-会务安排PPT课件

第八章会务工作 2 会议是各级领导机关和组织采用的管理手段和工作方法 熟悉会议的性质 功能 要素 分类 掌握会议的组织工作 会前准备 会中服务 会后整理 第八章会务工作 一 会议的含义和种类 1 会议的含义指为达到某种目的 有组织有领导地召集人们商议事情 沟通信息 表达意愿的行为过程 是各机关 团体进行议事决策的一种重要手段 经常商议并处理重要事务的常设机构或组织 如全国人民代表大会 中国人民政治协商会议 时间 什么会 地点 干什么 几件事 与会人员 一 会议的含义和种类 1 会议的基本要素 形式要素 内容要素 谁主持 会议名称 议题 会议议程 会议主持人 谁组织 会议组织者 2 会议的种类1 按规模分 小型会议 中型会议 大型会议 特大型会议2 按时间分 常规型定期会议 非常规性不定期会议3 按召开阶段分 预备会议 正式会议4 按地域分 国际性会议 全国性会议 地方性会议 6 5 按会议采用的媒介分 电话会议 电视会议 计算机会议6 按性质分 规定性会议 决策性会议 专业性会议 动员性会议 纪念性会议 外事性会议 综合性会议 一 会议的含义和种类 2 会议的种类 7 会务工作流程 会议 三部曲 会前筹备会中服务会后落实 8 第二节会前筹备 一 拟定会议议程 日程 一 会议议程 日程的内容会议议程 为完成议题而作出的顺序计划 即会议所要讨论 解决的问题的大致安排 会议日程 根据议程逐日做出的具体安排 以天为单元 是会议全程活动和与会者安排个人时间的依据 9 第二节会前筹备 一 拟定会议议程 日程 一 会议议程 日程的内容会议议程与会议日程的区别会议议程是对会议所要通过的文件 所要解决的问题的概略安排 并冠以序号将其清晰的表达出来 会议日程是指在一定时间内的具体安排 多采取表格样式 10 11 会议日程 12 第二节会前筹备 一 拟定会议议程 日程 一 会议议程 日程的制定1 会议议程的制定程序明确目标和参加者 主题 安排个议程事项的时间及顺序确定每一项议程内容 了解其目标与时间安排决定会议讨论形式决定会议决策的方式 13 第二节会前筹备 一 拟定会议议程 日程 一 会议议程 日程的制定1 会议日程的编制明确目标和参加者 主题 安排个议程事项的时间及顺序确定每一项议程内容 了解其目标与时间安排决定会议讨论形式决定会议决策的方式 14 会务工作流程图 会前 制定会议经费预算方案 准备会议文件材料 布置会场 会场检查 15 会议通知范本 16 议程一旦确定 就不应再变 日程在时间 地点 人员等问题上 与变化可相应调整 一 拟定会议议程 日程 第二节会前筹备 17 第二节会前筹备 二 选择会议场地 交通便利 会场大小应与会议规模相符 每人平均2 3平米左右的活动空间 场地要有良好的设置配置 场地应不受外界干扰 考虑有无停车场 场地租借的成本必须合理 18 第二节会前筹备 三 布置会场和安排座次 一 会场整体布局要求 1 庄重 美观 舒适 体现会议的主题和氛围2 整体格局要根据会议的性质和形式创造和谐氛围3 大中型会议保证一个绝对中心4 小型会场注意集中方便 19 二 会场的布局的主要形式1 会谈人数较少马蹄型 20 二 会场的布局的主要形式2 小型茶话会 座谈会 联欢会马蹄型 六角型 八角型 半圆型 21 二 会场的布局的主要形式3 小型会议室 椭圆型 圆型 回字型 T字型 马蹄 型 长方型 22 4 中小型会议 而 字型 半圆型 倒 山 字形 5 大型会议室长方形扩大排列形式 6 大型茶话会 团拜会 宴会星点型 众星拱月型 23 三 主席台的布置 主席台的布置一是对称 二是要简化 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中 然后先左后右 由前至后的顺序依次排列 24 会场布置方式 相对式 主席台与代表席采取上下面对面方式 突出主席台的位置 分为礼堂形 教室形 弦月形 全围式不设专门的主席台 所有与会者均围坐于一起 分为圆形 椭圆形 长方形 多边形 半围式 介于相对式与全围式之间 设有主席台 但在其正面和两侧安排代表席 这样即突出了主席台的地位 又有融洽的氛围 比较适合中小型工作会议 分为马蹄型 T字型 半圆型 25 一 会场的组织与服务工作 第三节会中服务 一 会议签到签到是与会人员到会的一道必要手续 也是会场管理的一项重要内容 常见的会议签到方法有 1 秘书代签 适用于小型会议或者工作例会2 本人签到 适用于邀请性会议3 凭证件报道 适用于大中型会议4 电子报道 适用于大中型会议 26 一 会场的组织与服务工作 第三节会中服务 二 材料发放会议材料主要指 开幕词 工作报告等主题性材料 议程表 日程表 与会人员名单 等程序性材料 政策类 法规性文件 科技论文 信息资料等 工作原则 多 集中放在材料袋 报到时领取少 放在席位上 会议正式开始前发送 27 一 会场的组织与服务工作 第三节会中服务 二 会场服务 主要工作 引导入席 退席 茶水供应 指引与会者使用会场设施 满足与会人员的临时需要 包括 接听会场外打来的电话 接待来访的客人 排除场外因素对会议的干扰 28 二 做好会议记录和简报工作 第三节会中服务 一 会议记录会议记录是会议内容和会议进程的客观反映 是日后分析研究整理的重要依据1 会议记录三要求 快速准确完整 完整 真实 简洁 快速 规范 29 会议记录的格式 记录头 记录主体 记录尾部记录头 会议名称 会议时间 会议地点 会议主席 主持人 会议出席 列席和缺席情况 会议记录人 会议主要议题 第三节会中服务 二 做好会议记录和简报工作 30 二 做好会议记录和简报工作 第三节会中服务 3 会议记录内容与结构 标题 正文 尾部 标题 会议名称 文种正文 首部 主体 结尾首部主要包括 会议概况 名称 时间 地点 出席情况 主持人 记录人等主体包括 议题 多个议题要加序号 发言人及发言内容等结尾 写明散会并标明时间 尾部 右下方写 主持人 记录人 并签字 一 会议记录 31 二 做好会议记录和简报工作 第三节会中服务 4 注意事项 重点应将主要观点 决议 决定 声明 修正案内容 结论一字不漏地记录 漏记内容应事先做记号 然后根据录音补全 也课题是会议主持人请发言者重复内容 记录人名 在提出动议或附议一个动议表格记录 可设计一张表格来记录会议信息 一 会议记录 32 中海股份有限公司董事会会议记录 2010年5月18日 会议时间 2010年5月18日上午10 00会议地点 会议室会议主持 张 职务 出席人员 张 职务 王 职务 缺席人员 李 职务 谢 职务 会议记录 魏 秘书 1 王 职务 报告 2 张 职务 传达 3 会议于上午11时40分结束主持人 签名 记录人 签名 33 二 做好会议记录和简报工作 第三节会中服务 1 会议简报的要求 真实准确 短小精悍 速度快捷 生动活泼 一 会议简报 2 会议简报的内容与结构反映实际情况 交流会议的经验 沟通会议的信息 34 会议简报 会议简报 公司秘书处编2009年8月10日 会议于 年 月 日在 召开 等出席会议 作了关于 报告 与会代表提出 意见 大会决定 简讯 月 日与会代表参观了 座谈会 联谊会 与会代表 于 月 日离京 35 会务工作流程图 会中 编写会议简报或快报 做好会议记录 36 一 文件资料整理 第三节会后落实 1 需收集的文件资料 会前准备并分发的文件会议期间产生的文件会后产生的文件 一 会议文件资料收集 37 一 文件资料整理 第三节会后落实 2 收集的文件资料要求 确定文件资料收集范围 及时收齐全部文件资料 选择收集文件资料的渠道 履行严格的登记手续 收集整理过程中要注意保密 一 会议文件资料收集 38 一 文件资料整理 第三节会后落实 会议文件的立卷归档是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理 分门别类地组成一个或一套案卷归入档案 严格遵守 档案制度 基本原则 一会一案 二 会议文件的立卷归档 39 一 编写纪要 第三节会后落实 纪要的作用 对上可以汇报工作