办公室接待、会务和门户网站管理..ppt

办公室接待 会务和门户网站管理工作 2007年5月 尊敬的各位领导 各位主任 同志们 上午好 非常荣幸能够在这里与大家一起探讨办公室接待 会务和门户网站管理等方面工作 关于接待 会务和门户网站管理 我也是边做边学 了解不深 所以今天的发言如有不对之处 敬请指正 一 接待工作 接待工作是办公室工作人员必不可少的日常事务工作 办公室代表单位接待来宾 其接待工作如何 直接影响到来宾对本单位的评价 进而影响单位的声誉和形象 作为办公室工作人员 其热情 礼貌 耐心 细致的接待能使客人有宾至如归的感觉 从而留下美好的印象 反之 如果接待人员的态度冷漠 言行举止粗鲁 考虑问题不细致 来访的客人遭受到冷遇 他就会认为你的单位整体水平太差 因而对你和你的单位失去信赖 所以 作为一名办公室主任必须重视和切实做好接待工作 一 接待时要注重宣传本单位 1 为何要注重宣传注重接待工作中的宣传 对于塑造本单位对外形象 打造良好的社会品牌 创造更大社会效益具有积极的促进作用 2 怎样做好宣传事前 接待人员要对宣传内容进行整理和熟悉 要根据接待对象的实际情况 有所侧重地加以介绍 若接待对象不同 宣传内容也应有所区别 3 宣传贯穿整个接待工作的始终 接待人员要选择合适的时机 向接待对象进行介绍 二 日常接待 1 把握 四原则 1 诚恳热情热情 友好的言谈举止 会使来访者产生一种如春风拂面的温暖 愉快的感觉 因此 对于来访者 不管是行政官员 企业经理 一般职工群众 还是上访者 都应该给予尊重和礼遇 热情有礼地接待 不能以衫看人 看到来宾穿戴不凡 派头十足 就毕恭毕敬 见到来者穿戴一般 不像是官员 大款就轻视冷落 2 讲究礼仪对办公室工作人员来说 在接待工作中 仅仅开口说一句 有朋自远方来 不亦乐乎 是远远不够的 我国是礼仪之邦 接待活动作为一项典型的社会交际活动 务必以礼待人 要求在接待工作中 明确地树立起礼宾的意识 3 细致周到接待工作要 于细微处见真情 九字执行文化中 严 深 细 的 细 字 既是对办公室接待工作的最好概括 又是局领导对办公室接待工作提出的要求 这就要求办公室在接待工作中心细如发 综合考虑问题 把工作做得面面俱到 细致入微 有条不紊 4 按章办事 无规矩 不成方圆 建立规章制度是一个单位正常运作的基础 制度建立起后 就需要很好地确保其贯彻落实 此前 局机关制定了接待和会务管理方面的规章制度 并分别以川煤地 2006 21号文和川煤地办 2007 44号文印发机关各处室 从执行的情况看 成效比较显著 2 日常接待中的几个细节 1 为客人做好引导例如 在引导客人进入会客室前 如果是拉门 朝外开的门 接待人员应站在走廊里按住门 等客人进入后再进入 如果是推门 朝内开的门 接待人员应先入内 把住门 侧身请客人入内 在为客人引座时 应将客人引至上座入座 以示尊重和欢迎之意 一般来说 室内离门口越远的座位是上座 2 一杯香茶动人心为客人泡一杯茶水 看似无足轻重 实则非常重要 因为它实际上是给客人传达的一种 主人尊敬来访者 愿意和来访者进一步交谈 的信息 3 送别客人有礼仪做好接待工作 必须有始有终 使来访者走的时候仍然面带微笑 如果对方是常来常往 通常应将其送至门口 或楼梯旁 如果对方是初次来访的贵客 则还可陪伴对方走得更远一些 三 接待重要宾客 1 有备无患要细心 1 收集背景资料 2 拟定接待方案 3 具体准备工作2 迎宾接待要热情 1 时间问题 2 人员问题 3 地点问题 4 确认问题 5 礼仪问题 3 起居饮食安排好在接待来访者时 在力所能及和符合规定的前提下 要想方设法让来宾吃得香 住得好 这是确保接待工作在整体上取得圆满成功的重要一环 4 外出陪车有讲究为来宾安排交通工具时 要考虑日程 安全舒适等因素 同时 还要注意乘车座次的安排 5 巧借礼品传心意对于重要宾客的前来拜访 接待方往往会向来宾赠送礼物 以尽地主之谊 赠送礼物要综合考虑 因人而异 风格体现 和 轻重是否得当 等问题 同时 还要考虑赠送的时间 场合和方式等问题 6 送别事宜要周到来宾结束了活动 要启程回去 接待人员要做好相关的送客事宜 如 要提前购好车 船 机票 提前备好送别车辆等事宜 热情 周到地为客人送行 四 宴请接待 宴请接待是接待工作中的一个重要方式 通过宴请 可以联络感情 促进与其他单位的关系 所以 办公室要特别予以重视 为了成功筹办一次宴请 需要考虑以下事宜 1 宴前邀请 1 确定宴请的目的宴请的目的指的是举行宴请的缘由 由单位举行的宴请 一定要有明确的目的 要服务于某一件事 另外 对于巧借工作需要的名目 而大肆举办各种宴会大吃大喝的坏风气要坚决反对 2 宴请的对象筹办宴请 一定要确定好宴请的对象 这包括 邀请哪些行业的人士 哪些人 多少人 己方又有哪些人等 3 宴请的形式根据实际情况 请示领导后进行安排 4 宴请的地点举行宴请的地点一定要环境优雅 设施齐全 服务可靠 菜肴可口美味 不宜过乱 过脏 过杂 同时 对于第一次或不熟悉的宴请地点 还需提前进行实地考察 5 宴请的时间确定宴请的时间时 需考虑宾主双方 尤其是来宾方面是否方便 不要勉强从事 6 如何发出邀请可通过领导直接邀请 或通过领导协调 由办公室致电或发出请柬 邀请卡 并登门邀请 2 宴座安排 1 桌次的排法按照国际惯例 席次 桌次的高低以偏离主桌位置的远近而定 近者高 远者低 并遵循 以右为上 主桌的右手为上 左手为下 即右高左低 2 席次的排法席次的高低以离主人的座位远近而定 同时也遵循右高左低的惯例 而排席位的主要依据是主宾次序 因此 在排席位前 要按礼宾次序并列主宾双方的名单 3 点菜的技巧接待人员在确定菜单时 既要符合单位的有关规定 反对铺张浪费 又要尽可能地照顾赴宴者 不要自以为是 若有少数民族 省外的客人 点菜时 还要考虑到少数民族或省外客人的饮食习惯 4 宴宾礼仪迎接 小憩 开宴 致辞 席间 宴毕 欢送 PPT图示见下页 二 会务工作 会务是办公室的一项重要工作之一 办好一次会议涉及到方方面面 从会前的计划 设计 到会中的组织 控制 再到会后的总结 每一个环节都必须加以重视 尽量减少或不出差错 如此才能办好会议 5 掌握饮酒的分寸宾主欢聚 举杯共饮 这是人生的一大乐事 但是 酒极则乱 言多必失 作为接待人员 应该让客人饮得既要尽兴 又要适度 让酒宴上的气氛始终欢快融洽 一 制定切实可行的会议制度 会务工作的顺利实施必须要有规则 使会议召开有章可循 会议组织有条不紊 如 局制定的 局会议管理办法 对会议计划内容 会议费用报销 临时性会议的召开等内容进行了规定 对推进局会议的制度化 规范化 科学化起到了积极作用 二 会议的筹备工作 1 确定会议主题会议主题就是指召开一次会议的指导思想 凡正式会议 都应首先确定其主题 会议主题 不仅可在其具体名称上有所体现 而且往往也是确定会议的方式 内容 议程 任务 期限 人员的先决条件 2 制定实施方案在筹备会议时 首先要制定办会的实施方案 并要分工落实到具体人员身上 同时 在会议召开前 中 后 会务人员还要做到相互补台 弥补在制定方案时没有考虑周全的地方 最大可能防止会议出现差错 3 拟好领导讲话材料主要领导的会议讲话材料是体现会议主旨的重要文字载体之一 领导所讲的代表了单位在会后较长一段时间的发展理念和思路 因此 提前拟好主要领导讲话材料尤其重要 4 拟发会议通知除日常工作会议外 对大中型会议的通知应发书面通知 尽量不要用电话或口头通知 会议通知 必须简明扼要 并应具备 会名 内容 开会时间 地点 参加人员范围 报到时间及地点 等要素 同时 对代表的相关要求也应一并写入 5 起草会议文件会议所需要的各种文件资料 均应在会前准备完成 并在会议正式开始之前发给参会者人手一份 6 编制会议指南一份会议指南就是参会者的指导手册 对于参会者非常重要 它包括 会议日程安排 参会人员名单 座位图表 分组讨论人员名单 就餐安排 住房安排以及相关注意事项 等 7 做好相关事务性工作会前 许多具体的事务性工作 应当一一认真做好 要重点安排好会议工作人员 布置好参会者的接待 联系好传媒 准备好会议的场地 并且对会议举行时所需使用的各种音响 照明 投影 摄像 空调 通风设备都要进行必要的调试和检查 防止会议期间让你手忙脚乱 不知所措 三 会议进行中 1 会场工作 1 人员签到 2 座次安排 主席台排座必须遵守三条规则 一是中央高于两侧 二是左侧高于右侧 三是前排高于后排 具体而言 排座时又有单数与双数之别 群众席的排座大中型会议时 参会者通常就座的群众席有两种排座方式 要么是自由式 即大家自由择座 不做统一安排 要么是按一定顺序排座 请各单位 各部门的参会者集中在一起就座 3 引导就座召开大型会议 为了方便参会者尽快就座和保持会场秩序安静 都需要采取某种方式将不熟悉座位的参会者引向座位 4 会议纪录不论规模大小的会议都应有纪录 真实地记载会议的情况 客观反映会议的内容和进程 可以为日后分析研究会议的内容提供依据 5 现场控制会议进行之中 难免会出现一些不可预见的错误 这就需要负责会务的同志提前进行预控 或者若有意外情况发生 要及时进行控制 防止会议受到影响 2 会议集体摄影要根据领导者的意图 按照会议的性质 确定摄影的规模和参加范围 并列入会议日程之中 摄影时 要搞好现场指挥 以保证大中型会议集体摄影活动有条不紊地顺利进行 3 后勤服务工作 1 住房安排 2 饮食服务4 会后事项处理 1 安排参会者离会会议结束后 应做好参会者离会工作 对于有外地人员参加的会议 要事先登记 并代为购买返程车 船 机 票 对于个别需要暂留的参会人员 还应安排好他们的食宿 2 整理会议纪录 资料 会议结束后 要及时对现场纪录进行整理 作为编发会议资料和整理会议纪要的依据 3 会议文件的立卷归档 4 督促会议精神落实会议精神是需要下级单位贯彻执行的 为督促下属单位及时贯彻执行 避免会议精神不落实 则需要在会后对下属各单位进行督促 催办 5 会议宣传会后 要及时撰写新闻稿件 并根据会议规模和影响大小 选择宣传媒体 尽快向外界宣传报道 发布前都应送领导审核 以免出现偏差或错误 6 财务结算会议编制的经费预算 必须按照规定 根据实际需要 本着精简办会的原则 经过领导审核 批准后执行 超过预算支出 必须申明正当理由 会费结算后 要进行登记 归类备案 以利于年末统计数据 7 会务工作总结为总结会务工作经验 不断改进会务工作 会议结束后 还应及时进行会务工作总结 会务工作总结的形式不强求一律 有的由主管领导组织会务工作人员进行总结 有的由办公室主任召集会务工作人员进行总结 有的会议还要求写出会务工作的总结报告 总之 在会议之后要善始善终地完成所有会后事项的落实工作 三 局门户网站管理工作 局门户网站已于去年经过改版 以全新的面貌开始运行 为做好局门户网站管理工作 去年 制定了 四川省煤田地质局网站管理办法 以川煤地党发 2006 13号文下发 取得了较好反响 这里就局门户网站相关应用方面作简要说明 一 局门户网站 注册新域名为 是我局对外宣传的重要载体 原网站 注册域名为 已作废 网站改版后 不仅页面更加美观 还增加了许多新栏目和新功能 同时 还确保了信息的更新 保证了局网站改版后的高质量 高起点 二 局网站组织管理1 局网站信息工作在局党委领导下 由局党政办公室具体负责维护和管理 2 网站信息的采集 更新 实行各处室 单位负责制 即 各处室 单位负责各自对口工作的热点信息采集 并撰写新闻通稿 由专门的信息员报局党政办