档案管理细则培训PPT课件

1 规范档案管理服务企业发展 人力资源部 2 内容 1 档案定义 2 4 3 5 档案管理的目的 CDA档案管理 档案管理原则 档案管理流程 3 档案定义 档案 国家机构 社会组织 企事业单位和个人在政治 经济 科技 文化等社会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料 反映社会的科学技术 生产建设和各项工作活动 民俗活动的历史真实面貌 中国古代有甲骨 金文 石刻 竹简 木牍 缣帛等的档案 现代档案 按内容和性质 有文书档案 科技档案 人事档案 艺术档案和其他各类专门性档案 按形式 有文件 电报 书信 手稿 报表 图纸 照片 影片 唱片 录音带 录像带等 辞海 4 档案定义 分类 内容 主体 5 档案定义 档案由文件转化而来 文件办理完毕 经过鉴定 整理 归档后形成档案 档案与文件区别 文件是档案的前身 档案是文件的归宿 6 档案定义 企业档案 指企业在日常工作中从事企业管理 生产 经营 销售 经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录 主要包括文字 图表 音像等 7 档案管理目的 有何作用 管理和技术经验的积累方便查阅 有效利用历史记录和依据安全保密 8 档案管理原则 收集齐全分类合理立卷科学归档及时保管安全使用方便 9 档案管理流程 收集 鉴定 分类 归档 保管 利用 主要环节 10 档案管理流程 一 收集 收集哪一类 11 档案管理流程 本企业业务职能部门移交文件归档企业人员非职务活动中形成档案的寄存 捐赠或转让外单位转让或移交面向社会收集的相关材料 一 收集 渠道 12 档案管理流程 一 收集 接受 承办部门将 档案移交 接收 登记表 随同归档文件一起向档案部门移交档案部门接收档案时 要认真核对 档案移交 接收 登记表 并检查整理质量移交清册双方各保留一份 13 档案管理流程 明确应该由哪些部门负责收集及鉴定确定哪些材料有保存价值 应该归档档案员要重新审查其价值性对不需归档的文件要进行剔除 二 鉴定 14 档案管理流程 统一分类相对稳定性可扩充性 三 分类 原则 15 档案管理流程 年度保管期限机构内容保密程度 三 分类 方法 机构 内容 保管期限 年度年度 机构 内容 保管期限保管期限 年度 机构 内容 年度 保管期限保管期限 年度 单式分类 复式分类 16 档案管理流程 三 分类 年度分类 17 档案管理流程 三 分类 保管期限分类 18 档案管理流程 三 分类 机构分类 地区 事业部 分公司 财务部 销售部 客服部 人事部 行政部 19 档案管理流程 三 分类 内容分类 公文 分为决定 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要等体系文件 分为管理手册 管理办法 实施细则 管理标准 技术标准 工作 作业 标准等 外来文件 国家 行业及地方强制性和推荐性标准及其它国际 国内标准 顾客及供方提供的文件和资料 财务档案 会计凭证 帐簿和财务报告 基建档案 工程建设 工程管理 工程竣工 合同 销售合同 采购合同 业务合同声像档案 音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录 20 档案管理流程 一些特殊的文件排 正文在前 底稿在后 结论在前 依据在后 批复在前 申请在后 原文在前 复制件在后 四 排序 同一类别时间排列法 21 档案管理流程 将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒 文件松紧要适当 盒满为限 同一盒内同一年度 同一保管期限 背脊填写 全宗名称 全宗号 类别号 年度 期限 机构 不分机构的单位可空 起止件号 详见右图 五 装盒 22 档案管理流程 制定目录 五 装盒 23 档案管理流程 填写备考表 五 装盒 24 档案管理流程 档案箱柜 应排列有序 统一编号一般要求采用分保管期限排架方法 这种方法便于档案按年度 保管期限进行检索 档案存放方式采用竖放方式 从上到下 从左到右有序排列存放 它的优点是便于存放和拿取档案 六 入库装柜 25 档案管理流程 填写归档登记表 单位名称 公司 六 入库装柜 26 档案管理流程 档案入库前应去污 消毒 去酸 对不利于档案保管的纸制材料和字迹 应以复印或加膜等方式保护 重要档案应考虑异地备份保存 七 保管 预防为主 防治结合 确保档案完整与安全 27 档案管理流程 底图应存放在底图柜中 不易折叠 磁带 录音带 录像带等磁性材料应存在防磁柜中 光盘 缩微胶片和底片应存放于专用的装具内 及时补救或修复受损的档案 七 保管 28 档案管理流程 七 保管 流动中的安全防护 集中管理 严格保密 未经许可 利用者不得擅自拍照 抄录 复印 转借他人 以防泄密控制使用时间 29 档案管理流程 八 利用 基础工作 编制必要的全引目录和案卷目录 为档案用户提供必要的检索工具 安装使用快捷便利的档案管理软件 提高查档效率 开辟阅览室 向档案用户提供档案信息 30 档案管理流程 开展查借服务 借进 借出 复印 设定利用者权限 超越权限的利用必须按相关规定审批 利用档案应按规定登记 限定原件 复制件 缩微件和电子版本档案查阅 八 利用 31 档案管理流程 开展查借服务 举办档案陈列或展览 通过档案展示企业业绩和形象 八 利用 32 档案管理流程 九 销毁 复查 提出已到期档案 未批准前单独保管批准销毁的档案送造纸厂作原料或用碎纸机销毁 严禁将需要销毁的档案作其他用途 更不允许出卖 档案销毁时 须有两人以上监销 并在销毁清册上签字以示负责 33 CDA档案管理 目前状况 内容 报建资料 设备合同 财务类资料 文件通知 原材料合同 工程资料 锅炉资料 起重机 销售合同 设备资料 外来资料 34 CDA档案管理 排序 各部门文件 报建资料 各类合同档案盒内部排序未按照各年份 日期排列 编号 文件编号标准不统一 有重复现象 如 成亚财字2010第04号 成亚销字第027号 成亚销07号 分类 通知 公告 通报与管理办法 调薪 任命书 旷工处理 人才推荐等通归一部门 秘密 文件表明秘密等级和查看范围 部分工程资料已有封壳 不必放在档案内 档案盒背脊填写不统一 不明晰 目前状况 问题 35 CDA档案管理 文书档案 即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件 如会议纪要 董事会文件 通知 管理制度文件 通报 项目策划与年度计划文件 财务档案 即在公司经济活动中产生的会计凭证 帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料 人事档案 即公司员工在应聘 转正 考评等人事活动中形成的反映个人基本情况 工作表现的个人资料 基建档案 即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料 具体操作流程 1 收集 应当归档的 36 CDA档案管理 销售档案 即公司经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录 如合同 客户档案 市场调研资料 宣传资料等 技术研发档案 设备资料 改进方案等生产类 原料资料 检测报告等客服档案 客户投诉记录 处理方案 落实反馈记录对外联络档案 如政府和公共事业单位的批文 文件和专题会议纪要等 对外业务合同声像档案 具体操作流程 1 收集 应当归档的 37 CDA档案管理 不应归档的 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 政府发的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 具体操作流程 1 收集 38 CDA档案管理 收集前期的文件管理 具体操作流程 1 收集 规范统一查找明晰 字迹清楚书写工整签署完备 39 CDA档案管理 文件交接登记 具体操作流程 1 收集 40 CDA档案管理 具体操作流程 2 分类 41 CDA档案管理 一般的文件材料 放在其形成的年度归档 计划 预决算 总结 报告 统计报表等 放在文件内容针对的年度 长远规划 放在文件内容针对的头一年 多年的总结 报告 放在文件针对的最后一年 跨年度的案件 放在结案的一年 跨年度的会议 放在闭幕年 特殊年度的排序 具体操作流程 3 排序 42 CDA档案管理 卷内文件目录 具体操作流程 3 排序 43 CDA档案管理 填写完整标准统一完善细节 具体操作流程 4 装盒 44 CDA档案管理 填