各分公司财务制度.doc

2010年分（子）公司财务操作实施细则分（子）公司财务系统管理制度关于分（子）公司财务系统管理规定（暂行）为了加强分（子）公司财务管理，预防及控制可能出现的财务风险，促进各项费用开支的合理化、标准化，达到按预算进行控制、按标准进行支出，根据集团相关管理制度，以及年初预算考核，结合分（子）公司的实际情况，特制定本制度。总 则第一条 费用支出实行厉行节约、归口管理、预算控制的原则。第二条 现金管理参照总公司财务部制定的相关现金管理制度。第三条 本制度由总部财务部制定、修改并解释，本规定自发布之日起执行。第一章 货币资金第一条 资金管理1、分（子）公司的资金总额度一律由总公司财务统一管控，即待每季度经营业绩考核完成日，核实当期资金余额，将其实现的利润总额划拨至总部，此利润一经划拨将不予返回。2、分（子）公司的各项支出仅限于经理权限范围内经营费用的支付，除此之外超出权限外的其他性质支出，必须上报总部分管总经理、总裁批复后，再予以支付。3、分（子）公司的现金销售收入，必须于当日（最迟隔日中午之前）存入分（子）公司收入户，不得坐支现金，不得存入分（子）公司支出户，存入支出户视为坐支现金，如发生坐支现金情况，将参照本条款第8条执行。4、分（子）公司设立二个银行帐户：1）一个用于核算分（子）公司销售收入。收入户不能直接用于支付分（子）公司的各项开支，根据需要及时转至“支出户”进行日常核算；2）另一个用于分（子）公司的工资、社保、房租等大额费用及其他的日常销售费用开支（以下简称“支出户”）； （备注：税务部门要求需要单独设立纳税专户的分（子）公司可以设立纳税专户，专门用于交纳各种税款。）5、分（子）公司出纳不得私自以“白条”抵充库存现金；不得签发空白支票，也不准签发空头支票；负责保管好库存现金，保证其安全和完整；保守保险柜密码，保管好钥匙，不得任意转交他人代为保管；保管好财务专用章等相关印章，空白收据、空白支票及其他相关重要的单据；每月及时通知借款人结账、及时清理备用金，保证备用金借款一个月内结清，有未结清者应及时上报；如被总部查出有违规现象，第一次将对责任人进行警告处分，罚款500元处理，第二次将对责任人进行解除劳动合同处理。6、分（子）公司出纳每月10日前将上月现金支票使用明细报总部财务备案。7、分（子）公司财务人员须根据总公司财务部的要求编制并报送资金日/周/月资金收支明细报表。8、分（子）公司违反总公司的规定使用银行帐户，违反现金管理条例及总公司的相关现金管理办法使用现金，对直接当事人及分（子）公司负责人处以相应的处罚。对于违规情况，第一次发现将对责任人进行警告处分，罚款500元处理；第二次发现将对责任人进行解除劳动合同处理。第二条 费用报销及审批流程1、分（子）公司人员报销费用时，需按总公司的要求填制相关报销凭证。2、分（子）公司报销审批流程：所有分（子）公司产生的费用由报销人或经办人员填写报销单，财务经理复核签字确认，分（子）公司负责人签字确认，经理权限范围内日常费用由分（子）公司直接报销支付，超限额的一切费用需经总裁审批。3、分（子）公司经理权限范围内日常费用开支项目限额，事先必须交总部财务部核准后方可执行，日后如有更新，必须再核准备案，以不超总公司财务规定为限做为本制度的附件。工资、奖励、业务提成等款项的列支标准额度经办人分（子）公司财务分（子）公司总经理总部分管总经理总部人力资源部总部财务部总裁年度月度注：填写相关单据；稽核；审核；审批；报备各分（子）公司总经理除正常月工资以外的奖金、提成等发放必须经总部分管总经理、总部人力资源部、总部财务部审核，提交公司总裁批准，方可发放。分（子）公司日常费用开支项目列支单次额度经办人分（子）公司财务分（子）公司总经理分管总经理总部财务部总裁2000元2000元注：填写相关单据；稽核；审核；审批；报备分（子）公司总经理的费用由副总经理审批，如无副总经理，先由分（子）财务经理审核，报总部财务部核准后予以列支。对分（子）公司总经理不当费用，分（子）公司财务经理有权利、有义务向总部财务部反映。分（子）公司销售费用列支额度经办人分（子）公司财务分（子）公司经理分管总经理总部财务部总裁20000元20000元注：填写相关单据；稽核；审核；审批；报备销售费用指进场费、运输费等对公费用第三条 分（子）公司费用报销细则1、总原则：分（子）公司依据本公司情况制定相应的费用报销细则，遵循分（子）公司年初下达的年度预算执行，一切超支费用，必须上报总部分管总经理、总裁批复后，再予以支付。2、月度费用报销额度需遵循下月资金预计收支明细表执行，每个月底25日前由分公司上报本公司次月预计发生的各项费用现金开支明细至总部财务部核准，其中涉及到业务类项目的，须先报总部分管总经理批准。次月所有的费用开支严格按分（子）公司经理权限内、下月预计核准额度内执行。以下费用报销日期在下月10日后予以核报。 办公费用：包括水电费，办公用品统一由行政部购买并报销，且确保有销货方的发货清单加我司人员的签收、货物发放记录。 业务招待费：在费用报销时应按规定注明参与人员人数及相关用途。分（子）公司经理个人费用每月报销最高限额为2500元。超过此限额必须报批总部分管总经理、总裁批复后予以列支。对于分（子）公司有正当理由且在合理范围内的业务招待费，由分（子）公司总经理审批后予以列支，且控制该费用总额度在年初下达的预算费用率内。暂定的分（子）公司业务招待费率为：北京 0.5%；上海、杭州0.3%。 差旅费用：A）参照分（子）公司总经理权限范围内日常费用开支限额；B）业务人员回总部开会的差旅费以实际费用核报。 电话费用：个人手机费用和办公固定话费，参照分（子）公司总经理权限范围内日常费用开支限额。 其他：业务开展需要的额外支出，参照分（子）公司总经理权限范围内日常费用开支限额。3、汽车费用报销：必须制定汽车费用报销制度，报销时附车辆行驶的里程清单，由行政部核准后方可报销。分（子）公司不得报销业务员私人车辆发生的油费，但经总裁批复核准的汽车补贴可并入员工月度工资予以发放。4、销售费用报销：在分（子）公司经理权限内核报，财务部门必须审核费用真实性（报销资料：原业推申请批复单；同意返还申请批复单；附件资料），方可核报；超出权限内、预计核准额度内的一切费用支出，必须上报总部集团分管总经理、总裁签批同意后再予以支付。5、装修费用支出：支付时财务需有业推申请批复单和装修合同文本，其中合同文本可另外归档保存。6、分（子）公司无总经理，副总经理费用报销额度参照总经理标准执行。7、分（子）公司财务经理必须对本分（子）公司的所有费用报销规范性、真实性负第一责任，严格审核其在权限内、额度内予以报销；如被总部查出有违规现象，第一次发现将对责任人进行警告处分，并处以该费用总额万分之五的罚款，第二次发现将对责任人进行解除劳动合同处理。8、财务部门每月必须出具上月销售费用完成情况报表，对公司上月及全年预算完成及执行情况予以说明，报总部财务。9、费用报销流程填写有关费用单 部门主管审核 财务经理审核 分（子）公司总经理签字确认 总部分管总经理核准（超限额） 总裁（超限额） 出纳付款10、总部财务有权对分（子）公司的一切超权限、超预计核准内的费用予以驳回或制止支付。第二章 应收账款等往来款第四条 根据总公司的营销政策，分（子）公司销售，除大卖场（签订销售合同）或总公司同意赊销销售外，其余都必须款到后发货。第五条 应收账款管理办法经总公司同意赊销产品产生的应收账款，以与客户签订的销售收款期限为准，自开票之日起至实际收款之日止，以5天为限，凡超过5天的，按实际超支天数计算扣除该笔业务的部分业务提成；再超过5天的，将扣除该笔业务全部提成；逾期再不收款，将暂停发放业务员提成、奖金等。超市、卖场应收款项自开票之日起至实际收款之日止，以次月20日为限，凡超过5天的，按实际超支天数计算扣除该笔业务的部分业务提成。以上扣除标准均按“实际扣款=到期未收款金额*5*天数”执行。1、要求除了卖场以外（有签订销售合同）的所有客户，分（子）公司财务必须在ERP系统中设置风险控制（信用为0），不得私自出现无款发货现象产生，总部定期在系统中抽查，如有违规，处罚财务相关人员。2、分（子）公司财务每月对帐时列清每家赊销客户的销货及收款情况，特别是在货款中直接扣除的各项费用，保证应收账款余额的准确性。3、月底需编制应收账款账龄分析月报表，于次月10日前以电子邮件的形式发往总部财务。4、为了核实经营事项中的待支出费用（预提费用），包括返利，促销费、进场费等，此类费用在产生时必须以业推形式报总部分管总经理签字批准后，将此业推报分公司财务经理备案，如未将业推报分公司财务经理备案的，而实际支出时将给予费用金额的万分之五的罚款。5、从2010年6月1日起，分（子）公司必须执行向总部先打款后发货的内部结算流程。6、分（子）公司财务经理（会计）需每月核实应收货款余额并按以上规定计算超期应收款的罚款金额，经总部财务人员核准，并报分（子）公司总经理签字，交人力资源部做为直接当事人的当月工资的减项列支。第三章 销售价格管理第六条 分（子）公司所有产品的销售价格必须与总公司制定的销售价格政策一致，如因某种原因需要给以优惠的则必须以业务推行建议表的形式向总公司报批，具体参照以下文件：1） 2010年度电器分公司价格表（2010年3月1日执行）2） 2010年水槽分公司价格表2010.1.9（2010年3月1日执行）3） 价格管理方案（2010年6月1日下发）第七条 分（子）公司所有销售（零售业务除外）都必须签定销售合同，具体的销售合同必须在分（子）公司财务处归档保存，报总部财务备案，财务方可正常维护系统价格。第四章 存货管理第八条 分（子）公司财务需为每种型号的产品，分别设立存货明细账，每笔存货的进出均需手续及票据齐全，并逐笔详实登录。绝不可提前或延后入账。第九条 遵守仓库管理职责，分（子）公司财务每月定期盘点实物库存，并进行帐实分析，并调整差异，每月定期上报总部财务。第十条 严禁（子）公司财务月底先开发票，次月再调整虚报当月业绩的行为。第十一条 存货出入库管理1、分（子）公司各自制定相应的存货出入库管理制度，交总部财务部核准。2、分（子）公司人员财务人员月底需编制月末库存分析报表，于次月10日前以电子邮件的形式发往总部财务。3、分（子）公司人员必须严格遵守各自的存货出入库管理制度，及时在公司SAP系统上录入各物资的出入库记录，且应确保各自的财务存货明细帐与公司SAP系统上的相关库存数据一致性；月末若有未达事项的，月末库存分析表报送时应附详细的差异报告说明以备查、核实。4、分（子）公司必须加强出样、出借的库存管理，次月10日前报送截止本月末的出样、出借的库存明细给总部财务备查。5、分（子）公司任何人不得违反制度要求，仓库保管员必须拒绝其他人员未按上述规定要求出入库行为，如果发现仓库保管员及分（子）公司其他人员违反其制度规定，一经查实将严惩仓库保管员及其他相关人员。第十二条 每月月底必须盘点所有存货一次，仓库实际盘存数与系统帐面数如存在差异，必须查明原因并联同月末库存分析表于次月10日前以电子邮件的形式呈报总公司财务部，并作为分（子）公司当月的考核指标之一，如情节严重或金额较大的将对直接责任人另外进行处罚。第五章 固定资产管理第十三条 分（子）公司固定资产增减有关手续1、分（子）公司应将增添固定资产的计划以业务推行建议表的形式上报总公司核定后增购。2、分（子）公司对原有的固定资产报废或出售，必须说明详情，呈总公司核准后，方可处理。第十四条 分（子）公司的固定资产连同其他资产，每年年底需进行一次盘点，凡有盘损时，视其金额大小扣除相关人员的考核工资或进行直接处罚。第六章 公司印章管理第十五条 分（子）公司银行印鉴章由出纳和会计分别保管，其中法人章由财务经理(会计)持有，财务专用章由出纳持有；如需同时带出公司的，需经分（子）公司负责人批准，或者由另一人陪同前往，但陪同人员需保证所用印章的使用安全并承担连带责任。第十六条 分（子）公司任何人使用公章时都必须由分（子）公司经理签批同意，填写“公章使用登记表”进行登记后财务方可办理。（分（子）公司经理对合同金额在2万（包括）以下的，直接签批同意办理；如大于2万以上的合同文本，必须报批到总部集团总经理来签批同意后，方可办理）第七章 报表条例第十七条 分（子）公司财务人员必须严格服从总部财务部的工作安排，及时、准确地报送整套分（子）公司月度财务分析报表给总部财务进行相关分析、稽核。同时，总部财务人员有义务对分（子）公司财务人员及相关人员进行相关的培训。分（子）公司月度财务分析报表的编制工作做为分（子）公司财务人员的月度绩效考核的一项重要内容。总部财务有权对分（子）公司的超期限、未按规定填报数据的报表予以驳回重做，限其责任人在一定期限内完成，并扣除相关人员的考核工资，或对直接当事人及分（子）公司负责人处以相应的处罚，并视其情节的严重程度移交法律办及下岗处理。其中样表格式详见附件：分公司财务报表样表_20100601 序号目录下属公司完成时间1月度财务报表次月10日前2经营业绩考核表次月10日前3应收、应付款账龄分析表次月10日前4部门费用分析表次