投资业务档案管理办法

投资业务档案管理制度第一章总则第一条 为加强投资业务档案管理， 确保项目资料的完整性， 促进投资业务经营的合法性和项目资产的安全性， 根据投资管理基本制度、投资业务操作流程等有相关规定，特制定本制度。第二条投资业务档案是指在办理投资业务过程中形成的用以记录和反映投资业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图 表、声像等资料。 主要由融资人的基本资料、投资业务中的相关契约和投资管理资料等组成。第三条投资业务档案管理是综合档案管理体系的一部分， 各公司部门应配合综合档案人员，对投资业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。 市场部门负责投资业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案人员负责投资业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的投资业务档案的安全管理、提供利用、销毁整 理、保密等负责。第四条 各级管理单位要制定有关投资业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保投资业务档案的完整和安全。第五条 投资业务档案涉及国家、本公司和客户的秘密，档精品资料案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。第二章投资业务档案的归档方法第六条投资业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。第七条投资业务档案分为五类：权证类：采用抵押、质押担保方式的投资业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件；要件类：办理投资业务过程中产生的能够证明投资业务的合法性、合规性的基本要件；管理类：融资人的基本资料；保全类：资产风险管理的相关资料； 综合类：本公司内部管理资料等。每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。3、权证区（立卷区和归档区的权证类主要是指抵（质）押物的清册和移交清单等）抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在项目档案中管理，其中有价单据必须存放于保险 库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。精品资料第三章投资业务档案的基本内容第八条权证类档案包括：抵押物（质物）评估报告或作价 依据，抵押物（质物） 所有权、使用权证或证明文件， 已办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各 种有价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（企业办 理的要收集）等，抵押物的保险单。第九条要件类档案包括：企业情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、 各类客户融资申请报告和申请书、 各类客户投资业务调查报告、 各类客户投资业务调查审查审批书、 评审会会议纪要、各类法人客户投资业务投资合同（协议书） 、融资凭证、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质 )押核实书、保险合同、逾期投资款本息催收通知及回执、投后检查记录和投资业务检查报告、企业经营活动分析报告、以及涉及投资审查、审批、发放的其他必要资料。项目融资还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报 告、环保部门及其他国家有权部门对投资项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣 工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设 进度表、资金使用计划等。精品资料其他业务所必须的要件等等。第十条管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关 资料：企业法人营业执照副本或复印件、 事业单位登记表副本或复印件、企业资质登记证复印件、 特种经营许可证复印件、税务登记证（国税、地税）复印件、外商投资企业批准证书复印件、外商投资企业外汇登记证复印件、 中华人民共和国组织机构代码证书 复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证 明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表 人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营 协议复印件，印鉴卡，融资人企业项目责任人任职资格表，企业变更 登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大 行为的相关资料， 有关审计报告， 需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入在设立的专门账户、 实行专项储存和专户管理的证明文件，担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、 保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。第十一条保全类档案包括：项目诉讼全过程相关资料，全部相关项目档案，以物抵押资产清单、权属证明、抵押协议、法院裁精品资料定书，投资资产的投资协议书、 股权证明等法律文书的其他必要资料。企业兼并的有关批示文件，包括各类借款合同、担保合同、借据等契 约，社企三方或四方签订的借贷关系转移协定，兼并方企业承接被兼并方企业积欠贷款本息协议以及分年还贷计划。呆坏账核销申报材料，包括申请核销报告及责任认定文件、债权证明材料、 债权损失证明材料， 破产终结后需要继续追偿我公司债权的有关文件和材料， 呆坏账核销后收回投资款的重要凭据、帐务处理凭据和相关材料。第十二条综合类档案包括：公司内部有关投资业务的各类报表、授权文件、行业分析资料、投资分析报告、调查检查报告等。第十三条权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，市场人员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。第四章 投资业务档案的日常管理第十四条项目档案资料的收集、整理、立卷、归档收集：市场部人员应根据每笔业务的类别收集要件归档，档案 中随每笔业务发生和产生的项目资料、审核权证类、管理类、综合类 等齐全和有效， 已失效的资料要及时补充， 第一笔业务的要收齐和审核各项目档案类别的相应资料。整理： 业务实际发生结束后， 应对投资业务原始资料进行排序，精品资料编写页码（附件一） ，从项目资料的首页到尾页逐页编号（凡有字迹即为一页）填写卷内目录。立卷：资料整理后，根据目录和编号存放在本年项目档案立卷盒中，法人客户一户一盒，每盒按档案类别分为五块，分门别类，权 证类中的抵押、质押等权证类（他项权证等）应填写收样凭证（附件 二）一式两份，双方签字移交会计部门按规定保管，另一联收样凭证， 存放立卷盒中的权证类袋页中，自然人以每一户一档，不分类别。归档：对已还清投资款的随笔和已失效或已处置完毕的项目资料从本年项目立卷盒中抽出，按结清日期排序，编写页码，填写卷内目录，案卷封面，分类装订后存放在档案盒中，编制移交清单，最迟不得超过次年的3 月 31 日前移交给综合档案管理员管理。综合档案管理人员应根据移交清单逐一核实，并对卷内资料进行审查， 保证其齐全（附件八），对接收的档案进行排序，放入固定位置，记载档案 归档登记簿，载明案卷号、档案内容、形成时间、页数、是否原件、 存放位置等要素， 对权证类档案， 同时单独建立权证类档案并单独建立权证类档案登记簿进行登记（附件九）、管理、定期核对。第十五条项目档案的调阅、外借、保管、销毁调阅：建立投资业务档案调阅登记制度，本级相关人员调阅项目档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、日期、内容等需经本级主管负责人签字同意（附件十） 。外借：投资业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借， 如遇特殊情况，需报风控部门备案，必须填写档案外借单，登记外借精品资料人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，存放在保险库的权证类档案一律不得外借。保管：档案管理人员要对投资业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查项目档案的保管情况，并作书面记录。尚有投资关系的项目档案作永久保管，清理全部投资业务的档案从客户与本公司的最后一笔投资业务结清后次年的1 月 1 日起，保管期五年。综合类投资业务档案为长期保管，保管期限十五年，其中各种报表的年度汇总表为永久保管。投资业务档案保管及核销清册为永久保管。销毁：档案管理人员提出销毁意见， 编制项目档案销毁清册 （附件十四），到期销毁的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应 保管期限，已保管期限、销毁时间等内容，经分管领导在销毁清册签 署意见，报风控部门审核，总监签字同意。档案管理人员和市场部人员共同监销，监销人应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告风控部的总监。第五章责任第十六条对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露投资业务信息的行为，视精品资料情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失， 构成犯罪的依法追究刑事责任。第六章附则第十七条投资业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一印制。第十八条以录音、录像、扫描等方式保存的投资业务档案归集在综合档案部门保管