不理。最简单的办法就是通过关系来协调关系。在协调媒体关系时，最好不要让老板们出面，但自己要和老板们及时沟通。对老板朋友，挡与热的拿捏老板在生意场上，有很多朋友，没有朋友就没有生意。有些直接是老板生意上的朋友，有些是老板感情上的朋友，有些是老板感情上的朋友加生意上的朋友，总之都是老板的朋友。只要是朋友，在你协调接待过程中，就慢待不得；但同时你又不能不替老板挡一道。因而在挡一道和热情接待之间一定要把握住火候。在挡一道时，要让老板的朋友感觉你不是在挡，或至少挑不出毛病来。千万要注意，对老板的朋友，要不同于其他人接待和协调。因为朋友之间说话是比较随意的，你慢待了，或总裁办的其他人慢待了，那麻烦随时都会来，搞得自己有口难辩辩也没有多大用处，反正老板朋友告状，你只能干着急。所以记住：接待老板的朋友，一定热情，就像接待老板一样。不同型企业，协调难点不同国资企业、外资企业、民资企业的总裁办主任，协调特点也不一样。国资企业，暗护明和国有企业的总裁办主任，协调矛盾的难点主要在利益集团的争斗，但正常情况下是井水不犯河水，维持人民内部矛盾即可。总裁办主任一定清楚自己的角色和身份，维持大局平和是前提。大老板的利益要暗中维护，不能明讲，千万不能见风使舵，脚踩多只船。不然，未来谁都不会重用你。外资企业，职业化操作外资企业的总裁办，纯粹是一个事务机构，主要做好几位高管的后勤服务工作，部门之间的信息传递及服务工作，做好上级领导来访的接待工作，做好外部机构来访的接待协调安排工作。也许老板换了五六茬，总裁办主任依然如故，岿然不动。民营企业，深浅难测民营企业的总裁办主任就不太好说。这纯粹因老板个人风格和喜好而定，有的纯粹把总裁办作为一个领导的内勤服务机构，有的赋予了强大的管理职能。这样，总裁办的协调职能也不一样了，其协调的范围和难度也就不一样。民企里面比较难协调的就是家族企业。协调家族成员，既要坚持原则，又要灵活处理；要始终以大老板的利益和权威为前提，但对家族成员也轻易不得罪，即便要有所动作，也得听大老板的。正常情况下既要维持企业日常运转，又要维持老板家族成员的和谐